Fördermittelmanagement-Software

Die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH beschafft im offenen Verfahren eine webbasierte, revisionssichere und konfigurierbare Fachanwendung für das Fördermittelmanagement – als Software-as-a-Service inklusive Hosting, Einführung, Betrieb, Migration, Schnittstellen, Support, Wartung, Schulung und Dokumentation.

Kern der Aufgabe:

Was Bieter einreichen müssen:

Ausgefüllte Formulare A.3 (Angebotsformblatt), B.1 (Eigenerklärung zur Eignung), B.3 (Russland-Sanktionen), C.3 (Anforderungsmatrix in XLSX), C.5 (Preisblatt in XLSX) sowie mehrere Konzepte (Migration, Betrieb/Sicherheit, Schnittstellen, Customizing, Umsetzungs-/Kosten-/Schulungsplan, Rollenmatrix). Hinzu kommen 2 Referenzprojekte über workflowbasierte Fördermittel-/Zuwendungssoftware der letzten 3 Jahre, davon mindestens eines bei einem öffentlichen Auftraggeber mit mind. 20 externen einreichenden Organisationseinheiten und mind. 3 Nutzerrollen mit mehrstufiger Freigabe.

Wichtige Fristen: Angebotsabgabe bis 04.10.2026 um 15:00 Uhr, ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform DTVP. Bindefrist 2 Monate. Vertragsgrundlaufzeit 36 Monate ab Go-Live Phase 1, einmalige Verlängerungsoption um 12 Monate. Zuschlagskriterium: Preis.

• Funktionalität und Prozesspassung25%

  Bewertung der zugeordneten Kann-Kriterien aus der Anforderungsmatrix C.3 zur Funktionalität und Prozesspassung der Lösung

• Demo, Usability und Rollenansichten10%

  Bewertung anhand der Demo-Bewertungsmatrix in C.3 mit sechs gleich gewichteten Dimensionen (z.B. Usability, Rollenansichten)

• Technische Architektur, Sicherheit und Datensouveränität20%

  Bewertung der zugeordneten Kann-Kriterien zur technischen Architektur, IT-Sicherheit und Datensouveränität

• Vorgehensmodell, Migration und Service15%

  Zusammensetzung aus 5% Kann-Kriterien und 10% Konzeptbewertungsmatrix (Migrationskonzept, Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan)

• Preis und Gesamtbetriebskosten30%

  Preiswertung nach C.5 Preisblatt auf Basis des Wertungspreises (Implementierungskosten, laufende Entgelte Grundlaufzeit und Optionsjahr, bepunktete optionale Leistungen, Einheitspreise und Tagessätze). Formel: 30 × niedrigster Wertungspreis / eigener Wertungspreis

Preiswertung: 30 × niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des jeweiligen Angebots (max. 30 Punkte). Qualitätswertung: Für jedes Zuschlagskriterium wird die Summe der erreichten Punkte (0–5 je Kann-Kriterium) ins Verhältnis zur maximal erreichbaren Punktzahl gesetzt und mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Demo: Summe der sechs Dimensionsbewertungen (0–5 je Dimension) ins Verhältnis zu max. 30 Punkten, multipliziert mit Gewichtung 10 Prozentpunkten.