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Ausschreibungen Mecklenburg-Vorpommern

Lieferung, Installation und Anpassung eines Social Intranets für den Einsatz in der Stadtverwaltung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung18055 Rostock, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock beschafft ein Social Intranet für ihre Stadtverwaltung (ca. 2.200 Beschäftigte in der Kernverwaltung, später optional ca. 400 weitere in Eigenbetrieben).

Gefordert wird:

Lieferung und Installation einer Social-Intranet-Software als On-Premises-Lösung im eigenen Rechenzentrum (keine SaaS/Cloud).Anpassung, Einführung und Schulung der Lösung.48 Monate garantierte Verfügbarkeit und Pflege (Wartung/Updates) durch den Auftragnehmer.Remote-Wartung durch den Hersteller, Datenverarbeitung in Deutschland/EU.

Das Verfahren ist eine öffentliche Ausschreibung nach UVgO, Angebote werden elektronisch über evergabe-mv.de eingereicht. Angebotsfrist: 26.10.2026, 09:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 26. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027
Veröffentlichung25. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist19. Okt. 2026
Angebotsfrist26. Okt. 2026
Bindefrist26. Okt. – 18. Dez. 2026
Angebotspräsentation16. Nov. – 20. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragsende1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode11 Kriterien
  • Preis

    Angebotspreis (Wertungssumme brutto aus Position 1-9 des Preisblatts und aller zusätzlich notwendigen Komponenten). Fließt ausschließlich über die Formel Z = L/P in die Wertung ein (einfache Richtwertmethode). Preis und Leistung sind jeweils zu 50% gewichtet.

  • Qualität (Gesamtleistungspunkte)

    Gesamtleistungspunkte bestehend aus den erreichten Punkten aus den Bewertungskriterien des Leistungsverzeichnisses (B1 = 10 Punkte, B2 = 5 Punkte pro Kriterium, KI-Konzept +1 Zusatzpunkt, Gamification +1 Zusatzpunkt) sowie den im Rahmen der Präsentation erzielten Bewertungspunkten (insgesamt 100 Punkte). Fließt über die Formel Z = L/P in die Wertung ein.

Einfache Richtwertmethode nach UfAB VI: Richtwert = Gesamtleistungspunkte / Angebotspreis. Das Angebot mit dem höchsten Richtwert erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Die Vergabeart (einfache Richtwertmethode) und Formel sind eindeutig; die B1/B2-Bewertungspunkte (10/5) sind im Leistungsverzeichnis definiert. Die genaue Gesamtanzahl der B1- und B2-Kriterien im Leistungsverzeichnis müsste ausgezählt werden, eine prozentuale Gewichtung der einzelnen Kriterien wird nicht angegeben, da der Preis über die Formel Z=L/P einfließt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellungsart und Plattform

On-Premises-Betrieb zwingend: Die Social-Intranet-Software wird im Rechenzentrum der Hanse- und Universitätsstadt Rostock installiert und betrieben. SaaS- oder Cloud-Lösungen sind ausdrücklich nicht zugelassen (A-Kriterium).

Remote-Wartung durch den Hersteller ist vorgesehen.

Datenverarbeitung in Deutschland/EU; Drittland-Verbringung nur mit Zustimmung des Verantwortlichen (Art. 44 ff. DS-GVO).

Softwareüberlassung und Lizenzen

Dauerhafte Überlassung der Standardsoftware (Verkauf) inkl. aller Komponenten, Lizenzen und Nutzungsrechte. Drittanbieter-Komponenten sind im Angebot kenntlich zu machen.

Installation, Implementierung und Anpassung

Ordnungsgemäße Installation der Software.Implementierung gemäß Leistungsverzeichnis (Teil II).Anpassung weiterer benötigter Komponenten sowie Bereitstellung der im Leistungsverzeichnis geforderten Funktionen, Berichte und Auswertungen.

Einführung und Rollout

Mehrstufiges Rollout:

Phase 1: A-Kriterien sicherstellen.Danach schrittweise weitere Module und Ausbaustufen.Mehrphasen-Konzept mit Meilensteinen; Change-Management und Kommunikationsmaßnahmen im Einführungskonzept darstellen.

Schulungen

Schulung von 4 Administratoren.Schulung von 200 zentralen Redakteuren.Schulungskonzept für Anwendende (digitales, nachhaltiges Informationsmaterial, max. 10 Seiten).Multiplikatoren-Konzept zulässig.

Verfügbarkeit, Pflege und Support

Verfügbarkeit und Pflege der Software für mindestens 48 Monate ab Installation – verbindliche Zusage des Bieters (A-Kriterium).Lieferung neuer Programmstände (Patch, Update, ggf. Upgrade).Support, Wartung, Pflege, Fehlerbehebung.Pflege unbefristet, Mindestlaufzeit 48 Monate; Kündigung durch Auftraggeberin mit 3 Monaten Frist zum Monatsende.Vertragliche Mindestlaufzeit 01.01.2027 – 31.12.2031.

Informationstruktur und Zielgruppe

Zielgruppe Phase 1: Kernverwaltung mit ca. 2.200 Beschäftigten.Optional später: Eigenbetriebe mit ca. 400 Beschäftigten (kein eigenständiger Mandant im Projektumfang).Informationhierarchie mit mindestens 5 Ebenen: Senatsbereiche → Ämter → Organisationseinheiten etc.Struktur Stadtverwaltung: 4 Senatsbereiche (S1: 11 Ämter, S2: 7 Ämter, S3: 10 Ämter, S4: 7 Ämter), insgesamt 35 Ämter und 281 Organisationseinheiten.

Datenverarbeitung und Datenschutz

Der Auftragnehmer ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO.

Verarbeitete Daten u. a.: Name/Vorname, dienstliche Kontaktdaten, Benutzername/Kennung, organisatorische Zuordnung, Berechtigungs-/Rollendaten, Nutzungs- und Protokolldaten, durch Nutzende eingestellte Inhalte, technische personenbezogene Daten.

Betroffene Personen: Beschäftigte der Stadtverwaltung, Administratoren, ggf. externe Personen.

Vertragsstrafe bei Verstößen: 10.000,00 Euro.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Pflicht-A-Kriterien (Ausschluss bei Nichterfüllung)

Vollständiges Angebot: Leistungspaket vollständig und voll funktionsfähig; alle A-Kriterien des Leistungsverzeichnisses erfüllt.Preisblatt vollständig und nachvollziehbar ausgefüllt.Leistungsverzeichnis vollständig und detailliert; Änderungen dokumentenecht und zweifelsfrei.48-Monats-Garantie: Bieter verpflichtet sich verbindlich, Verfügbarkeit und Pflege für mindestens 48 Monate sicherzustellen.Datenschutzvereinbarung für M-V unterzeichnet.Referenzen: Mindestens 2 Referenzen aus öffentlichen Verwaltungen, mind. 1.500 Nutzende.Sprache: Angebot in deutscher Sprache.Eigene Vertragsbedingungen (AGB u. ä.) ausgeschlossen.Nachunternehmer sind über Formblatt VVB 235 offenzulegen.

Eignungsnachweise (Unternehmenseignung)

Vorzulegen mit dem Angebot: Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (VVB 124_LD) – alternativ EEE.Mit dem Angebot: Nachweis der Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister (Kopie).Eigenerklärung zum Unternehmensstatus (KMU).Bei Auftragssumme > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (wird vom Auftraggeber angefordert).Auf gesondertes Verlangen: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (VVB 236) und ggf. Bescheinigungen zuständiger Stellen, alternativ Eintragung im amtlichen Verzeichnis (z. B. PQ-Verzeichnis) oder Zertifikat gemäß europäischer Zertifizierungsstandards.

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen

Erklärungen nach TVgG M-V und MinArbV M-V.Verpflichtungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz M-V (Mindestlohn 15,27 € brutto/Stunde, Branchenzuschläge, Nachunternehmerpflichten).Kontrollrechte (§ 15 TVgG M-V) und Sanktionen (§ 16 TVgG M-V) werden akzeptiert.

Sprache und Form

Angebot in deutscher Sprache.Elektronische Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB.Vorgegebene Vordrucke der Vergabestelle sind zu verwenden.Preise in Euro mit max. 3 Nachkommastellen, ohne Umsatzsteuer; USt.-Betrag am Schluss.Alle Eintragungen dokumentenecht.Bei Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform (Erklärung zur Arbeitsgemeinschaft, Mitgliederliste, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung).

Nebenangebote

Nebenangebote sind nur zulässig, wenn sie die Mindestanforderungen erfüllen und die Leistungen eindeutig beschrieben sind. Mischkalkulationen sind ausgeschlossen. Preisnachlässe nur wertbar, wenn ohne Bedingungen, als Vomhundertsatz und an bezeichneter Stelle im Angebotsschreiben.

Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: Einführung in den letzten 10 JahrenVolumen: Mindestens 1.500 Nutzende je Referenz; Vergleichbarkeit mit Hanse- und Universitätsstadt Rostock (Größe und organisatorische Komplexität)

Referenzen aus öffentlichen Verwaltungen mit produktivem Einsatz einer vergleichbaren Social-Intranet-Lösung

Eigenerklärung mit: Name der Organisation, Anzahl Beschäftigte, Zeitpunkt der Einführung, Umfang und wesentliche Bestandteile der eingeführten Lösung

Vergleichbarkeit mit Größe und organisatorischer Komplexität der Stadtverwaltung Rostock

Mindest-Nutzendenanzahl 1.500; Produktiver Einsatz in öffentlicher Verwaltung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 22%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Verbindliche Angebotsunterlagen (Kategorie C)
Konzepte und Anlagen zum Angebot
Referenzen
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung
Ort
18055 Rostock, Mecklenburg-Vorpommern
Kategorie
Mecklenburg-Vorpommern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
18055 Rostock
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