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Ausschreibungen Berlin

Panelmanagement Software

Robert Koch-Institut, Beschaffung | Vergabekammer des BundesBerlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Robert Koch-Institut (RKI) schreibt im offenen Verfahren die Bereitstellung und den Betrieb einer Panelmanagement-Software inkl. Online-Befragungs-Tool für das RKI-Panel aus. Das RKI-Panel dient epidemiologischen und sozialwissenschaftlichen Gesundheitsstudien mit aktuell über 40.000 registrierten, skalierbar auf 100.000–200.000 Teilnehmenden.

Wesentliche Anforderungen:

Software als Cloud/SaaS-Lösung (kein On-Premise) auf Infrastruktur des Hosting-Dienstleisters Cancom/PlusServerVerwaltung von Stichprobenkohorten, E-Mail-Versand, Panelisten-Portal mit Zwei-Faktor-AuthentifizierungPro Jahr vier Mixed-Mode-Befragungen (online/schriftlich, ca. 180.000 Interviews à 20 Min.) plus 5–12 Ad-hoc-StudienDatenauslieferung über FHIR R4 (JSON), 1.500–2.500 parallele ZugriffeHöchste Anforderungen an Datenschutz (DSGVO, Gesundheitsdaten) und IT-Sicherheit (IT-Grundschutz, ISO 27001)Verfügbarkeit mind. 99 %, Reaktions-/Wiederherstellungszeiten vertraglich fixiertLaufzeit: 02.01.2027 – 31.12.2028 (24 Monate, mit Verlängerungsoption)

Angebotsfrist: 10.08.2026, 15:00 Uhr – elektronisch über evergabe-online.de.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 25. August 2026
Termin / FristAUG2023 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Referenzzeitraumca. 1. Mai 2023 – 10. Aug. 2026
Veröffentlichung9. Juli 2026
Veröffentlichung10. Juli 2026
Angebotsfrist10. Aug. 2026
Bindefrist10. Aug. – 9. Okt. 2026
Vertragslaufzeit2. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung max.ca. 2. Jan. 2027 – 31. Dez. 2032bis 2032
Exit-Phaseca. 1. Okt. – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 2. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030
Verlängerung 2ca. 2. Jan. 2031 – 31. Dez. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
2 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Angebotspreis (Wertungssumme). Der Preis fließt ohne manuelle Bearbeitung in die Wertung ein. Der Punktwert errechnet sich, indem die günstigste Angebotssumme durch die Gesamtsumme des zu bewertenden Angebotes geteilt und mit 100 multipliziert wird. Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte.

  • Konzept gemäß Leistungsbeschreibung70%

    Konzeptqualität gemäß Leistungsbeschreibung. Subjektive Leistungen/Eigenschaften werden benotet (0 bis 100 Punkte). Die Ergebnisse werden zu einem einzigen Gesamtergebnis zusammengeführt.

Preiswertung: Punktwert = (günstigste Angebotssumme / Angebotssumme des zu bewertenden Angebotes) × 100. Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte.

KI-Hinweis: Beide Zuschlagskriterien (Preis 30%, Konzept 70%) sind mit Gewichtung und Bewertungsmethode vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hauptleistung: Panel-Management-Software (PAM)

Bereitstellung und Betrieb einer Panel-Management-Software als Cloud/SaaS-Lösung (kein On-Premise) auf Infrastruktur des Hosting-Dienstleisters Cancom/PlusServer.

Funktionsumfang:

Online- und Offline-Registrierung, ProfildatenverwaltungStichproben- und Versandsystem (E-Mail, optional postalisch, SMS)Panelisten-Website/Portal (responsive, mit CMS, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Profilverwaltung, Studienhistorie, Incentive-Anzeige/-Einlösung, Forschungsblog, Datenschutzerklärung, Betroffenenrechte, Download persönlicher Dokumente als PDF)IncentivemanagementQualitätssicherung (Qualitätsindex, Dublettenprüfung)Datenimport/-exportAnpassbarkeit an spätere Anforderungen (Change Requests)Optionale native App

Skalierung: aktuell 100.000 Panelisten, perspektivisch bis 200.000.

Hauptleistung: Online-Befragungs-Tool

Browserbasiertes, responsives, barrierefreies Befragungs-Tool, auch Standalone nutzbar.

Fragetypen: u.a. Single/Multiple Choice, Matrix, Datum/Uhrzeit, Datei-Upload, Drag-and-Drop, Unterschriftsfrage (optional)Quoten-Modul, Verzweigungs- und Anzeigelogik, Piping, LoopSimulationstoolDatenextraktion in CSV, XLS, SASAutomatisierte QualitätssicherungImport/Export von Fragebögen über Standardformate (CSV, JSON)Kapazität: 1.500–2.500 parallele Zugriffe

Hosting und Datenlieferung

Betrieb auf Cancom/PlusServer (pluscloud VMware, PSKE, Edge Gateway, Web DDoS Protection – Basic S, plusbackup)Applikationsbetrieb durch Auftragnehmer, Plattformbetrieb durch PlusServerFHIR-Datenlieferung: pseudonymisierte Daten in FHIR R4 JSON über Web-API (mindestens Questionnaire und QuestionnaireResponse), tägliche inkrementelle Lieferung

Datenschutz und IT-Sicherheit

DSGVO/BDSG-konforme Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Gesundheitsdaten)Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR; kein DrittlandstransferDatenschutzkonzept nach Standard-Datenschutzmodell (mind. 5 Punkte) inkl. technischer und organisatorischer MaßnahmenIT-Sicherheitskonzept auf Basis IT-Grundschutz inkl. Risikoanalyse, Notfallvorsorge, Verschlüsselung, Backup, DatenlöschungISMS nach ISO 27001 oder gleichwertigZertifiziertes Rechenzentrum (ISO 27001 auf IT-Grundschutz-Basis oder BSI C5)Regelmäßige Penetrationstests und Auditierungen durch RKIVerfügbarkeit mind. 99 % (SLA)

Barrierefreiheit

Umsetzung gemäß EU-Richtlinie 2016/2102, BGG und BITV 2.0 für Online-Befragungs-Tool, Panelisten-Website und optionale App.

Befragungsumfang und Studien

Pro Jahr vier Mixed-Mode-Befragungen (online und schriftlich, ca. 180.000 Interviews à ca. 20 Minuten)Zusätzlich 5–12 Ad-hoc-Studien pro Jahr

Training, Support und Schulung

Vor-Ort- und Online-Schulungen (deutsch, nur für RKI-Mitarbeitende)Benutzerhandbuch in deutscher SpracheFirst-/Second-/Third-Level-SupportServicezeiten: Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr, deutschsprachig, telefonisch und per TicketReaktionszeiten: Betriebsverhindernd 4 h, Betriebsbehindernd 6 h, leichter Mangel 24 hWiederherstellungszeiten: 72 h bei betriebsverhindernd/-behindernd, angemessener Zeitraum bei leichtem Mangel

Exit-Strategie

Exit-Phase beginnt spätestens 3 Monate vor VertragsendeÜbergabe aller Daten (CSV, JSON, XML), Dokumentationen und SchnittstellenbeschreibungenDatenlöschung beim Auftragnehmer nach erfolgreicher Übergabe

Optionale Leistungen

Optionale, verbindlich anzubietende und zu bepreisende Leistungen (auf Anforderung als Change Request):

Postalische Anschreiben für Offline-PanelistenSMS-NachrichtenWebseite – Bereich für News/MeldungenWebseite – Newsletter-FunktionTeilnehmenden-Verwaltungs-Datenbank (Anpassungsleistung)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche und wirtschaftliche Zuverlässigkeit

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (rechtsverbindlich unterzeichnet, ggf. Handelsregister-Nachweis auf Verlangen)Keine Vorstrafen / laufenden Strafverfahren / Zwangsvollstreckungsmaßnahmen in den letzten 5 Jahren bei FachpersonalVerpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenHaftpflichtversicherungsnachweis gemäß EVB-IT System-AGB

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung Qualitäts- und Umweltmanagement mit Angaben zu QMS (idealerweise ISO 9001) und UMS (idealerweise EMAS oder ISO 14001); jährlich vorzulegen, dient vorrangig statistischen Zwecken.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenznachweis: Mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren (ab Mai 2023), die folgende Kriterien erfüllt:

Art: epidemiologische, sozialwissenschaftliche oder Marktforschungs-Panel-Management-SoftwareUmfang: mind. 100.000 aktive PanelistenFokus: Betrieb der Software (NICHT On-Premise-Integration)Inhalt: detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen

Kompetenznachweis in allen ausgeschriebenen Bereichen (Registrierung, Stichproben, E-Mail-Versand, Online-Befragungs-Tool, Panelisten-Portal, FHIR-Schnittstelle).

Eignungsleihe über Subunternehmer für wirtschaftliche/finanzielle und technische Leistungsfähigkeit möglich; pro Subunternehmer original unterschriebene Verpflichtungserklärung.

Datenschutz und Datensicherheit

Bereitschaft zum Abschluss der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO)Datenschutzkonzept nach Standard-Datenschutzmodell mit Mindestbewertung 5 PunkteVorlage technischer und organisatorischer Maßnahmen (§ 32 DSGVO)Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR; kein DrittlandstransferWünschenswert: Datenschutzsiegel oder Fachwissensnachweis im Bereich GesundheitsdatenBenennung eines Datenschutzbeauftragten

IT-Sicherheit

Eigenerklärung zum IT-Sicherheitskonzept auf Basis IT-GrundschutzNachgewiesenes ISMS (z. B. ISO 27001) oder gleichwertigZertifiziertes Rechenzentrum: ISO 27001 auf IT-Grundschutz-Basis ODER BSI-C5-zertifizierte Cloud-Lösung (mit BSI-Mindeststandards)Bereitschaft zu regelmäßigen Penetrationstests und Auditierungen durch RKI oder beauftragte DritteNotfallvorsorgekonzept, Backup-, Lösch- und VerschlüsselungskonzeptBenennung eines Informationssicherheitsbeauftragten

Personalsicherheit

Darlegung der Prozesse zur Gewährleistung der Personalsicherheit (Vertrauenswürdigkeitsprüfung, Schulungskonzept, Vertraulichkeitsverpflichtung)Keine vorbestraften Mitarbeitenden; Zustimmung zu § 203 StGBQualifikationsnachweise des Fachpersonals

Technische und fachliche Zusagen

Eigenerklärung zur Testinstallation (Installation einer Testversion in der Umgebung des Hosting-Dienstleisters nach Wertung)Akzeptanz EVB-IT SystemvertragAkzeptanz SLA-Klauseln mit Vertragsstrafen bei SLA-VerletzungenBestätigung Verfügbarkeit mind. 99 %Konzept zur Barrierefreiheit (BITV 2.0, EU-RL 2016/2102)
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (ab Mai 2023)Volumen: mind. 100.000 aktive Panelisten

Vergleichbare Panel-Management-Software (epidemiologisch, sozialwissenschaftlich oder Marktforschung) – Fokus auf Betrieb der Software, NICHT On-Premise-Integration

detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen inkl. Kompetenznachweis in allen ausgeschriebenen Bereichen (Registrierung, Stichproben, E-Mail-Versand, Online-Befragungs-Tool, Panelisten-Portal, FHIR-Schnittstelle)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 84%4–10 · 16%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 40 erledigt
Angebotsformulare & Preisblätter
Eigenerklärungen & Formblätter
Fachliche Nachweise & Konzepte
Vertragliche Unterlagen
Formale Anforderungen

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen
  1. 23.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 24.08.2026 → 25.08.2026
  2. 27.07.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 10.08.2026 → 24.08.2026
  3. 09.07.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Robert Koch-Institut, Beschaffung | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
13353 Berlin
Ort
13353 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
13353 Berlin
Berlin

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