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Ausschreibungen Berlin

Hotel / Tagungszentrum zur Durchführung der mehrtägigen Konferenz "19. Geschichtsmesse" 2027

Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur10117 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur sucht ein Hotel oder Tagungszentrum, das die mehrtägige Konferenz „19. Geschichtsmesse" vom 18. bis 20. März 2027 ausrichtet.

Erwartet wird ein Gebäudekomplex (Klausurcharakter), in dem Tagung, Übernachtung und Verpflegung für rund 270 Teilnehmende stattfinden. Dazu gehören 8 Seminarräume, ein großer Plenarsaal, ein Pausenraum, ein Tagungsbüro sowie mindestens 250 Zimmer, Konferenztechnik, WLAN und kostenfreie Parkplätze. Der Standort soll geografisch zentral in Deutschland liegen (Entfernung zum nächsten Bahnhof max. 10 km, Bezugspunkt Niederdorla in Thüringen).

Die Abgabe der Angebote erfolgt ausschließlich elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (dtvp.de) bis zum 12. Oktober 2026, 12:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 12. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung11. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist30. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist2. Okt. 2026
Angebotsfrist12. Okt. 2026
Bindefrist12. Okt. – 3. Nov. 2026
Zuschlag3. Nov. 2026
Unterrichtung Bieter4. Nov. 2026
Ausführungsbeginn18. März 2027
Veranstaltungszeitraum18. März – 20. März 2027
StornierungsfristDatum offenKostenfreie Stornierung der Veranstaltung bis 30 Tage vor Stichtag (= Konferenzbeginn), also bis ca. 16.02.2027.
Reservierungsfrist ZimmerDatum offenMind. 250 Zimmer müssen bis zu einem fest vorgegebenen Termin (lt. Punkt 2.7 LB) reserviert werden — Termin nicht beziffert.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Gesamtpreis60%

    Der niedrigste Gesamtpreis (bestehend aus Preispauschalen gemäß Preis- und Informationsblatt, Positionen 2.6.1 Geschätzter Bedarf und 2.9 Busshuttle) wird am besten bewertet. Maximal 60 Punkte für den niedrigsten Preis, übrige Bieter über Dreisatz.

  • Lage/Erreichbarkeit/Einwohnerzahl15%

    Geographisch zentrale Lage in der Mitte Deutschlands (Niederdorla in Thüringen als Referenz-Mittelpunkt), kürzere Entfernung, bessere Erreichbarkeit (Shuttle/zu Fuß) und kleinere Einwohnerzahl des Hotelstandortes werden besser bewertet. Maximalwert 9 Einzelpunkte; Endpunktzahl max. 15, berechnet per Dreisatz.

  • Anzahl der Zimmer10%

    Höchste verfügbare Zimmerkapazität für den Tagungszeitraum wird am besten bewertet. Mindestanforderung 250 Zimmer zur Zulassung. Maximal 10 Punkte, Dreisatz-Berechnung.

  • Klassifizierung10%

    Beste Hotelklassifizierung (Anzahl Sterne) wird am besten bewertet. Mindestanforderung 3 Sterne zur Zulassung. Maximal 3 Einzelpunkte; Endpunktzahl max. 10, Dreisatz-Berechnung.

  • Stornogebühren5%

    Kostenfreie Stornierung der einzelnen Zimmer bis zum Anreisetag wird gewünscht und besser bewertet. 5 Punkte wenn keine Stornogebühren bis Anreisetag erhoben werden, 0 Punkte wenn Stornogebühren erhoben werden.

Bewertungsmatrix mit 5 Hauptkriterien, Gesamtpunktzahl max. 100. In jeder Kategorie erhält der beste Bieter die Maximalpunktzahl gemäß Gewichtung (60, 15, 10, 10, 5). Alle anderen Bieter werden über den Dreisatz ins Verhältnis gesetzt: Punkte = (Wert bester Bieter / Wert jew. Bieter) * Gewichtungsfaktor. Kriterium 1 (Preis): niedrigster Preis / Preis jew. Bieter * 60. Kriterium 2 (Lage): Einzelpunkte jew. Bieter * 15 / höchste Einzelpunkte. Kriterium 3 (Zimmer): Zimmeranzahl * 10 / höchste Zimmeranzahl. Kriterium 4 (Klassifizierung): Einzelpunkte * 10 / höchste Einzelpunkte. Kriterium 5 (Stornogebühren): 5 Punkte wenn keine Stornogebühren bis Anreisetag, sonst 0 Punkte. Kaufmännische Rundung.

KI-Hinweis: Alle 5 Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Berechnungsformeln (Dreisatz) und Mindestanforderungen sind in den Bewerbungsbedingungen unter Punkt 6.2 vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Veranstaltung und Teilnehmende

Konferenz: 19. GeschichtsmesseTermin: 18.–20. März 2027Teilnehmende: ca. 270 PersonenCharakter: Klausurtagung – Tagung, Unterbringung und Verpflegung in einem GebäudekomplexZusätzlich: Vorabendessen am Mittwoch (17.03.2027) für voranreisende Gäste

Räumlichkeiten

8 Seminarräume, je 25–60 Plätze, parlamentarisch bestuhltPausenraum für max. 300 Personen ohne Bestuhlung, mit Platz für ca. 40 Ausstellungstafeln/RollupsPlenarsaal mit mind. 300 Plätzen, davon mind. 75 % parlamentarisch bestuhltVorraum/Lobby mit mind. 130 qm für den 'Markt der Möglichkeiten' (max. 40 große Tische + je 2 Stühle)Tagungsbüro mit mind. 40 qm, zentral gelegen

Unterbringung

Mindestens 250 ZimmerMindestens 3-Sterne-KlassifizierungReservierung der Zimmer bis zu einem festgelegten Termin laut Leistungsbeschreibung (Punkt 2.7)Übernachtung inkl. Frühstück (Preis pro Person, netto und brutto)

Verpflegung

Pro Person im Paket enthalten:

Donnerstag (1. Konferenztag, halbtags): Mittagsimbiss, Abendessen, NachmittagssnackFreitag (2. Konferenztag, ganztags): Mittagessen, Abendessen, NachmittagssnackSamstag (3. Konferenztag, halbtags): MittagessenMittwochabend: Abendessen für voranreisende Gäste

Alle Mahlzeiten inkl. nicht-alkoholische Getränke.

Technik, Ausstattung und Service

Komplette Konferenztechnik (Sound, Aufzeichnungen, Beleuchtung, Präsentationstechnik) – als Festpreis inkl. BetreuungKostenfreies WLAN im gesamten TagungsbereichVollständige Barrierefreiheit der gesamten AnlageOrganisatorischer Ansprechpartner – während der gesamten Dauer erreichbarTechnischer Ansprechpartner – bei allen Programmpunkten anwesendKostenfreie Parkplätze: mind. 20, davon 1 für einen Mietwagen des AuftraggebersBustransfer: Festpreis für 2 Busse mit insgesamt 6 Fahrten (3 Anreisetag, 3 Abreisetag) – nur wenn der nächste Bahnhof nicht fußläufig (≤ 800 m) erreichbar ist

Lage und Erreichbarkeit

Max. 10 km Entfernung zum nächsten Bahnhof (Luftlinie)Standort geografisch zentral in Deutschland (Bezugspunkt Niederdorla in Thüringen)Falls Bahnhof nicht fußläufig ≤ 800 m: Bustransfer vom/zum Bahnhof erforderlich

Stornierungsbedingungen

Kostenfreie Stornierung der gesamten Veranstaltung bis 30 Tage vor Stichtag möglich bei Epidemie/Pandemie, Naturkatastrophen oder TerrorgefahrStornogebühren für einzelne Zimmer/Leistungen und Bedingungen für die Gesamtveranstaltung sind im Angebot anzugeben

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Eignung des Bieters

Der Auftraggeber prüft Fachkunde und Leistungsfähigkeit nach § 122 Abs. 1 GWB in Verbindung mit § 31 Abs. 1 UVgO. Es dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vorliegen.

Bei Auftragswerten ab 50.000 € netto wird vor Zuschlag eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister eingeholt.

Zwingend einzureichende Erklärung

Unterschriebene Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Bezug: § 48 VgV sowie §§ 31, 35 UVgO). Fehlt diese Erklärung, führt das zum Ausschluss des Angebots.

Ausschlusskriterien der Leistung (im Angebot mit Ja/Nein zu beantworten)

Wird eine der folgenden Anforderungen mit 'Nein' beantwortet, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen:

1a – Gebäudekomplex: Tagung, Unterbringung und Verpflegung in einem Gebäudekomplex1b – Bahnhofsnähe: Max. 10 km Luftlinie zum nächsten Bahnhof1c – Barrierefreiheit: Vollständige Barrierefreiheit der gesamten Anlage1d – Hotelklassifizierung: Mindestens 3 Sterne1e – Zimmerkapazität: Mindestens 250 Zimmer, bis zum vorgegebenen Termin reservierbar1f – Räumlichkeiten & Technik: 8 Seminarräume, Pausenraum, Plenarsaal (mind. 300 Plätze), Vorraum (mind. 130 qm), Tagungsbüro (mind. 40 qm), Konferenztechnik inkl. WLAN1g – Stornierung: Kostenfreie Stornierung der Gesamtveranstaltung bis 30 Tage vor Stichtag bei Epidemie/Pandemie, Naturkatastrophen oder Terrorgefahr1h – Ansprechpartner: Organisatorischer Ansprechpartner (jederzeit erreichbar) sowie technischer Ansprechpartner (bei allen Programmpunkten anwesend)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 21%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 8 erledigt
Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise
Fristen & Formales
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur
Ort
10117 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10117 Berlin
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