Rahmenvereinbarung für den Zeitraum vom 01.01.2027 bis 30.06.2029 mit der Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr mit IT-Systemvertrag für das Internetportal der Stadt Arnstadt
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Arnstadt schreibt eine Rahmenvereinbarung für den Relaunch und Betrieb ihres städtischen Internetportals aus. Gesucht wird eine Agentur bzw. ein IT-Dienstleister, der ein neues, nutzerfreundliches, barrierefreies und DSGVO-konformes Onlineportal auf Basis eines Open-Source-CMS mit Dateimanagement (DAM) konzipiert, umsetzt und für 30 Monate (01.01.2027 – 30.06.2029, optional +1 Jahr) betreibt.
Die Leistung umfasst Webdesign, responsives Design, Hosting-Administration, CMS-Implementierung, Altdatenübernahme, Schulungen, Support mit definierten Reaktionszeiten, Sicherheitsupdates sowie laufende Weiterentwicklung. Optional sind Erweiterungen wie Terminbuchung, Dokumentenmanagement, KI-Suche und Statistiktools vorgesehen.
Bieter müssen ein Preisblatt, eine Eigenerklärung zur Eignung, eine Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz, eine Eigenerklärung zur Support-Erreichbarkeit, eine Agenturvorstellung, eine CMS-Begründung mit DAM, ein Timing-Konzept, eine Kreativaufgabe (max. 5 Seiten) sowie drei vergleichbare Referenzen aus den letzten Jahren einreichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis40%
Niedrigstes Angebot wird ins Verhältnis gesetzt; Formel: Niedrigstes Angebot x 45 / Bewertetes Angebot = Punktzahl
- Technische Herangehensweise25%
Benennung des CMS inkl. Dateimanagement (DAM) mit ausreichender Begründung und Erfüllung der im LV genannten funktionalen Anforderungen (10 Punkte: sehr gut bis 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten); intuitive nutzerfreundliche Backend-Anwendung ohne Programmierkenntnisse, effektive Benutzerverwaltung mit rollenbasierter Rechtevergabe (inkl. Nachvollziehbarkeit von Änderungen), strukturierte Datenhaltung, Performance und Skalierbarkeit (10 bis 0 Punkte). Formel: Ergebnis x Gewichtung (25) / bestes Ergebnis = Punktzahl
- Kreativaufgabe25%
Konzeptioneller Lösungsansatz für Relaunch des Internetportals arnstadt.de; einzureichen sind Vorschlag einer Hauptnavigation, Prinzipdarstellung der Seitenstruktur, Wireframe oder Skizze der Startseite, Erläuterung der Nutzerführung, Begründung des Lösungsansatzes (max. 5 Seiten A4 bzw. 5 Folien). Bewertet werden: Nutzerorientierung und Zielgruppenverständnis, Qualität der Informationsarchitektur, Nachvollziehbarkeit und Plausibilität des Konzeptes, Vorgehen zur Sicherstellung der browserübergreifenden und mobilen Benutzerfreundlichkeit, Innovation und Zukunftsfähigkeit (je 10 bis 0 Punkte). Formel: Ergebnis x Gewichtung (30) / bestes Ergebnis = Punktzahl
- Support-Erreichbarkeit10%
Verbindliche Erreichbarkeit an allen Werktagen (Mo–Fr) während der üblichen Geschäftszeiten; Benennung eines festen Ansprechpartners mit Vertretungsregelung; keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person (Single Point of Contact); erfolgt mittels Eigenerklärung
Preis: Niedrigstes Angebot x Gewichtung (45) / Bewertetes Angebot = Punktzahl. Technische Herangehensweise und Kreativaufgabe: Ergebnis des Bewerteten Angebotes (Summe) / bestes Ergebnis x Gewichtung (25 bzw. 30) = Punktzahl. Support-Erreichbarkeit: Eigenerklärung.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenRelaunch und Betrieb des Internetportals arnstadt.de
Konzeption, Aufbau und Betrieb des neuen städtischen Internetportals. Das Portal soll übersichtlich, modern, nutzerzentriert, konversionsorientiert und intuitiv bedienbar sein und auf allen Endgeräten funktionieren (Responsive Design).
Technische Basis: CMS und Datenmanagement
Einsatz eines modernen Open-Source-CMS mit Dateimanagement (DAM). Das System muss eine intuitive Bedienung des Backends ohne Programmierkenntnisse ermöglichen und über eine effektive, rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung mit Nachvollziehbarkeit von Änderungen verfügen. Gefordert sind strukturierte Datenhaltung, gute Performance und Skalierbarkeit. Barrierefreiheit nach BITV/ThürBITVO sowie DSGVO-Konformität sind umzusetzen.
Support, Wartung und Systemservice
Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft während der Vertragslaufzeit.
Migration, Schulung und Projektablauf
Übernahme und Migration von Altdaten in das neue System, Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Eine Nutzerschulung für Redakteure (max. 10 Teilnehmer) sowie das Projektmanagement gehören zum Leistungsumfang.
Preisstruktur und Laufzeit
Die Vergütung gliedert sich in einmalige Kosten (Grundlagen, Webdesign, CMS, Phase I und II) und laufende Monatspauschalen über 30 Monate (01.01.2027 – 30.06.2029) für Weiterentwicklung, Wartung/Pflege und Hosting. Zusätzlich ist ein kalkulatorischer Tagessatz für Zusatzleistungen oder Präsenzzusatztermine anzubieten.
Optionale Erweiterungen
Im Leistungsverzeichnis sind bereits folgende optionale Bausteine vorgesehen, die bei Bedarf beauftragt werden können:
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und persönliche Eignung
Eigenerklärung zur Eignung mit Angaben zur:
Ausschlussgründe und Zuverlässigkeit
Keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 GWB, keine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB (bzw. nachgewiesene Selbstreinigung gemäß § 125 GWB). Keine Verurteilungen in den letzten zwei Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 EUR). Keine Ausschlussvoraussetzungen oder Geldbußen ab 175.000 EUR nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).
Fachliche Eignung – Referenzen und Team
Nachweis von mindestens drei vergleichbaren Referenzen für komplexe Homepages mit gleichwertigen technischen Qualitätsanforderungen aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren. Pflichtangaben je Referenz: Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum.
Zusätzlich ist eine Agenturvorstellung mit Angaben zum zukünftigen Projektteam (Berufserfahrung, Agenturzugehörigkeit und persönlicher Ansprechpartner) einzureichen.
Verpflichtungen nach dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG)
Mit dem Angebot ist die Eigenerklärung zum ThürVgG abzugeben. Damit verpflichtet sich der Bieter u.a. zu:
Bei Verstößen drohen Vertragsstrafen, eine fristlose Kündigung und ein Ausschluss von Vergabeverfahren bis zu drei Jahren (§ 13 ThürVgG).
Auf Verlangen vorzulegende Nachweise
Erst bei Zuschlagserteilung bzw. auf gesonderte Aufforderung sind folgende Nachweise vorzulegen:
Drei relevante Referenzen für komplexe Homepages mit gleichwertigen technischen Qualitätsanforderungen
Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum; vergleichbar mit IT-Systemvertrag / Internetportal
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
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