Ausschreibungen Schleswig-Holstein
Einführung einer neuen Finanzsoftware
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412 | Vergabekammer Schleswig-Holstein | Amt Nortorfer Land | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Nortorf, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Das Amt Nortorfer Land (Schleswig-Holstein) beschafft eine neue Software für das doppische Finanz- und Rechnungswesen als cloudbasierte SaaS-Lösung. Die bestehende Lösung (MACH mps CIP) wird abgelöst.
Was zu tun ist
Bereitstellung, Implementierung und Umstellung der neuen Software (Echtbetrieb zum 01.01.2028)Datenmigration aus dem Altsystem (Stammdaten, Eröffnungsdaten, offene Posten, Anlagenbuchhaltung)Schulungen, Tests, Inbetriebnahme und laufender Betrieb (Wartung, Pflege, Support) über 5 Jahre (mit Verlängerungsoption)Zugriff der Nutzer über Webbrowser oder mobile App
Was mit dem Angebot einzureichen ist
Angebotsschreiben, Eigenerklärung zur Eignung (124_LD), Erklärung Bietergemeinschaft (234), Verzeichnis Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (235)Leistungsverzeichnis (Anlage 4) und Preisblatt (Anlage 5)Mindestens eine Referenz vergleichbarer Leistungen der letzten 3 Jahre sowie zwei Referenzen über produktive Doppik-Einführungen auf Amts-/Gemeinde-/Stadtebene in Schleswig-HolsteinNachweise: ISO 27001 und ISO 9001 (bei Bietergemeinschaft je Mitglied), Deutsch C2 für Projektleitung und Support, MACH-mps-CIP-MigrationserfahrungFachkonzepte (Migration, Test, Backup, Anbindung DMS/ECM, KI ab 2027 etc.)Verpflichtungserklärung Mindestlohn (LTTG) und Eigenerklärung RUS-Sanktionen
Wichtige Termine
Angebotsfrist: 30.10.2026, 07:30 UhrEröffnungstermin: 02.11.2026, 09:00 UhrGeplanter Echtbetrieb: 01.01.2028
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2023 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR
Referenzzeitraum1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Bieterfragen-Frist23. Okt. 2026
Angebotsfrist30. Okt. 2026
Bindefrist30. Okt. – 31. Dez. 2026
Zuschlagsfristca. 30. Okt. 2026
Angebotsöffnung2. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Apr. 2027
Ausführungsbeginn1. Apr. 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Apr. 2027 – 31. März 2032
Echtbetrieb / Go-Live1. Jan. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Apr. 2032 – 31. März 2033
Verlängerung 2ca. 1. Apr. 2033 – 31. März 2034bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Angebotspreis40%
Gesamtsumme einschließlich Umsatzsteuer abzüglich eines etwaigen Preisnachlasses ohne Bedingungen. Günstigstes Angebot erhält 40 Punkte. Angebotspreis im Formblatt 633 und Preisblatt (Anlage 5) anzugeben.
- Wertung Leistungsanforderungen60%
Bewertung der Leistungsanforderungen gemäß Anlage 4 Leistungsverzeichnis. Nur Kriterien mit Kennzeichnung B werden bewertet (Punkte nach Erfüllungsgrad 100/50/10/0 bzw. 100 oder 0). Kriterien A sind Mindestanforderungen bzw. Ausschlusskriterien und nicht punktegewertet. Gesamtpunkte: 60 Punkte.
KI-Hinweis: Gewichtung von 40 % Preis und 60 % Leistung ist eindeutig, die Punkteverteilung innerhalb der Leistungsanforderungen (einzelne B-Kriterien mit Punktwerten) ist jedoch nicht als Teilgewichtung ausgewiesen und wird nicht als Unterkriterium abgebildet.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware-Bereitstellung (SaaS) und Betrieb
Bereitstellung als SaaS-Lösung
Volle Betriebs- und Hosting-Verantwortung beim Bieter; Zugriff der Nutzer über Webbrowser oder mobile App, keine lokale InstallationDatenhaltung in DeutschlandSSO-Authentifizierung (mindestens SAML); Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)Mandantenfähigkeit: 19 Mandanten in einer Einheitskasse, jeder Mandant nur eigene DatenKernsoftware muss vollständig eigenständig vom Bieter entwickelt sein; keine funktionale Wertschöpfung durch Drittanbieter, keine Drittanbieterlösungen in den FachmodulenTestsystem funktional identisch zum Produktivsystem, ohne MehrkostenWartungsankündigungen mindestens 3 Tage vorher
Backup und Wiederherstellung
Minutengenaue WiederherstellungMonatliche und jährliche GesamtbackupsDisaster RecoveryTechnisches Konzept zur Datenzugriffssicherung nach Laufzeitende
Support und SLA
Kundensupport wochentags 8–18 Uhr (Verträge, Nutzung, technische Probleme, Datenschutz)SLA-Vereinbarungen für Wartung und SupportUpdate-Konzept bei Gesetzesänderungen
Fachmodule (homogene FIBU-Lösung, eine Datenbank, eine Anmeldung)
1. Haushaltsplanung
Workflowbasierte, rein digitale Haushaltsplanung (Produkt- und organisationsbezogen)Nachtragsplanung, Doppelhaushalte, BudgethierarchiePlanungsszenarien, mittelfristige Finanzplanung, VerpflichtungsermächtigungenExport nach MS Word/Excel, DMS-IntegrationOptional (B-Kriterien): Import von Haushaltsansätzen per Excel, automatische Planungen mit Steigerungsraten, Haushaltsplan als digitales PDF
2. Geschäfts-/Finanzbuchhaltung (gemäß GemHVO SH)
Offene doppische Kontierung (Sachkonto + Kostenträger)Ergebnis- und Finanzhaushalt, Haushaltsbewirtschaftung, Mittelüberwachung, DeckungsfähigkeitBerichtswesen, Umsatzsteuerveranlagung (§ 2b UStG)Jahresabschlüsse und Gesamtabschlüsse (§ 53 GemHVO SH)E-BilanzBankenumsatzdateien mit automatischer Kontierung; Aufrechnung von Forderungen; Schnittstelle für Verrechnung innerhalb mehrerer Mandanten
3. Steuern / Abgaben / Gebühren
Grundsteuer (inkl. ELSTER-Schnittstelle), Hundesteuer (mit Online-An-/Abmeldung), Vergnügungsteuer, GewerbesteuerStundung/Aussetzung, Widerspruchsverfahren, Bescheiddruck, RechtsbehelfsbelehrungSteuerkonten für Miteigentümer/Bevollmächtigte, Verknüpfung digitale Steuerakte/DMSJahresbescheidläufe getrennt nach Anwendern/Steuerarten
4. Elektronischer Rechnungsworkflow
Digitaler Eingangs- und AusgangsrechnungsworkfloweRechnung (XRechnung), Bestellworkflow, Mittelreservierung, OCR-ErkennungKreditorenakte, Dokumentenablage; Archivverläufe auf Belegen sichtbar; Zugriff/Schnittstelle zum BelegarchivWorkflow: Externe Stellen übermitteln Rechnungen
5. Kasse
Mehrere Barkassen mit Abschluss in Hauptkasse, TagesabschlussSEPA-Mandate, LastschriftenSchnittstellen: SFIRM, PayPal, ePayBLDebitoren-/Kreditorenverwaltung; Liquiditätsplanung
6. Anlagenbuchhaltung
Integriertes 3-KomponentensystemAbschreibungen, Anlagenspiegel (Land SH), AfA-VorschaurechnungenInvestitionszuwendungen/Sonderposten, Anlagen im Bau, InventurAnbindung Geoinformationssystem; Anlagenkarten mit GIS-VerknüpfungMigration: Übernahme Anlagenbezeichnung, Aktivierungsdatum, AHK, kumulierte Abschreibungen bis Übernahmestichtag, Restbuchwert, Abschreibungsmethode, Nutzungsdauer
7. Verbrauchsabrechnung
Frischwasser, Schmutzwasser, Niederschlagswasser, Grund-/Verbrauchsgebühren, BeiträgeUnterjährige Zählerwechsel, EigentumswechselOnline-Zählerstandserfassung, KleinkläranlagenFrei gestaltbar (ohne IT-Know-how) – B-Kriterium
Schnittstellen
DMS / ECM (Dokumentenmanagementsysteme), ERP-SystemeSteuerbehörden/Banken über ELSTERLOGA (Personalkosten), ALLRIS (Sitzungsgelder), LISSA, Autista, KUFER/VHS, MAMPF, MeldewesenStatistikamt Nord (Gewerbesteuer-, Schulden-, Finanzvermögensstatistik)eSTATISTIK.CORE, Mitteilungsverordnung, Rentenversicherung (ab 01.01.2027)GDPdU, DATEV, MS Office (Excel/Word), MS Power Platform (Power Automate)PayPal, ePayBL, SFIRMVollstreckungsportal der Länder, Schuldner-/Vermögensverzeichnis, Insolvenzverfahren (Veröffentlichungen abfragbar)XRechnungBidirektionale Datenübertragung zu und von anderen Systemen
Einführungsprojekt und Datenmigration
Projektmanagement-Leistungen
Projektvorbereitung, Herstellen der technischen Betriebsbereitschaft, Datenmigration, Anbindung DMS ECM, Schulung, Testphase, Umstellung auf ProduktivbetriebProjektleitung als Hauptansprechpartner (Deutsch C2)Risikomanagement-Plan nach Kick-Off; regelmäßige Fortschrittsberichte/StatusmeetingsStakeholder-Management, Workshops, Qualitätssicherung und AbnahmeSchulungen für verschiedene Benutzergruppen (Nutzer und Administratoren)Full-Service-Dienstleistung: Support, Wartung, Individualentwicklung, Standard-Erweiterungen
Datenmigration aus MACH mps CIP
Übernahme von Stammdaten, Eröffnungsdaten, offenen PostenAnlagenbuchhaltung: Anlagenbezeichnung, Aktivierungsdatum, AHK, kumulierte Abschreibungen bis Übernahmestichtag, Restbuchwert, Abschreibungsmethode, NutzungsdauerTestläufe und Validierung; Migrationskonzept erforderlichUmstellung ausschließlich zum Jahreswechsel (01.01.2028); Erstellung des Jahresabschlusses 2027 verbleibt im Altverfahren
Optionale Erweiterungen (Bewertungskriterien)
Generative KI-Integration (MS Co-Pilot, Google Gemini, Amazon Q oder ChatGPT), spätestens ab 2027Gebäude- und LiegenschaftsmanagementBauhoflösungModulare Erweiterbarkeit der Lösung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschluss- und Pflichtkriterien
Sprache und Personal
Deutsch C2-Niveau für Projektleitung und alle involvierten AnsprechpartnerFirst-Level-Support in deutscher Sprache (C2 GER)
Technik und Datenschutz
Datenhaltung in DeutschlandBrowserunterstützung: mindestens Microsoft Edge, Firefox, Google ChromeSSO mit SAML; Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)Minutengenaue Wiederherstellung, monatliche und jährliche GesamtbackupsTestsystem funktional identisch zum Produktivsystem, ohne MehrkostenWartungsankündigung mindestens 3 Tage vorherKundensupport wochentags 8–18 Uhr
Homogenität und Eigenentwicklung
Alle Funktionsmodule in einer Datenbank, eine Anmeldung für alle FunktionalitätenKeine Drittanbieterlösungen; keine Neuinstallationen bei ErweiterungenKernsoftware muss vollständig und eigenständig vom Bieter entwickelt sein; keine funktionale Wertschöpfung durch DrittanbieterMandantenfähigkeit: 19 Mandanten in einer Einheitskasse; jeder Mandant nur eigene Daten
Aktualität
Garantie, dass die Software stets aktuelle gesetzliche Anforderungen erfüllt
Rechtsform / Ausschluss
Bieter-/Arbeitsgemeinschaften zugelassen (mindestens GbR)Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124, 128 GWB; keine negativen Eintragungen im WettbewerbsregisterKeine Verstöße gegen EU-Russland-Sanktionsverordnung (EU) Nr. 833/2014Ausschluss unternehmenseigener AGBBereitschaft, Vergabemindestlohn (LTTG, mind. 9,99 EUR brutto/h) einzuhaltenNachforderung leistungsbezogener Unterlagen ausgeschlossen (Ausnahme: unwesentliche Einzelpositionen, die den Gesamtpreis nicht verändern)
Zertifizierungen
Aktuell gültige ISO 27001-Zertifizierung (Kopie der Urkunde); bei Bietergemeinschaft von jedem MitgliedAktuell gültige ISO 9001-Zertifizierung (Kopie der Urkunde); bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied
Referenzen und Erfahrung
Mindestens 1 Referenz vergleichbarer Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2023–2025) – Formblatt 22_Formblatt_Referenzen-0321Mindestens 2 abgeschlossene, produktiv eingesetzte Projekte auf Amts-/Gemeinde-/Stadtebene in Schleswig-Holstein mit Lieferung, Einführung und Betrieb einer Software für doppisches Finanz- und Rechnungswesen gemäß GemHVONachgewiesene MACH-mps-CIP-Migrationserfahrung (Pflicht)Referenz für produktiven SaaS-Betrieb in DeutschlandErfahrung der projektverantwortlichen Personen mit vergleichbaren ProjektenQualifikation durch Projekte und Zertifizierungen (Prince2, PMI, Agile); Schulungserfahrung für Nutzer und Administratoren
Projektmanagement, Konzepte und Dokumentation
Konkreter Projektplan mit Meilensteinen (Projektvorbereitung, technische Betriebsbereitschaft, Datenmigration und Anpassung, DMS-Anbindung, Schulung, Testphase, Umstellung Produktivbetrieb)Ressourcenbedarf auf Kundenseite; Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen und RessourcenbedarfBenennung Projektleiter mit nachweislicher Expertise (Deutsch C2)Risikomanagement-Plan nach Kick-Off; regelmäßige Fortschrittsberichte/StatusmeetingsAnalysekonzept zur Anforderungserhebung und Entscheidungsfindung (vor Projektstart)Migrationskonzept inkl. Testläufen und ValidierungKommunikationsplan mit klar definierten Eskalationswegen; Einbindung aller relevanten StakeholderTestkonzept (Systemtests, Integrationstests, Benutzertests)Abnahmekriterien (abzustimmen mit Kunden); Dokumentation aller Tests und AbnahmenBackupkonzept; Technisches Konzept zur Datenzugriffssicherung nach LaufzeitendeUpdate-Konzept bei GesetzesänderungenRisikomanagement-Beschreibung mit benanntem AnsprechpartnerErweiterungskonzept (modulare Erweiterbarkeit)Beschreibung der Schnittstellentypen (Import/Export); Transformationslösung für DrittsystemeKonzept zur nativen DMS-Integration (ECM/e-Gov)Konzept für generative KI-Unterstützung (MS Co-Pilot, Google Gemini, Amazon Q oder ChatGPT) ab 2027Beschreibung Backupmanagement, SLA-Vereinbarungen für Wartung und SupportBenennung der projektverantwortlichen Personen samt einschlägiger ErfahrungFormlose Erklärung, dass erforderliche Kapazitäten zur Durchführung in der vorgegebenen Zeit verfügbar sind; Produktivstellung spätestens 01.01.2028
Bewertungskriterien (B-Kriterien)
Bewertet werden u.a. (Wertung 100/50/10/0 oder 100/0):
Behördenerfahrung (Referenzprojekt)ProjektdokumentationMS Power Platform IntegrationModulare ErweiterbarkeitTestsystem ohne MehrkostenTransformationslösung für DrittsystemeTestverarbeitung ohne DatenbestandsveränderungBenutzerdefinierbare Benutzeroberfläche (Customizing)Nutzergruppen mit Rechten, integrierte Hilfedialoge, vereinfachte Nutzerverwaltung, mandantenübergreifende Berechtigungsverwaltung, individuelle ReportsGenerative KI-Integration ab 2027Haushaltsplanung: produkt-/organisationsbezogen, digitales PDF, Word/Excel-Export, Excel-Import der Ansätze, Planungsszenarien, automatische Planungen mit SteigerungsratenDMS-Integration (ECM/e-Gov), GDPdU-SchnittstelleSteuer-/Handelsbilanz (inkl. E-Bilanz), Körperschaftssteuer aus Fibu, Erläuterungen zu Jahresabschlüssen, Lageberichte (Word/PDF), Gesamtabschlüsse gem. § 53 GemHVO SHAnlagenkarten mit GIS-VerknüpfungRechnungsworkflow: externe Stellen übermitteln Rechnungen, Archivverläufe sichtbar, Belegarchiv-Zugriff, OCR für PapierrechnungenSteuerkonten: Miteigentümer/Bevollmächtigte, digitale Steuerakte/DMS, Jahresbescheidläufe getrennt nach Anwendern/SteuerartenBankenumsatzdateien mit automatischer Kontierung, Aufrechnung von Forderungen, Schnittstelle für mandantenübergreifende Verrechnung, LiquiditätsplanungInsolvenzveröffentlichungen abfragen, Schuldner-/Vermögensverzeichnis abfragenOnline-Hundean- und -abmeldungGebäude-/Liegenschaftsmanagement-Erweiterung, BauhoflösungVerbrauchsabrechnung frei gestaltbar (ohne IT-Know-how)
Zuschlagskriterium (Wertung): Preis
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: 01.01.2023 – 31.12.2025Volumen: nicht spezifiziert
Mindestens 1 Referenz vergleichbarer Leistungen der letzten 3 Jahre (2023–2025)
Vergleichbare Leistungen; Angabe von Leistungsumfang, Vertragsdauer, öffentlichem Auftraggeber, Auftragssumme, Ansprechpartner mit Kontaktdaten; Formblatt 22_Formblatt_Referenzen-0321 verwenden
2 ReferenzenZeitraum: nicht zeitlich eingeschränkt (abgeschlossen und produktiv)Volumen: nicht spezifiziert
Mindestens 2 abgeschlossene, produktiv eingesetzte Projekte auf Amts-/Gemeinde-/Stadtebene in Schleswig-Holstein mit Lieferung, Einführung und Betrieb einer Software für das doppische Finanz- und Rechnungswesen gemäß GemHVO
Selbst erstellte Anlage zu 1.1; Ebene Amts-/Gemeinde-/Stadtebene in Schleswig-Holstein; Doppik gemäß GemHVO
nicht beziffert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert
Projektmanagementerfahrung in einem Migrationsprojekt von MACH mps CIP auf die angebotene Lösung
Nachweis der Erfahrung der für die Umsetzung verantwortlichen Personen (Anlage 4)
nicht beziffert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert
Referenz für produktiven SaaS-Betrieb in Deutschland
Nachweis, dass die angebotene SaaS-Lösung bereits bei Kunden in Deutschland produktiv betrieben wird
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 71%4–10 · 25%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 37 erledigt
Formblätter und Angebotsschreiben
Eignungsnachweise und Referenzen
Fachliche Konzepte und Dokumentation
Leistungsverzeichnis, Preisblatt und Unternehmensdarstellung
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412 | Vergabekammer Schleswig-Holstein | Amt Nortorfer Land | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
24103 Kiel
Ort
24589 Nortorf
Kategorie
Schleswig-Holstein
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.e-vergabe-sh.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
24589 Nortorf
Schleswig-Holstein
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Rahmenvertrag über 3 Jahre Papierlieferung
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