Ausschreibungen Thueringen
Messe- und Eventmarketing (06/MA/2026)
IKK classic | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Erfurt, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie IKK classic schreibt einen umfassenden Messe- und Eventmarketing-Service aus. Gesucht wird ein Dienstleister, der Messeausstattung beschafft, wartet, lagert und auf-/abbaut, Messeauftritte plant und umsetzt, optional Hostessen, Mietartikel und Messebauservice bereitstellt sowie ein Online-Buchungstool betreibt.
Angebotsabgabe bis 21.09.2026, 10:00 Uhr (MESZ), rein elektronisch über die Plattform *Deutsche eVergabe* (www.deutsche-evergabe.de).
Vertragslaufzeit: 22.03.2027 – 21.03.2029 (24 Monate), mit Option auf bis zu zwei Verlängerungen um je 12 Monate (maximal bis 21.03.2031).
Geschätztes Volumen: ca. 350.000 € brutto/Jahr; maximales Auftragsvolumen 1.400.000 € brutto über die gesamte Laufzeit.
Verfahren: Offenes Verfahren, keine Losaufteilung, keine Nebenangebote, Zuschlag nach Qualitätskriterien (siehe separates Dokument). Geeignet auch für KMU.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030
Veröffentlichung21. Juli 2026
Bieterfragen-Frist17. Sep. 2026
Beantwortung Bieterfragen18. Sep. 2026
Angebotsfrist21. Sep. 2026
Rügefrist21. Sep. 2026
Bindefrist21. Sep. – 20. Nov. 2026
Nachprüfungsantragca. 21. Sep. 2026
Teststellungca. 28. Sep. – 11. Okt. 2026
Umlagerung Lagerbestandca. 22. März – 16. Mai 2027
Vertragslaufzeit22. März 2027 – 21. März 2029
Lieferung Ersatz-/Neubeschaffungca. 22. März – 16. Mai 2027
Lieferung Motivdruckeca. 22. März – 16. Mai 2027
Verlängerung 122. März 2029 – 21. März 2030
Verlängerung 222. März 2030 – 21. März 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität8 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Bewertet wird die Wertungssumme gemäß Preisblatt. 100 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme.
- Qualität der Messeausstattung20%
Oberkriterium bestehend aus Wertigkeit und Druckqualität der Messeausstattung.
- Serviceleistungen15%
Oberkriterium bestehend aus Lieferfristen, Stornierungsfristen und Anzahl inklusiver Korrekturschleifen.
- Nutzerfreundlichkeit Onlinetool10%
Bewertet wird ein Testzugang des einzurichtenden Online-Tools anhand Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, visuellem Eindruck, Selbsterklärung und responsivem Webdesign. Max. 10 ungewichtete Punkte.
- Ökologische Nachhaltigkeit – Kriterienkatalog Nachhaltigkeit5%
Bewertet wird die Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien aus dem Kriterienkatalog (Materialeinsatz/ Ressourcenschonung, Kreislaufwirtschaft/Wiederverwendung, Transport/Logistik, Energie, Emission). Je erfülltes Kriterium 5 Punkte, max. 60 ungewichtete Punkte.
Für alle Kriterien gilt eine Punkteskala von 0 bis 100 Punkte (bis zu zwei Stellen nach dem Komma). Preis: P = 100 x n / a (n = niedrigste Wertungssumme, a = Wertungssumme des zu bewertenden Angebots). Alle übrigen Kriterien: P = 100 x a / h (h = höchste Wertungspunktzahl, a = Wertungspunktzahl des zu bewertenden Angebots). Die ungewichteten Punktzahlen werden mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor (5%, 10%, 50%) gewichtet und addiert. Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten gewichteten Gesamtpunktzahl.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenErsatzbeschaffung & Messeausstattung (Sets 1 und 2)
Messe-Set 1 (3 Grundsets für größere Messen): u.a. Faltdisplays (3.000 × 2.250 mm und 2.250 × 2.250 mm), modulare beleuchtete Theken (Grundmodul + Erweiterung + schmale Variante), LED-Aufsteller (1.000 × 2.000 mm), Roll-Ups, Stehtische mit Husse, Barhocker, Paletten-Sitzecke (Tisch + Stuhl + 2-Sitzer), Pavillon (6.000 × 3.000 mm), Losbox, Prospektständer groß und klein, Kundenstopper, Beachflags (2.100 mm und 3.400 mm), Sonnenschirm Ø 2.100 mm.Messe-Set 2 (50 Grundsets für kleinere/regionale Messen, leicht PKW-transportierbar, von 1 Person aufbaubar): kleine Theken (abschließbar + gerade), LED-Aufsteller (1.000 × 2.000 mm), Roll-Ups, Stehtisch mit Husse, Barhocker, Faltmobiliar-Sitzecke (Flux-Tisch + 4 Flux-Sessel), Pavillon klein (3.000 × 3.000 mm), Losbox, Prospektständer groß/klein, Kundenstopper, Beachflags, Sonnenschirm.Wartung: Set 1 mind. 1× jährlich bzw. nach jedem Einsatz (Kontrolle, Wartung, Reparatur vor erneuter Nutzung); Set 2 in den Regionen (ca. 50 Standorte deutschlandweit).Reparaturen und Ersatzbeschaffung defekter Elemente, deutschlandweit, binnen 8 Wochen nach Bestellung.Motivdrucke für bereits erworbene Displays (z.B. Nomadic C34) inkl. bedruckter Banderole und Transportbox; Lieferfrist max. 8 Wochen ab Bestellung.Kompatibilität: Neue Elemente müssen zu bestehenden Messe-Elementen und Textilgrafiken von Nomadic Display GmbH passen (Maße, Material, Farbigkeit, optische/haptische Gleichheit).Sicherstellung Druck- und Materialqualität gemäß Teststellung; schwer entflammbare Materialien (Brandschutz B1).
Messebauservice inkl. Anmietung
Modularer Messebau: Planung, Gestaltung, komplette Umsetzung; Standformen Reihen-, Kopf-, Eck-, Inselstand bis ca. 150 m²; Funktionen Beratung, Untersuchung, Spielraum; integrierte Monitoren, Elektro- und Beleuchtungsanlage.Miete: Diverse Utensilien und Aktionsgeräte optional, z.B. Wände (normal, hinterleuchtet, mit Monitor, Trennwand), LED-Deckenwürfel, Leuchtstelen, PC-Steharbeitsplatz, Garderobenständer, Bodenbeläge (Rips, Laminat, Doppelboden), Kompaktküche, Kaffeemaschine, Verbrauchsmaterial, Reinigung, Beleuchtung (Standard + hochwertig), Kühlschrank, Pflanze, Beratungsmobiliar, Akustikpaneele, Monitore (24–60 Zoll), Glücksrad, Multi-Touch-Terminal 32 Zoll inkl. Lizenz/Einrichtung, LED-Videowand, Popcornmaschine inkl. Verbrauchsmaterial, Fotobox, digitale Kundenstopper/Touchstelen, Pavillon/Zelt, TrihowPad.Korrekturschleifen zum Messekonzept (Beratung und Umsetzung).Hostess-Service (optional): Hostessen ohne GKV-Erfahrung, Mo–Fr und Wochenende, pro 8-Stunden-Tag inkl. Anfahrt, Überstundensätze.
Messe-Full-Service (Lagerung, Transport, Auf-/Abbau)
Lagerung der Kundenware beim Auftragnehmer (36 Palettenstellplätze) sowie Stellplatz für KFZ-Anhänger.Umlagerung der bestehenden Messeelemente aus dem bisherigen Lager im Rhein-Main-Gebiet zum neuen Lager, spätestens 8 Wochen nach Zuschlag.Transport & Umsetzung von Messen/Veranstaltungen nach Größenklassen (S bis 20 m², M 21–40 m², L 41–150 m²); Standübergabe bis 18:00 Uhr des Vortages; Endreinigung.Reparatur-Stundensätze Mo–Fr und Sa/So; Wartung pro Standort.Frachtkosten für Paketversand, Palettenversand (80 × 120 cm) und Direktfahrten (Preis pro km, 3,5-t-Klasse inkl. Hebebühne) sowie Grafikzusatzkosten.Mindestvorlauf für Beauftragung: 10 Wochen vor Veranstaltung.Erreichbarkeit technischer Support: täglich 8:00–18:00 Uhr während des Messe-/Veranstaltungseinsatzes.Hostess-Einsatz: nach Briefing der IKK classic, datenschutzkonforme Datenerhebung, Einhaltung Wettbewerbsgrundsätze GKV.
Online-Buchungstool
Zugang für ca. 50 Besteller (Organisationseinheiten) per Webbrowser über die gesamte Vertragslaufzeit.Sicherheit: SSL/TLS mind. 1.3, AES256-Verschlüsselung im Ruhezustand.Funktionen: differenzierte Benutzerverwaltung (Standardnutzer/Administratoren), Artikel mit Bild/Beschreibung/Verfügbarkeit, Preise für Kauf und Miete pro Tag, Bundle-Funktion, taggleiche Bestellbestätigung, Bestellstatistik, Excel-Export.Bereitstellung: Einrichtung einmalig + Bereitstellung/Aktualisierung pro Jahr.
Projektmanagement, Personal & Sprache
Benennung einer erfahrenen Projektleitung sowie mind. einer Projektassistenz als Vertretung.Erreichbarkeit Projektleitung: Mo–Fr 8:00–16:00 Uhr (telefonisch und/oder E-Mail).Jährliches persönliches Abstimmungstreffen (Dresden oder beim Auftragnehmer).Sprache: Alle Personen mit direktem Kundenkontakt müssen Deutsch mündlich und schriftlich sehr gut beherrschen; fester Ansprechpartner mit Deutschkenntnissen (Muttersprache oder C2).Geheimhaltung: Schriftliche Belehrung der Mitarbeitenden auf Datenschutzvorschriften.Einhaltung ILO-Kernarbeitsnormen bei Auftragsausführung.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe & Sanktionen
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung 35).Keine Ausschlussgründe nach EU-Sanktionspaket (Eigenerklärung 39).Vergabestelle holt Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) ein.Für Unterauftragnehmer: Eigenerklärung Ausschlussgründe (36) unterzeichnet.
Finanzielle & wirtschaftliche Eignung
Eigenerklärung Umsatz (37): Gesamtumsatz und Umsätze aus vergleichbaren Leistungen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.Auf Verlangen: Bestätigung Wirtschaftsprüfer/Steuerberater oder testierte Jahresabschlüsse/Gewinn- und Verlustrechnungen.
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Messe- und Eventmarketing-Leistungen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025).Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Kontakt Ansprechpartner), Rolle (Haupt-/Unterauftragnehmer/Bietergemeinschaft), eigener Leistungsumfang, Ort, Zeitraum, Nettoauftragswert, ausführliche Beschreibung (Ausgangslage, strategische Herangehensweise, technische Umsetzung, Teamgröße).Auf Verlangen: schriftliche Bestätigung des jeweiligen Auftraggebers.
Versicherungen
Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen: 3.000.000 € für Personen-, Sach-, Vermögensschäden und Datenschutzverletzungen; 25.000 € für Schlüsselverlust.Versicherung muss spätestens zum Leistungsbeginn bestehen und über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist aufrechterhalten werden.
Leistungsbezogene Eignung
Eigenerklärung Serviceleistungen (41): Erreichbarkeit technischer Support, Lieferfristen (6/7/8 Wochen), Stornierungsfristen (8/9 Wochen), Anzahl enthaltene Korrekturschleifen.Eigenerklärung Brandschutz B1 (42) für alle eingesetzten Materialien.Eigenerklärung zur Informationssicherheit (43): Mindestens eine Zertifizierung aus B3S-GKV/PV, ISO/IEC 27001, BSI C5 (oder gleichwertig, z.B. C5GleichwV in Kombination mit ISO 27001/IT-Grundschutz/Cloud Controls Matrix v4.0); muss für Bieter und benannte Unterauftragnehmer in aktuell gültiger Fassung über die gesamte Vertragslaufzeit bestehen.
Datenschutz & Informationssicherheit
Erklärung zum Datenschutz (60) – allgemeine Bestimmungen.Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (61) inkl. Löschkonzept mit technisch-organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO (Vertraulichkeit: Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Trennungskontrolle, Pseudonymisierung; Integrität: Weitergabe- und Eingabekontrolle; Verfügbarkeit/Belastbarkeit: Backup, USV, Virenschutz, Firewall, Notfallpläne; Evaluierung: Datenschutz-Management, Incident-Response-Management, Auftragskontrolle, Regelungen mobiles Arbeiten/Home-Office).Verzeichnis zu Standorten des Auftragnehmers (62), bestehende Unterauftragsverhältnisse (63), Ansprechpartner/Datenschutzbeauftragter (64), Datenarten/Kategorien Betroffener/Verarbeitungszwecke (65).Verarbeitung personenbezogener Daten nur in EU/EWR/Schweiz (Drittland nur mit Angemessenheitsbeschluss).Auf Verlangen weitere Nachweise (Testate, Zertifikate).
Bietergemeinschaften & Eignungsleihe
Erklärung der Bietergemeinschaft (34) unterzeichnet: Namen aller Mitglieder (1–5), Name der Bietergemeinschaft, bevollmächtigter Vertreter; gesamtschuldnerische Haftung; Nachweise/Erklärungen für jedes Mitglied gesondert.Bei Eignungsleihe nach § 47 VgV: Verpflichtungserklärung (32) unterzeichnet; Eigenerklärung Umsatz (37) und/oder Referenzen (38) des leihenden Unternehmens.Unterauftragnehmer: Verzeichnis (31), Verpflichtungserklärung § 36 VgV (33) auf Verlangen.
Sonstige Anforderungen
Angebote in deutscher Sprache.Keine Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen.Änderungen/Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss.Auf Verlangen: Auskunft über wirtschaftliche/rechtliche Verbindungen zu anderen Unternehmen.Tariftreueversprechen nach Bundestariftreuegesetz und Mindestlohngesetz werden vorausgesetzt.Teststellung der 12 Set-Elemente nach Aufforderung (KW 40/41/2026, mind. 6 Kalendertage Vorlauf) inkl. kurzer Präsentation.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025)
Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Messe- und Eventmarketing-Leistungen (Haupt- oder Unterauftragnehmer bzw. Mitglied einer Bietergemeinschaft)
Leistungsbild muss dem ausgeschriebenen Messe- und Eventmarketing so ähnlich sein, dass ein tragfähiger Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit möglich ist. Pro Referenz anzugeben: Bezeichnung, Auftraggeber (Name/Anschrift/Kontakt), Rolle, eigener Leistungsumfang, Ort, Zeitraum, Nettoauftragswert, Beschreibung (Ausgangslage, Herangehensweise, technische Umsetzung, Teamgröße). Auf Verlangen: schriftliche Bestätigung des jeweiligen Auftraggebers.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 28%11+ · 42%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Angebotskern & Formblätter
Eignungsnachweise & Eigenerklärungen
Unterauftragnehmer & Bietergemeinschaft
Datenschutz & Informationssicherheit
Teststellung & Online-Tool
Anlagen zur Leistungsbeschreibung
Auf Verlangen der Vergabestelle
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
IKK classic | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
99089 Erfurt
Ort
99089 Erfurt
Kategorie
Thueringen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.ikk-classic.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
99089 Erfurt
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