Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Empfangs- und Wachdienstleistungen Sankt Augustin
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. | Vergabekammer des Landes Berlin, Geschäftsstelle bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und BetriebeSankt Augustin, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. vergibt die Empfangs-, Wach- und Sicherheitsdienste sowie Funktionsdienste für ihre Geschäftsstelle und das Institut für Arbeitsschutz (IFA) am Standort Alte Heerstraße 111 in Sankt Augustin.
Das Angebot umfasst die dauerhafte Besetzung beider Empfangsbereiche, Wach- und Kontrollgänge, Besucherempfang, Zugangskontrolle, Schlüsselverwaltung, Alarmierung und Notfallfunktionen sowie unterstützende Post- und Inhouse-Logistik. Eine achtwöchige Start-up-Phase mit Parallelbetrieb beginnt am 01.03.2027; der eigenständige Regelbetrieb startet am 01.05.2027.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Referenz Aktualität24. Nov. 2023 – 24. Nov. 2026
Sprachzertifikat Gültigkeit24. Nov. 2023 – 24. Nov. 2026
Veröffentlichung25. Okt. 2026
Anmeldung Ortsbesichtigung10. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist12. Nov. 2026
Beantwortung Bieterfragen18. Nov. 2026
Angebotsfrist24. Nov. 2026
Angebotsöffnung24. Nov. 2026
Bindefrist24. Nov. 2026 – 15. Feb. 2027
Versand Vorabinformationca. 15. Jan. – 31. Jan. 2027
Zuschlagca. 10. Feb. 2027
Start-up-Phase1. März – 1. Mai 2027
Einschätzung Rahmenbedingungenca. 1. März – 15. März 2027
Jour fixe 1 Start-upca. 8. März 2027
Jour fixe 2 Start-upca. 15. März 2027
Jour fixe 3 Start-upca. 22. März 2027
Beginn Einarbeitungca. 29. März 2027
Vertragsbeginn und Objektübernahmeca. 26. Apr. 2027
Ausführungsbeginn1. Mai 2027
Grundlaufzeit1. Mai 2027 – 30. Apr. 2028
Probezeitca. 1. Mai – 31. Juli 2027
Vertragslaufzeit1. Mai 2027 – 30. Apr. 2030bis 2030
Kündigungsfrist vor Verlängerung 131. Okt. 2027
Verlängerung 11. Mai 2028 – 30. Apr. 2029
Kündigungsfrist vor Verlängerung 231. Okt. 2028
Verlängerung 21. Mai 2029 – 30. Apr. 2030bis 2030
OrtsbesichtigungDatum offenDauer ca. 1 Stunde; der Termin wird vom Auftraggeber vergeben, nach Anmeldung bis 10.11.2026.
Hinweis auf UnklarheitenDatum offenUnvollständigkeiten oder Unklarheiten sind unverzüglich nach Erhalt der Unterlagen über das DTVP zu melden.
AufklärungsfragenDatum offenDie Einreichungsfrist ist im DTVP angegeben und nicht im Ausschnitt genannt.
RechnungsstellungDatum offenMonatliche Rechnung nach jedem abgeschlossenen Monat auf Basis der geleisteten Stunden und der Pauschale.
ZahlungsfristDatum offen30 Tage nach Vorlage einer prüffähigen Rechnung.
Rückforderung ÜberzahlungDatum offenErstattung innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang des Rückforderungsschreibens.
Stellungnahme RechnungskürzungDatum offen5 Werktage nach Zugang der Mitteilung über eine angekündigte Rechnungskürzung.
PreisanpassungDatum offenEingang bis zum 15. eines Monats wirkt für diesen Monat, danach ab dem Folgemonat.
Teilkündigung StundenDatum offenJederzeit mit 3 Monaten Frist zum Ende eines Kalendermonats möglich.
Verlängerung AusführungsfristDatum offenHöchstens 6 Wochen ab Zugang der Mitteilung bei nicht vertretbarer Behinderung.
Dienstplan FolgemonatDatum offenDienstplan per E-Mail spätestens 4 Werktage vor Monatsende für den Folgemonat.
Vorstellung neuer BeschäftigterDatum offenMindestens 15 Werktage vor dem ersten Einsatz persönlich vorstellen.
Personal auf AbrufDatum offenJährlicher Bedarf von 700 Stunden, bezogen auf den Vertragsbeginn.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Angebotspreis (Wertungspreis brutto gemäß Preisblatt, Zeile 31)100%
Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis (Wertungspreis brutto gemäß Preisblatt, Zeile 31) ist das wirtschaftlichste Angebot.
KI-Hinweis: Reine Preiswertung mit 100 % Preis, sowohl in den Vergabeunterlagen (Allgemeine Hinweise, Ziff. II.4 d) als auch in der Bekanntmachung ausdrücklich genannt; keine weiteren Zuschlagskriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenStandorte und dauerhafte Besetzung
Geschäftsstelle: Empfang 1 mit einem Beschäftigten von Montag bis Freitag, 08:00–18:00 Uhr; 15.669 m² Nettogrundfläche.Institut für Arbeitsschutz (IFA): Empfang 2 mit einem Beschäftigten im Dreischichtmodell an 365 Tagen: Frühschicht 06:00–14:00 Uhr, Spätschicht 14:00–22:00 Uhr und Nachtschicht 22:00–06:00 Uhr; 34.305 m² Nettogrundfläche.Zusätzliche IFA-Unterstützung: ein Beschäftigter von Montag bis Freitag, 10:00–14:00 Uhr.Insgesamt sind drei Beschäftigte ständig in Präsenz an den Empfangsbereichen einzusetzen. Schichtübergaben erfolgen vor jedem Dienstbeginn; das Nachfolgepersonal erscheint mindestens 15 Minuten früher.
Empfangs- und Funktionsleistungen
Besucherempfang sowie Zugangs- und Ausgangskontrolle.Schlüsselentgegennahme, Schlüsselausgabe und Schlüsselbatteriewechsel.Ausgabe von Büromaterial und Fuhrparkunterlagen.Postdienste und Inhouse-Logistik für Briefe und Pakete.Kopier- und Sortierarbeiten in Personalunion.Leitung von Sammelplätzen sowie Kontrolle der Sicherheitsausstattung.Aufrechterhaltung von Sicherheit und Ordnung, Deeskalation, Prävention und Gefahrenabwehr.
Wach- und Sicherheitsleistungen
Wach- und Kontrollgänge in Gebäuden und auf dem Gelände.Alarmierung bei Notfällen und technischen Störungen sowie Alarmierung interner und externer Hilfskräfte.Mithilfe bei Brand-, Unfall-, Katastrophen-, Umwelt- und anderen Notfällen.Kontrolle von Zutritts-, Schlüssel- und sicherheitsrelevanten Abläufen.Meldung von Schäden und Defekten an Mobiliar, Einrichtungsgegenständen oder Gebäuden am Empfang.
Pausenvertretung, Poststelle und optionale Zusatzleistungen
Je Empfang sind mindestens 30 Minuten Pausenvertretung sowie kurzfristige Abwesenheiten abzudecken.Inhouse-Transporte und die Poststelle in BT 9 werden durch den Auftragnehmer organisiert und gesteuert.Optionale Unterstützungsleistungen können bei Sonderveranstaltungen und in der Poststelle abgerufen werden; die Leistungsbeschreibung nennt dafür 700 Stunden pro Jahr. Die optionalen Mengen im Preisblatt beruhen auf geschätzten Bedarfen und sind ohne gesonderten Abruf nicht verbindlich.
Start-up, Einarbeitung und Regelbetrieb
Achtwöchige Start-up-Phase mit Parallelbetrieb ab 01.03.2027.Dokumentation aller Tätigkeiten, Prozesse, Schichten und objektspezifischen Besonderheiten sowie Erstellung verbindlicher Dienstanweisungen.Einarbeitung neuer Beschäftigter in Kleingruppen von je zwei Personen unter Aufsicht der Objektleitung oder stellvertretenden Objektleitung.Erster Jour fixe in der zweiten Kalenderwoche, Finalisierung der Dienstanweisung in der dritten Woche, Übergabe des Einarbeitungsplans und persönliche Vorstellung des Personals in der vierten Woche.Beginn der strukturierten Einarbeitung in der fünften Kalenderwoche.Vollständige Objektübernahme in der neunten Kalenderwoche und Beginn des eigenständigen Regelbetriebs am 01.05.2027.
Führung, Kontrolle und Ausstattung
Während der Start-up-Phase findet wöchentlich ein Jour fixe statt, im Regelbetrieb grundsätzlich quartalsweise sowie bei festgestellten Mängeln wöchentlich.Aus jedem Jour fixe entsteht ein Protokoll oder eine Aktennotiz für die zuständige Teamleitung.Der Dienstplan für den Folgemonat wird vier Werktage vor Monatsende übermittelt; Änderungen werden unverzüglich gemeldet.Objektleitung und stellvertretende Objektleitung werden namentlich benannt und müssen die geforderte Qualifikation und Präsenz- beziehungsweise Erreichbarkeitszeiten erfüllen.Ein Wächterkontrollsystem,例如 RFID, ist kostenneutral bereitzustellen; Begehungsprotokolle werden arbeitstäglich übermittelt.Vorgeschriebene Dienstkleidung sowie Namensschild und Firmenlogo werden bereitgestellt. Beschäftigte erhalten Taschenlampen; Schusswaffen und waffenähnliche Gegenstände dürfen nicht eingesetzt werden.Der Auftraggeber stellt das Diensthandy für die interne Alarmierung über die App Fact24.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine und rechtliche Eignung
Vollständiger Eignungsbogen und Erklärung zu Ausschlussgründen sowie gegebenenfalls Selbstreinigung.Erklärung zur Registereintragung oder zur Nicht-Eintragungspflicht beziehungsweise Nicht-Eintragungsfähigkeit.Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen bei der Auftragsausführung.Erklärung nach Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014.Angaben zu Bietergemeinschaften und eingesetzten Unterauftragnehmern; für Unterauftragnehmer sind ein eigener Eignungsbogen, die Erklärung F und gegebenenfalls Erklärungen zur Eignungsleihe vorzulegen.
Betriebshaftpflichtversicherung
Die Betriebshaftpflichtversicherung ist bis spätestens zur Auftragserteilung abzuschließen und während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Je Schadensfall, pro Jahr zweifach maximiert, sind mindestens folgende Deckungssummen gefordert:
5.000.000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal1.000.000 EUR für Abhandenkommen bewachter Sachen500.000 EUR für Bearbeitungsschäden100.000 EUR für Schlüsselschäden
Wirtschaftliche und personelle Eignung
Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Bereich Empfangs- und Sicherheitsdienst: mindestens 700.000 EUR netto im Jahresdurchschnitt.Jahresdurchschnittliche Mitarbeiterzahl der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Bereich Empfangs- und Wachdienst: mindestens 20. Teilzeitbeschäftigte werden anteilig berücksichtigt, Auszubildende nicht.Bei Bietergemeinschaften werden Umsatz, Mitarbeiterzahl, Referenzen, Zertifizierungen und Anforderungen an das verantwortliche Personal nach dem Eignungsbogen in der Summe bewertet.
Zertifizierungen
Nachweis von ISO 9001 oder einer gleichwertigen Zertifizierung sowie DIN 77200-1 für stationäre Sicherheitsdienstleistungen im Bereich Alarmdienst, Empfangsdienst und Kontrolldienst oder einer gleichwertigen Zertifizierung. Gültige Zertifikate sind in Kopie beizufügen; Gleichwertigkeit ist nachzuweisen. Beide Zertifizierungen müssen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden.
Objektleitung und stellvertretende Objektleitung
Für beide Funktionen sind erforderlich:
abgeschlossene Ausbildung zur Fachkraft für Schutz und Sicherheitmindestens drei Jahre Berufserfahrung im Empfangs- und Wachdienst nach der AusbildungDeutschkenntnisse mindestens C2grundlegende Kenntnisse im Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und DIN 77200-1mindestens zwei persönliche Referenzen mit jeweils mindestens 24 Monaten einschlägiger Tätigkeit
Erfahrung als Objektleitung in mindestens zwei weiteren Objekten ist nachzuweisen; Erfahrung in Forschungseinrichtungen oder Verwaltungen ist wünschenswert. Sprachzertifikate sind gegebenenfalls unaufgefordert vorzulegen und dürfen höchstens drei Jahre alt sein.
Personaleinsatz und operative Qualifikation
Der Auftragnehmer stellt einen festen Personalstamm von zehn regelmäßig eingeplanten Beschäftigten sowie eingeinarbeitete Vertretungen für Krankheit und Urlaub.Neue Beschäftigte werden in zwölf Schichten mit je acht bis zehn Stunden eingearbeitet: fünf Frühschichten und drei Spätschichten am IFA, zwei Nachtschichten am IFA sowie zwei Tagschichten an der Geschäftsstelle.Auszubildende und Praktikanten dürfen nicht eigenverantwortlich eingesetzt werden.Operativ eingesetzte Beschäftigte benötigen unter anderem Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Empfangs- und Wachdienst, Ersthelferausbildung sowie eine Ausbildung zum Brandschutzhelfer oder Evakuierungshelfer; der letzte Nachweis darf höchstens zwei Jahre alt sein.Für Tag- und Nachtdienste gelten die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Sprachniveaus; ein polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintragungen ist erforderlich.
KMU-Eignung
Der Auftrag ist laut Stammdaten für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Im Eignungsbogen ist der KMU-Status anzugeben.
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Mindestens 24 Monate bisherige Leistungsdauer; Vertragsende höchstens drei Jahre vor der Angebotsfrist oder Vertragsverhältnis noch laufendVolumen: Je Referenz mindestens 30.000 m² Gebäudefläche und 200 Mitarbeiter
Mindestens zwei Unternehmensreferenzen über Empfangs-, Sicherheits- und Wachdienstleistungen für Büro- oder Verwaltungsgebäude
Angaben zu Auftragnehmer, Auftraggeber, Kontaktdaten, Leistungsart, Inhalten, Schwerpunkten, Dauer und aktuellem Vertragsstatus; erforderliche Einwilligung des Referenzgebers
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 4%4–10 · 31%11+ · 65%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Angebotsformulare
Eignungs- und Qualifikationsnachweise
Referenzen und operative Leistungsplanung
Nachweise, die nachgefordert werden können
Verfahrensschritte
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. | Vergabekammer des Landes Berlin, Geschäftsstelle bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Anschrift
10117 Berlin
Ort
53757 Sankt Augustin
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.dguv.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
53757 Sankt Augustin
Nordrhein-Westfalen
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