Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Miete von (gebrauchten) Druckern und Multifunktionsgeräten mit Full-Service
Universitätsstadt Tübingen - Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Baden-WürttembergTübingen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Universitätsstadt Tübingen (Zentrale Vergabestelle) schreibt die Miete von gebrauchten Druckern und Multifunktionsgeräten inklusive Full-Service für Verwaltung, Schulen und Kindertagesstätten aus. Das Verfahren ist EU-weit offen, ohne Los-Aufteilung. Gebrauchte Geräte (vorgegeben oder Refresh) sind für die Vertragslaufzeit 01.01.2027 bis 31.12.2027 (mit beiderseitiger Verlängerungsoption bis 2 x 12 Monate) bereitzustellen – inklusive Wartung, Verbrauchsmaterial (ohne Papier und Heftklammern), Rollout, Schulung und Einbindung in die bestehende Druckmanagement-/Accounting-/Sicherheitsumgebung. Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR JUL OKT JAN2029
Bieterfragen-Frist12. Okt. 2026
Angebotsfrist27. Okt. 2026
Angebotsgültigkeit27. Okt. – 23. Dez. 2026
Bindefrist27. Okt. – 23. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Rollout-Abschluss1. Feb. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
MindestmietzeitDatum offenMindestens 1 Jahr ab Betriebsbereitschaft gemäß BVB-Miete; mit Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Ende der Mindestmietzeit.
Kündigungsfrist (ordentlich)Datum offen6 Monate vor Ablauf der Mindestmietzeit durch eingeschriebenen Brief; danach monatliche Kündigung mit 6 Monaten Frist.
Lieferzeit VerbrauchsmaterialDatum offenMaximal 2 Arbeitstage nach Anforderung; Anlieferung Mo–Fr 08:30–11:30 Uhr.
StörungsbehebungDatum offenRückmeldung binnen 2 Stunden, Vor-Ort-Eintreffen max. 4 Stunden (Arbeitsplatzgeräte: nächster Werktag); Behebung max. 24 Stunden.
Hotline-ServicezeitenDatum offenWerktags 08:00–17:00 Uhr (kein Service samstags); Störungen rund um die Uhr werktags außer Sa/So/Feiertags.
Funktionsprüfung (Abnahme)Datum offen30 aufeinanderfolgende Kalendertage ab erstem Werktag nach Betriebsbereitschaftsmeldung; erfolgreich bei weniger als 10 % Ausfallzeit.
Gewährleistung ProgrammversionDatum offen2 Jahre ab Angebot einer neuen Programmversion für Fehlerbeseitigung an der bisherigen Version (gemäß BVB-Miete §9 Nr. 6).
Kaufrecht MieterDatum offenBei 5 Jahren Mindestmietzeit: Umwandlung in Kaufvertrag möglich bis 36 Monate nach Mietzahlungsbeginn (BVB-Miete §22).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Niedrigster Preis (ohne Kriterien)100%
Zuschlag erfolgt auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis, ohne weitere Zuschlagskriterien.
KI-Hinweis: Die Unterlagen und die Bekanntmachung nennen übereinstimmend den niedrigsten Preis als einziges Zuschlagskriterium.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenHauptleistung: Miete gebrauchter MFPs und Drucker mit Full-Service
Bereitstellung gebrauchter oder Refresh-Geräte (LASER oder TINTE je nach Klasse) für die Vertragslaufzeit 01.01.2027 bis 31.12.2027, optionale Verlängerung max. 2 x 12 Monate (insgesamt bis 01.01.2029).
Geräteklassen und Stückzahlen:
MFP A3 Farbe (≥ 50 Seiten/Min.) Standardausstattung: 97 GeräteMFP A3 Farbe mit alternativer Papierausstattung (2 Kassetten + Großraumkassette): 16 GeräteMFP A3 S/W (≥ 70 Seiten/Min.): 17 GeräteMFP A4 Farbe Tischgerät (≥ 24 Seiten/Min.): 142 GeräteMFP A4 Farbe Reservegerät inkl. Faxmodul: 1 GerätDrucker A4 S/W Tischgerät (≥ 24 Seiten/Min.): 76 GeräteDrucker A4 S/W Reservegerät: 1 Gerät
Einsatzorte: Verwaltungsgebäude, Schulen, Kindertagesstätten, Eigenbetriebe der Universitätsstadt Tübingen.
Full-Service (im Mietpreis enthalten)
Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung, ReinigungErsatz- und VerschleißteileSicherheits- und Firmwareupdates für die gesamte VertragslaufzeitVollständiges Verbrauchsmaterial (außer Papier und Heftklammern)Austausch von Verbrauchsmaterial vor Ort (durch Auftraggeber), Lieferung der Wartungskits durch AuftragnehmerAutomatische Verbrauchsmaterial- und Störungsmeldung an den AuftragnehmerNotfalllager für Verbrauchsmaterial pro Gerätetyp beim AuftragnehmerKlickkosten einschließlich Full-Service (Definition Klick: 1 x A4 = 1 Klick, 1 x A4 doppelseitig = 2 Klicks, 1 x A3 = 2 Klicks, 1 x A3 doppelseitig = 4 Klicks; Scans und ausgehende Faxe kostenfrei)Erwartete Klickmengen (nicht garantiert):MFP A3 Farbe: bis 5.500.000 S/W + 1.250.000 Farb-KlicksMFP A3 S/W: bis 4.250.000 S/W-KlicksMFP A4 Farbe: bis 800.000 S/W + 350.000 Farb-KlicksDrucker A4 S/W: bis 750.000 S/W-KlicksVG-Wort-Urheberrechtsabgabe im Mietpreis enthalten.
Rollout, Service und Rollout-Logistik
Kostenfreies Rollout: Anlieferung, Installation, Konfiguration, Anbindung ans DatennetzKostenfreie Einweisung der User sowie kostenlose schriftliche Kurzanleitung (Deutsch)Kostenfreie Admin-Schulung (Hardware, Software, Netzwerkanbindung)Kostenfreier Umzug eines DIN-A3-Geräts pro QuartalStellplatzliste wird als Excel vom Auftraggeber bereitgestellt und vom Auftragnehmer weitergeführtAnlieferung Verbrauchsmaterial: Mo–Fr 08:30–11:30 UhrLieferzeit Verbrauchsmaterial: max. 2 Arbeitstage nach AnforderungHotline/Servicezeiten: 08:00–17:00 Uhr an Werktagen (keine Services samstags)Rückmeldezeit nach Störung: 2 Stunden nach Eingang der Meldung (während Servicezeiten)Reaktions-/Zugriffszeit: max. 4 Stunden vor Ort; bei Arbeitsplatzgeräten nächster WerktagStörungsbehebung: max. 24 Stunden rund um die Uhr an Werktagen (keine Sa/So/Feiertage)Zentraler Ansprechpartner/Hotline ist zu benennen
Technische Anforderungen und Integration
Übergreifende Anforderungen (Ausschlusskriterien 'A', bei Nichterfüllung Angebotsausschluss):
Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen, optional FaxenRecyclingpapiereignung gemäß DIN EN 12281 / Blauer Engel (Steinbeis, RAL-UZ 14a bzw. RAL-UZ 171 / DE-UZ 205 / DE-UZ 219 oder gleichwertig)CE-Kennzeichnung mit KonformitätserklärungENERGY STAR oder gleichwertigBSI-konforme Datenlöschung (bei Gerätetausch und Vertragsende)Druckersprachen: ab PCL 6 und PostScript 3; universeller monochromer DruckertreiberOS-Kompatibilität: Windows 11 (64 bit), Windows Server 2019+Schnittstellen deaktivierbar (USB, WLAN)Netzwerkprotokolle: TCP/IP, FTP, DNS, DHCP, SNMP, LDAP, SMTP, SMBSicherer Druck mit PIN/Passwort, Benutzerverwaltung eigener Druckaufträge, Job-Stopp/LöschungZentrale Administration via Webinterface (kompatibel mit Edge/Firefox)LDAP-Anbindung und Active-Directory-SynchronisationFollow-Me-Druck (druckerunabhängiger Druck)Chipkarten-Authentifizierung (HITAG1) mit Kostenstellen-/KostenzuordnungZentrales Auslesen der Zählerstände (Geräte-/Abteilungs-/Benutzerebene) mit Export Excel/CSVFestpreisgarantie für die gesamte Laufzeit und VerlängerungGeräteaustausch: Ersatzgerät darf nicht älter als das ausgetauschte Gerät seinGeräte müssen DGUV-Vorschrift 3 geprüft seinBedienungsanleitung, Displays und Anleitungen in deutscher SpracheGeräte müssen in die bestehende Druckmanagement-, Accounting- und Sicherheitsumgebung der Stadt Tübingen integrierbar sein.
Optionale Ausstattung
Chipkartenleser (Menge Bedarf: 72 Stück)Münzer (3 Stück)PDF/A 1a / 1b Lizenzen (1 Stück)Interner oder externer Finisher mit Heft- und LocheinheitBroschürenfinisherFaxmodul für A4-Geräte (0 Stück Bedarf)Zusätzliche Papierfächer (≥ 250 Blatt)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche und technische Leistungsfähigkeit
Vergleichbare Leistungen in den letzten 3 Jahren (mindestens 3 Referenzen in vergleichbarem Umfang mittels Eigenerklärung, mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum).Darstellung der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen.Bestätigung, dass für die gesamte Vertragslaufzeit Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Sicherheits- und Firmwareupdates sowie Fullservice verfügbar sind.Bestätigung der Bereitstellung der erforderlichen Beschäftigten.Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen (falls in engere Wahl gekommen).
Zuverlässigkeit und Rechtliches
Kein Insolvenzverfahren oder Liquidation; ggf. Vorlage Insolvenzplan.Keine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB.Ordnungsgemäße Erfüllung von Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistung erfüllt werden.Vollständige Eigenerklärung gemäß EU-Sanktions-VO 2022/576: kein Russlandbezug, keine Beteiligung > 50% durch sanktionierte Personen/Unternehmen; die Anforderungen gelten auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kapazitätsgeber mit > 10 % des Auftragswerts.Ab Auftragssumme ab 30.000 € erfolgt eine Abfrage des Wettbewerbsregisters beim Bundeskartellamt.
Zertifikate und Qualitätsnachweise
Qualitätsmanagement: Nachweis EN ISO 9001 (mittels Dritterklärung).Umweltmanagement: Nachweis EN ISO 14001 oder EMAS (mittels Dritterklärung).
Berufsregister und personelle Ausstattung
Formale Teilnahmebedingungen
Mehrere Hauptangebote eines Bieters sind zugelassen; Nebenangebote sind nicht zugelassen.Bewerber-/Bietergemeinschaften sind zugelassen. Pflichtangaben: Erklärung zur Bildung der ARGE im Auftragsfall, Auflistung aller Mitglieder, benennung eines bevollmächtigten Vertreters, gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; jedes Mitglied unterzeichnet die Eigenerklärung EU-Sanktionen.Eignungsleihe (Nutzung der Eignung anderer Unternehmen) nach § 47 VgV ist möglich.Beim Einsatz von Nachunternehmern schriftliche Zustimmung des Auftraggebers erforderlich.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert
Mindestens 3 Referenzen in vergleichbarem Umfang (Miete/Full-Service-Vermietung von Druckern oder Multifunktionsgeräten)
Eigenerklärung mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum; Vorlage 'falls in engere Wahl gekommen' (in der engeren Wertung)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 19%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Angebotsformulare und Erklärungen
Preise und Leistungsverzeichnis
Technische Nachweise
Referenzen und Eignung
Nachunternehmer und Bietergemeinschaft
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Universitätsstadt Tübingen - Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Baden-Württemberg
Anschrift
72015 Tübingen
Ort
72015 Tübingen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.tuebingen.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
72015 Tübingen
Baden-Württemberg
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