Organigramm-Tool für GSI und FAIR

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH64291 Darmstadt, HessenVeröffentlicht: 12. August 2026

Angebotsfrist: 02. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Beschaffung einer On-Premise-Softwarelösung zur Visualisierung, Analyse und Verwaltung von Organisationsstrukturen (Organigramm-Tool) für die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH und die FAIR GmbH (beide Darmstadt). Das Tool ersetzt das bestehende System ingentis OrgManager und muss eine Plug-and-Play-Anbindung an SAP HCM (Module OM und PA) ohne zusätzliche Middleware bieten.

Kernanforderungen:

Darstellung von Organigrammen, Personaldaten, Stellenstrukturen und Reporting-LinienRollenkonzept für Administratoren, Poweruser, Führungskräfte und Basisanwender (auf SAP-OM-Basis)Authentisierung über Keycloak (OIDC) und/oder Weblogin (LDAP)Migration des bestehenden ingentis-Setups inkl. Layout-, Darstellungs- und ModellierungslogikWebinterface (Edge, Firefox, Safari), Mehrsprachigkeit (DE/EN), Export als PDF/JPG/PNG1./2./3-Level-Support in deutscher Sprache, Ticketsystem, Release-Notes, SicherheitsupdatesGo-Live am 01.12.2026, Vertragslaufzeit 6 Jahre bis 31.12.2032

Abgabe: Elektronisch und verschlüsselt über die Vergabeplattform DTVP (Textform gemäß § 126b BGB).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 02. September 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB

Bieterfragen-Frist31. Aug. 2026

Angebotsfrist11. Sep. 2026

Bindefrist22. Sep. 2026

Implementierungsphaseca. 22. Sep. – 30. Nov. 2026

Nachweise ILO-Standards nach Zuschlagca. 22. Sep. – 21. Nov. 2026

Aktueller Lizenzvertrag läuft ab30. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Dez. 2026

Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 31. Dez. 2032bis 2032

Preisanpassung möglich ab1. Jan. – 31. März 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 80%Qualität 20%

Gesamtangebotspreis80%
Gesamtpreis des Angebotsformblattes (Zeile 28 der Preiskalkulation) wird zur Wertung herangezogen.
Leistungskriterien (LK)20%
Gesamtbewertung der qualitativen Leistungskriterien. Maximal 10 Punkte pro Leistungskriterium.

Z(Angebot) = G(Leistung) * L(Angebot)/L(best) + G(Preis) * P(niedrigst)/P(Angebot)

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 80%, Leistung 20% aufgeteilt in je 50% der Leistungspunkte) und die Bewertungsformel (Preis-Quotienten-Methode) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernfunktionen des Organigramm-Tools

Visualisierung, Analyse und Verwaltung von Organisationsstrukturen, insbesondere:

Darstellung von Organigrammen, Personaldaten, Stellenstrukturen und Reporting-LinienVollautomatisierte Erstellung des Organigramms aus SAP-HCM-DatenKonfigurierbare SAP-Schnittstelle (SAP-OM und SAP-PA)Einbindung zusätzlicher Datenquellen (CSV, SQL, XML)Tägliche Aktualisierung der DatenWebinterface, lauffähig in Edge, Firefox und Safari (keine Plug-ins wie Flash/Silverlight)Individuelle Layoutgestaltung (Farben, Logo, Hintergrund)Mehrsprachigkeit Deutsch und EnglischExport als PDF, JPG, PNGBenutzerverwaltung basierend auf SAP-OM

Technische Architektur und Integration

On-Premise-Bereitstellung (Installation auf In-House-Servern bei GSI/FAIR, virtuelle Maschinen, Hyper-V)Plug-and-Play-Anbindung an SAP HCM ohne zusätzliche MiddlewareAuthentisierung über Keycloak (OIDC) und/oder Weblogin (LDAP)Export von HR-Stammdaten und Organisationsstrukturdaten gemäß SAP-Berechtigungskonzept

Rollenkonzept

Das Tool muss ein durchgängiges Rollenkonzept unterstützen:

Administratoren (Admin-Rechte, Konfiguration)Poweruser / Key-User (erweiterte Rechte)Führungskräfte (High-Level-Sicht für Geschäftsführung)Basisanwender (Lese-/Filterrechte, basierend auf SAP-OM)

Mindestens 6 Admin-/Key-User-Lizenzen sind vorzusehen.

Lizenzumfang (für 6 Jahre)

Im Basislizenzumfang sind enthalten:

**2.000 Mitarbeiter*innen** mit Basis-Zugriffsrechten (Sicht und Filter)1.000 Organisationseinheiten2.500 Planstellenmind. 6 Admin-/Key-User-Lizenzen

Optionale Erweiterung: bis zu 1.000 zusätzliche Objekte, idealerweise in 4 Paketen à 250 Objekten.

Migration des Bestandssystems

Vollständige Übernahme und Migration des bestehenden Organigramm-Setups aus ingentis OrgManager, einschließlich:

Analyse, Mapping und KonfigurationNachbildung kundenspezifischer Ausprägungen (Layout-, Darstellungs- und Modellierungslogik)Tests, Fehlerkorrekturen und produktive Inbetriebnahme

Nachträgliche Zusatzforderungen für die Migration sind ausgeschlossen.

Schulung, Dokumentation und Support

Einmalige Schulung von Administrator*innen und Key-User*innen (max. 5 Schulungen nach Nutzergruppen)Optionaler Schulungsrahmen: ca. 10 Std./Jahr für bis zu 5 Personen auf AbrufBenutzerhandbücher in Deutsch, einmalig innerhalb 1 Monat nach Inbetriebnahme, danach kostenlose jährliche Aktualisierung1st, 2nd und 3rd Level Support in deutscher SpracheMaximale Antwortzeit: 24 StundenSupportzeiten: Mo–Fr, 8:00–17:00 Uhr (deutsche Geschäftszeiten)Ticketsystem, Release-Notes, DokumentationBereitstellung von Sicherheitsupdates/PatchesOption auf jährliches Rahmenkontingent: 3 Personentage (à 8 Std.) für Beratung

Erfüllungsorte

Haupterfüllungsort: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH, Planckstraße 1, 64291 DarmstadtErgänzender Erfüllungsort: FAIR GmbH, Planckstraße 1, 64291 Darmstadt

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage – Ausschlussgründe

Eigenerklärung zur Eignung nach § 31 UVgO und §§ 123, 124 GWB analog, insbesondere:

Keine rechtskräftigen Verurteilungen u.a. wegen Straftaten nach §§ 129, 129a, 129b StGB, § 89c StGB, § 261 StGB, §§ 263, 264, 299, 108e, 232, 233, 233a StGB, §§ 333, 334, 335a StGB, BestechungsgesetzErfüllung der Steuer-, Abgaben- und SozialversicherungspflichtenKeine Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz oder LiquidationKeine schwerwiegenden Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenKeine wettbewerbsbeschränkenden VereinbarungenKeine mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeKeine Täuschung bei Ausschlussgründen oder EignungsnachweisenKeine Verknüpfung mit verbundenen Unternehmen bei parallelen Teilnahmeanträgen

Mindestlohn und Arbeitsrecht

Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG (keine Verstöße gegen Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, AEntG, AufenthG, MiLoG).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens dem doppelten Auftragswert. Eine entsprechende Eigenerklärung ist einzureichen; eine nicht vorhandene Versicherung führt zum Ausschluss, sofern nicht die Bereitschaft zum Abschluss im Auftragsfall erklärt wird.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zur SAP-HCM-Schnittstelle: Bestätigung, dass eine Anbindung an SAP-OM und SAP-PA (On-Premise) möglich ist (Plug-and-Play ohne Middleware)Mindestens 3 Referenzprojekte zu vergleichbaren Leistungen, nicht älter als 5 Jahre, davon:mindestens 1 Referenz in einem vergleichbar großen Unternehmen (mit Angabe Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Lizenzumfang)mindestens 1 Referenz bei einem öffentlichen Auftraggeberbeide Anforderungen können in einer einzigen Referenz kombiniert werdenPro Referenz: Angabe von Referenzkunde, Kurzbeschreibung des Liefer-/Leistungsumfangs, Auftragsvolumen (EUR), Ausführungszeitraum und Ansprechpartner (mit Telefonnummer oder anonymisiert)

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften sind zugelassen (BGB-Gesellschaft, gesamtschuldnerische Haftung, mit bevollmächtigtem Vertreter; rechtsverbindliche Unterschrift aller Mitglieder)Unterauftragnehmer / Eignungsleihe sind möglich. Erforderlich sind:Erklärung des UnterauftragnehmersVerfügbarkeitserklärung des UnterauftragnehmersNachunternehmer müssen ebenfalls alle geforderten Eigenerklärungen vorlegen (vor Vertragsschluss bzw. vor Zustimmung zur Unterbeauftragung)

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre

Mindestens 3 Referenzprojekte zu vergleichbaren Leistungen (Organigramm-/Organisationssoftware, idealerweise mit SAP-HCM-Anbindung)

Mindestens 1 Referenz bei einem vergleichbar großen Unternehmen (mit Angabe Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Lizenzumfang); mindestens 1 Referenz bei einem öffentlichen Auftraggeber. Beide Anforderungen können in einer einzigen Referenz kombiniert werden.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.