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Inkassodienstleistungen gegenueber wohnenden Mietern

GESOBAU AG13187 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die GESOBAU AG (Berlin) schreibt Inkassodienstleistungen für säumige wohnende Mieter aus. Es geht um die außergerichtliche Einziehung von Mietforderungen im Rahmen eines Rahmenvertrags mit wiederkehrenden Aufträgen.

Wichtige Eckdaten:

Zwei Lose: Los 1 für die GESOBAU AG (ca. 61.400 Mieteinheiten, ca. 4.200.000 EUR Forderungen/Jahr) und Los 2 für die GESOBAU Wohnen GmbH & Co. KG (ca. 2.770 Mieteinheiten, ca. 110.000 EUR Forderungen/Jahr).Leistungszeitraum: 01.01.2027 bis 31.12.2028 (24 Monate).Vergütung: Erfolgshonorar in Prozent der eingezogenen Forderungen (zzgl. MwSt.).Zuschlagskriterien: Erfolgshonorar (60 %), Servicekonzept (25 %), Mindesterfolgsquote (15 %).Angebotsabgabe: Ausschließlich digital über www.vergabe.berlin.de.

Bieter müssen u. a. Inkasso-Zulassung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), eine Berufs-Haftpflichtversicherung (mind. 250.000 EUR pro Schaden, 1 Mio. EUR pro Jahr, inkl. DSGVO), Referenzen vergleichbarer Aufträge sowie ein Servicekonzept vorlegen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 15. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Veröffentlichung17. Sep. 2026
Angebotsfrist15. Okt. 2026
Angebotsöffnung15. Okt. 2026
Bindefrist15. Okt. – 13. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Vertragsende31. Dez. 2028
Vertreter vor OrtDatum offenInnerhalb von 2 Arbeitstagen nach Anforderung muss ein kompetenter Vertreter in Berlin verfügbar sein.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Erfolgshonorar60%

    Prozentualer Anteil am Forderungsbetrag bei erteiltem Mandat und fristgerechter Beitreibung. Bewertung über Verhältnis zum niedrigsten Erfolgshonorar im Wettbewerb (niedrigster Preis = 60 Punkte).

  • Servicekonzept25%

    Entwurf eines Servicekonzeptes mit Angaben zu: Maßnahmen zur Wahrung des öffentlichen Ansehens (4 Pkt.), Zusammenarbeit mit AG (4 Pkt.), Zugriff auf webbasierte Klienten-Portale (4 Pkt.), Verfahren der Forderungsbearbeitung (4 Pkt.), Ansprache der Schuldner (4 Pkt.), Mustervorlagen für Schriftverkehr (2 Pkt.), kostenlose Serviceleistungen wie Sonderreports (3 Pkt.). Bewertung durch Auswahlgremium.

  • Mindesterfolgsquote15%

    Durchschnittliche Mindesterfolgsquote nach Forderungsausgleich in % bezogen auf die übergebene Forderungssumme. Bewertung über Verhältnis zur höchsten Mindesterfolgsquote im Wettbewerb (höchste Quote = 15 Punkte).

Preis (Erfolgshonorar): Punktzahl = niedrigstes Erfolgshonorar im Wettbewerb * 60 / Erfolgshonorar des Bieters. Mindesterfolgsquote: Punktzahl = Mindesterfolgsquote des Bieters * 15 / höchste Mindesterfolgsquote im Wettbewerb. Servicekonzept wird durch ein Auswahlgremium mit maximal 25 Punkten bewertet.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (in Punkten) und Bewertungsformeln sind vollständig in den Leistungsverzeichnissen und der Bekanntmachung angegeben. Die Bekanntmachung nennt die Gewichtung in Prozent (60%/25%/15%), die LV in Punkten (60/25/15) – beide ergeben 100. Maximal 100 Punkte erreichbar.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Vertragsform

Außergerichtliche Einziehung von Mietforderungen gegenüber wohnenden Mietern, die sich in Zahlungsverzug befinden.

Übergebene Forderungen sind in der Regel untituliert.Rahmenvertrag mit wiederkehrenden Aufträgen (Einzelmandate); keine Exklusivität – der Auftraggeber ist nicht zur Übertragung von Mandaten verpflichtet.Leistungszeitraum: 01.01.2027 bis 31.12.2028 (24 Monate).Vergütung: Erfolgshonorar in % der eingezogenen Forderungen, zuzüglich MwSt.Die Bieter können Angebote für ein oder mehrere Lose abgeben.

Prozess und Kernleistungen

Prozess in 5 Stufen:

1. Zahlungserinnerung – durch den Auftraggeber

2. Übergabe der Mahnliste – durch den Auftraggeber

3. Forderungsbeitreibung – durch den Auftragnehmer (Kernleistung)

4. Fristlose Kündigung – durch den Auftraggeber

5. Abgabe an Rechtsanwalt – durch den Auftraggeber

Leistungen des Auftragnehmers in Stufe 3:

Schriftliche Kontaktaufnahme mit Schuldnern auf eigenem Briefkopf nach Erhalt der monatlichen MahnlisteTelefonische Kontaktaufnahme nach Zugang der SchreibenWahrung des Ansehens des Auftraggebers (keine negativen Maßnahmen)Aushandlung von Ratenzahlungsvereinbarungen (max. 6 monatliche Teilbeträge, nur nach Rücksprache mit dem Auftraggeber)Überwachung der Ratenzahlungen bis zum vollständigen AusgleichMonatlicher Report über Verlauf und Ergebnis je Einzelmandat (gemäß Anlage 4)Bei Scheitern: unverzügliche Information und Rückgabe des MandatsVPN-Zugang zur Einsicht in Mieterkonten; Prüfung des Mietenkontos vor Kontaktaufnahme

Bearbeitungs- und Fristenregelungen

Laufzeit pro Einzelmandat: 20 Kalendertage ab Zugang der Mahnliste beim Auftragnehmer; bei Ratenzahlung endet das Mandat mit vollständigem Forderungsausgleich.Bemessungszeitraum für Zahlungseingänge: Folgetag nach Erhalt der Mahnliste bis 20 Kalendertage danach. Es zählen nur Zahlungen, die innerhalb von 4 Werktagen nach Erhalt der Mahnliste gebucht werden.Rechnungsstellung: bis zum 30. Kalendertag des Folgemonats nach Übersendung der Mahnliste.Bereitstellung eines verantwortlichen Vertreters vor Ort in Berlin: innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Anforderung.Alle übergebenen Forderungen sind zu bearbeiten (keine Forderungsuntergrenze).

Ausschlüsse und Kostenregelung

Keine Inkassokosten oder Gebühren zulasten der Schuldner.Kein Kostenanspruch gegenüber Mietern; sämtliche Bearbeitungs- und Betreibungskosten trägt der Auftragnehmer ab Übernahme der Forderung.Keine Anrechnung von Zahlungen durch Ämter (z. B. JobCenter, Bezirksamt).Keine Anrechnung von Folgemieten ohne gesonderte Beauftragung.Maximale Anrechnung: 100 % der übergebenen Forderung.

Kommunikation und Berichtswesen

Kommunikation mit Schuldnern erfolgt auf Deutsch.Schriftverkehr auf eigenem Briefkopf des Auftragnehmers; Mustervorlagen sind Bestandteil des Servicekonzepts.Zugriff auf webbasierte Klienten-Portale des Auftraggebers zur Bearbeitung.Monatliche Berichterstattung (Standardreport gemäß Anlage 4) sowie optional kostenfreie Serviceleistungen wie monatliche Sonderreports nach KC.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Qualifikation und Zulassungen

Gewerberechtlich ordnungsgemäße Anmeldung bzw. entsprechende Erlaubnisse.Eintragung im einschlägigen Register, soweit gesetzlich vorgeschrieben.Nachweis der Zulassung für Inkassotätigkeit gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG).Personen für die Leistungserbringung müssen entsprechend zertifiziert/qualifiziert sein.

Versicherungen

Betriebshaftpflichtversicherung muss abgeschlossen sein.Berufs-Haftpflichtversicherung für reine Vermögensschäden mit Mindestdeckung 250.000 EUR je Versicherungsfall und Gesamtdeckung von mindestens 1.000.000 EUR pro Versicherungsjahr; DSGVO-/Datenschutzverletzungen müssen mitversichert sein.Alternativ zur Police: Verpflichtungserklärung Versicherung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Erklärung über Gesamtumsatz sowie Umsatz vergleichbarer Leistungen für die Jahre 2023, 2024 und 2025.Angabe der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl in den Jahren 2023, 2024 und 2025.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzprojekte vergleichbarer Leistungen im Zeitraum 01.01.2023 bis Angebotseröffnung (Formblatt Referenzbestätigung sowie Eigenerklärung zur Eignung III).Angaben zu im eigenen Betrieb verfügbaren Arbeitskräften.

Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe

Keine Eintragung im Wettbewerbsregister.Keine Eintragung in Sanktionslisten gemäß EG-Antiterrorismusverordnung (Nr. 2580/2001 und 881/2002).Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB (zwingend) und § 124 GWB (fakultativ).Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Keine Verurteilungen wegen einschlägiger Straftaten in den letzten 5 Jahren (u. a. §§ 129, 261, 263, 299 StGB) und keine Geldbuße nach § 30 OWiG.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.Keine schwerwiegende Verfehlung bei früheren öffentlichen Aufträgen, keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen, kein Interessenkonflikt.

Arbeits-, sozial- und vergaberechtliche Anforderungen

Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen.Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und des Berliner Vergabegesetzes.Einhaltung des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG).Keine Verstöße gemäß § 21 AEntG/MiArbG mit Geldbuße > 2.500 EUR in den letzten 2 Jahren.

Präqualifikation

Falls im Lieferantenportal der Wohnungsbaugesellschaften Berlin/Brandenburg, im ULV (Senatsverwaltung Berlin) oder in einer PQ-Datenbank eingetragen: Angabe der Registriernummer.Andernfalls Einreichung der Eigenerklärung zur Eignung I bzw. der geforderten Unbedenklichkeitsbescheinigungen.

Organisatorische Eignung

Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners.Zusicherung, dass innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Anforderung ein kompetenter, verantwortlicher Vertreter vor Ort in Berlin verfügbar ist.Bereitschaft zur digitalen Angebotsabgabe über www.vergabe.berlin.de und zur Nutzung von DocuSign bei Vertragsbeginn (E-Mail-Adresse erforderlich).
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 01.01.2023 bis Angebotsfrist (15.10.2026); Mindestvertragslaufzeit je Referenz: 1 JahrVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Inkassotätigkeiten, deren Auftraggeber eine große Wohnungsbaugesellschaft oder Wohnungsbaugenossenschaft mit einem Eigenbestand von mehr als 20.000 Wohnungen ist.

Pro Referenz anzugeben: Auftraggeber (Name und Adresse), Ansprechpartner mit Telefonnummer, Bezeichnung des Referenzprojektes, Art der Leistung, Leistungsumfang (inkl. Anzahl Wohnungen), Ausführung unter bewohnten Bedingungen (ja/nein), Auftragssumme (brutto), Ausführungszeitraum (MM.JJJJ–MM.JJJJ).

nicht spezifiziert ReferenzenZeitraum: 01.01.2023 bis AngebotseröffnungVolumen: nicht spezifiziert

Aus Eigenerklärung zur Eignung III: zusätzlich Angabe der durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer je Referenz.

Inhalt der Referenzliste gemäß Eigenerklärung III.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 73%4–10 · 23%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Pflichtformblätter und Eigenerklärungen
Fachliche Nachweise
Servicekonzept und wertungsrelevante Angaben
Vertrags- und Datenschutzunterlagen
Falls zutreffend
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Auf einen Blick

Auftraggeber
GESOBAU AG
Ort
13187 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
13187 Berlin
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