Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Großveranstaltungen für das Bundesministerium der Verteidigung

Auftraggeber ist das Bundesministerium der Verteidigung (BMVg). Bedarfsträgerin ist der Leitungsstab Protokoll (LStab Prot). Abrufberechtigt sind alle Dienststellen des Geschäftsbereichs BMVg (nach Antrag und Freigabe durch den LStab Protokoll) sowie das BwDLZ Berlin (direkt ohne Antrag). Veranstaltungen finden überwiegend in Berlin, fallweise in Bonn und im Bundesgebiet statt. Bei Veranstaltungsorten außerhalb Berlins fallen zusätzliche Reisekosten als Zusatzleistung an.

Fach- und termingerechte Ausführung in höchster Qualität und Sorgfalt (politisches Zeremoniell).

Enge Abstimmung mit dem LStab Protokoll des BMVg.

Absolute Vertraulichkeit – auch für Subunternehmen.

Ständiger deutschsprachiger Ansprechpartner mit Reaktionszeit 1 Arbeitstag; Ansprechbarkeit auch an Wochenenden und Feiertagen.

24-Stunden-Erreichbarkeit während der Projektdurchführung.

Verfügbarkeit für zusätzliche Arbeitstreffen innerhalb von 5 Arbeitstagen.

Regelmäßige Arbeitstreffen: 15 Termine pro Vertragsjahr (Präsenzpflicht in Berlin, je max. 3 Stunden).

Erstellung eines Baustellenterminplans bei jedem Abruf (auch kurzfristigen).

Erstellung eines Kostenvoranschlags (KVA) mit klarer Trennung zwischen Abruf und Zusatzleistungsangebot.

Betreuung, Koordination und Überwachung aller Fremdleistungen.

Auftragnehmer erbringt Vergütung auch für Leistungen von Unterauftragnehmern; Rechnungsstellung nur durch den Auftragnehmer.

Aufbewahrungspflicht für auftraggeberbezogene Unterlagen während gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Unverzügliche Meldung bei Änderungen (Firmenname, Rechtsform, Übertragungen).

Standard-Abruf: Leistungserbringung innerhalb von 4 Wochen ab Abruf.

Kleinere Veranstaltungen: Bearbeitungszeit 2 Wochen.

Aufpreis kurzfristiger Abruf (2 Wochen Bearbeitungszeit):

Projektplanung:

1.1 Bedarfsermittlung: Standort-Recherchen und Machbarkeitsstudien (für alle Größenklassen, Indoor/Outdoor).

1.2 Projektplanung:

1.3 Kostenübersicht (KVA) – nach Vertragsschluss für jeden Abruf zu erstellen.

1.4 Bereitstellung der Genehmigungen (alle erforderlichen Genehmigungen).

1.5 Ausführungsplanung (für alle Größenklassen).

1.6 Aufbauarbeiten und Projektmanagement.

1.7 Rückbau.

1.8 Projektnachbereitung (Dokumentation, Archivierung).

2.1 Bereitstellung von Material und Technik:

2.2 Bereitstellung von Personal:

Veranstaltungen (bis ca. 1.000 Personen): Konferenzen, politische Veranstaltungen mit Leitungsebene des BMVg (Bundesminister/in, Staatssekretär/innen, Generalinspekteur/in), Mitarbeitende, Diplomaten, internationale/politische Ansprechpartner.

Großveranstaltungen (bis ca. 10.000 Personen): Feierliches Gelöbnis, Großer Zapfenstreich, Tag der Bundeswehr, Veteranentag, Gedenkveranstaltungen.

Größenklassen: bis 500 / 501–1.000 / 1.001–5.000 / 5.001–10.000 Teilnehmende (Indoor und Outdoor).

Jährlich sind ca. 5 Großveranstaltungen mit bis zu ca. 1.000 Teilnehmenden zu organisieren.

| Leistung | Menge (geschätzt) | Einheit |

|---|---|---|

| Standortrecherche bis 500 TN | 72 | pro Veranstaltungsort |

| Standortrecherche 501–1.000 TN | 42 | pro Veranstaltungsort |

| Standortrecherche 1.001–5.000 TN | 18 | pro Veranstaltungsort |

| Standortrecherche 5.001–10.000 TN | 12 | pro Veranstaltungsort |

| Planungskonzepte Präsenz (bis 500 TN) | 72 | pro Veranstaltung |

| Planungskonzepte Präsenz (501–1.000 TN) | 42 | pro Veranstaltung |

| Planungskonzepte Präsenz (1.001–5.000 TN) | 18 | pro Veranstaltung |

| Planungskonzepte Präsenz (5.001–10.000 TN) | 12 | pro Veranstaltung |

| Großveranstaltungen p.a. | 5 | mit bis ca. 1.000 TN |

Verfahrensart: Offenes Verfahren.

Auftragsart: Dienstleistung, Rahmenvereinbarung.

Nebenangebote: nicht zugelassen.

Mehrere Hauptangebote: nicht zugelassen.

Änderungsvorschläge: nicht zugelassen.

Muster: keine Muster einzureichen.

Losaufteilung: Ein Los (Gesamtleistung bildet ein Los).

Eignung für KMU: Nicht für kleine und mittlere Unternehmen geeignet (suitableforsmes: false).

Zuschlagskriterium: Qualität – es wird nicht der Preis gewertet, sondern ausschließlich die Qualität.

Mindestpunktzahl: Angebote müssen mindestens 1,40 von 3,00 Leistungspunkten erreichen, sonst Ausschluss.

Mindestens 3 Referenzen über Konferenzen/Großveranstaltungen mit mindestens 500 Teilnehmenden aus den letzten 3 Jahren (bis Ablauf der Angebotsfrist).

Referenzen müssen abgeschlossen sein oder länger als ein halbes Jahr laufen.

Form: Eigenerklärung genügt, keine Referenzschreiben erforderlich.

Pflichtangaben: Art/Umfang/Beschreibung der Leistungen, Auftragswert, Zeitraum der Leistungserbringung.

| Kriterium | Gewichtung | Max. Zeichen |

|---|---|---|

| 1. Mitarbeitereinsatz | 15% | 6.000 |

| 2. Planungskonzept (Tag der Bundeswehr, 10.000 TN) | 30% | 15.000 |

| 3. Arbeitsorganisation | 15% | 6.000 |

| 4. Risiken und Schwierigkeiten | 20% | 4.000 |

| 5. Maßnahmen zur Problemvermeidung | 20% | 4.000 |

Verfahrenssprache: Deutsch. Fremdsprachige Dokumente benötigen deutsche Übersetzung.

Auftragnehmer muss einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Rechtsrahmen: Deutsches Recht anwendbar; UN-Kaufrecht ausgeschlossen.

Vertragssprache: Deutsch.

Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen gemäß MiLoG.

Elektronische Rechnungsstellung (XRechnung) gemäß E-Rechnungsverordnung.