Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Helmholtz-Zentrum hereon GmbH (Geesthacht) beschafft im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb die Lieferung, Einführung und den Betrieb einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS). Ziel ist eine einheitliche Informationsplattform für den gesamten Dokumentenlebenszyklus (Erfassung, Bearbeitung, Workflows, revisionssichere Archivierung, KI-gestützte Suche/Klassifikation), die bestehende Systeme (SAP S/4-HANA, MS Office/Outlook/Teams/SharePoint etc.) integriert, ohne sie abzulösen. Die Einführung erfolgt mit Pilotbereichen (Drittmittelmanagement, Unternehmenscontrolling) und Endausbau auf ca. 1.200 Nutzer.
Wichtigste Termine:
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis30%
Der vom Bieter genannte Nettopreis wird durch Transformation in Punkte umgerechnet (P = Pmin/P × 100). Maximal 100 Punkte, gewichtet mit 30%.
- Leistung (Qualitative Kriterien)60%
Fachliche Bewertung anhand eines Kriterienkatalogs mit organisatorischen (10%), technischen (40%) und funktionalen (50%) Kriterien. A-Kriterien (Faktor 20) sind Ausschlusskriterien, B-Kriterien (Faktor 10) und C-Kriterien (Faktor 5) werden gewichtet. Realisierungsgrade: Standard (7 Pkt.), Fremdprodukt (3 Pkt.), Programmierung (1 Pkt.). Mindestens 50% der Leistungspunkte erforderlich.
- Dienstleistungskonzept10%
Qualität des Dienstleistungskonzeptes bewertet anhand des schriftlichen Angebots und einer Bietervorstellung nach vordefinierter Agenda und Bewertungsbogen. Mindestens 50% der Dienstleistungspunkte erforderlich, sonst Ausschluss.
Z = wL × L + wP × P + wD × D, wobei wP=30%, wL=60%, wD=10%. Preispunkte: P = (Pmin/P) × 100. Leistungspunkte: Summe (Gewicht × Realisierungspunkte) / max. Summe × 100, wobei A-Kriterien Faktor 20, B-Kriterien Faktor 10, C-Kriterien Faktor 5 erhalten und Realisierungsgrade S=7, F=3, P=1 Punkte ergeben. Dienstleistungspunkte: Bewertung aus Bietervorstellung / max. Punkte × 100.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenZweck und strategische Ziele
Schaffung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für geschäftsrelevante Dokumente, um Medienbrüche zu beseitigen, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die Verwaltung nachhaltig zu modernisieren. Bestehende Fachanwendungen (u. a. SAP S/4-HANA, MS Outlook/Teams/SharePoint) werden integriert – nicht abgelöst.
Dokumentenlebenszyklus – Erfassung & Strukturierung
Unterstützung des gesamten Lebenszyklus:
Verwaltung, Bearbeitung & Recherche
Prozessunterstützung & Workflows
Grafisch modellierbare Workflows, Aufgabenmanagement, Dokumentenlenkung mit Freigabeprozessen, Fristen und Wiedervorlagen inkl. Eskalation sowie Collaboration über MS Teams-Integration.
Integration in Bestandslandschaft
Archivierung & Compliance
Aufbewahrungsregeln, revisionssichere Archivierung (PDF/A präferiert), regelbasierte Aussonderung und Löschung zur Erfüllung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen (Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz, Informationssicherheit).
Administration & Sicherheit
Benutzer- und Berechtigungsmanagement, Informationssicherheit/Datenschutz (Verschlüsselung, TLS 1.2+), Monitoring/Protokollierung, Reporting-Werkzeug.
Einführung, Schulung & Betrieb
Vertragsrahmen
Der Auftrag wird als Rahmenvertrag über Beschaffung, Installation, Konfiguration, Integration und Wartung der DMS-Plattform ausgestaltet. Ein separates Leistungsverzeichnis (LV) wird in Phase 2 bereitgestellt.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Sanktionen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Formelle Anforderungen
Bewerbergemeinschaften und Nachunternehmer
Drei vergleichbare DMS-Projekte (Lieferung, Installation, Konfiguration, Integration, Wartung)
Tabellarisch je Referenz: Auftraggeber (Name, Anschrift), Ansprechpartner (Telefon), Leistungsbeschreibung (möglichst DMS-Einführung/Integration/Wartung), Auftragswert (netto, €), Zeitraum der Leistungserbringung; bevorzugt außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, andere Branchen zulässig bei Vergleichbarkeit.