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Jahrestagung 2027 Teilnehmerhandling und Anmeldeseiten

Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12ZV Hansastraße 27C 80686 München, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Fraunhofer-Gesellschaft sucht einen externen Dienstleister, der das gesamte Teilnehmerhandling für die Fraunhofer-Jahrestagung 2027 übernimmt. Dazu gehören eine Anmeldewebsite, die Verwaltung der Teilnehmenden, der Versand von Einladungen und Briefen, Namensschilder, Sitzpläne sowie die Betreuung vor Ort.

Wichtige Eckdaten:

Veranstaltung: 16.–17.06.2027 (Stuttgart laut Leistungsbeschreibung), ca. 500 geladene Gäste, hybrid, mit mehreren TeilveranstaltungenLeistungszeitraum: 18.01.2027 bis 30.06.2027, Hosting ab 01.03.2027Budget (Höchstwert): 80.000 € nettoAngebotsfrist: 05.11.2026, 12:00 UhrBindefrist: 29.01.2027

Abzugeben ist ein vollständiges Angebot mit Konzepten, Kostenaufstellung und Eigenerklärungen. Es handelt sich um ein Los.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 05. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUN
Veröffentlichung16. Okt. 2026
Angebotsfrist5. Nov. 2026
Vertragsbeginn18. Jan. 2027
Vertragslaufzeit18. Jan. – 30. Juni 2027
Bindefrist29. Jan. 2027
Hosting & Domain-Management1. März – 30. Juni 2027
Aufbau Check-In15. Juni 2027
Jahrestagung (Hauptveranstaltung)16. Juni – 17. Juni 2027
Vertragsende30. Juni 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 35%Qualität 65%
  • Preis35%

    Bewertung des Gesamtpreises einschließlich aller Module sowie Reisekosten und Spesen; angeforderte Optionen werden in die Gesamtpreisbetrachtung einbezogen.

  • Softwarelösungen / technische und funktionale Qualität20%

    Bewertet werden die Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit von Frontend, Backend und Seating-Tool sowie die Konfigurationsmöglichkeiten für Mitarbeitende der Fraunhofer-Gesellschaft.

  • Umsetzung der Teilnehmergruppen / Gruppen- und Rechteverwaltung25%

    Bewertet werden Dokumentation, manuelle und automatische Gruppenzuordnung, Zugriffssteuerung sowie die Flexibilität bei der Verwaltung, Änderung, Erweiterung und Löschung von Gruppen.

  • Dienstleistungskonzept - Betreuung und Support20%

    Bewertet werden das Betreuungskonzept für den Auftraggeber und das Betreuungskonzept für Gäste.

Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der gewichteten Punkte je Zuschlagskriterium. Das PreisKriterium wird anhand linear interpolierter Werte bewertet; der niedrigste Angebotspreis erhält 100 Punkte, ein fiktiver doppelt so teurer Angebotspreis erhält 0 Punkte. Die übrigen Zuschlagskriterien werden je Kriterium anhand einer Punkteskala von 0 bis 100 bewertet.

KI-Hinweis: Die vier Zuschlagskriterien, ihre Gewichtungen von insgesamt 100 Prozent sowie die Bewertungsarten für Preis und nichtmetrische Kriterien sind vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Anmeldeseiten und Website

Programmierung und Bereitstellung einer Veranstaltungs-Website mit Anmelde- bzw. RegistrierungsseiteEigene VeranstaltungsdomainGestaltung nach der Corporate Identity der Fraunhofer-GesellschaftTechnisches Hosting und Domain-Management vom 01.03.2027 bis 30.06.2027Hosting und Datenverarbeitung in Deutschland, der EU oder dem EWR (DSGVO)

Teilnehmendenverwaltung und E-Mail-Kommunikation

Registrierungssystem mit Erfassung und Verwaltung der AnmeldedatenRollenbasierter Zugriff, Import und Export, Doublettenprüfung, KontingentverwaltungReporting als PDF, Excel oder WordAnpassung an KundenwünscheVerwaltung von ca. 4.500 Datensätzen plus bis zu 500 zusätzliche (Staffelpreise)E-Mails: Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen, Zugangsbriefe und finale BestätigungIndividualisierbar je Teilveranstaltung oder Gruppe, HTML-Format, Kalenderanhang (Outlook, Google, iCal, Yahoo), Nachversand möglich

Postversand, Namensschilder und Hardware

Postalischer Einladungsversand: ca. 500 Briefe, weitere bis max. 200 DatensätzeBriefe im Format A4, 3 Varianten, gefalzt, mit Flyer-Beilage2 Flyer-Varianten (105 x 210 mm, 4/4 Euroskala, 220 g/m² matt)Briefumschläge DIN lang mit Fenster und Logo-DruckNamensschilder: Vorabproduktion bis zu 650 Stück, weißes ökologisches Kartenmaterial, Krokoclips, Nachdruck vor OrtBereitstellung von 4 Notebooks, 4 beidseitigen Namensschilddruckern und 4 Handscannern für den Live-Check-in inkl. Vorkonfiguration, Anlieferung und Abholung

Vor-Ort-Betreuung, Check-in und Sitzplanung

Check-in der Gäste, Ausgabe von Unterlagen und NamensschildernGästebetreuung inkl. VIP-BetreuungVor-Ort-Check-in über 3 Tage, Aufbau ab 15.06.2027 nach AbspracheIndividuelle Sitzpläne mit Drag-and-Drop auch mobil, Saalpläne stellt der Auftraggeber bereitFront-Row-Seating für die Preisverleihung (ca. 3–4 Reihen)

Hotline und Konzepte

Hotline Mo–Fr 10:00–17:00 Uhr, telefonisch und per E-MailZwei Dienstleistungskonzepte mit je max. 4 PowerPoint-Seiten: eines für den Auftraggeber, eines für die Gäste (Team, Kommunikation, Betreuung)

Zeitraum, Veranstaltungen und Ort

Leistungszeitraum: 18.01.2027 bis 30.06.2027Hauptveranstaltung: 16.–17.06.2027 (Stuttgart laut Leistungsbeschreibung)Ca. 500 geladene Gäste, hybrid, 7 Teilveranstaltungen (Senat, Alumni, WTR, Fachpanel, Preisverleihung, Get-together, OMV) mit AblaufplanErfüllungsort der Leistung laut Mustervertrag und Stammdaten: München (ZV, Hansastraße 27C)

Nicht Bestandteil der Leistung

Möblierung, Catering und Veranstaltungstechnik sind ausdrücklich nicht enthalten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe

Der Bieter erklärt, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Dazu zählen unter anderem:

Bestimmte Straftaten (z. B. Betrug, Bestechung, Terrorismusfinanzierung)Nichtzahlung von Steuern oder SozialversicherungsbeiträgenVerstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche PflichtenInsolvenz oder LiquidationWettbewerbsbeschränkende Absprachen oder InteressenkonflikteMangelhafte Auftragserfüllung bei früheren AufträgenTäuschung oder Zurückhalten von Auskünften

Ausschlussgründe nach SchwarzArbG, AEntG, AufenthG, MiLoG, LkSG und BTTG sind ebenfalls zu erklären.

Tariftreue

Verbindliche Zusage, den eingesetzten Beschäftigten während der Auftragsausführung mindestens die gesetzlich festgelegten Arbeitsbedingungen zu gewährenNachunternehmer und Verleiher zur Einhaltung verpflichten und dies sicherstellenNachweise bereithalten und auf Anforderung der Prüfstelle Bundestariftreue vorlegenAlternativ Nachweis über ein Präqualifizierungszertifikat

Subunternehmer und Sanktionsrecht

Angabe, ob Subunternehmer eingesetzt werden, inkl. prozentualem Umfang und Verfügbarkeit im AuftragsfallBei Einsatz von Subunternehmern: Eigenerklärung zu EU-Verordnung Nr. 833/2014 und zu Ausschlussgründen beifügen

Mindestanforderungen laut Mustervertrag

Haftpflichtdeckung mindestens 5,0 Mio. Euro für Personen- und SachschädenHaftpflichtdeckung mindestens 1,0 Mio. Euro für sonstige Schäden, insbesondere VermögensschädenBei Bietergemeinschaften muss sich der Versicherungsschutz in voller Höhe auf jedes Mitglied erstreckenNicht von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 19 Abs. 1 MiLoG ausgeschlossenEinsatz qualifizierten Personals
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 49%4–10 · 47%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Formale Nachweise und Eigenerklärungen
Angebot und Konzepte
Preise, Personal und Ansprechpartner
Vertragsunterlagen (Vorbereitung auf Auftragserteilung)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12
Anschrift
80686 München
Ort
80686 ZV Hansastraße 27C 80686 München
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
80686 ZV Hansastraße 27C 80686 München
Bayern

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