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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten

Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) in Bonn schreibt Pflege-, Entwicklungs- und weitere Dienstleistungen für seine Kofax-Scan-Software aus. Die Software wird eingesetzt, um aus dem papiergebundenen Posteingang elektronische Dokumente für verschiedene Justiz-Verfahren zu erstellen.

Was zu tun ist:

Es sollen drei Bereiche abgedeckt werden – die Pflege der Kofax-Standardsoftware, die Pflege einer individuell entwickelten Schnittstelle zum EHUG-Fachverfahren und die Pflege spezieller Kofax-Module für TR-RESISCAN. Hinzu kommen Softwareentwicklung, Markterkundung für Alternativen zu Kofax, Beratung, Workshops sowie Unterstützung im Betrieb.

Rahmenbedingungen:

Die Leistungen beginnen am 1. Januar 2027 und laufen vier Jahre (bis Ende 2030). Bieter müssen u.a. Kofax-Platinum-Partner sein, mindestens zwei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren nachweisen und einen Mindestjahresumsatz von 540.000 € belegen.

Angebotsfrist: 6. November 2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. November 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Termin27. Okt. 2026
Termin3. Nov. 2026
Termin6. Nov. 2026
Termin7. Nov. – 21. Dez. 2026
Termin1. Jan. 2027
Termin1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Termin1. Jan. – 31. Dez. 2027
Termin1. Jan. – 31. Dez. 2028
Termin1. Jan. – 31. Dez. 2029
Termin1. Jan. – 31. Dez. 2030
Termin31. Dez. 2030
TerminDatum offenNach Ablauf der Bindefrist, gemäß § 134 GWB (kein konkretes Datum genannt).
TerminDatum offenZuschlag erfolgt innerhalb der Bindefrist (kein konkretes Datum genannt).
TerminDatum offen10 Tage nach Erhalt des Vertragsexemplars durch den Auftragnehmer.
TerminDatum offen10 Kalendertage nach Erkenntnis eines Verstoßes, gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB.
TerminDatum offen15 Kalendertage nach Abhilfeablehnung, gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB.
TerminDatum offenErweiterte Sicherheitsüberprüfung Ü2 nach SÜG für eingesetzte Mitarbeiter – bis Leistungsbeginn nachzuweisen.
TerminDatum offenMo–Fr 08:00–16:30 Uhr (Hotline, Vor-Ort-Service); keine konkreten Datumsangaben.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Niedrigster Preis als alleiniges Zuschlagskriterium. Gemäß Ziffer 7.2 der BWB: 'Unter allen Angeboten, die danach nicht auszuschließen sind, entscheidet der niedrigste Preis.' Die Wertung erfolgt über den Gesamtpreis (P) netto für 4 Vertragsjahre gemäß Preisblatt.

KI-Hinweis: Ziffer 7.2 der BWB bestimmt ausdrücklich, dass allein der niedrigste Preis entscheidet (nur_preis). Der Kriterienkatalog enthält lediglich Muss-Anforderungen (Erfüllt/Nicht erfüllt), die als Ausschluss-/Mindestanforderungen und nicht als gewichtete Zuschlagskriterien zu werten sind.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Pflege Kofax-Standardsoftware (EVB-IT Pflegevertrag S)

Dauerhafte Überlassung neuer Programmstände (Patches, Updates, Upgrades, Releases) sowie Standardsupport für die Kofax-Komponenten. Inhalte u.a.:

Updates und UpgradesWebbasierte Dienste (Knowledge Base, Webbasiertes Support-Tool, Produkt-Updates)Kofax-StandardsupportHotline-Service: Mo–Fr 08:00–16:30 Uhr an Arbeitstagen

Pflegeobjekte umfassen u.a. KTM (Unlimited Fields Extraction), Backup-Lizenzen, Scan/QC/Import- und Volumen-Lizenzen, IMAGE VOL, PDF Image + Text, TR-RESISCAN-Module, iText 7 .NET sowie codecentricTextRelease (CTR).

Pflege EHUG-Schnittstelle – Individualsoftware (EVB-IT Servicevertrag)

Pflege und Wartung der individuell entwickelten Kofax-Schnittstelle (Konnektor) für die Anbindung an das EHUG-Fachverfahren. Leistungen:

Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung)Hotline-ServiceVor-Ort-ServiceTicketverwaltung ausschließlich über Atlassian JIRA – keine personenbezogenen Daten über JiraSupportzeiten: Mo–Fr 08:00–16:30 Uhr

Pflege Kofax Capture Custom Module – TR-RESISCAN (EVB-IT Servicevertrag)

Pflege und Wartung der kundenspezifischen Module des bisherigen Dienstleisters für das rechtssichere Scannen (Module u.a. cc.RESISCAN.createTV, cc.RESISCAN.addTV, cc.RESISCAN.check). Inhalte:

Wiederherstellung der BetriebsbereitschaftHotline und Vor-Ort-ServiceUpdates/UpgradesWebbasierte Dienste und Kofax-StandardsupportBearbeitung ebenfalls über Atlassian JIRA

Rahmenvereinbarung – Entwicklung, Lizenzen und Unterstützungsleistungen

Abruf von Leistungen über eine Rahmenvereinbarung (4 Jahre):

Zusätzliche Lizenzen: Kauf weiterer Kofax-Lizenzen inkl. Pflege – geschätzt bis zu 16 Lizenzen pro Jahr, insgesamt bis zu 64 Lizenzen über die VertragslaufzeitSoftwareentwicklung: Erstellung, Erweiterung und Weiterentwicklung der EHUG-Schnittstelle sowie ggf. neuer Fachverfahren; u.a. Formularerkennung, Volltextindexierung, Validierungsmasken, Übergabe von Bild- und MetadatenBeratung und Betrieb: Markterkundung für Kofax-Alternativen, Workshops, Installations- und Konfigurationsarbeiten, telefonische Beratung, Remote-Unterstützung (WebEx oder BDBOS Meeting Plattform)Volumen: Bis zu 100 Personentage pro Jahr, insgesamt bis zu 400 PT über die Vertragslaufzeit

Technische Umgebung

Die bestehende Anwendungslandschaft umfasst u.a.:

Kofax Capture 11.1.1.0, Kofax Transformation Modules 7.0, Kofax VRS 5.3Windows Server 2019 Datacenter, Windows 10 LTSC 1809 (Scan-Arbeitsplätze)Oracle 12 und 19c Enterprise EditionJava 8, Apache Tomcat 8.5, JBOSS EAP 7Programmiersprachen VB, C#, Visual BasicDOMEA (Dokumentenmanagement), Citrix Virtual Apps 2402.2.2100Zielsysteme: EHUG, EStA, JBS, ElektrA, TR-RESISCAN

Entwicklungen sind in Pflichtenheften je Projekt zu dokumentieren; beim Einsatz von Modellierungswerkzeugen sind die Modelle in nutzbarem Format zu übergeben.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen: Mindestens zwei geeignete Referenzen über Erstellung elektronischer Dokumente aus papiergebundenem Posteingang; innerhalb der letzten drei Jahre erbracht; Vertragsdauer mind. drei Jahre (oder Summe mehrerer Einzelbeauftragungen für denselben Auftraggeber); Auftragswert mind. 500.000 € netto. Nachweis über Anlage 7.Herstellerstatus: Gültiger Kofax-Platinum-Partnerstatus (oder höher) spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung – Nachweis durch Herstellerbestätigung oder Zertifikat vor Zuschlag.Fachkräfte: Mindestens 10 Mitarbeiter mit dem geforderten Skill-Profil (Anlage 9), davon mind. 4 mit KTM-Scripting-Kenntnissen. Erforderliche Qualifikationen u.a.: Studium Informatik oder vergleichbar, mind. 2 Jahre Praxis in Java- oder .NET-Programmierung, Kenntnisse in Java, C#, Visual Basic, .NET Framework, WebService, DOMEA, TOMCAT, JBOSS, relationalen Datenbanksystemen, OOA/OOD, Schnittstellenprogrammierung, SW-Dokumentation sowie Analyse/Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften.Sicherheitsüberprüfung: Eingesetzte Mitarbeiter müssen die erweiterte Sicherheitsüberprüfung Ü2 nach SÜG besitzen oder bereit sein, sich dieser zu unterziehen.Testsystem: Vorhaltung eines Kofax-Test- und Entwicklungssystems beim Auftragnehmer.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestjahresumsatz: 540.000 € netto pro Jahr für vergleichbare Leistungen (Eigenerklärung zu den letzten drei Geschäftsjahren).Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen pro Schadensfall:Sachschäden: mind. 500.000 €Vermögensschäden: mind. 500.000 €Datenschutzverletzungen: mind. 500.000 €

Nachweis durch Eigenerklärung oder Zusage, die Versicherung vor Zuschlag abzuschließen.

Ausschlussgründe und rechtliche Eignung

Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (zwingend) oder § 124 GWB (fakultativ) – Selbstreinigungsmaßnahmen sind möglich; Abfrage im Wettbewenstersregister.Eigenerklärung Russlandbezug (Anlage 8): keine Personen/Unternehmen nach Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 mit Russlandbezug; keine Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) mit Russlandbezug.Eignungsleihe (§ 47 VgV), Bietergemeinschaften und Unterauftragsvergabe (§ 36 VgV) sind zulässig – jeweils mit den in Anlage 2/3 beschriebenen Pflichten.

Operative Anforderungen

Erreichbarkeit für Supportanfragen: Mo–Fr 08:00–16:30 Uhr (Telefon, E-Mail, Ticketsystem).Ticketverwaltung ausschließlich über Atlassian JIRA; keine personenbezogenen Daten über Jira.Remote-Unterstützung über WebEx oder BDBOS Meeting Plattform.Bereitschaft zu Vor-Ort-Service (Erfüllungsort Bonn).
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 KalenderjahreVolumen: mindestens 500.000 € netto Gesamtauftragswert

Erstellung elektronischer Dokumente aus papiergebundenem Posteingang (Kofax-Scan-Umfeld)

Vertragslaufzeit mind. 3 Jahre (oder Summe mehrerer Einzelbeauftragungen für denselben Auftraggeber); nachprüfbarer Referenzgeber mit Ansprechpartner (Telefon + E-Mail); eingereicht über Anlage 7.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 67%4–10 · 29%11+ · 5%

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen
  1. 07.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
  2. 06.10.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 03.11.2026 → 06.11.2026
  3. 01.10.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
53113 Bonn
Ort
53113 Bonn
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
53113 Bonn
Nordrhein-Westfalen

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