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Ausschreibungen Berlin

Fördermittelmanagement-Software

Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH | Vergabekammer des BundesBerlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH beschafft im offenen Verfahren eine webbasierte, revisionssichere und konfigurierbare Fachanwendung für das Fördermittelmanagement – als Software-as-a-Service inklusive Hosting, Einführung, Betrieb, Migration, Schnittstellen, Support, Wartung, Schulung und Dokumentation.

Kern der Aufgabe:

Digitale Abbildung der kompletten Förderprozesse: Antrag → Prüfung → Bewilligung → Vertrag → Zahlungsanforderung → Zwischen- und VerwendungsnachweisUnterstützung von ca. 37 Universitätskliniken und weiteren Zuwendungsempfängern (bis zu 1.000 externe Nutzerkonten, ca. 60 interne Konten, bis zu 300 gleichzeitig aktive Sitzungen)Einführung in 5 Phasen (Phase 0 ab Zuschlag, Go-Live Phase 1 spätestens 01.04.2027, weitere Phasen bis 01.10.2027)Hosting ausschließlich in Deutschland/EWR, deutschsprachiger Support werktags 09:00–17:00 Uhr, Verfügbarkeit mind. 99,5 %

Was Bieter einreichen müssen:

Ausgefüllte Formulare A.3 (Angebotsformblatt), B.1 (Eigenerklärung zur Eignung), B.3 (Russland-Sanktionen), C.3 (Anforderungsmatrix in XLSX), C.5 (Preisblatt in XLSX) sowie mehrere Konzepte (Migration, Betrieb/Sicherheit, Schnittstellen, Customizing, Umsetzungs-/Kosten-/Schulungsplan, Rollenmatrix). Hinzu kommen 2 Referenzprojekte über workflowbasierte Fördermittel-/Zuwendungssoftware der letzten 3 Jahre, davon mindestens eines bei einem öffentlichen Auftraggeber mit mind. 20 externen einreichenden Organisationseinheiten und mind. 3 Nutzerrollen mit mehrstufiger Freigabe.

Wichtige Fristen: Angebotsabgabe bis 04.10.2026 um 15:00 Uhr, ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform DTVP. Bindefrist 2 Monate. Vertragsgrundlaufzeit 36 Monate ab Go-Live Phase 1, einmalige Verlängerungsoption um 12 Monate. Zuschlagskriterium: Preis.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 04. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Bieterfragen-Fristca. 28. Sep. 2026
Angebotsfrist4. Okt. 2026
Angebotsöffnung4. Okt. 2026
Bindefristca. 4. Okt. – 4. Dez. 2026
Phase 0 Teilabnahmeca. 4. Okt. – 18. Dez. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Apr. 2027
Go-Live Phase 11. Apr. 2027
Vertragslaufzeit1. Apr. 2027 – 1. Apr. 2030
Sicherheitsupdate kritischca. 1. Apr. 2027 – 1. Apr. 2031bis 2031
Sicherheitsupdate hochca. 1. Apr. 2027 – 1. Apr. 2031bis 2031
Meldung Sicherheitsvorfallca. 1. Apr. 2027 – 1. Apr. 2031bis 2031
Go-Live Phase 21. Juni 2027
Go-Live Phase 31. Aug. 2027
Go-Live Phase 41. Okt. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Apr. 2030 – 1. Apr. 2031bis 2031
Kündigungsfristca. 1. Jan. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Funktionalität und Prozesspassung25%

    Bewertung der 31 zugeordneten Kann-Kriterien aus der Anforderungsmatrix (R-07, F-07, F-08, FP-04, IA-04, IA-05, IA-12, IA-14, AA-05, ZA-04, ZA-06, ZA-09, Ü-02, Ü-03, Ü-06, ST-04, D-08, E-05, UX-02, UX-04, UX-05, UX-06 u. a.) jeweils mit 0 bis 5 Punkten; maximal 155 Rohpunkte, Umrechnung in maximal 25 Wertungspunkte.

  • Demo, Usability und Rollenansichten10%

    Bewertung anhand der Demo-Bewertungsmatrix mit sechs gleich gewichteten Dimensionen (Prozesspassung, Bedienbarkeit, Rollenlogik, Nachvollziehbarkeit, Anpassbarkeit, Integrationsfähigkeit), jeweils 0 bis 5 Punkte; maximal 30 Rohpunkte, Umrechnung in maximal 10 Wertungspunkte.

  • Technische Architektur, Sicherheit und Datensouveränität20%

    Bewertung der 5 zugeordneten Kann-Kriterien (R-06, D-05, D-06, NF-15, H-06) mit 0 bis 5 Punkten; maximal 25 Rohpunkte, Umrechnung in maximal 20 Wertungspunkte.

  • Vorgehensmodell, Migration und Service15%

    Setzt sich zusammen aus 5 zugeordneten Kann-Kriterien (MIG-06, SUP-06, SCH-05, SCH-06, C-05) – maximal 5 Wertungspunkte – sowie der Konzeptbewertung von Migrationskonzept und Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan mit vier gleich gewichteten Dimensionen – maximal 10 Wertungspunkte.

  • Preis und Gesamtbetriebskosten30%

    Preiswertung auf Grundlage des nach C.5 – Preisblatt ermittelten Wertungspreises (einmalige und laufende Kosten der dreijährigen Grundlaufzeit, Optionsjahr, bepunktete optionale Leistungen sowie Bewertungsmengen für Einheitspreise und Tagessätze); Formel: 30 × niedrigster Wertungspreis ÷ Wertungspreis des jeweiligen Angebots; maximal 30 Wertungspunkte.

Preiswertung: 30 × niedrigster Wertungspreis ÷ Wertungspreis des jeweiligen Angebots. Funktionalität und Prozesspassung: erreichte Rohpunkte ÷ 155 × 25. Technische Architektur, Sicherheit und Datensouveränität: erreichte Rohpunkte ÷ 25 × 20. Vorgehensmodell – Kann-Anteil: erreichte Rohpunkte ÷ 25 × 5. Vorgehensmodell – Konzeptanteil: Summe der vier Konzeptpunkte ÷ 20 × 10. Demo: Summe der sechs Demo-Punkte ÷ 30 × 10. Gesamtwertung = Summe der gewichteten Teilergebnisse (max. 100 Punkte).

KI-Hinweis: Alle fünf Zuschlagskriterien, deren prozentuale Gewichtung und die konkreten Bewertungsformeln sind in A.1 (Verfahrens- und Angebotsbedingungen) und C.3 (Anforderungsmatrix inkl. Bewertungshinweise, Demo- und Konzeptbewertungsmatrix) vollständig und eindeutig festgelegt; die Bekanntmachung deckt sich inhaltlich mit den Vergabeunterlagen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Funktionale Kernprozesse (über alle Phasen)

Die Lösung muss die vollständigen Förderprozesse abdecken:

Initiale Antragstellung: zweistufig (fachliche Anträge VHB/GANTT und Standort-Anträge AZA/AZK inkl. XML-Import), Vollständigkeits-/Plausibilitätsprüfungen, Prüfworkflows, Vier-Augen-Freigabe, VertragserstellungÄnderungsanträge: Umwidmungen, Entsperrungen, Aufstockungen, Laufzeitanpassungen, ZweckänderungenZahlungsanforderungen & Abrufdaten: Freischaltung durch Geschäftsstelle, Vier-Augen-Prinzip, systemunabhängiger Export (CSV/XLSX), kompatibles Importformat für die spätere Finanzsoftware, keine direkte Zahlungsanweisung/Bundeskasse-AbrufBerichtswesen: zahlenmäßige und sachliche Zwischen-/Verwendungsnachweise (getrennt), eigenständige fachliche Berichte, AZA/AZK-Beleglisten, Gesamtfreigabe, Rückforderungen, ErinnerungsfunktionStrukturierte Datenweitergabe für die Mittelweiterleitung an die Standorte

Stammdaten, Finanzdaten und Planung

Verwaltung mehrerer Förderlinien, Teilprojekte und Standorte in einem System; Teilprojekte können mehrere Standorte umfassenFinanzpositionen je Förderlinie/Teilprojekt/Standort/Haushaltsjahr mit Kontierungsmerkmalen nach BNBest M03Finanzmittelstände mit Statuswerten (bewilligt, gesperrt, entsperrt, abgerufen, verwendet, anerkannt etc.), Sperr-/Entsperrlogiken, LaufzeitenFinanzplanungstool: Planung noch nicht zugewiesener Mittel, Szenarioplanung/Forecasts, AuswertungenStammdaten- und Kontaktdatenverwaltung (zentral, DSGVO-konform, Kontaktlebenszyklus)

Nutzermanagement, Dokumentenablage und Schnittstellen

Personenbezogene Nutzerkonten, Rollen- und Rechtemanagement, objektbezogene Rechte, Zeitsteuerung, Protokollierung, Vier-Augen-Prinzip, SSO optional (OIDC/SAML/Keycloak)Vorgangsbezogene Dokumentenablage mit Versionierung, Revision, Aktenordnung, Aufbewahrungs- und Löschfristen, VirenprüfungStrukturelle Exporte: CSV/XLSX/XML/JSON, dokumentierte REST-API (lesend/schreibend) auf Kernobjekte mit auslösbaren Prozessaktionen, Audit-/Prozesshistorien, Filterung, VertragsendedatenexportMandantentrennung, DE/EWR-Hosting (durch Auftragnehmer), Verfügbarkeit ≥ 99,5 % monatlich, RTO ≤ 8 h, RPO ≤ 24 h

Sicherheit, Datenschutz und Compliance

DSGVO/AVV (Art. 28), Strukturiertes TOM-Konzept, Verschlüsselung von Übertragung und Ruhezustand, MFA, PasswortregelnHosting und Backups ausschließlich in Deutschland/EWRPatchmanagement: kritische Sicherheitsupdates innerhalb 14 Kalendertagen, hohe Risiken innerhalb 30 KalendertagenDokumentierte Prozesse für Sicherheitsvorfälle (Meldung spätestens 4 h nach Bekanntwerden), Schwachstellen-/Patchmanagement, sichere Entwicklung, Auswahl/Überwachung von UnterauftragnehmernPenetrationstest (einmalig, durch NUM beauftragt und bezahlt)

Support, Wartung, Schulung und Dokumentation

Deutschsprachiger Support werktags 09:00–17:00 Uhr; Reaktionszeiten: kritische Störung ≤ 4 h, hohe Priorität ≤ 1 Arbeitstag, normale Anfrage ≤ 3 ArbeitstagePlanbare Wartungsfenster max. 4 h je Kalendermonat, mind. 5 Werktage VorankündigungSchulung vor jedem Go-Live (Geschäftsstelle, Admins, Anwender), Anwenderdokumentation, KurzanleitungenCustomizing: konfigurierbare Formulare, Checklisten, Workflows, Dokumentvorlagen mit Versionierung, Rollout-/Testumgebung; Abgrenzung Anpassung ohne Programmierung/per Konfiguration/durch Entwicklung

Datenmigration

Migrationsanalyse auf Basis anonymisierter BeispieldatensätzeMigrationskonzept mit Vorgehen, Datenmapping, Validierungsregeln, Fehlerbehandlung, Testmigration, Cutover, Parallelbetrieb, RisikodarstellungProduktive Migration und Exit-Fähigkeit (vollständiger Datenexport inkl. Metadaten/Historien)

Kalkulationsszenario und Skalierung

Ca. 60 interne Nutzerkonten, bis zu 1.000 externe NutzerkontenBis zu 300 gleichzeitig aktive SitzungenCa. 60 aktive Projekte/TeilprojekteToleranz bei Nutzerkonten bis 72 intern / 1.200 extern enthaltenTagessätze für zusätzliche Konfiguration (30 PT), Entwicklung (10 PT), Beratung (10 PT), Schulung (10 PT)Einheitspreise für zusätzliche Nutzerkonten, Projekte/Teilprojekte, Migrationsmehr-mengen, API-Module

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestumsatz: durchschnittlicher Jahresumsatz im Geschäftsbereich der ausgeschriebenen Leistung von mindestens 500.000 € netto in den letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahrenHaftpflichtversicherung: Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 € je Schadensfall für Personenschäden und 1.000.000 € je Schadensfall für Sach- und VermögensschädenVersicherungsnachweis spätestens vor Zuschlag vorzulegen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 Referenzprojekte über Einführung und/oder Betrieb einer workflowbasierten Software für Fördermittel-, Zuwendungs- oder Mittelweiterleitungsprozesse oder vergleichbares Verwaltungsfachverfahren aus den letzten 3 Jahren (zusätzlich bis 2 davorliegende Jahre werden berücksichtigt)Mindestens 1 Referenz mit öffentlichem Auftraggeber, Forschungseinrichtung oder Einrichtungsnetzwerk; mindestens 20 externe einreichende Organisationseinheiten; mindestens 3 unterschiedliche Nutzerrollen und mehrstufige FreigabeVollständige Kontaktdaten des Referenzgebers (bei Vertraulichkeit Freigabe einholen oder Vergleichbarkeit anderweitig nachweisen)Projektleitung: mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in vergleichbaren SoftwareeinführungenStellvertretende Projektleitung: analoge Anforderungen

Persönliche Lage und rechtliche Eignung

Keine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB (oder Selbstreinigung erklärt)Kein Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) – oder SelbstreinigungKein laufendes Insolvenzverfahren, keine Abweisung mangels Masse, nicht in LiquidationOrdnungsgemäße Erfüllung der Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenEintragung im Handelsregister (sofern eintragungspflichtig) oder entsprechende ErklärungMitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (sofern zutreffend)Nachunternehmer-Erklärung (5 Punkte zu wettbewerblicher Vergabe, Benennung, Qualifikation etc.)

Datenschutz, Sicherheit und Compliance (eignungsbezogen)

Bereitschaft zur Anerkennung des Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und Offenlegung von Unterauftragnehmern, Verarbeitungsorten, TOMHosting und Datenverarbeitung ausschließlich in DE/EWRFür Support/Admin/Wartung darf nur autorisiertes Personal eingesetzt werdenTariftreueversprechen nach BTTG (Bestätigung der Einhaltung der Arbeitsbedingungen)Bereitschaft und Fähigkeit zur Verwendung der deutschen Sprache (mündlich/schriftlich)

Verfahrens- und Formanforderungen

Form- und fristgerechte AngebotsabgabeVollständigkeit der geforderten Angaben, Erklärungen, Nachweise und Preise (Preisangaben können grundsätzlich nicht nachgefordert werden)Bei Bietergemeinschaften: bevollmächtigter Vertreter, Erklärungen aller Mitglieder in TextformEignungsleihe durch andere Unternehmen ist zulässig (mit Verpflichtungserklärung)Angebotssprache: Deutsch; fremdsprachige Nachweise nur mit deutschsprachiger Erläuterung/ÜbersetzungZuschlagskriterium: Preis; Auswahlkriterium: Standard Specification Average
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (zusätzlich werden geeignete Referenzen aus den 2 davorliegenden Jahren berücksichtigt)Volumen: in EUR netto anzugeben

Mindestens 2 Referenzprojekte über Einführung und/oder Betrieb einer workflowbasierten Software für Fördermittel-, Zuwendungs- oder Mittelweiterleitungsprozesse oder vergleichbares Verwaltungsfachverfahren

Mind. 1 Referenz mit öffentlichem Auftraggeber/Forschungseinrichtung/Einrichtungsnetzwerk; mind. 20 externe einreichende Organisationseinheiten; mind. 3 unterschiedliche Nutzerrollen; mehrstufige Freigabe; vollständige Kontaktdaten des Referenzgebers (bei Vertraulichkeit Freigabe einholen oder Vergleichbarkeit anderweitig nachweisen)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 72%4–10 · 28%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Pflichtformulare und Erklärungen
Anforderungen und Preis
Konzepte (jeweils max. 15 Seiten, durchsuchbares PDF)
Sicherheit, Datenschutz und Betrieb
Referenzen und Personelles
Bedingt einzureichen
Auf gesonderte Anforderung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
10117 Berlin
Ort
10117 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bundeskartellamt.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10117 Berlin
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