Facility Management- FM-TGM für Liegenschaften zur Flüchtlingsunterbringung

Vor dem Regelbetrieb werden die Liegenschaften aufgenommen und die vorhandenen technischen Anlagen, Einrichtungen, Serviceelemente und Außenanlagen vollständig erfasst. Bestandsdaten sind zu prüfen, zu strukturieren und für CAFM sowie SAP aufzubereiten; fehlende oder widersprüchliche Unterlagen sind zu benennen und zu ergänzen.

Parallel dazu werden Schnittstellen zu den IT-Systemen des Auftraggebers bereitgestellt, die Mitarbeitenden eingewiesen, SAP S/4HANA und die vorgeschriebene Meldungserfassungsapp genutzt sowie eine gemeinsame Übergabe der Liegenschaften vorbereitet. Zum Vertragsende sind die Leistungen in die Explementierung und die Übergabe an einen Folge-Dienstleister zu überführen.

Zu erbringen sind Objektmanagement, Pflege und Fortschreibung der Leistungsverzeichnisse, Projekt-, Bestands- und Betriebsdokumentation, Berichtswesen, Verbrauchscontrolling sowie IT-gestützte Serviceleistungen und integriertes technisches Controlling. Das Servicecenter nimmt Gefahren- und Notrufmeldungen, Störungen, Schäden und Bedarfe auf und unterstützt das Mangelanspruchs- und Gewährleistungsmanagement.

Der technische Objektbetrieb umfasst das Bedienen und Inspectieren technischer Anlagen, Wartung und wiederkehrende Prüfungen einschließlich SK-Prüfungen, die Verantwortung für Hygiene und Elektroanlagen, die Wartung von Fenstern, Schornsteinfegerleistungen, Instandsetzung, Baumschau, Energiemanagement und operative Hausmeister- und Haustechnikerleistungen. Zusätzlich sind unter anderem DGUV-Leistungen, die Prüfung der Standsicherheit von Bäumen, Schließdienste, Dichtheitsprüfungen von Grundleitungen sowie der Austausch technischer Komponenten wie Melder und Akkumulatoren zu erbringen.

Kleinere Reparaturen und Instandsetzungsmaßnahmen bis 5.000 Euro netto je Einzelmaßnahme sind zu erbringen. Für Maßnahmen von mehr als 5.000 Euro bis 20.000 Euro netto übernimmt der Auftragnehmer die Projektsteuerung und Abwicklung; bei Maßnahmen ab 20.000 Euro netto ist der Auftraggeber zu unterstützen. Wartungs-, Inspektions-, Störungs- und Instandsetzungsnachweise sowie monatliche Berichte sind zu erstellen.

Eine zentrale Projektleitung und operative Objektleitungen koordinieren die technischen Leistungen und bilden die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Nutzern. Die Kommunikation erfolgt in gemeinsamen Jour-fixe-Ebenen, die Protokolle sind fristgerecht vorzulegen. Für die täglich wiederkehrenden infrastrukturellen Leistungen ist ein verbindlicher Einsatz- und Durchführungsplan zu erstellen.

Die Dienst- und Rufbereitschaft ist an 24 Stunden an sieben Tagen pro Woche sicherzustellen. Störungen sind über ein webbasiertes Ticketsystem mit Zugang für Auftraggeber und Nutzer zu erfassen, zu verfolgen und zu dokumentieren.

Die Bekanntmachung nennt 77 zentral verwaltete Liegenschaften, während die regionale Losübersicht 75 bekannte Objekte ausweist. Eine gesonderte Objektübersicht enthält wiederum 77 Objekte mit abweichenden Flächenangaben; diese Abweichungen sind bei der Angebotsbearbeitung anhand der maßgeblichen Vergabeunterlagen zu klären.

Je angebotenem Los können fünf zunächst unbekannte Optionsobjekte hinzukommen. Für diese Objekte sind noch keine konkreten Flächen und teilweise keine Namen oder Anschriften angegeben.

Der durchschnittliche leistungsbezogene TGM-Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 2.000.000,00 Euro netto pro Jahr und Los betragen. Bei Bewerbergemeinschaften dürfen die Werte der Mitglieder addiert werden; die Eignung ist jeweils auf die nachgewiesenen Lose begrenzt.

Eine Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung eines EU-Versicherers ist nachzuweisen oder im Fall der Auftragserteilung abzuschließen. Gefordert sind 5.000.000 Euro für Personen- und Sachschäden bei großen Objekten 10.000.000 Euro, jeweils zweifach jährlich maximiert, 5.000.000 Euro für Umwelthaftpflichtschäden, 5.000.000 Euro für Umweltschadensversicherung, 1.000.000 Euro für Bearbeitungsschäden und 250.000 Euro für den Verlust von Schlüsseln oder Codekarten. Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit vorzuhalten.

Je Los sind mindestens fünf Vollzeitäquivalente Facharbeiter HKLS und drei Vollzeitäquivalente Facharbeiter Elektro nachzuweisen. Die Angaben beziehen sich auf die Standorte der betreuenden Niederlassungen; Konzernangaben werden nicht gewertet.

Die Objektleitung benötigt mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung sowie ein abgeschlossenes technisches Studium in Elektrotechnik, Versorgungstechnik, TGA, Facility Management oder eine gleichwertige Qualifikation, alternativ eine Meisterausbildung. Erforderlich sind außerdem die Qualifikation als Aufsichtsperson und die Fortbildung zur beauftragten Person nach den vorgegebenen technischen Sicherheitsregeln.

Hausmeister benötigen eine handwerkliche oder technische Ausbildung, mindestens zwei Jahre vergleichbare Berufserfahrung und die vorgegebenen Sicherheits- sowie Feststellanlagenqualifikationen. Haustechniker benötigen eine entsprechende technische Fachausbildung, mindestens zwei Jahre vergleichbare Berufserfahrung sowie die Qualifikation als Aufsichtsperson, beauftragte Person und Fachkraft für Feststellanlagen. Zusätzlich sind die Mindestanforderungen aus Anlage VI Anforderungen Personal zu erfüllen.

Bewerber oder Nachunternehmer müssen unter anderem als TrinkwV-Fachbetrieb eingetragen sein, die 20-kV-Schaltberechtigung nachweisen, die erforderlichen Handwerksrollen und Installateurverzeichnisse bedienen und über die erforderlichen WHG-Zulassungen sowie Zertifizierungen nach VDI 6023 und VDI 6022 verfügen.

Die Notruf- und Serviceleitstelle muss nach VdS 2153 oder DIN EN 50518 oder gleichwertig zertifiziert sein. Erforderlich ist außerdem ein elektronisches Ticketsystem für die Erfassung, Meldung, Verfolgung und Dokumentation aller Störungsarten. Falls es noch nicht vorhanden ist, kann seine Beschaffung und Bereitstellung bis zum Regelbetriebsbeginn zugesagt werden.

Wesentliche Betriebsführungsleistungen sollen in Eigenleistung erbracht werden. Dazu gehören insbesondere Objektmanagement, Pflege der Leistungsverzeichnisse, Dokumentation und Berichtswesen, integriertes technisches Controlling, Beschaffung im Zusammenhang mit der Instandsetzung sowie Servicecenter und Störungsmanagement.

Die angebotenen Leistungen müssen von den für den jeweiligen Leistungsbereich benannten Unternehmen erbracht werden. Bewerbergemeinschaften haben ihre Organisationsstruktur und Rechtsform anzugeben. Änderungen der Projektstruktur oder ein Austausch benannter Unternehmen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.

Es ist ein zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 oder ein gleichwertiger unternehmenseigener Standard nachzuweisen. Zusätzlich ist ein Umweltmanagementsystem nach DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001, EMAS oder gleichwertig nachzuweisen; alternativ können mindestens drei geeignete Umweltschutzmaßnahmen aus dem Bewerberbogen ausgewählt und umgesetzt werden.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die Leistungsausführung, die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie die ordnungsgemäße Erfüllung der Pflichten zu Steuern, Abgaben, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft sind zu bestätigen. Eigenerklärungen zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen sowie gegebenenfalls Angaben zu Selbstreinigungsmaßnahmen sind abzugeben.

Das Verfahren ist nicht als KMU-spezifisches Los ausgeschrieben. Eine Sicherheitsüberprüfung ist nach den verfügbaren Angaben nicht generell erforderlich.