Organigramm-Tool für GSI und FAIR

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH64291 Darmstadt, HessenVeröffentlicht: 28. Oktober 2026

Angebotsfrist: 11. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Eine On-Premise-Software zur Visualisierung, Analyse und Verwaltung von Organisationsstrukturen (Organigramme, Personaldaten, Stellenstrukturen, Reporting-Linien) für GSI und FAIR in Darmstadt.

Was ist gefordert?

Anbindung an SAP-HCM On-Premise, insbesondere an SAP-OM und SAP-PAMigration des bestehenden Organigramm-Setups aus 'ingentis OrgManager'Lizenzen für 6 Jahre (01.06.2027 bis 31.05.2033), Testphase, einmalige Schulung, Wartung und SupportEin Teilnahmeantrag mit mindestens 3 Referenzprojekten sowie Eigenerklärungen

Verfahren

Verhandlungsvergabe nach UVgO mit öffentlichem TeilnahmewettbewerbTeilnahmeantrag bis 11.11.2026, 12:00 Uhr, elektronisch über das DTVPNebenangebote sind unzulässigBewertung laut Angebotswertungsunterlage: Preis 80 %, Rollenkonzept und Authentisierung je 10 %. Die Bewerbungsbedingungen nennen dagegen eine reine Preisbewertung. Dieser Widerspruch ist vor der Angebotsabgabe zu klären.

Offene Punkte

Ein Auftragswert ist nicht angegeben.Die Bieterfragen-Antwort lässt offen, ob eine native Schnittstelle zwingend ist. Ein täglicher CSV-Export mit automatischem Import wird als Lösung akzeptiert, sofern keine zusätzliche Middleware im Zielsystem betrieben wird.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 11. November 2026

Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR

Veröffentlichung27. Okt. 2026

Veröffentlichung28. Okt. 2026

Bieterfragen-Frist28. Okt. 2026

Bieterfragen-Antwort28. Okt. 2026

Teilnahmefrist6. Nov. 2026

Teilnahmefrist11. Nov. 2026

Angebotsfrist11. Nov. 2026

Rücknahme Teilnahmeantrag11. Nov. 2026

Einladungsfristca. 12. Nov. 2026

Testphaseca. 1. März – 31. März 2027

Ausführungsbeginn31. März 2027

Ablauf Altlizenz ingentis OrgManager31. Mai 2027

Go-live1. Juni 2027

Benutzerhandbücher bereitstellenca. 1. Juni – 1. Juli 2027

Schulung Administratoren und Key-Userca. 1. Juni 2027

Vertragslaufzeit1. Juni 2027 – 31. Mai 2033bis 2033

Lizenzlaufzeit1. Juni 2027 – 31. Mai 2033bis 2033

Keine Preissteigerung1. Juni 2027 – 31. Mai 2030

Supportkontingent über Vertragslaufzeit1. Juni 2027 – 31. Mai 2033bis 2033

Preisanpassungca. 1. Juni 2030

RechnungsstellungDatum offenJährliche Rechnung, Zahlungsziel 1. Quartal des laufenden Jahres; kein festes Datum angegeben

Gewährleistung VerjährungDatum offenVerjährung 3 Jahre ab Kenntnis, spätestens 8 Jahre nach Überlassung; kein konkretes Datum genannt

ZahlungsfristDatum offen30 Tage ab Zugang einer prüffähigen Rechnung

Information nicht berücksichtigter BieterDatum offenSpätestens 15 Tage nach Eingang des Antrags; Bezugspunkt ist der Antragseingang

ZuschlagDatum offenInformation unverzüglich nach Erteilung; konkretes Datum nicht angegeben

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 80%Qualität 20%

Preis (Gesamtangebotspreis)80%
Gesamtsumme gemäß Preiskalkulation (Wertungspreis), Preis-Quotienten-Methode
Rollenkonzept10%
Darstellung eines möglichen Rollenkonzepts für die ausgeschriebene Leitung (Administratoren, Poweruser/Führungskräfte, Basisanwender auf Basis SAP-OM); max. 10 Punkte; Anteil am Leistungsteil 50 %
Authentisierung10%
Darstellung einer möglichen Authentisierung (Keycloak-Server über OIDC, Weblogin LDAP); max. 10 Punkte; Anteil am Leistungsteil 50 %

Preis-Quotienten-Methode, gewichtet nach Preis (80%) und Kriterien (20%). Wertungspreis entspricht der Gesamtsumme gemäß Preiskalkulation (02-1 Preiskalkulation.xlsx, Zeile 29 laut Bewerbungsbedingungen). Die Bewertungsformel der Leistungskriterien ist nicht angegeben.

KI-Hinweis: Gewichtung Preis 80 % und Leistung 20 % eindeutig, die Leistungskriterien selbst sind mit je 50 % des Leistungsteils (10 % Gesamtgewicht) angegeben; die Bewertungsformel für die Punktevergabe bei den Leistungskriterien fehlt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software und Funktionsumfang

Visualisierung und Erstellung von OrganigrammenPflege von Organisationsstrukturen, Personal- und HR-DatenAbbildung von Hierarchien und Reporting-LinienRollen- und berechtigungsabhängige DarstellungAusgabe für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe StakeholderListenförmige Auswertungen und ExporteBrowserbasierte Darstellung ohne Flash oder Silverlight, unter anderem in Edge, Firefox und SafariBetrieb als On-Premise-Lösung auf In-House-Servern bei GSI und FAIRDatenbanken und weitere Hosting-Anforderungen nur nach vorheriger Absprache mit GSI und FAIR

Anbindung an SAP und weitere Datenquellen

Plug-and-Play-Anbindung an SAP-HCM ohne zusätzliche Middleware, insbesondere an SAP-OM und SAP-PAVerschlüsselte und authentifizierte SAP-VerbindungenKonfigurierbare Schnittstelle für individuelle Objekte, Felder, Verknüpfungen und Auswertungswege ohne ProgrammierungAnbindung weiterer Datenquellen, insbesondere CSV, SQL und XMLTägliche Aktualisierung der angezeigten SAP-DatenDauerhafte SAP-Kompatibilität, auch bei einer späteren Umstellung auf SAP-Cloud-Produkte wie SuccessFactorsHinweis: Laut Bieterfragen-Antwort wird ein automatisierter, mindestens täglicher CSV-Export mit automatischem Import akzeptiert, sofern im Zielsystem keine zusätzliche Middleware betrieben wird. Ob eine native Schnittstelle zwingend ist, ist aus den Unterlagen nicht eindeutig ersichtlich.

Rollen- und Authentisierungskonzept

Schriftliches Rollenkonzept auf Basis des SAP-OM mit Rollen für Administratoren, Poweruser und Führungskräfte auf verschiedenen Ebenen (z. B. Geschäftsführung) sowie BasisanwenderSchriftliche Darstellung einer möglichen Authentisierung mit Einrichtung der NutzerloginsAnbindung an den Keycloak-Server über OIDC sowie an die Weblogin-Schnittstelle (LDAP)

Migration des bestehenden Setups

Migration des bestehenden Organigramm-Setups aus 'ingentis OrgManager'Übernahme der produktiv genutzten Konfigurationen, Darstellungs- und Auswertungslogiken, Layouts, Farben, Linienarten, Filterlogiken, Hervorhebungen, virtuellen und besonderen Einheiten, Datenquellen, Fußnoten, sprachabhängigen Ausgaben und berechtigungsgebundenen SichtenFunktional gleichwertige, möglichst 1:1-genaue Umsetzung. Nicht technisch 1:1 realisierbare Anforderungen sind offenzulegen und funktional gleichwertig zu ersetzen.Der Lizenzvertrag für 'ingentis OrgManager' läuft am 31.05.2027 aus. Die Implementierung des Folgesystems muss bis dahin abgeschlossen sein.

Mengengerüst und Lizenzen

Abbildung von 2.000 Mitarbeitenden, 1.000 Organisationseinheiten (einschließlich virtueller Einheiten über beide GmbHs) und 2.500 PlanstellenBasis-Zugriffsrechte für 2.000 Mitarbeitende von GSI und FAIRLizenzen und Administrationsrechte für mindestens 6 Poweruser oder AdministratorenSechsjährige Lizenzierung ab Einführung (01.06.2027 bis 31.05.2033)Option: bis zu 1.000 zusätzlich darstellbare Objekte, vorzugsweise in vier einzeln buchbaren Paketen mit je 250 Objekten

Test und Einführung

Dauerhafte Testumgebung sowie Testdaten und Testfälle durch den Auftragnehmer30-tägige Testphase mit Prüfung gegen die AnforderungenProtokollierung der erfolgreichen InbetriebnahmeZusammenarbeit von GSI, FAIR und Auftragnehmer bei der EinführungEinmalige Schulung von Administratoren und Key-Usern (laut Preiskalkulation maximal 5 Schulungen, getrennt nach Nutzergruppen)

Wartung, Support und Dokumentation

Updates, Upgrades und Sicherheitsupdates oder Patches, inklusive Informationen zu deren Verfügbarkeit, Einspielzeit und zur Behebung nicht gepatchter SicherheitslückenDeutschsprachiger 1st-, 2nd- und 3rd-Level-SupportSupportzeiten mindestens Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr; maximal 24 Stunden bis zur ersten RückmeldungTicketsystem, Release-Notes und DokumentationJährlich kostenlose Aktualisierung der deutschsprachigen BenutzerhandbücherSupportkontingent von 3 Personentagen pro Jahr (bei Ausschöpfung über 6 Jahre 18 Personentage)Optional: Abrufstunden von ca. 10 Stunden pro Jahr für bis zu 5 PersonenOptional: Beratungskontingent von 3 Personentagen pro Jahr

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage (Eigenerklärungen)

Keine Ausschlussgründe nach § 31 UVgO und §§ 123, 124 GWB analog; keine unrichtigen AngabenEigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG: keine Verstöße gegen Schwarzarbeits-, Entsende-, Aufenthalts- oder Mindestlohnrecht mit Geldbuße ab 2.500 Euro, keine anhängigen Straf- oder Bußgeldverfahren, keine Entlohnung unter den geltenden Tarif- oder MindestentgeltenVerpflichtung, die Eigenerklärungen auch von Nachunternehmern einzufordern und vor Vertragsschluss vorzulegenAngaben zum Wettbewerbsregister (Registergericht, Registernummer, USt-IdNr.)

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Betriebs-/Berufshaftpflicht mit einer Deckungssumme von mindestens dem doppelten Auftragswert. Der Auftragswert ist in den Unterlagen nicht angegeben.Angabe von Versicherungsunternehmen und Versicherungssumme oder Erklärung der Bereitschaft zum Abschluss im AuftragsfallOhne vorhandene oder zugesagte Versicherung erfolgt zwingend der Ausschluss.

Technische Leistungsfähigkeit

Nachweis der SAP-HCM-On-Premise-Schnittstelle, insbesondere zu SAP-OM und SAP-PA, über das vorgesehene FormblattNachweis der Referenzprojekte gemäß Abschnitt Referenzprojekte

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bei Bietergemeinschaft: BGB-Gesellschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung, Angabe aller Mitglieder und ihrer bevollmächtigten Vertreter, Benennung eines rechtsverbindlich vertretenden federführenden Mitglieds, von allen Mitgliedern unterschriebene ErklärungBei Unterauftragnehmern oder Eignungsleihe: Eigenerklärung des Unterauftragnehmers, Verfügbarkeitserklärung je Unterauftragnehmer und gegebenenfalls Verpflichtungserklärung

Datenschutz

Einreichung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)Bei Nichterfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen droht der Ausschluss vom Verfahren.

Formale Anforderungen und Ausschlussrisiken

Vollständige und fristgerechte Einreichung aller geforderten Formblätter; fehlende Nachweise führen zum AusschlussWissentlich falsche Erklärungen, unzulässige Änderungen der Vergabeunterlagen oder eigene Vertragsbedingungen können zum Ausschluss führenDeutsche Übersetzung erforderlich, wenn Nachweise in einer anderen Sprache vorliegenDer Auftraggeber behält sich eine einmalige Nachforderung innerhalb einer gesondert festzusetzenden Frist vor.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: Nicht älter als 5 JahreVolumen: Kein Mindestauftragswert genannt

Mindestens 3 Referenzprojekte zu den ausgeschriebenen Leistungen

Referenzformblatt im Eignungsdokument. Je Referenz u.a. Leistungsumfang, Auftragsvolumen, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner mit Telefonnummer und Name und Anschrift des Referenzkunden.

Mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Nicht älter als 5 JahreVolumen: Nicht angegeben

Mindestens eine Referenz muss für ein vergleichbar großes Unternehmen oder für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht worden sein. Beides kann auch in einer einzigen Referenz zusammen nachgewiesen werden.

Bei vergleichbar großem Unternehmen: Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl und Lizenzumfang angeben. Bei öffentlichem Auftraggeber: Angabe Ja oder Nein im Referenzformblatt.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.