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Ausschreibungen Saarland

Offenes Verfahren zur Dienstleistung Reisekosten-, Beihilfe- und Umzugskostenabrechnung

CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH | Die Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtSaarbrücken, SaarlandVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH in Saarbrücken schreibt im offenen Verfahren die Dienstleistung für Reisekosten-, Beihilfe- und Umzugskostenabrechnung aus. Die Leistung ist in 3 Fachlose aufgeteilt (Los 1: Reisekosten, Los 2: Beihilfe, Los 3: Umzugskosten). Bieter können für ein Los oder mehrere Lose Angebote abgeben. Vertragsbeginn ist der 01.01.2027, Laufzeit zunächst 1 Jahr mit Option auf bis zu 3 Verlängerungen (max. 48 Monate).

Angebote müssen elektronisch über www.dtvp.de mit Containersignatur bis zum 20.10.2026 um 10:00 Uhr eingereicht werden. Neben dem Preisblatt und Angebotsschreiben sind u.a. Eigenerklärung zur Eignung (oder EEE), Referenzen, Verpflichtungserklärungen (Russland-Sanktionen, Tariftreue), Unternehmensprofil, Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung und – nur für Los 1 – eine konzeptionelle Idee zur Organisation erforderlich.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 20. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Versendung der Unterlagen4. Sep. 2026
Veröffentlichung6. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist15. Okt. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Angebotsöffnungca. 20. Okt. 2026
Zuschlag15. Dez. 2026
Bindefrist15. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Verlängerung höhere Gewaltca. 1. Jan. 2027
Bearbeitungsfrist Reisekostenca. 1. Jan. 2027
Bearbeitungsfrist Beihilfeca. 1. Jan. 2027
Zahlungsfälligkeitca. 1. Jan. 2027
Verlängerungsoption Erklärungca. 21. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028
Verlängerungsoption Erklärung 2ca. 21. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerungsoption Erklärung 3ca. 21. Dez. 2029
Verlängerung 3ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Vertragsendeca. 31. Dez. 2030
Geheimhaltungsfristca. 1. Jan. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Wertungssumme des Angebotes; ermittelt aus nachgerechneten Angebotssummen unter Berücksichtigung von Nachlässen. Bewertung über Punkteskala 0-10 (niedrigste Wertungssumme = 10 Punkte).

  • Konzeptionelle Idee zur Organisation und Umsetzung der Leistungserbringung40%

    Schriftliches Konzept (max. 2 DIN-A4-Seiten) zur Organisation und Umsetzung der Leistungserbringung für Los 1. Bewertet werden Konkretheit, Nachvollziehbarkeit, Praxistauglichkeit und Qualität zu Aspekten: Organisation/Ablauf, fachliche Umsetzung, Umgang mit Rückfragen/fehlenden Unterlagen, Kommunikation mit dem Auftraggeber, Qualitätssicherung. Bewertung über Punkteskala 0/3/5/8/10.

Preis: Punkteskala 0-10; 10 Punkte für niedrigste Wertungssumme, übrige Angebote: (niedrigste Wertungssumme / eigene Wertungssumme) x 10, gerundet auf 2 Nachkommastellen. Konzept: Punkteskala 0/3/5/8/10 nach Bewertungsmatrix.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformel sind in den Vergabeunterlagen (Vergabeunterlagen_V1.pdf, S. 27-32) vollständig beschrieben und stimmen mit der Bekanntmachung überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Vertragsrahmen und Grundregeln (gilt für alle Lose)

Vertragslaufzeit: ab 01.01.2027 zunächst 12 Monate, mit einseitiger Verlängerungsoption von bis zu 3 × 12 Monaten (max. 48 Monate gesamt). Die Verlängerung muss vom AG mindestens 10 Kalendertage vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres in Textform erklärt werden.Kein Anspruch auf Mindestabnahmemenge: die im Leistungsverzeichnis angegebenen Mengen sind indikativ.Nebenangebote sind nicht zugelassen.Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO: der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten des AG; technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in Anhang 1 zur AVV zu dokumentieren.Kritische Aufgaben (z.B. wöchentlicher Austausch mit der Geschäftsführung, monatliche physische Anwesenheit am Standort) dürfen nicht an Nachunternehmer übertragen werden.Preisgestaltung: monatliche Grundpauschale/-gebühr für Bereitstellung der rechtssicheren Abrechnungssoftware, zzgl. Stückpreise je bearbeiteter Abrechnung; alle Preise netto zzgl. 19 % USt.

Allgemeine Leistungsbestandteile in allen Losen

Bereitstellung einer geeigneten, rechtssicheren Abrechnungssoftware durch den Auftragnehmer (das vom AG vorgegebene Übermittlungsmedium – z.B. DL-Cloud oder Workflowmanagementsystem – ist zu nutzen).Vollständige, fachgerechte, sorgfältige, nachvollziehbare und fristgerechte Bearbeitung der jeweiligen Abrechnungen.Erstellung der Abrechnung einschließlich Buchungsbeleg/Auszahlungsanordnung; bei Reisekosten ggf. zusätzlicher Buchungsbeleg für die Lohnbuchhaltung.Kommunikation mit Beschäftigten, Bearbeitung von Rückfragen und Nachforderung fehlender Unterlagen.Alle Nutzungs-, Vervielfältigungs-, Verwertungs- und Bearbeitungsrechte an den erstellten Ergebnissen gehen auf den AG über.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung (alle Lose)

Eigenerklärung zur Eignung vollständig ausgefüllt (alternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung, EEE).Umsatzangaben: Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (inkl. Anteile aus Gemeinschaftsunternehmen).Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB. Falls Ausschlussgründe vorliegen, können Nachweise zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB beigebracht werden (z.B. Schadensausgleich, Kooperation mit Ermittlungsbehörden, Präventionsmaßnahmen).Bei Auftragswert ≥ 30.000 € wird vor Zuschlag ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister durch den AG eingeholt; bei Wert ≥ 30.000 € zusätzlich Auskunft aus dem Wettbewerbsregister.

Technische und berufliche Eignung (alle Lose)

Mindestens 3 Referenzen über die Durchführung vergleichbarer Leistungen (vertragsgemäß erbrachte, abgeschlossene Aufträge; bei Verträgen mit Verlängerungen zählt nur das Ende der initialen Grundvertragslaufzeit).Pro Referenz: Name des Referenzauftraggebers, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung, ggf. Anzahl der bearbeiteten Abrechnungen, Angabe zu Inlands-/Auslandsbezug, Ansprechperson mit Kontaktdaten.Unternehmensprofil (Formular) ist auszufüllen.Bei Börsennotierung: Angabe der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlichen Eigentümers.

Rechtliche Verpflichtungserklärungen (alle Lose)

Verpflichtungserklärung Russland-Sanktionen: Bestätigung, dass weder der Bieter noch beteiligte Unterauftragnehmer/Lieferanten/Eignungsverleiher mit > 10 % Auftragswert einen Russland-Bezug aufweisen (gemäß Art. 5k VO (EU) 2022/576). Verpflichtung gilt auch während der gesamten Vertragslaufzeit.Verpflichtungserklärung Tariftreue (BTTG): ab einem Auftragswert von 50.000 € verpflichtet sich der Auftragnehmer, die nach § 5 BTTG festgelegten Arbeitsbedingungen einzuhalten; Pflicht zur Sicherstellung der Einhaltung durch Nachunternehmer und Verleiher, zur Vorlage von Dokumentationen und zur Mitwirkung an Kontrollen durch die Prüfstelle Bundestariftreue.Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) inkl. Anhänge 1 (techn.-organisator. Maßnahmen) und 2.

Optionale Konstellationen

Eignungsleihe / Nachunternehmer: Formular „Eignungsleihe_Unterauftrag" sowie Eigenerklärung des Nachunternehmers.Bewerber-/Bietergemeinschaften: Verpflichtungserklärung zur Bietergemeinschaft; kritische Aufgaben dürfen nicht an Nachunternehmer übertragen werden (Selbstausführungsgebot).
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: keine generelle Zeitfenster-Vorgabe; bei Verlängerungen gilt Auftrag als abgeschlossen, wenn initiale Grundvertragslaufzeit beendet ist

Mindestens 3 Referenzen über die Durchführung vergleichbarer Leistungen (vertragsgemäß erbrachte, abgeschlossene Aufträge; keine laufenden Projekte)

Pro Referenz: Name des Referenzauftraggebers, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung, ggf. Anzahl bearbeiteter Abrechnungen, Inlands-/Auslandsbezug, Ansprechperson mit Kontaktdaten; AG behält sich Verifizierung vor

3 ReferenzenZeitraum: bei Ablauf der Angebotsfrist noch laufend oder innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist beendet

Mindestens 3 aktuelle Referenzen über vergleichbare Leistungen der Reisekostenabrechnung nach dem BRKG; zusätzlich Nachweis praktischer Erfahrung mit BRKG-Abrechnung

Angabe, ob Inlands- und/oder Auslandsreisen abgerechnet wurden; eingearbeiteter Mitarbeiterstamm zum Zeitpunkt der Angebotsfrist

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 56%4–10 · 40%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignung & rechtliche Erklärungen
Los-spezifische Unterlagen
Optionale Unterlagen (falls einschlägig)
Technische / formale Anforderungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH | Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Anschrift
66123 Saarbrücken
Ort
66123 Saarbrücken
Kategorie
Saarland
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
cispa.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
66123 Saarbrücken
Saarland

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