Fulda / Beschaffung eines PDMS

St. Vinzenz gGmbH | Vergabekammer des Landes Hessen | Vergabekammer des Landes Hessen | Vergabekammer des Landes Hessen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Fulda, HessenVeröffentlicht: 15. September 2026

Angebotsfrist: 18. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die St. Vinzenz gGmbH (Fulda) beschafft ein PDMS/AIMS-Gesamtsystem für vier Krankenhausstandorte (Herz-Jesu-Krankenhaus Fulda, St. Vinzenz-Krankenhaus Hanau, Elisabeth-Krankenhaus Kassel, Marienkrankenhaus Kassel). Geboten werden müssen Lieferung, Installation und Konfiguration inkl. Lizenzen, Hardware, Schnittstellen (KIS, LIS, PACS, Medizingeräte) und ein 8-jähriger Vollwartungsvertrag. Die Beschaffung ist in 4 Lose je Standort aufgeteilt. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform bis zum 15.09.2026 um 11:00 Uhr einzureichen. Es folgt eine verbindliche Produktdemonstration (KW 45/46 2026); Zuschlag nach Bestbieterprinzip (max. 10.000 Punkte: 6.000 Preis + 4.000 Produktdemonstration).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 18. September 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG

Veröffentlichung10. Aug. 2026

Angebotsfrist15. Sep. 2026

Produktdemonstrationca. 2. Nov. – 15. Nov. 2026

Angebotsöffnung15. Sep. 2026

Angebotsgültigkeit15. Sep. – 15. Dez. 2026

Einreichfrist Präsentationsfolienca. 16. Nov. – 30. Nov. 2026

Zuschlagca. 14. Dez. 2026

Preisbindungca. 14. Dez. 2026 – 14. Dez. 2031

Einspruchsfristca. 22. Dez. 2026 – 6. Jan. 2027

Kick Off Intensivmedizin Herz-Jesu-Krankenhaus Fuldaca. 1. Jan. – 31. März 2027

Kick Off Intensivmedizin St. Vinzenz-Krankenhaus Hanauca. 1. Jan. – 31. März 2027

Vertragsbeginn4. Jan. 2027

Vertragslaufzeit4. Jan. 2027 – 29. Dez. 2034

Vollwartungsvertragca. 4. Jan. 2027 – 4. Jan. 2036bis 2036

Herstellergarantie Hardwareca. 4. Jan. 2027 – 4. Jan. 2029

Datenbank-Lizenzen inkl. Wartungca. 4. Jan. 2027 – 4. Jan. 2030

Inbetriebnahme Intensivmedizin Herz-Jesu-Krankenhaus Fuldaca. 1. Juli – 30. Sep. 2027

Inbetriebnahme Intensivmedizin St. Vinzenz-Krankenhaus Hanauca. 1. Juli – 30. Sep. 2027

Kick Off Anästhesie Herz-Jesu-Krankenhaus Fuldaca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027

Kick Off Anästhesie St. Vinzenz-Krankenhaus Hanauca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027

Kick Off Anästhesie Elisabeth-Krankenhaus Kasselca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027

Kick Off Anästhesie Marienkrankenhaus Kasselca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027

Inbetriebnahme Anästhesie Herz-Jesu-Krankenhaus Fuldaca. 1. Jan. – 31. März 2028

Inbetriebnahme Anästhesie St. Vinzenz-Krankenhaus Hanauca. 1. Apr. – 30. Juni 2028

Inbetriebnahme Anästhesie Elisabeth-Krankenhaus Kasselca. 1. Juli – 30. Sep. 2028

Inbetriebnahme Anästhesie Marienkrankenhaus Kasselca. 1. Juli – 30. Sep. 2028

Funktionsprüfungca. 1. Okt. – 12. Nov. 2028

Gesamtabnahmeca. 13. Nov. – 25. Nov. 2028

Mängelansprücheca. 13. Nov. 2028 – 13. Nov. 2030

Gewährleistung Sachmängel Gesamtsystemca. 13. Nov. 2028 – 13. Nov. 2030

Gewährleistung Rechtsmängel Individualsoftwareca. 13. Nov. 2028 – 13. Nov. 2031

Vertragsende29. Dez. 2034

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität10 Kriterien

Preis 60%Qualität 40%

Gesamtpreis6000%
Gesamtsumme für 8 Jahre inkl. 19% MwSt. gemäß Preisblatt. Lineare Interpolation zwischen niedrigster Gesamtsumme (6.000 Punkte) und dem Zweifachen der niedrigsten Gesamtsumme (0 Punkte).
Produktdemonstration4000%
Bewertung der Produktdemonstration durch Vertreter der Fachabteilungen mittels Schulnotenprinzip. Besteht aus einem konzeptionellen Teil und einem Produktteil.

Gesamtpunktzahl = Punkte Gesamtpreis + Punkte Produktdemonstration (max. 10.000 Punkte). Punkte Gesamtpreis: lineare Interpolation zwischen niedrigster Gesamtsumme (6.000 Punkte) und dem Zweifachen der niedrigsten Gesamtsumme (0 Punkte). Punkte Produktdemonstration: Bewertung nach Schulnotenprinzip (sehr gut=1,0; gut=0,5; befriedigend=0,25; ausreichend=0); Bewertungskriterienpunkte = Maximale Punkte des Bewertungskriteriums × Gewichtungsfaktor gemäß Schulnote.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Punktegewichtungen und Bewertungsmethoden (Preisformel, Schulnotenprinzip) sind vollständig dokumentiert; die detaillierte Konkretisierung der Schulnotengewichtung wird in einem zusätzlichen Dokument 'Konkretisierung Gewichtungsfaktor gemäß Schulnote v1.0.pdf' beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtsystem und Architektur

Gegenstand: Patientendatenmanagementsystem (PDMS) für die Intensivstationen und Anästhesie-Informationsmanagementsystem (AIMS) für die Anästhesie.

Umfang als Gesamtsystem:

Hardware, Software, Lizenzen, Schnittstellen und Dienstleistungen als GesamtsystemServerumgebung virtualisiert auf der Plattform des AuftraggebersHochverfügbarkeit, Load-BalancingTestsystem mit identischer Parametrierung wie ProduktivsystemCITRIX- und Windows Terminal Server-KompatibilitätMandanten- und BerechtigungskonzeptThin-Client-fähig; Medical-PCs; Mobile Clients via WLAN; Tablets (Android/iOS)Administrationsoberfläche für den AuftraggeberLDAP(s)-Konnektor für Active Directory (AD führendes System)SpracherkennungseinbindungDokumentation in deutscher Sprache

Altdatenübernahme: NICHT vorgesehen (keine Migration).

Schnittstellen und Integration

Klinische Subsysteme (Software-Schnittstellen):

KIS (HL7 ADT, ORU, MDM, ORM, BAR/DFT)LIS (standorteigenes und externes Labor)PACS/VNA/CDR/Archiv (mit MDM-Events)Medikamentenmanagementsystem (ID-Pharma)Radiologie, DatawarehousePatientenaufklärung

Medizingeräteanbindung:

Vitaldatenmonitoring, Beatmungsgeräte, AnästhesiegeräteSpritzenpumpen/Infusionspumpen (Fluidmanagement)Hämodialysegeräte, Blutgasanalysegeräte, HZV-MessgeräteÜberwachungszentralenAnschluss via LAN/RJ45 oder Seriell-zu-Ethernet-KonverterMedizingeräteschnittstellen nach SDC-StandardTreiber, Seriell-zu-Ethernet-Konverter inkl. Halterung, Kabel

Standards/Interoperabilität:

HL7, HL7 FHIR, ISiKIHE-Integrationsprofile und RollenNachweis Kompatibilität mit ID-Pharma gemäß Standard-Testprotokoll von ID-Berlin

Arztbrieferstellung:

KIS-Integration inkl. Arztbriefübergabe, Kodierzugang, Freigabe-Workflow

Funktionalität PDMS/AIMS

Allgemeine Softwarefunktionen (P1):

Patientenübersichten, Parameter & Plausibilitätskontrolle, Trigger/MakroprogrammierungMedizinische Dokumentation, DokumenteneditorLeistungsdokumentation, Blutproduktdokumentation, ZugangsdokumentationPatientenverlegung, Datenübernahme aus VoraufenthaltenEin-/Ausfuhrdokumentation, BilanzenEntscheidungsunterstützung, Verordnungsmanagement (ärztlich/pflegerisch), MedikamentenverordnungenAuswertungen/Statistiken, Kodierung (ICD/OPS)Über 50 verschiedene Scores

Fachbereichsanforderungen (P2):

Pflege allgemein, Intensivstation/IMC, Anästhesie (vollständiger DGAI-Prozess)Prämedikation, OP-Dokumentation, AufwachraumPostoperative Visite, Zeiterfassung, Regionalanästhesie

Technische Anforderungen

Authentifizierung/Verwaltung:

Active Directory / LDAPSBenutzerverwaltung, GUI-KonfigurationMobiler Client, Offline-NutzungDatenschutz

Infrastruktur:

Server virtualisiert, georedundantDatenbank: MS SQL oder OracleClients: Citrix / ThinClientSystemleistung: < 0,15 s Charakterantwortzeit, < 1 s SystemantwortzeitEtikettendruck

Sicherheit:

Vulnerabilitätsmatrix mit Behebungszeiten auf CVSS-Basis (Workaround und Neutralisation)Kryptographie-Richtlinie (z.B. BSI TR-02102)Nachweis sicherer Softwareentwicklungsprozess (z.B. ISO 27001 oder ISO 25010)Ausfallkonzept mit schriftlichem HandlungsablaufKeine vollständige Datenlöschung; Änderungsprotokollierung; Abzeichnung von Daten

Rechtliche/Regulatorische Anforderungen

MDR IIa/b Zertifizierung (MPG)Abzeichnung von DatenÄnderungsprotokollierungVollwartungsvertrag 8 Jahre (Patches, Updates, Upgrades, Releases, Major-Releases, Hotline, Remote-Service, MDR/MPBetreibV-Prüfungen)Fortlaufendes Customizing: 10 Dienstleistungstage/JahrVertragsgrundlage: EVB-IT Systemvertrag auf Basis EVB-IT System-AGB Version 2.0 (19.09.2012)Vergütung: Einzelvergütung gemäß Anlage Nr. 2 (Preisblatt) und Anlage Nr. 3 (Fragenkatalog) – kein Pauschalfestpreis

Projekt, Rollout und Service

Projektphasen je Standort:

Q1 2027: Kick Off Intensivmedizin Fulda und HanauQ3 2027: Inbetriebnahme Intensivmedizin Fulda und Hanau (Teilabnahme)Q4 2027: Kick Off Anästhesie alle 4 StandorteQ1 2028: Inbetriebnahme Anästhesie Herz-Jesu-Krankenhaus Fulda (Teilabnahme)Q2 2028: Inbetriebnahme Anästhesie St. Vinzenz-Krankenhaus Hanau (Teilabnahme)Q3 2028: Inbetriebnahme Anästhesie Elisabeth-Krankenhaus Kassel und Marienkrankenhaus Kassel (Teilabnahme)Funktionsprüfung: 6 Wochen nach BetriebsbereitschaftGesamtabnahme: spätestens 12 Tage nach FunktionsprüfungVollwartungsvertrag: ab Inbetriebnahme bis Q1 2036 (8 Jahre)Mängelansprüche: 2 Jahre ab AbnahmeRegelarbeitszeit: Mo–Fr 8:00–18:00 Uhr; außerhalb Abstimmung mit AGZahlungsziel Rechnungen: 30 Tage

Leistungen:

Projektierung, Einführungsbetreuung, Customizing, Schulung, RolloutSchulungen (Administratoren, Multiplikatoren, ggf. Nutzer) inkl. Vor-/Nachbereitung und ZertifizierungenSchulungsunterlagen und VideoschulungsmaterialBereitstellung sensibler 3rd-Party-Dienste (z.B. FAX/SMS-Versand) sofern relevant

Produktdemonstration

Im Verfahren ist eine verbindliche Produktdemonstration (KW 45/46 2026) in Fulda vorgesehen. Gesamtdauer 300 Minuten + je 30 Minuten Auf-/Abbau. Inhaltlich sind 10 Themenblöcke zu präsentieren:

1. Einleitung & Unternehmensvorstellung (15 Min.)

2. Einführungskonzept (Projektzeitplan, PM-Methode, Risikomanagement, Schulungskonzept) (30 Min.)

3. Technisches Systemkonzept (Server, Virtualisierung, Patchmanagement, KIS-Schnittstellen, HL7 FHIR, Medizintechnik-Integration) (40 Min.)

4. Betriebs- und Wartungskonzept (SLA, Updates, Betriebssystemupdates) (10 Min.)

5. Notfallkonzept (Datensicherheit, Wiederherstellung) (5 Min.)

6. Ärztliche Dokumentation Intensivmedizin inkl. CPR, Verlegung, Arztbrief (60 Min.)

7. Pflegerische Dokumentation Intensivmedizin (Pflegestatus, LEP, Beatmung, Bilanzen) (60 Min.)

8. Ärztliche & pflegerische Dokumentation Anästhesie (Narkose, OP, Aufwachraum) (60 Min.)

9. Controlling- und Abrechnungsworkflow (ICD/OPS-Codes, Scoring) (15 Min.)

10. Roadmap kommende 3 Jahre (5 Min.)

Es dürfen ausschließlich im Angebotsumfang enthaltene Module/Funktionen/Lösungsbestandteile demonstriert werden; individuelle Anpassungen zur Nutzung sind kenntlich zu machen. Präsentationsfolien sind nach Abschluss zwingend über die Vergabeplattform einzureichen. Bewertet wird anhand 10 Kriterien mit insgesamt max. 4.000 Punkten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Formale Anforderungen

Sprache: DeutschForm: Elektronisch in Textform mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur/SiegelAngebotsabgabe frist- und formgerecht über das angegebene VergabeportalKeine Nebenangebote (nicht zugelassen)Keine Mischkalkulationen (Ausschlussgrund)Dokumentenechte EintragungenGgf. Bietergemeinschaftserklärung in Textform mit Bevollmächtigtem und gesamtschuldnerischer Haftung aller MitgliederAuf Verlangen: Auskünfte über wirtschaftliche/rechtliche Verbindungen zu anderen UnternehmenBeachtung von Export-/Sanktions-/Sperrlisten

Technische Leistungsfähigkeit

Produktdemonstration als Zulassungsvoraussetzung

Verbindliche Teilnahme an der Produktdemonstration in Fulda (KW 45/46 2026)Zulassung nur bei vorher erfolgreichem Nachweis der technischen LeistungsfähigkeitNichtteilnahme führt zum Angebotsausschluss

Geheimhaltung und Datenschutz

Geheimhaltungsvereinbarung zur IT-Umgebung muss ausgefüllt und unterschrieben übermittelt werden, bevor sensitive IT-Informationen bereitgestellt werdenAbschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß DSGVO als Anlage Nr. 6 zum EVB-IT Systemvertrag

Haftpflicht und Personal

Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGBQualifiziertes Personal; Projektmanager und Projektleiter als SchlüsselpositionenZusammenarbeits- und Eskalationsvereinbarungen

Referenzprojekte

Mindestanzahl gemäß veröffentlichten Mindestanforderungen (in Vorlage definiert, hier nicht im Detail spezifiziert) ReferenzenZeitraum: Inbetriebnahme- und Produktivbetriebsdatum pro Referenz anzugebenVolumen: Anzahl ICU/IMC-Betten und ANÄ/OP-Arbeitsplätze mit angebotener PDMS/AIMS-Lösung im Produktivbetrieb

Referenzen zur Lieferung, Installation und Konfiguration eines PDMS/AIMS (Auswahlkriterium 'slc-abil-ref-supply'), in 3 Kategorien mit konkreten Installationszahlen (ICU/IMC-Betten, ANÄ/OP-Arbeitsplätze im Produktivbetrieb)

Klinikname mit Anschrift, Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon), eingesetztes KIS, Datum Inbetriebnahme und Produktivbetrieb; Europa-Umsatz PDMS/AIMS 2023-2025 exkl. Hardware

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.