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Ausschreibungen Niedersachsen

Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP)

Landkreis Holzminden für den Bereich Personal37603 Holzminden, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Holzminden sucht einen Dienstleister, der ein Employee Assistance Program (EAP) aufbaut und betreibt — eine vertrauliche Beratung für die rund 733 Mitarbeitenden bei beruflichen, privaten und psychischen Belastungen.

Was gefordert wird:

Beratung in mehreren Themenfeldern (Arbeit & Beruf, Privatleben, psychische Gesundheit, Familie/Partnerschaft, Führungskräfte)24/7-Erreichbarkeit, Erstberatung meist am FolgetagBeratung in Deutsch und Englisch (weitere Sprachen über Dolmetscher)Krisenintervention vor Ort bei akuten Ereignissen (in der Regel am Folgetag)Einführungsveranstaltungen (mind. 3 in Präsenz) und InformationsmaterialienAnonymer Halbjahres-Report zur NutzungDatenschutzkonzept und Datenverarbeitung nur in EU/EWR

Wichtige Fristen: Angebote bis 01.10.2026, 10:00 Uhr über das Portal DTVP einreichen. Präsentation in KW 42/2026. Vertrag läuft ab 01.01.2027.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 01. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Bieterfragen-Frist28. Sep. 2026
Angebotsfrist1. Okt. 2026
Angebotsöffnung1. Okt. 2026
Präsentation14. Okt. – 15. Okt. 2026
Bindefrist15. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
VeröffentlichungDatum offenBekanntmachung der Ausschreibung im Vergabeportal; konkretes Veröffentlichungsdatum nicht in den Unterlagen genannt.
Einladungsfrist PräsentationDatum offenEinladung zur Präsentation erfolgt ca. 1 Woche vor dem Präsentationstermin, sofern die Anforderungen erfüllt sind.
Nachreichskunt UnterlagenDatum offen6 Kalendertage Nachfrist zur Nachreichung von Unterlagen nach nochmaliger Anforderung durch den Auftraggeber.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 45%Qualität 55%
  • Preis45%

    Der oder die Bieterin mit der niedrigsten Gesamtsumme erhält die höchste zu erreichende Punktzahl 45. Das doppelte Ergebnis des niedrigsten Angebots und alle darüber liegenden erhalten Null Punkte. Dazwischen wird linear interpoliert.

  • Referenzen15%

    Bewertung mit 5 Teilbereichen: Erfahrung des Anbieters (15 J=3 P, 10 J=2 P, 5 J=1 P, <5 J=0 P), Vergleichbarkeit des Leistungsumfangs (5 Ref=3 P, 3-4 Ref=2 P, 1-2 Ref=1 P, 0 Ref=0 P), Zeitraum der Leistungserbringung mind. 3 Jahre (5 Ref=3 P, 3-4 Ref=2 P, 1-2 Ref=1 P, 0 Ref=0 P), Berufserfahrung Ansprechperson (3 J=3 P, 2 J=2 P, 1 J=1 P, 0 J=0 P), Projekterfahrung Ansprechperson (3 Ref=3 P, 2 Ref=2 P, 1 Ref=1 P, 0 Ref=0 P).

  • Persönliche Präsentation20%

    Persönliche Vorstellung der Bieter vor einem Gremium (ca. 45 Min Präsentation + 15 Min Fragen). Bewertet werden Aufbau & Inhalt, Auftreten & Authentizität, Kompetenz & Zuverlässigkeit sowie Gesamtwirkung. Max. 20 Punkte (sehr gut 20, gut 15, befriedigend 10, ausreichend 5, mangelhaft 1, ungenügend 0).

  • Wünschenswerte Kriterien10%

    Pro erfülltes wünschenswertes Kriterium erhält der Bieter 2 Bonuspunkte (max. 10 Punkte für 5 Kriterien): Medizinische Beratung (2.3.6), keine Begrenzung Beratungseinheiten pro Anliegen (3.3.3), Kommunikationskonzept zur Förderung der Bekanntheit (4.1.3), Hinzuziehung bei Gesundheitstagen ohne Zusatzkosten (4.1.4), Bereitstellung eines Dashboards mit anonymisierten Kennzahlen (4.3.1).

  • Zusatzleistungen10%

    Bewertet werden Zusatzleistungen ohne zusätzliche Kosten, die über die Mindestanforderungen hinausgehen (z.B. App/Plattform, digitale Informations- und Präventionsangebote, digitale Veranstaltungen, zusätzliche Beratungsthemen). Mehrere Leistungen innerhalb derselben Kategorie werden als eine Zusatzleistung gewertet. >5 Leistungen=10 P, 3-5=6 P, 1-2=3 P, 0=0 P.

Preis: Niedrigste Gesamtsumme erhält 45 Punkte, das Doppelte des niedrigsten Angebots und alle darüber liegenden erhalten 0 Punkte, dazwischen wird linear interpoliert. Referenzen: bis zu 15 Punkte nach 5 Unterkriterien (Erfahrung Anbieter, Vergleichbarkeit Leistungsumfang, Zeitraum Leistungserbringung, Berufserfahrung Ansprechperson, Projekterfahrung Ansprechperson) je 0-3 Punkte. Präsentation: durchschnittliche Gremiumsbewertung, max. 20 Punkte (sehr gut 20, gut 15, befriedigend 10, ausreichend 5, mangelhaft 1, ungenügend 0). Wünschenswerte Kriterien: 2 Bonuspunkte pro erfülltem Kriterium, max. 10 Punkte (5 Kriterien). Zusatzleistungen: max. 10 Punkte (>5 Leistungen = 10, 3-5 = 6, 1-2 = 3, 0 = 0). Gesamtpunktzahl = Summe aller Kriterien.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien samt Gewichtungen und Bewertungsmaßstäben sind in der Wertungsmatrix vollständig angegeben; im Anschreiben (VVB 631) ist 'Mehrere Zuschlagskriterien gemäß Formblatt Zuschlagskriterien' angekreuzt, das durch die Wertungsmatrix konkretisiert wird.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung – Beratung

Vertrauliche Beratung der Beschäftigten in folgenden Themenfeldern:

Arbeit & Beruf: Stress/Burnout, Konflikte/Mobbing, Work-Life-Balance, ÜberforderungPrivater Alltag: alltägliche Belastungen, Selbstmanagement, persönliche MotivationPsychische Gesundheit: persönliche Krisen, Ängste, traumatische Erlebnisse, SuchtFamilie & Partnerschaft: Trauer, familiäre Konflikte, Trennung, Pflege und BerufFührungskräfteberatung: Teamkonflikte, Führungssituationen, Mitarbeitendengespräche*Wünschenswert:* Medizinische Beratung

Erreichbarkeit, Kanäle & Sprachen

24 Stunden täglich, 365 Tage im Jahr erreichbarErstberatungsgespräch in der Regel am Folgetag nach KontaktaufnahmeKanäle: Telefon, digitale schriftliche Kommunikation (Chat/Messenger/E-Mail), Videoberatung über datenschutzsichere PlattformAnonyme Inanspruchnahme möglichMindestens 5 Beratungseinheiten pro AnliegenDeutsch und Englisch; weitere Sprachen über qualifizierte Berater*innen oder DolmetschleistungenVertretungsregelung bei Ausfall der Berater*innen

Krisenintervention vor Ort

Notfallpsychologische Vor-Ort-Unterstützung bei akuten EreignissenEinsatz in der Regel spätestens am Folgetag nach Anforderung

Einführung & Kommunikation beim Auftraggeber

Mindestens 3 Informationsveranstaltungen in Präsenz beim Landkreis HolzmindenInformationsmaterialien: Flyer, Plakate/Aushänge, digitale Materialien für das Intranet*Wünschenswert:* Teilnahme an Gesundheitstagen ohne zusätzliche Kosten

Reporting & Steuerung

Halbjährlicher, anonymisierter Bericht zur Nutzung (Anzahl Beratungen, Themenfelder, Beratungsform, Zielgruppen, durchschnittliche Beratungen pro Fall, auffällige Belastungsschwerpunkte)*Wünschenswert:* Dashboard mit anonymisierten KennzahlenBeschwerdemanagement mit transparenter KommunikationFeste Ansprechpersonen auf beiden SeitenHalbjährliches Evaluationsgespräch

Datenschutz & Organisation

Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWRPflicht: Vorlage eines Datenschutzkonzepts (siehe Checkliste)Leistungsort: Landkreis Holzminden, Bereich Personal, Bgm.-Schrader-Straße 24, 37603 HolzmindenVergütung: **Pauschale pro Mitarbeiter*in und Monat**; gesonderte Abrechnung für Verwaltung (733 Mitarbeitende) und Eigenbetriebe; Vertragslaufzeit hochgerechnet 4 Jahre

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung – Referenzen

Mindestens **5 Kund*innen aus dem öffentlichen Dienst** (Landkreise oder Kommunen)Vergleichbare Größe: 700–800 MitarbeitendeZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreErbrachte oder aktuell erbrachte EAP-Leistung

Qualifikation der Berater*innen

Abgeschlossenes Hochschulstudium in einschlägiger Fachrichtung (Psychologie, Soziale Arbeit, Sozialpädagogik, Pädagogik, Medizin)Einschlägige Zusatzqualifikationen (z.B. systemische Beratung, Mediation, Coaching, Paar-/Familientherapie)Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Beratung oder CoachingKenntnisse in Gesprächsführung und KriseninterventionTelefonischer/digitaler Erstkontakt durch fachlich qualifiziertes Personal

Wirtschaftliche / rechtliche Eignung (Eigenerklärung)

Eigenerklärung zur Eignung mit Angaben zu:Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025)Anzahl Beschäftigtervergleichbare Leistungen der letzten 3 JahreVerfügbarkeit der erforderlichen ArbeitskräfteEintragung im Handelsregister / BerufsregisterKein InsolvenzverfahrenKeine schwere Verfehlung (z.B. Betrug, Bestechung, Insolvenzdelikte)Keine Verstöße gegen Sozialvorschriften (z.B. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SGB III, AÜG)Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und SozialversicherungspflichtenMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftAuf Verlangen (z.B. bei enger Wahl) nachzureichen u.a.: testierte Jahresabschlüsse, 3 Referenzbescheinigungen, Gewerbeanmeldung/Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Sozialkasse, Finanzamt, BG), Freistellungsbescheinigung § 48b EStG, Gewerbezentralregisterauszug (§ 150a GewO) bei Auftragssumme ≥ 30.000 €

Datenschutz-Eignung

Verarbeitungsstandort innerhalb EU/EWRVorlage eines Datenschutzkonzepts mit den in der Checkliste beschriebenen Mindestinhalten

Sanktions- & Tariftreue-Erklärungen

Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014 i.d.F. VO (EU) 2022/576): keine russische Staatsangehörigkeit, keine Niederlassung in Russland, keine russische Beteiligung >50%, kein Handeln im Auftrag russischer Personen; auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten/Kapazitätsunternehmen >10% AuftragswertTariftreueerklärung gemäß § 4 NTVergG: Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns (derzeit 13,90 €) sowie ggf. höherer Branchenmindestlöhne (AEntG, AÜG, allgemeinverbindliche Tarifverträge); bei Nachunternehmern gesonderte Erklärung
Referenzprojekte
mindestens 5 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

EAP-Leistung für Landkreise/Kommunen mit 700–800 Mitarbeitenden

Kund*innen aus dem öffentlichen Dienst; EAP wurde erbracht oder wird aktuell erbracht

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Pflicht-Eigenerklärungen & Formulare
Fachliches Konzept & Datenschutz
Referenzen & Präsentation
Preisblatt & formale Vollständigkeit
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Holzminden für den Bereich Personal
Ort
37603 Holzminden, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
37603 Holzminden
Niedersachsen

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