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Erbringung von Dienstleistungen eines externen Datenschutzbeauftragten

ALDB GmbH | ALDB GmbH | Die Vergabekammern des Bundes | Die Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die ALDB GmbH (Tochtergesellschaft der BDBOS) sucht einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) gemäß Art. 37 ff. DSGVO. Der Auftragnehmer berät und überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, betreut Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Betroffenenrechte und Datenschutzverletzungen, schult Mitarbeitende und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen. Optional soll zusätzlich die Funktion des KI-Beauftragten übernommen werden.

Vertragslaufzeit: 18.11.2026 bis 17.11.2029 (3 Jahre), mit Verlängerungsoption um bis zu 2 × 1 Jahr.

Wichtige Anforderungen:

Gültige erweiterte Sicherheitsüberprüfung Ü2 nach § 9 SÜG für das eingesetzte PersonalZertifizierung als CIPM/CIPP/E oder gleichwertigMindestens 5 Jahre Berufserfahrung als DSBBerufshaftpflichtversicherung mit mind. 5 Mio. EUR DeckungssummeMindestens 2 Datenschützer mit SÜ 2 GeheimschutzMindestjahresumsatz 600.000 EUR3 Referenzen (je mind. 40.000 EUR, nicht älter als 3 Jahre)

Zuschlagskriterien: Preis 50 %, Konzept Umsetzung 25 %, Konzept Zusammenarbeit 25 % (Mindestpunktzahl 600/1000).

Angebotsfrist: 23.10.2026, 10:00 Uhr MESZ (elektronisch über DTVP).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 23. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist16. Okt. 2026
Angebotsfrist23. Okt. 2026
Angebotsöffnungca. 23. Okt. 2026
Bindefrist23. Okt. – 11. Nov. 2026
Sicherheitsüberprüfung bis6. Nov. 2026
Vertragsbeginn18. Nov. 2026
Vertragslaufzeit18. Nov. 2026 – 17. Nov. 2029
Vertragsende17. Nov. 2029
Verlängerung 1ca. 18. Nov. 2029 – 17. Nov. 2030
Verlängerung 2ca. 18. Nov. 2030 – 17. Nov. 2031bis 2031
Kündigungsfrist VerlängerungDatum offenKündigung muss 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragsperiode erfolgen, um eine automatische Verlängerung zu verhindern.
GewährleistungDatum offenGewährleistungsfrist 24 Monate ab Ablieferung/Abnahme gemäß AGB der ALDB GmbH (für Werkleistungen/Dienstleistungen ggf. entsprechend).
VertraulichkeitsverpflichtungDatum offen5 Jahre nach Vertragsende gemäß AGB der ALDB GmbH.
Nachweis BerufshaftpflichtDatum offenNachweis des Versicherungsschutzes innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung zu erbringen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Preis50%

    Bewertung des Wertungspreises gemäß Preisblatt. Niedrigster Wertungspreis erhält 500 Punkte, nachfolgende Angebote erhalten Punkte nach der Formel P = 500 x (günstigster Angebotsgesamtpreis / Angebotsgesamtpreis Bieter).

  • Konzept Umsetzung25%

    Darstellung der Umsetzung sämtlicher geschuldeter Leistungen, insbesondere Einhaltung gesetzlicher Fristen, Meldung von Datenschutzvorfällen, Aufrechterhaltung von Wissen und Fachkunde durch Fortbildung. Bewertung nach Schulnotensystem (max. 250 Punkte).

  • Konzept Zusammenarbeit25%

    Beschreibung der Zusammenarbeit mit der ALDB und ihren Mitarbeitenden, Bearbeitung von Anfragen der Fachbereiche und Eingliederung in die ALDB. Bewertung nach Schulnotensystem (max. 250 Punkte).

Preis: P = 500 Punkte x (günstigster Angebotsgesamtpreis / Angebotsgesamtpreis Bieter). Konzepte: Bewertung nach Schulnotensystem (Sehr gut=10, Gut=8, Befriedigend=6, Ausreichend=4, Mangelhaft=2), Multiplikation mit der Gewichtung. Gesamt: G = P + E. Maximal 1.000 Punkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und die Bewertungsformel sind vollständig im Dokument 'Wirtschaftlichkeitsbewertung' enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernaufgaben des Datenschutzbeauftragten

Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Funktion des externen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 ff. DSGVO:

Beratung der Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeitenden in DatenschutzfragenÜberwachung der Einhaltung von DSGVO, BDSG und sonstigen datenschutzrechtlichen VorschriftenLaufende Beobachtung von Gesetzesänderungen, Rechtsprechung und aufsichtsbehördlichen VeröffentlichungenBeratung bei Erstellung, Pflege und Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)Beratung und Überwachung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO)Frühzeitige Einbindung in neue Projekte, Prozesse und IT-Systeme mit DatenverarbeitungDatenschutzrechtliche Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen und sonstigen datenschutzrelevanten VerträgenBeratung bei Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.)Beratung bei Datenschutzverletzungen und Meldepflichten nach Art. 33/34 DSGVOZusammenarbeit mit der zuständigen DatenschutzaufsichtsbehördeRegelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung über Datenschutzstand, Risiken und MängelSensibilisierung und Schulung der MitarbeitendenBeratung zur Weiterentwicklung des Datenschutzmanagementsystems

Erreichbarkeit und Reaktionszeiten

Servicezeiten: werktags (Mo–Fr) 09:00–17:00 UhrReaktionszeit allgemein: innerhalb von 24 Stunden nach Kontaktaufnahme (Rückmeldung zum weiteren Vorgehen)Reaktionszeit bei Datenschutzvorfällen: max. 240 Minuten (4 Stunden) innerhalb der ServicezeitenVor-Ort-Sprechstunden: 7–8 Sprechstunden pro Jahr an den Standorten Berlin, Hannover und Bonn (nach Terminabstimmung)Jour fixe: monatlich per Microsoft Teams, ca. 30 Minuten, mit der GeschäftsführungBearbeitung erfolgt überwiegend remote innerhalb Deutschlands; automatische Standardmails als Reaktion sind nicht ausreichend

Optionale Leistung: KI-Beauftragter

Der Auftragnehmer soll zusätzlich die Funktion des KI-Beauftragten übernehmen, sobald eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Die Leistung ist bereits durch die Jahrespauschale abgedeckt; es fällt keine gesonderte Vergütung an.

Leistungsorte und Vertretung

Die Leistung wird überwiegend remote innerhalb Deutschlands erbracht. Relevante Standorte der ALDB sind:

Fehrbelliner Platz 3, 10707 Berlin (fester Standort)Standorte in 53119 Bonn, 30625 Hannover sowie weitere Berliner Standorte (13599, 14057, 10969 Berlin) – die genauen Adressen werden mit Zuschlag bekanntgegeben.

Der Bieter muss eine qualifizierte Vertretungsperson benennen (inkl. abweichender Kontaktdaten), die bei Urlaub oder krankheitsbedingten Ausfällen einspringt.

Vergütung und Vertragslaufzeit

Jahrespauschale für die DSB-Dienstleistungen, zahlbar in 12 MonatspauschalenOptionale Datenschutzberatung: Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden (Schätzwert 600 Stunden), Preis pro StundeVertragslaufzeit: 18.11.2026 bis 17.11.2029 (3 Jahre)Verlängerungsoption: automatische Verlängerung um bis zu 2 × 1 Jahr (max. 5 Jahre Gesamtlaufzeit), wenn nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Eignung zur Berufsausübung (Eigenerklärung im Fragebogen)Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (Nachweis nicht älter als 6 Monate ab Bekanntmachung – auf Anforderung)Aktive und ungekündigte Mitgliedschaft in einem anerkannten Datenschutzverband, z. B. BvD e.V., GDD e.V., FED e.V. oder gleichwertig (auf Anforderung)

Fachliche Qualifikation des eingesetzten Personals

Gültige Zertifizierung als CIPM und/oder CIPP/E oder gleichwertig (ANSI/ISO-akkreditiert, CPE-Nachweis alle 2–3 Jahre)Ausbildung als DatenschutzbeauftragterRegelmäßige Weiterbildung zum Datenschutz (mindestens einmal jährlich innerhalb der letzten 4 Jahre)Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als DatenschutzbeauftragterMindestens 2 Datenschützer mit gültiger erweiterter Sicherheitsüberprüfung Ü2 nach § 9 SÜGBenennung einer qualifizierten Vertretungsperson (inkl. abweichender Kontaktdaten)Mindestens einmal jährlicher Nachweis der Qualifikation und Aufrechterhaltung gegenüber dem Auftraggeber

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Allgemeiner Jahresumsatz (netto): Angabe für 2023, 2024 und 2025 – Mindestanforderung 600.000 EURBerufshaftpflichtversicherung: Deckungssumme mindestens 5 Mio. EUR je Schadensereignis für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (inkl. Schäden durch Verletzung von Datenschutzvorschriften); Nachweis des Versicherungsschutzes innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung. Bei Bietergemeinschaften jedes Mitglied oder ein Mitglied mit Mitversicherung aller.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)

Drei Unternehmensreferenzen über vergleichbare Datenschutzbeauftragten-DienstleistungenPro Referenz: Auftraggeber (inkl. Ansprechpartner mit E-Mail und Telefon), ausführliche Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum (MM/JJJJ – MM/JJJJ), AuftragswertLeistungszeitraum nicht älter als 3 Jahre (Stichtag 09/2023)Auftragswert je Referenz mindestens 40.000 EUR netto

Sicherheitsanforderungen an die Auftragsausführung

Für das gesamte eingesetzte Personal muss bereits gültig eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung im Geheimschutz (Ü2) gemäß § 9 SÜG vorliegen.Die Sicherheitsüberprüfung muss vor Auftragsbeginn abgeschlossen sein (Stichtag 06.11.2026).Verpflichtung zur Einhaltung der VS-NfD-Schutzmaßnahmen (Unterschrift Unternehmen + ggf. Person erforderlich).

Ausschlussgründe und sonstige Anforderungen

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB; ggf. Selbstreinigungserklärung nach § 125 GWBKeine Mehrheit von Hauptangeboten zugelassenNebenangebote nicht zugelassenBei Bietergemeinschaften: jedes Mitglied muss separat alle geforderten Erklärungen abgeben und Nachweise erbringen; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennenNachweise gemäß Vergabebeschleunigungsgesetz teilweise erst auf Anforderung von aussichtsreichen Bietern nach Angebotsprüfung
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 3 Jahre (Stichtag 09/2023)Volumen: jeweils mindestens 40.000 EUR netto Auftragswert

Drei Unternehmensreferenzen über vergleichbare Datenschutzbeauftragten-Dienstleistungen

Alle drei Referenzen müssen die Gesamtleistung im vergleichbaren Umfeld abdecken. Pro Referenz anzugeben: Auftraggeber inkl. Ansprechpartner (E-Mail, Telefon), ausführliche Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum (MM/JJJJ – MM/JJJJ), Auftragswert.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 34%11+ · 14%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Preisblatt
Fachkonzepte (Zuschlagskriterien)
Nachweise Eignung (bei aussichtsreichen Bietern auf Anforderung)
Unterauftragnehmer (falls zutreffend)
Nach Zuschlag (nur Zuschlagsempfänger)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
ALDB GmbH | ALDB GmbH | Die Vergabekammern des Bundes | Die Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10707 Berlin
Ort
10707 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.aldb.org ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10707 Berlin
Berlin

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