Einkauf der Gefangenen der Justizvollzugsanstalten Nürnberg mit Lichtenau und Ansbach.

Bereitstellung eines umfassenden Grundsortiments mit Nahrungs- und Genussmitteln, Körperpflegemitteln sowie anderen zugelassenen Waren und Gegenständen. Das Sortiment ist saisonal anzupassen und auf günstige Bezugspreise auszurichten. Verkauft und angeboten werden dürfen nur zugelassene Waren; Änderungen am Sortiment sind vorab schriftlich zu genehmigen. Sortimentslisten, Preise und erforderliche weitere Angaben müssen spätestens eine Woche vor dem jeweiligen Einkaufstermin vorliegen. Nicht verfügbare Produkte können durch ein Ersatzprodukt gleicher Art und Güte ersetzt werden, ohne den ursprünglichen Preis zu überschreiten. Alkoholhaltige Lebensmittel und Getränke sowie leicht entzündliche Treibgassprays sind nicht zugelassen.

Die Einkäufe werden im Bestelleinkaufsverfahren durchgeführt. Bestellformulare und Sortimentsunterlagen sind bereitzustellen, zu bearbeiten und zu erfassen. Bestellungen sind mit den verfügbaren Einkaufsbeträgen sowie bestehenden Mengenbegrenzungen abzugleichen; der tatsächlich genutzte Betrag ist auf dem Abrechnungsbelg zu vermerken. Bei der Übergabe ist der Abgleich von Bestellung und Lieferung zu ermöglichen.

Die bestellten Waren sind kundenspezifisch zu kommissionieren, in geeignete Transportbehälter zu verpacken beziehungsweise zurichten und an die festgelegten Übergabepunkte zu transportieren. Die Übergabe erfolgt in den von der Justizvollzugsanstalt bestimmten Räumlichkeiten an den Einkaufstagen. Erforderliche Betriebsmittel wie Tische, Körbe und Boxen sind zu stellen. Nach der Übergabe sind Transportbehälter zurückzuführen und Verpackungen zu entsorgen.

Der Einkauf in Nürnberg mit Außenstelle Lichtenau und in Ansbach erfolgt an den jeweils festgelegten Einkaufstagen. In Nürnberg wird ein Haupteinkauf und ein zweiter Einkauf im Monat durchgeführt. In Lichtenau finden die Einkäufe am zweiten und vierten Donnerstag des Monats statt, in Ansbach am zweiten und vierten Dienstag. Der Konzessionsnehmer stellt das erforderliche Personal in den vorgegebenen Zeiträumen bereit.

Die Abrechnung erfolgt bargeldlos mit einem auf eigene Kosten einzurichtenden und zu betreibenden IT-gestützten Abrechnungssystem. Für die Buchung der einzelnen Einkaufsbeträge ist eine geeignete Datei bereitzustellen. Monatlich sind Listen über Art, Menge und Preis der umgesetzten Artikel nach Warengruppen zu liefern, mit Auswertungen zu Warenwert und Warenmenge.

Für die Abwicklung sind mindestens zwei geeignete und zuverlässige Personen einzusetzen. Vor dem Einsatz sind Personallisten mit Namen, Geburtsdatum, Geburtsort und Adresse vorzulegen; Personaländerungen erfordern vorher das Einverständnis der Justizvollzugsanstalt. Sicherheits- und ordnungsrelevante Auffälligkeiten im Bestellverhalten sind unverzüglich zu melden. Beim Betreten des Anstaltsgeländes sind Identifikation, Sicherheitskontrollen und gegebenenfalls Sicherheitsprüfungen zu berücksichtigen. Fotografieren, Mobiltelefone, Notebooks und vergleichbare funk- oder datennetzgebundene Geräte sind auf dem Anstaltsgelände untersagt; im gesamten Anstaltsbereich gilt ein Alkoholverbot.

Reklamationen bei Übergabe, Falschlieferung, Nichtlieferung oder fehlerhafter Abrechnung sind zu bearbeiten. Abhilfe ist vor Ort zu gewährleisten; die Vertragsunterlagen sehen hierfür unverzüglich, spätestens innerhalb von drei Werktagen, vor. Je nach Fall ist eine Nachlieferung, ein Austausch oder eine Rechnungskorrektur zu veranlassen.

Für jedes der drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025 ist ein Jahresumsatz von mindestens 1.000.000 Euro netto im Tätigkeitsbereich des Auftrags nachzuweisen.

Spätestens zu Beginn der Leistung muss eine marktübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bestehen. Erforderlich sind mindestens 5 Mio. Euro Deckungssumme je Versicherungsjahr für Personenschäden und mindestens 5 Mio. Euro für Sachschäden. Ist die Versicherung noch nicht abgeschlossen, ist ihre rechtzeitige Absicherung zu bestätigen und bei Anforderung unverzüglich nachzuweisen.

Mindestens zwei vergleichbare Referenzleistungen müssen die Anforderungen an Warenkommissionierung, Bestellsystem, elektronische Zahlungsabwicklung, mehr als 200 Abnehmer, mindestens sechs zusammenhängende Monate und den Leistungszeitraum ab Oktober 2023 erfüllen. Eignungsleihe ist mit einer unterschriebenen Verpflichtungserklärung des Eignungsverleiher möglich. Bei Bietergemeinschaften können die Angaben der Mitglieder ergänzt werden.

Die allgemeine Eigenerklärung ist abzugeben. Dabei werden unter anderem die Einhaltung der Ausschlussgründe, die ordnungsgemäße Erfüllung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen, die Beachtung menschen-, umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlicher Pflichten, die Gleichbehandlung von Männern und Frauen bei gleicher Arbeit, die Sorgfaltspflichten in Lieferketten, Mindestarbeitsbedingungen, die wirtschaftliche Stabilität sowie die Abwesenheit schwerer Integritätsverfehlungen, unzutreffender Erklärungen und wettbewerbsbeschränkender Vereinbarungen bestätigt.

Die vier Konzepte sind verpflichtend: Bestellabwicklung, Sicherheit, Logistik und Reklamation. Die Konzepte werden mit insgesamt 40 % gewichtet; auf den Preis entfallen 60 %. Die formalen Vorgaben zu Dateiformat, Schriftart, Zeilenabstand, Seitenumfang und Grafikanteil sind einzuhalten. Erkannte Widersprüche und Fehler in den Vergabeunterlagen sind anzuzeigen. Erklärungen und Nachweise müssen den vorgegebenen Formen entsprechen.