Ausschreibungen Hessen
Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
KfW Bankengruppe | Vergabekammer des BundesFrankfurt am Main, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie KfW und die KfW IPEX-Bank suchen einen Auftragnehmer für die Einführung einer neuen cloudbasierten SaaS-Lösung für Reisekosten- und Spesenabrechnung. Die neue Lösung löst das bestehende SAP-HCM-Reisekostenmodul ab und soll den gesamten Prozess von Erfassung über Genehmigung bis Erstattung digital, revisionssicher und GoBD-konform abwickeln. Erwartet werden u.a. Webanwendung, mobile App, SAP-Anbindung (FI/HCM oder Middleware), E-Rechnungsformat (ZUGFeRD/XML), DSGVO-konformes Löschkonzept sowie Betrieb mit definierten SLAs. Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 48 Monaten mit Verlängerungsoption. Etwa 10.000 Benutzer und 25.000 Transaktionen pro Jahr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung24. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Teilnahmefrist26. Okt. 2026
Bieterfragen-Fristca. 11. Dez. 2026
Angebotsfristca. 22. Dez. 2026
Aufforderung Erstangeboteca. 26. Nov. 2026
BCM-Prozess Nachweis31. Dez. 2026
Verhandlungen und Live-Präsentationca. 18. Jan. – 29. Jan. 2027
Aufforderung finale Angeboteca. 5. Feb. 2027
Angebotsfristca. 19. Feb. 2027
Informationsschreibenca. 12. März 2027
Zuschlagca. 23. März 2027
Vertragsabschlussca. 1. Apr. 2027
Kick-offDatum offen4 Wochen nach Zuschlag.
ProjektlaufzeitDatum offenMaximal 12 Monate ab Kick-off; endet vor Abnahme.
VertragslaufzeitDatum offen48 Monate ab Vertragsbeginn.
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht gekündigt.
Verlängerung 2Datum offenWeitere automatische Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht gekündigt.
Kündigungsfrist AuftragnehmerDatum offen12 Monate Kündigungsfrist durch den Auftragnehmer.
Kündigungsfrist KfWDatum offen3 Monate Kündigungsfrist durch die KfW.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Bruttogesamtpreis aus dem Leistungsverzeichnis. Bewertung über umgekehrten Dreisatz: niedrigster Bruttogesamtpreis erhält 100 Preispunkte, übrige Angebote erhalten anteilig weniger. Multipliziert mit Gewichtungsfaktor 60%.
- Leistung (Qualität)40%
Qualitative Leistungsbewertung bestehend aus KANN-Kriterien (Kriterienkatalog) und Live-Demo von Use Cases. Max. 100 Leistungspunkte ungewichtet, gewichtet 40 Punkte. Ausschluss bei weniger als 40 Punkten (Bewertungsstufe 'Ausreichend') in einem der fünf Use Cases.
Z = Gewichtung Preis × P (Preispunkte) + Gewichtung Leistung × L (Leistungspunkte). P = max. erreichbare Punktzahl (100) × niedrigster Bruttogesamtpreis / angebotener Bruttogesamtpreis (umgekehrter Dreisatz). L = Summe der gewichteten Punkte aus den Leistungs-Unterkriterien. Je höher Z, desto wirtschaftlicher das Angebot. Max. Z = 100.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 60%, Leistung 40%) und Bewertungsformel sind in den Vergabeunterlagen (Verfahrensbedingungen Angebotsphase, Abschnitt 4) und in der Bekanntmachung vollständig und übereinstimmend angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenDigitale Erfassung und Genehmigung von Reisekosten
Erfassen, Verwalten, Ändern, Löschen, Kopieren und Zusammenfassen von Reisekostenabrechnungen und SpesenKonfigurierbare Formulare, auch ohne Reisebezug (z.B. Bewirtungen, Jubiläen)Automatische Berechnung von Tages- und Übernachtungspauschalen für Deutschland und AuslandsniederlassungenMehrstufige Genehmigungs- und Freigabeworkflows mit Vertretungs- und EskalationsregelnWorkflow aus Mitarbeitenden-, Genehmiger-, Assistenz-, Finanzbuchhaltungs- und Reisestellen-Perspektive (Eskalation ab 3.000 EUR)Steuer- und lohnsteuerrelevante Abrechnung (3-Monats-Regel, Buchstabe M, MwSt.)
Belege, E-Rechnungen und Automatisierung
Belegmanagement mit OCR/KI-gestützter Erkennung, Foto-Upload, E-Mail-ImportFremdwährungsumrechnungE-Rechnungsverarbeitung in den Formaten ZUGFeRD und XMLKonfigurierbare Belegfreigaben
Schnittstellen und Integration
SAP-Anbindung an Finanzbuchhaltung (FI), CO, HR/HCM, Stammdaten, Organisationsstruktur, KostenstellenSchnittstelle zu SEB Kort Bank AB (ehem. Airplus) für Kreditkarten (IBIP, CBCP)HRS Pay und Amadeus CytricMicrosoft Entra ID für Single Sign-On; SCIM 2.0 für Benutzerbereitstellung
Mobile App und Barrierefreiheit
Native mobile App für mobile Endgeräte (mindestens iOS), Bereitstellung über KfW-App-StoreErfassung von Reisen/Auslagen, Foto-Upload, Statusabfrage und mobile GenehmigungBITV 2.0-konforme Webanwendung (Browser Microsoft Edge)Benutzeroberfläche in Deutsch und Englisch
Reporting, Compliance und Sicherheit
Standard-Reports und Self-Service-Reporting; Export nach Excel, CSV, PDFDetailliertes Reporting für Compliance und TransparenzCO₂-Emissionsberechnung und ESG-ReportingGoBD-konforme, revisionssichere ProtokollierungDSGVO-/EU-DSGVO-konformes LöschkonzeptBetrugs- und Fehlererkennung
Betrieb und Support (SaaS)
Bereitstellung Test-, Entwicklungs- (DEV) und Produktivumgebung (500 gleichzeitige Nutzer)Wartungsfenster Mo-Fr 20:00-06:00 Uhr sowie Wochenenden/Feiertage, Ankündigung mind. 5 Arbeitstage vorabReaktionszeit: 1 Stunde (betriebsverhindernd), 4 Stunden (betriebsbehindernd), 24 Stunden (leicht)Wiederherstellungszeit: 24 Stunden (betriebsverhindernd), 120 Stunden (betriebsbehindernd)Service Desk Mo-Fr 08:00-17:00 Uhr, deutsch und englischMonatlicher SLA-Report bis 15. des Folgemonats; halbjährlicher Security ReportVerfügbarkeit ≥ 99 % (VK1, < 8 h Ausfallzeit/Monat)Performance max. 2,0 Sek. Antwortzeit bei 98 %Datenexport in marktüblichem Austauschformat
Einführungsprojekt (8 Phasen)
Phase 1: Projektinitialisierung / Kick-off (4 Wochen nach Zuschlag)Phase 2: FeinkonzeptionPhase 3: Umsetzung, Konfiguration, technische AnbindungPhase 4: Tests (Systemtest, Systemintegrationstest, User Acceptance Test, Penetrationstest)Phase 5: Bereitstellung Produktivumgebung / GoLivePhase 6: Schulungen (PowerUser und Benutzer)Phase 7: Stabilisierungsphase (4 Wochen ab GoLive)Phase 8: Abnahme (innerhalb 20 Arbeitstagen nach Erklärung der Abnahmereife)
Nachbeschaffungsoptionen und Beratung
Zusätzliche User, Transaktionen und DEV-Umgebung als bedarfsabhängige OptionenBeratungs- und Weiterentwicklungsleistungen (Remote-Tagessätze Senior IT-Consultant und Senior Business Consultant)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Durchschnittlicher Nettojahresumsatz ≥ 1,7 Mio. EUR (Tätigkeitsbereich: Lizensierung, Wartung, Customizing, Einführung und Betrieb der Software) in jedem Jahr 2023–2025 (KO-Kriterium bei < 1,69 Mio. EUR)Jährliche Belegschaft ≥ 30 Mitarbeiter in jedem Jahr 2023–2025 (KO-Kriterium bei < 30)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Fachkräfte-Mindestanforderungen (Rollen übergreifend):
≥ 3 Mitarbeiter 'Expert' mit mindestens 8 Jahren Berufserfahrung≥ 6 Mitarbeiter 'Senior' mit mindestens 4 Jahren BerufserfahrungFließende Deutschkenntnisse mind. B2, gute Kommunikation, Kundenorientierung, agile Erfahrung
Rollen IT-Consultant:
Hochschulstudium BWL/VWL/Wirtschaftsinformatik oder vergleichbarErfahrung in Anforderungserfassung, technischem Design, ProzessmodellierungSAP-Kenntnisse, langjährige Erfahrung mit der Software und Schnittstellen
Rollen Business Consultant:
HochschulstudiumErfahrung in fachlichen Anforderungen, Qualitätssicherung, funktionalem Design, Projektcontrolling4–8 Jahre relevante Erfahrung
Referenzen (Mindestanforderung)
Mindestens 3 vergleichbare ReferenzenPro Referenz kumulativ: Umsetzung UND Produktivsetzung eines Reisekostenabrechnungssystems, mind. 25.000 Reisekostenabrechnungen pro Kalenderjahr beim Auftraggeber, Umsetzung UND Produktivsetzung einer SAP-Anbindung an FI und/oder HCM oder Middleware (SAP PI/SAP CI)Leistungen nicht vor Kalenderjahr 2023Mindestens eine Referenz muss auch Spesenabrechnungen umfassenKönnen Referenzen nicht verifiziert werden, kann die KfW diese als nicht wertungsfähig behandeln → ggf. Ausschluss
Ausschlusskriterien und Pflichtabfragen
Ausschluss nach §§ 123, 124 GWB (Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichten, umwelt-/sozial-/arbeitsrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere Verfehlung)Eigenerklärung gemäß EU 2022/576 (Russlandsanktionen) und EU 2022/2554 (DORA)Abfrage WettbewerbsregisterBei Eignungsleihe gemäß § 47 VgV: Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens, keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1 und § 124 Abs. 1 GWB, keine Verstöße u.a. gegen §§ 263, 264, 266a, 298 StGB, § 370 AO, SchwarzarbeitsbekämpfungsG, SGB III, AentG, MiLoG
Auswahlkriterien Teilnahmewettbewerb
ESG-Kriterien (max. 110 Punkte, NH-001 bis NH-011)Referenzen-Auswahlkriterien (max. 300 Punkte: Finanzdienstleistungssektor, Reporting, Mobile App)Inhaltliche Bewertung einer Referenz (max. 400 Punkte)Gesamtpunkte Teilnahmewettbewerb max. 810Es werden mindestens 3, höchstens 5 Bewerber zur zweiten Phase zugelassen
Mindestanforderungen an das Produkt (MUSS-Kriterien, Auszug)
Erfüllung aller 124 MUSS-Kriterien aus Anlage B.1 (sonst Ausschluss): u.a. SAP-Integration, Single Sign-On via Microsoft Entra ID, native iOS Mobile App, BITV 2.0, revisionssichere GoBD-Protokollierung, Serverstandorte in DE/EU/EWR, E-Mail-Benachrichtigung, Service Desk Mo-Fr 08:00-17:00 Uhr deutsch/englischLive-Demo Use Cases 1–5: in jedem Use Case mind. 40 Punkte ('Ausreichend'); Unterschreitung in nur einem Use Case führt zum Ausschluss
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
ISO 27001 Zertifizierung (mit halbjährlicher Prüfung administrativer Berechtigungen)BSI C5-Testat (Typ 2) und ISAE 3402 oder gleichwertigServerstandorte nur EU/EWR oder mit AngemessenheitsbeschlussPositive Cisco Reputation für Mailserver; DMARC, SPF, DKIM; Anti-Virus/Anti-Spam/Content-FilterRegelmäßige Penetrationstests (mindestens jährlich)BCM-Prozess spätestens ab 31.12.2026Datenschutzbeauftragter bei gesetzlicher Pflicht; EU-Vertreter bei Sitz außerhalb EU/EWRTOMs nach Art. 32 DSGVO (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Pseudonymisierung, Backup, USV, Virenschutz, Notfallpläne)Offenlegung Unterauftragnehmer; Rechtsinstrumente für Drittlandübermittlungen (Angemessenheitsbeschluss, Standarddatenschutzklauseln inkl. TIA, BCRs oder Art. 49 DSGVO)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht vor Kalenderjahr 2023Volumen: ≥ 25.000 Reisekostenabrechnungen pro Kalenderjahr beim Referenzkunden
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen über Einführung und Produktivsetzung eines Reisekostenabrechnungssystems mit SAP-Anbindung (FI und/oder HCM oder SAP PI/SAP CI Middleware); bei mind. einer Referenz zusätzlich Spesenabrechnungen; Leistungen nicht vor Kalenderjahr 2023; Auftraggeber mit ≥ 25.000 Reisekostenabrechnungen pro Kalenderjahr
Kumulativ zu erfüllen; Formblatt 'Referenzen' mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Zeitraum, Bestätigungen und Leistungsbeschreibung; max. 3 Referenzen werden für Auswahlkriterien bepunktet (Finanzdienstleistungssektor, Reporting, Mobile App) und 1 zusätzliche Referenz inhaltlich bewertet (max. 5 Seiten, bis 400 Pkt.)
1 Referenzen
Inhaltliche Bewertung einer vom Bieter ausgewählten vergleichbaren Referenz (Darstellung max. 5 Seiten DIN A4)
Pflichtinhalte: Leistungen, besondere Herausforderungen, Zielerreichung (Erfolgsdeterminanten, eigener Beitrag)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 66%4–10 · 34%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Pflichtangaben im Bieterportal (Teilnahmeantrag)
Pflichtunterlagen / Formblätter (Upload)
Technische Anforderungen / Formate
Optionale Unterlagen (Angebotsphase)
Mit TendiGo
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Auftraggeber
KfW Bankengruppe | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
60325 Frankfurt am Main
Ort
60325 Frankfurt am Main
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
kfw.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
60325 Frankfurt am Main
Hessen
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