Durchführung von Schulungsleistungen für das Dokumentenmanagementsystem DMS 4.0 im Bereich E-Government

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD)Wiesbaden, HessenVeröffentlicht: 21. August 2026

Angebotsfrist: 27. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht's?

Das Land Hessen (Hessische Zentrale für Datenverarbeitung, HZD) sucht Schulungsdienstleister für das Dokumentenmanagementsystem DMS 4.0 (hessische Variante der Fabasoft Egov Suite). Es werden bis zu 280 Schulungstage über maximal 4 Auftragnehmer vergeben.

Was ist zu tun?

Schulungen für drei Zielgruppen: Anwender, Führungskräfte und MultiplikatorenThemen: elektronische Aktenführung (E-Akte) und elektronische VorgangsbearbeitungFormate: Ganztages-, Halbtages- und Zweitagesseminare, als Präsenz- und/oder Live-Online-SchulungSchulungssprache: DeutschDozenten müssen Erfahrung in elektronischer Aktenführung mitbringen (Erfahrung mit DMS 4.0 wird bei der Wertung besonders honoriert)

Was ist einzureichen?

Elektronisches Angebot über die hessische E-Vergabeplattform (AI-Bietercockpit) bis zum 27.08.2026 um 10:00 Uhr. Neben Preisblatt und Eigenerklärungen sind vor allem mindestens 2–3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit insgesamt mindestens 30 IT-Schulungstagen sowie eine Eigenerklärung Aktenführung (Kenntnis der hessischen Vorschriften) gefordert.

Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis 31.08.2028 (mit Verlängerungsoptionen bis 31.08.2030).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 27. August 2026

Termin / FristAUG2023 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG

Referenzzeitraum27. Aug. 2023 – 27. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist20. Aug. 2026

Angebotsfrist27. Aug. 2026

Bindefrist27. Aug. – 30. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2028

Maximale Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2030bis 2030

Verlängerung 11. Sep. 2028 – 31. Aug. 2029

Verlängerung 21. Sep. 2029 – 31. Aug. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien

Preis 72.7%Qualität 27.3%

Preis40%
Bewertung des Stundensatzes (Preisblatt). Niedrigster Gesamtpreis (netto) erhält 100 Punkte, übrige Bieter erhalten Punkte im Verhältnis günstigster Preis / angebotener Preis × 100.
Qualifikation des für den Einsatz vorgesehenen Personals60%
Bewertung der Unterrichtserfahrung der vorgesehenen Dozenten/innen in den letzten drei Jahren (Umfang mind. 20 Schulungstage jährlich). Es wird nur eine Auswahl gewertet (höchste Punktzahl).

Z = P × 40% + L × 60% (Kennziffer Z für Angebots-Bewertung). Preisbewertung: Erreichte Punktzahl = (günstigster Preis / angebotener Preis) × maximale Punktzahl (100 Punkte). Qualifikationsbewertung: Punktesystem nach Unterrichtserfahrung der letzten drei Jahre (mind. 20 Tage/Jahr) in DMS 4.0 (10 Pkt.), andere fabasoft-DMS (8 Pkt.), HeDok (5 Pkt.), DOMEA (2 Pkt.), sonstige IT-Schulungen (0 Pkt.). Es darf nur eine Möglichkeit ausgewählt werden.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 40%, Qualifikation Personal 60%), Gewichtungen, Bewertungsformel und Punkteverteilung sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Schulungsgegenstand & Themen

Geschult wird das Dokumentenmanagementsystem DMS 4.0 (hessische Variante der Egov Suite von Fabasoft) zur rechtsverbindlichen elektronischen Aktenführung und elektronischen Vorgangsbearbeitung.

Schulungsinhalte umfassen u. a.:

Orientierung auf der Oberfläche, RollenwechselE-Mail-Benachrichtigung, Workflows starten und bearbeiten (Aufgaben des Arbeitsvorrats, Delegation, Umlaufmappe, Verfügung)Wiedervorlage, Stellvertretung, NachverfolgungErstellen und Verwalten von Akten, Dokumenten und SchriftgutWorkflow-Konfiguration, Workflowvarianten (Weiterleiten, Verfügung, Laufweg)Workflows als Vorlage speichern, Favoriten/Kacheln, DokumentordnerUmprotokollieren, IdentKopie und DuplikatOptional: Informeller Arbeitsbereich

Voraussetzung für die Teilnahme ist die vorherige Absolvierung der obligatorischen DMS-4.0-E-Learning-Module.

Zielgruppen

Anwender: selbstständige Nutzung des Systems, alle wichtigen Funktionen der E-Akte und E-VorgangsbearbeitungFührungskräfte: kompakte Schulung zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen (Kenntnisnahmen, Mit- und Schlusszeichnungen)Multiplikatoren: intensivere Schulung zur Weitergabe von Wissen an andere Anwender, inkl. Übungen (eintägiges Aufbau-Seminar)

Formate & Umfang

Maximal 280 Schulungstage insgesamt, verteilt auf bis zu 4 AuftragnehmerGanztägige Schulungen (08:30–16:00 Uhr)Zwei halbtägige Schulungen (08:30–12:00 Uhr / 12:45–16:15 Uhr)Zweitägige SchulungenPräsenz und/oder Live-Online-SeminareEin Seminartag umfasst 8 UnterrichtsstundenSchulungen müssen in deutscher Sprache durchgeführt werden

Leistungsort & Nebenkosten

Überwiegend onlineOptional in Schulungsräumen der HZD (Lessingstraße 2, 65185 Wiesbaden) oder beim Kunden der HZDFahrt-, Reisekosten und Reise-/Fahrzeiten sind in die Angebotspreise einzurechnen – keine gesonderte VergütungSämtliche erforderlichen Nebenkosten sind einzukalkulieren

Pflichten des Auftragnehmers

Bereitstellung der Dozenten (fachinhaltliche Details und Übungen werden vom Auftraggeber gestellt)Verteilung und Rücknahme von Teilnehmerlisten und BeurteilungsbögenPünktliches Eintreffen zur TechnikprüfungDokumentation der LeistungserbringungAbschlussbericht zum VertragsendeBenennung eines AnsprechpartnersEinräumung des Rechts zu Unterrichtsbesuchen durch die HZD (Qualitätscontrolling, unabhängig vom Seminarort)

Vertragslaufzeit

Beginn: 01.09.2026Ende Grundleistung: 31.08.2028 (24 Monate)Verlängerungsoption 1: bis 31.08.2029Verlängerungsoption 2: bis 31.08.2030Maximale Gesamtlaufzeit: 48 Monate

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung – Dozenten & Referenzen

Dozenten müssen Erfahrung in Programmen der elektronischen Aktenführung habenNachweis über das Formular 'Referenzen': mindestens 2 (bzw. 3 je nach Formular) Referenzen aus den letzten 3 JahrenDie Referenzen müssen insgesamt mindestens 30 IT-Schulungstage abdeckenDie einzusetzende Person ist namentlich zu benennenPro Referenz: Name/Adresse des Auftraggebers, Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer, Leistungszeitraum, ProjektbeschreibungDie Vergabestelle behält sich vor, Referenzen beim Referenzgeber zu überprüfen

Kenntnis der hessischen Vorschriften

Zuverlässigkeit & Ausschlussgründe

Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen (§123 GWB)Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen (§124 GWB); Selbstreinigungsmaßnahmen sind möglichKeine wettbewerbsbeschränkenden AbsprachenBei Unterauftragnehmereinsatz: dieselben Eigenerklärungen auch für jeden Unterauftragnehmer

Vertragliche Pflichten

Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestlohn (HVTG); bei Verstoß 1% Vertragsstrafe auf die NettoauftragssummeVerpflichtung zur ordnungsgemäßen SozialversicherungsabführungKeine eigenen AGB/Bedingungen des Bieters zulässigVollständige Benennung von Unterauftragnehmern mit LeistungsumfangBieter tritt als Generalunternehmer auf (volle Gesamtverantwortung)

Sprachanforderungen

Angebotssprache: DeutschUnterlagen in Englisch zulässig (Übersetzung kann nachgefordert werden)Unterlagen in anderen Sprachen gelten als nicht vorgelegtDozenten müssen Deutsch fließend in Wort und Schrift beherrschen

Eignungsnachweis formal

Vorläufiger Eignungsnachweis durch 'Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen' ODER Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Auf engerer Wahl: Nachweise durch Bescheinigungen zuständiger Stellen bestätigen lassenNicht-deutsche Bescheinigungen benötigen eine deutsche ÜbersetzungAlternativ: Eintrag im amtlichen Verzeichnis (z. B. PQ-Verzeichnis) oder europäisches Zertifikat

Referenzprojekte

mindestens 2 (laut Ausschreibungsbestimmungen) bzw. 3 (laut Referenzen-Formular) ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Angebotsfristende (Stichtag 27.08.2026)Volumen: mindestens 30 IT-Schulungstage insgesamt innerhalb der letzten 3 Jahre

Erfahrung in der Durchführung von IT-Schulungen; die einzusetzende Person ist namentlich zu benennen

Formular 'Referenzen'; pro Referenz Name/Adresse des Auftraggebers, Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer, Leistungszeitraum, Projektbeschreibung; Vergabestelle darf beim Referenzgeber nachfragen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.