Konferenzbewirtung

Lieferung von Speisen und Getränken für Konferenzen, Sitzungen und Besprechungen am Standort Bundesallee 210, 10719 Berlin. Bedarfsorientierte Abrufe sind durch alle Organisationseinheiten der IBB möglich. Erwartet werden durchschnittlich bis zu neun Bewirtungen pro Woche mit jeweils 4 bis 200 Personen. Überwiegend werden Getränke und Snacks benötigt, teilweise auch ganztägige Veranstaltungen mit Essensverpflegung. Eine Abnahmegarantie besteht nicht.

Das Preisblatt umfasst neun Kategorien:

Für zusätzliche Snacks, Fingerfood, Suppen und weitere unalkoholische Getränke sind Maximalkategoriepreise anzugeben.

Das Preisblatt umfasst:

Heißwasser muss mindestens eine Auswahl aus Früchte-, Kräuter- oder Schwarztee enthalten.

Die Produkte sind grundsätzlich frisch zubereitet; Ausnahmen sind zu kennzeichnen. Saisonale und regionale Produkte sind nach Möglichkeit zu bevorzugen. Je Produkt sind Allergene, Zusatzstoffe sowie Mindesthaltbarkeiten beziehungsweise Verbrauchsfristen anzugeben. Vegetarische und vegane Alternativen sind nach Verfügbarkeit anzubieten. Die lebensmittelrechtlichen Vorgaben einschließlich der Kennzeichnungspflichten sind einzuhalten.

Die Anlieferung erfolgt im Stadtgebiet Berlin nach Abruf. Üblicher Vorlauf beträgt 24 bis 48 Stunden nach Vereinbarung. Die Grundversorgung findet Montag bis Freitag von 07:00 bis 17:00 Uhr statt. In Ausnahmefällen muss auch ein Veranstaltungsende nach 17:00 Uhr möglich sein. Wochenendveranstaltungen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Die Lieferung erfolgt pünktlich in hygienegerechten Behältnissen. Kühl- und Transporttemperaturen sind während der gesamten Lieferkette einzuhalten. Für kurzfristige Abrufe ist ein Ansprechpartner mit Telefonnummer zu benennen.

Geschirr und Besteck können bei Bedarf mitgeliefert beziehungsweise in ausreichender Menge bereitgestellt werden. Die Rücknahme von Mehrweggebinden ist nach Vereinbarung zu regeln. Verpackungsmaterial ist fachgerecht zurückzunehmen und zu entsorgen.

Mindestens 15 Prozent des monetären Wareneinsatzes für Lebensmittel müssen aus biologischer Landwirtschaft stammen. Für Fische und andere Meeresprodukte sowie für Kaffee, Tee, Kakao und Schokolade sind zu 100 Prozent nachhaltige beziehungsweise biologische Bezugsquellen mit geeignetem Nachweis einzusetzen. Ausgewählte Nachweise sind spätestens mit der Leistungserbringung vorzulegen. Standardlebensmittel wie Zucker, Milch, Marmelade und Senf dürfen nicht in Portionsverpackungen serviert werden. Es ist ausschließlich Mehrweggeschirr einschließlich Bechern für kalte und heiße Getränke zu verwenden; zulässige Ausnahmen sind Karton-, Schlauchbeutel- und Folien-Standbeutelverpackungen. Speiseabfälle, Fette und Öle, Altglas, Pappe, Papier und Leichtverpackungen sind getrennt zu sammeln. Servietten, Küchenrollen und Papierhandtücher müssen aus Altpapier bestehen und dem Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 5 entsprechen; ungebleichte Back-, Koch- und Heißfilterpapiere müssen dem Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 65 entsprechen.

Der Bieter und die für ihn verantwortlich handelnden Personen dürfen keine Ausschlussgründe nach den geltenden Vergabe- und Korruptionsvorschriften erfüllen. Erklärt werden müssen insbesondere rechtskräftige Verurteilungen oder Geldbußen wegen bestimmter Straftaten, nicht gezahlte Steuern oder Sozialabgaben, schwerwiegende Verstöße gegen arbeits- oder umweltrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere Verfehlungen, Wettbewerbsabsprachen, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung, erhebliche Mängel bei früheren Aufträgen sowie schwere Täuschung oder Zurückhalten von Auskünften. Erfüllte Steuer- und Sozialabgaben sowie geeignete Selbstreinigungsmaßnahmen können einen Ausschluss in den im Formular vorgesehenen Fällen abwenden. Die Erklärung ist auch für Eignungsleiher, Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft vorzusehen.

Der Betrieb muss als Lebensmittelbetrieb beim zuständigen Berliner Bezirksamt registriert sein und der amtlichen Überwachung unterliegen. Der gültige Registrierungsnachweis ist beizufügen. Für alle Beschäftigten, die an der Leistungserbringung beteiligt sind, sind Hygieneschulungsnachweise vorzulegen. Diese dürfen nicht älter als zwei Jahre sein. Der Anbieter muss ein HACCP-Konzept einreichen.

Der Anbieter muss seit mindestens drei Jahren am Markt tätig sein und in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils jährlich im Durchschnitt mindestens zehn festangestellte und qualifizierte Mitarbeitende beschäftigt haben. Die Angaben werden über die Eigenerklärung zur personellen Kapazität erbracht. Das Formular sieht hierfür Eintragungen zum letzten, vorletzten und vorvorletzten Geschäftsjahr vor.

Eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000,00 Euro für Personen- und Sachschäden ist nachzuweisen oder verbindlich vor Leistungsbeginn abzuschließen. Der Versicherungsschutz muss Schäden an gemieteten und geliehenen Sachen sowie schuldhaft verursachte Schäden durch Erfüllungsgehilfen einschließen. Eine Versicherung für Tätigkeitsschäden muss eingeschlossen sein. Der Versicherungsschutz ist während der Auftragsausführung aufrechtzuerhalten.

In der Eigenerklärung ist anzugeben, ob das Unternehmen Kleinstunternehmen oder KMU ist. Für die Einstufung gelten höchstens 249 Beschäftigte sowie höchstens 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Mio. Euro Bilanzsumme. Die Angaben zum Unternehmen und zur erklärenden Person sind vollständig einzutragen.

Mit dem Angebot sind die Eigenerklärungen zur Einhaltung der VwVBU und der ILO-Konformität sowie die ausgefüllte Vereinbarung zu Vertraulichkeit und Datenschutz einzureichen. Bei Bietergemeinschaften ist für jedes Mitglied ein eigener Vordruck vorzusehen. Zudem ist die Zustimmung zur Wettbewerbsregisterabfrage abzugeben, wenn der Auftragswert die im Angebotsschreiben genannte Schwelle erreicht. Vertragspartner, Lieferanten, Unterauftragnehmer und Eignungsleiher müssen den restriktiven Maßnahmen gegenüber Russland entsprechen.