Modernisierungskonvoi 2026-2028

Wissenschaftsstadt Darmstadt, Rechtsamt - Sachgebiet Vergabe | Vergabekammer bei dem Regierungspräsidium Darmstadt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Darmstadt, HessenVeröffentlicht: 15. Oktober 2026

Angebotsfrist: 21. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt sucht ein Dienstleistungsunternehmen, das von Dezember 2026 bis November 2028 (mit Verlängerungsoption um bis zu 2 Jahre) in zwei Quartierskampagnen pro Jahr private Eigentümer und Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) energetisch berät. Pro Jahr sollen rund 360 kostenfreie Impulsberatungen vor Ort sowie 18 vollständige WEG-Beratungspakete durchgeführt werden, begleitet von Auftaktveranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit und jährlichen Abschlussberichten. Angebote müssen bis 21.10.2026, 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden. Pflicht ist u.a. der Nachweis von mindestens drei Referenzberatungskampagnen aus den letzten fünf Jahren (mind. 40 Sanierungs-/Heizungsberatungen pro Jahr) sowie eine BAFA-Listung aller eingesetzten Energieberater:innen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 21. Oktober 2026

Termin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR JUL OKT

Bieterfragen-Frist11. Okt. 2026

Angebotsfrist21. Okt. 2026

Angebotsöffnung21. Okt. 2026

Angebotsgültigkeit21. Okt. – 2. Dez. 2026

Bindefrist21. Okt. – 30. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Dez. 2026

Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2028

Verlängerung 1ca. 1. Dez. 2028 – 30. Nov. 2029bis 2029

Verlängerung max.ca. 1. Dez. 2028 – 30. Nov. 2030bis 2030

VeröffentlichungDatum offenVeröffentlichung des Vergabeverfahrens; in den Unterlagen nicht datiert.

BearbeitungsbeginnDatum offenBeginn der Bearbeitung innerhalb von 2 Wochen nach Vergabe (Zuschlag).

Beratungsangebot-StartDatum offenSpätestens 6 Wochen nach Vergabe soll das Beratungsangebot starten.

Auftaktveranstaltung 1Datum offenAnfang des Kalenderjahres 2027 – öffentliche Auftaktveranstaltung zum 1. Konvoi.

Auftaktveranstaltung 2Datum offenAnfang des Kalenderjahres 2027 – öffentliche Auftaktveranstaltung zum 2. Konvoi.

Auftaktveranstaltung 3Datum offenAnfang des Kalenderjahres 2028 – öffentliche Auftaktveranstaltung zum 3. Konvoi.

Auftaktveranstaltung 4Datum offenAnfang des Kalenderjahres 2028 – öffentliche Auftaktveranstaltung zum 4. Konvoi.

Impulsberatung-FristDatum offenImpulsberatung innerhalb von max. 4 Wochen nach Anfrage durch Eigentümer.

WEG-Vorgespräch-FristDatum offenVorgespräch mit WEG-Verwaltung/Beirat innerhalb von max. 6 Wochen nach Anfrage.

Videoaufzeichnung-FristDatum offenVideoaufzeichnung der Veranstaltung innerhalb von 2 Wochen nach der Veranstaltung.

Abschlussbericht 1Datum offenJährlicher Abschlussbericht nach Abschluss der Beratungen (1. Konvoi).

Abschlussbericht 2Datum offenJährlicher Abschlussbericht nach Abschluss der Beratungen (2. Konvoi).

Abschlussbericht 3Datum offenJährlicher Abschlussbericht nach Abschluss der Beratungen (3. Konvoi).

Abschlussbericht 4Datum offenJährlicher Abschlussbericht nach Abschluss der Beratungen (4. Konvoi).

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Honorar40%
Gesamthonorar auf Basis des Kalkulationsbogens (pauschale Kostensätze, Nebenkostenpauschale, Preisnachlass ohne Bedingungen, Stundensatz Konzeptskizze für 100 Stunden)
Projektorganisation35%
Projektteam, Personaleinsatzkonzept, interne Organisation und Verfügbarkeit, inkl. Qualifikation der Berater (Energie-Effizienz-Experten-Datenbank, Erfahrung Mehrfamilienhäuser/WEGs), Leistungsfähigkeit und redundante Besetzung
Herangehensweise25%
Einschätzung besonderer Anforderungen und Methodik zur Leistungserbringung, insbesondere Abwicklung der Beratungsanmeldungen, Durchführung der Öffentlichkeitsveranstaltungen und anonymisierte Beispiele für Beratungsprotokolle

Honorar: Angebot mit niedrigstem Honorar erhält 5 Punkte, je 10 % höherem Honorar wird 1 Punkt abgezogen, Angebote über 50 % oberhalb des niedrigsten erhalten 0 Punkte. Fachliche Kriterien: Wertungsfaktor 0 bis 5 (Basis 4), multipliziert mit der Gewichtung; Gesamtpunktzahl max. 500, Zuschlagsfähigkeit ab 140 Punkten im fachlichen Teil, Zuschlag an höchste Punktzahl.

KI-Hinweis: Alle drei Zuschlagskriterien mit Gewichtungen 40/35/25 % stehen eindeutig in Bekanntmachung, Leistungsverzeichnis und Erläuterung; Referenzen sind reine Eignungskriterien und nicht gewertet.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rahmen und Laufzeit

Vertragslaufzeit: ca. 2 Jahre (voraussichtlich 01.12.2026 bis 30.11.2028), mit Option auf Verlängerung um bis zu 2 Jahre.Bearbeitungsbeginn innerhalb von 2 Wochen nach Vergabe.Spätestens 6 Wochen nach Vergabe muss das Beratungsangebot tatsächlich starten.Verfahrensart: Offenes Verfahren nach § 15 VgV; Vertragsgrundlage VOL/B.

Organisatorisches, Abstimmung und Berichtswesen

1× Auftaktgespräch (Zielstellung, Zeitplan, Protokollinhalte), ca. 2 h.1× Screening: Einarbeitung, Erstellung Musterprotokollentwurf, Definition der Standardvorgehensweise.7× Abstimmungsgespräche (ca. 1× pro Quartal, je 1 h) über die Vertragslaufzeit.4× Abschlussberichte (1 pro Konvoi/jährlich) zur Vorlage an politische Entscheidungsträger.

Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen

4× öffentliche Auftaktveranstaltungen (1 pro Konvoi, je ca. 3 h) – inkl. Input zur energetischen Sanierung.Eventualposition: 4× Werbemaßnahmen (Flyer, Poster, Plakate, Postwurfsendungen, Social Media, Druck und Verteilung).Eventualposition: 4× Veranstaltungsorganisation und Moderation (Konzept, Moderation, Protokoll).Eventualposition: 4× Bild-im-Bild-Videoaufzeichnung der Veranstaltung, Lieferung innerhalb von 2 Wochen nach der jeweiligen Veranstaltung.

Anforderungen an die eingesetzten Berater:innen

Zwingend: Listung jedes/r eingesetzten Energieberaters/Energieberaterin in der Energieeffizienz-Expertenliste des BAFA.Erfahrung mit Mehrfamilienhäusern und Wohnungseigentümergemeinschaften.Inhalte der Beratung umfassen u.a.: Gebäudehülle, Anlagentechnik, CO₂-arme Rohstoffe, Wärmepumpeneignung, Hinweise zur kommunalen Wärmeplanung, Fördermöglichkeiten, Dach- und Fassadenbegrünung, Starkregen- und Hitzevorsorge.

Beratungsangebot Wohngebäude (Einzeleigentümer:innen)

Bis zu 150 kostenfreie Impulsberatungen pro Konvoi (Kapazität bis 180) – ingesamt ca. 600 Beratungen über 4 Konvois.Leistungsinhalt je Beratung: Vor-Ort-Termin mit Begehung (ca. 2 h), umfassendes Protokoll mit energetischer Bewertung, individuelle Maßnahmenempfehlungen.Termin: möglichst zeitnah, spätestens 4 Wochen nach Anfrage.Abrechnung nach Wohneinheiten gestaffelt (Grundpreis + prozentualer Anteil pro Impulsberatung).

Beratungsangebot WEGs (Wohnungseigentümergemeinschaften)

18 vollständige Beratungspakete insgesamt (für WEG-Mehrfamilienhäuser).Pro Paket: Vorgespräch mit Verwaltung/Beirat (per Videocall, ca. 2 h inkl. Vorbereitung, max. 6 Wochen nach Anfrage), kostenfreie Impulsberatung vor Ort inkl. Protokoll (analog zu Wohngebäude, zusätzlich Finanzierungs- und Rechtsfragen), Berichterstellung zum Mehraufwand WEG-spezifischer Themen (24×), Ergebnisvorstellung vor Beirat/Hausverwaltung (24×, ca. 2 h) und Ergebnisvorstellung in der Eigentümerversammlung (18×, inkl. Beschlussvorlagen).Eventualposition: vertiefte Konzeptskizze (Stundensatz, projektbezogenes Budget, kalkuliert mit 144 Stunden Gesamtvolumen).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Pflicht-Eignungskriterium: Referenzen (Ausschlusskriterium)

Nachweis von mindestens 3 Referenzberatungskampagnen aus den letzten 5 Jahren mit jeweils mindestens 40 Sanierungs- bzw. Heizungsberatungen pro Jahr und begleitender Öffentlichkeitsarbeit.

Pro Referenz sind anzugeben: Projektbezeichnung und Ort/Ausdehnung des Beratungsgebiets, Leistungserbringer, Name und Anschrift des Auftraggebers, erbrachte Leistungen (Beratungsumfang & begleitende Öffentlichkeitsarbeit), kurze Projektbeschreibung.

Referenzen werden nicht nachgefordert – das Nichterreichen der Mindesteignung führt zum Ausschluss.

Fachliche Eignung des Unternehmens

Fundierte Kenntnisse im Bereich der energetischen Beratung.Erfahrungen bei der Organisation von Veranstaltungen.Erfahrungen bei der Durchführung vergleichbarer Projekte.Spezifische Kenntnisse der Vorgehensweise und Methodik (nachzuweisen über Qualifikation des Projektteams).Zwingend: Listung aller einzusetzenden Berater:innen in der Energieeffizienz-Expertenliste des BAFA.

Persönliche Eignung / Ausschlussgründe

Über die Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) sind Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB zu erklären, u.a.:

Keine Verurteilung in den letzten 2 Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 € wegen verbandsbezogener Vorschriften).Keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.Kein laufendes/eingeleitetes Insolvenzverfahren oder Liquidation.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.Ausreichende Personalverfügbarkeit.Keine Verstöße gegen das Mindestlohngesetz (§ 21 MiLoG, Bußgeld ≥ 2.500 €).

Bieterformen und Eignungsleihe

Angebote als alleiniger Bieter oder als Bietergemeinschaft möglich.Bei Bietergemeinschaften: integrierte Bearbeitung und Abstimmung als Voraussetzung.Eignungsleihe durch Nachunternehmer ist zulässig; bei Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen haften Bieter und Nachunternehmer für die Auftragsausführung gemeinsam.Für Auftragssumme > 30.000 € wird vom Auftraggeber ein Gewerbezentralregisterauszug angefordert.

Zuschlagskriterien (Wertung, nicht Eignung)

Honorar (Preis): 40 % (200 Punkte).Projektorganisation (Team, Qualifikation, Verfügbarkeit): 35 % (175 Punkte).Herangehensweise/Methodik (inkl. Beispielprotokolle): 25 % (125 Punkte).Der fachliche Teil (Projektorganisation + Herangehensweise) muss mindestens 140 Punkte erreichen, um zuschlagsfähig zu sein.

Referenzprojekte

mindestens 3 Referenzberatungskampagnen aus den letzten 5 Jahren (eine Quelle nennt 'letzte 3 Jahre' – es gelten die strengeren 5 Jahre aus dem Eignungsfragebogen) ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 Jahre vor AngebotsabgabeVolumen: mindestens 40 Sanierungs- bzw. Heizungsberatungen pro Jahr und Referenzprojekt

Referenzberatungskampagne zur energetischen Gebäudesanierung (Sanierungs- und/oder Heizungsberatung) einschließlich begleitender Öffentlichkeitsarbeit und Öffentlichkeitsveranstaltungen

Projektbezeichnung und Ort/Ausdehnung des Beratungsgebiets; Leistungserbringer; Name und Anschrift des Auftraggebers; erbrachte Leistungen (Beratungsumfang & begleitende Öffentlichkeitsarbeit); kurze Projektbeschreibung. Referenzen werden nicht nachgefordert – Nichterreichen führt zum Ausschluss. Auch Referenzen aus früherer Tätigkeit (mit Bescheinigung der leitenden Position) sowie von Bietergemeinschaften/Nachunternehmern (Eignungsleihe) sind zugelassen.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.