Rahmenvereinbarung über die Lieferung von KFZ-Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial (Kopie)

Das Kernsortiment umfasst 25 im Angebotsvordruck beschriebene Positionen mit Kfz-Ersatz- und Verschleißteilen, Zubehör- beziehungsweise nicht-OEM-Teilen, Betriebs- und Verbrauchsstoffen sowie fahrzeugspezifischen Teilen und Werkzeugen. Gefordert sind unter anderem Bremsscheiben, Bremsbeläge, Filter, Scheibenwischer, Koppelstangen, Starterbatterien, Zündkerzen, ein Feuerlöscher, Motoröl, Getriebeöl und Frostschutz.

Alle 25 Positionen sind vollständig zu bepreisen. Die genannten Referenzartikel beschreiben die geforderten Leistungs- und Qualitätsmerkmale; gleichwertige Produkte können angeboten werden, wenn sie die technischen, funktionalen und qualitativen Anforderungen erfüllen.

Das Randsortiment umfasst Betriebsstoffe wie Motoröle, Getriebeöle, andere Öle und Schmierstoffe, Bremsflüssigkeit, Kältemittel und Frostschutzmittel sowie Verbrauchsstoffe wie Pflege- und Reinigungsmittel, Klebemittel, Lacke und Lackierzubehör. Hinzu kommen 27 Kategorien von Kfz-Ersatz- und Verschleißteilen, unter anderem für Abgasanlage, Achsaufhängung, Antrieb, Autobatterien, Bremsanlage, Elektrik, Filter, Getriebe, Heizung, Innenausstattung, Karosserie, Klimaanlage, Kühlung, Kupplung, Lenkung, Leuchtmittel, Riementrieb, Scheiben, Schließanlage, Stoßdämpfer, Zugvorrichtungen, Zünd- und Glühanlagen sowie elektrische Fahrzeugkomponenten, außerdem Kleinwerkzeuge, Prüf- und Messmittel, Diagnosegeräte, Werkzeugwagen und stationäre Werkstattausrüstung.

Der Bieter reicht einen digitalen Händlerkatalog beziehungsweise eine Artikelliste mit den Rabattsätzen je Produktgruppe ein und erklärt die Versorgbarkeit der einzelnen Kategorien. Motoröle müssen für die betreffenden Fahrzeugmodelle die erforderlichen Herstellerfreigaben besitzen; für Kältemittel sind R134a, R1234yf und R744 abzudecken. Die weitere Konkretisierung des Randsortiments erfolgt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Der Bieter stellt ein browserbasiertes, passwortgeschütztes Bestellportal beziehungsweise einen Online-Shop bereit. Es umfasst die Suche mindestens nach OE-Nummer, Artikelnummer, EAN und Artikelname, eine individuelle Preisanzeige, einen Warenkorb, drei freitextliche Felder je Einzelauftrag, die Bestellfunktion und die Anzeige des Lieferstatus je Artikel.

Kundennummernbezogene Stammdaten wie Ansprechpartner und Lieferadresse sind zu hinterlegen und in den Rechnungen auszuweisen. Das Portal muss einen Downloadbereich für Produkt- und Sicherheitsdatenblätter, eine Archivfunktion für Aufträge und Rechnungen sowie einfache kundennummernbezogene Analysen zu Bestellvolumen nach Preis und Menge bieten. Nutzer- und Zugangsprofile sind nach dem Berechtigungskonzept des Auftraggebers einzurichten und zu administrieren. Zugangsdaten sind innerhalb von vier Wochen elektronisch zu übermitteln; weitergeleitete Änderungen an Daten und Zugängen sind innerhalb von vier Werktagen umzusetzen.

Die Lieferung erfolgt fracht- und verpackungskostenfrei frei Verwendungsstelle. Vorrätige Ware ist innerhalb von zwei Stunden nach Bestellung zu liefern, nicht vorrätige Ware innerhalb von zwei bis drei Tagen. Bestellungen ab 14:15 Uhr sind spätestens zur Öffnung der Werkstatt am nächsten Morgen zu bedienen. Pro Tag sind bis zu vier Anlieferungen möglich; Teillieferungen sind grundsätzlich nicht erwünscht.

Die Bestellungen sollen über das Bestellportal des Lieferanten erfolgen. In den Lieferpreisen sind unter anderem Einwegpaletten, Mindermengenzuschläge, Maut, Versand, Anlieferung, Verpackung, Inselzuschläge, Abwicklung und Entsorgung von Altteilen zu berücksichtigen. Eine Vergütung für Europaletten erfolgt nicht.

Die Versorgung umfasst die Werkstätten der Zentralen Polizeidirektion Niedersachsen, sechs weitere Polizeidirektionen, das Landeskriminalamt, die Polizeiakademie sowie die Polizei der Freien Hansestadt Bremen. Für die Kfz-Werkstätten in Hannover, Braunschweig, Hildesheim, Lüneburg, Oldenburg und Osnabrück ist je ein Abholort innerhalb von 25 km Luftlinie zu benennen, damit Ersatzteile im Einsatzfall unmittelbar abgeholt werden können. Abholungen erfolgen in Abstimmung mit dem jeweiligen Besteller.

Erforderlich sind die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe sind mit dem Formular Angaben zur Firma und zum Firmenprofil zu erklären; zudem sind gewerbliche Voraussetzungen, Berufsgenossenschaftsanmeldung, gewerbliche Schutzrechte, Sozial- und Umweltstandards sowie die Anforderungen der nachhaltigen Beschaffung zu bestätigen. Eine bestimmte Rechtsform ist nicht vorgeschrieben, und es wird keine Bürgschaft oder sonstige Sicherheitsleistung verlangt.

Die Eigenerklärungen zu Russland-Sanktionen, zur VV-NB und zum Datenschutz sowie die Datensicherheit sind einzureichen. Bei Bietergemeinschaften oder der Heranziehung Dritter gelten die jeweils vorgeschriebenen Erklärungs- und Nachweisregeln. Bewertungsrelevante Angaben und Unterlagen werden nicht nachgefordert.

Die Lieferfähigkeit ist nachzuweisen. Gefordert sind tägliche Mehrfachanlieferungen mit bis zu vier Anlieferungen, die Lieferung vorrätiger Ware innerhalb von zwei Stunden sowie eine Darstellung des Lieferzyklus, der betrieblichen Vorgangsbearbeitung und des Umgangs mit Lieferverzögerungen. Eigene Lagerung oder Beschaffung bei Vorlieferanten ist anzugeben. Für nicht rechtzeitig oder generell nicht verfügbare dringende Ersatzteile ist im Konzept ein alternativer Lieferant zu benennen.

Alle 25 Referenzartikel müssen lieferbar sein, und das Produktportfolio muss gängige Produkte im Bereich Kfz-Ersatzteile und Verbrauchsmaterial abdecken. Ein geschütztes Bestellportal mit Testzugang ist darzustellen. Die für das Randsortiment als zwingend gekennzeichneten Kategorien müssen sicher versorgt werden können. Für die sechs Werkstätten der Polizei Niedersachsen sind Selbstabholstandorte innerhalb von 25 km Luftlinie nachzuweisen.

Es sind mindestens zwei art- und umfangsgleiche Referenzen vorzulegen. Jede Referenz muss Fuhrparkgröße, Mitarbeiterzahl, Auftragswert, Auftragsumfang, Auftragszeitraum, Auftraggeber, Ansprechpartner und Telefonnummer enthalten. Das Volumen jeder Referenz muss mindestens 500.000 EUR Nettojahresumsatz aufweisen und in Art und Umfang dem ausgeschriebenen Volumen entsprechen. Die Darstellung ist als separate, selbst erstellte Anlage einzureichen. Zusätzlich ist ein Referenzkonzept Bestandteil des Eignungsnachweises.

Für das eingesetzte Außendienstpersonal ist eine Kfz-bezogene Qualifikation, beispielsweise als Kfz-Meister, und/oder mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Außendienstmitarbeiter im Bereich Kfz-Ersatzteile und Verbrauchsmaterial nachzuweisen. Die schriftliche Erklärung zur Einhaltung der Tariftreue und eines Mindestentgelts nach dem Mindestlohngesetz ist vorzulegen. Bei Nachunternehmen oder Verleihunternehmen ist deren Mindestlohnerklärung auf Verlangen vorzulegen, wenn der betreffende Auftragsanteil mindestens 3.000 EUR netto beträgt.

Bei mindestens 20 Beschäftigten muss während der Auftragsausführung mindestens eine Person beschäftigt sein, die schwerbehindert, unmittelbar zuvor langzeitarbeitslos oder in Berufsausbildung ist.

Über das Formular Angaben zur Firma und zum Firmenprofil sind die Bonität, die Geschäftskontenführung, die finanziellen Gesamtverhältnisse, etwaige Beanstandungen der Geschäftsbeziehung zum Kreditinstitut, die Fähigkeit zur Erfüllung finanzieller Verpflichtungen und die pünktliche Zahlung fälliger Rechnungen zu erklären. Soweit verfügbar, sind der Gesamtumsatz und der Umsatz der maßgeblichen Leistungsart für die letzten drei abgeschlossenen Jahre anzugeben. Bei Neugründung oder einer vergleichbaren Situation kann ein Ersatznachweis durch das Kreditinstitut erbracht werden.