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Rahmenvereinbarung über Dienstrad-Leasing für die Beschäftigten des Landkreises Grafschaft Bentheim

Landkreis Grafschaft Bentheim | Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Nordhorn, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Grafschaft Bentheim schließt eine neue Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern und Pedelecs (Diensträdern) für seine rund 850 Beschäftigten.

Was wird beschafft?

Bereitstellung von Fahrrädern und E-Bikes im Wege des Leasings (Entgeltumwandlung nach TV-Fahrradleasing)Vollkaskoversicherung und StörfallabsicherungJährliche Inspektion (Basis-Inspektionspaket)Mindestens zwei optionale Service- und VerschleißpaketeEin Online-Portal für Bestellung, Verwaltung und AbrechnungKomplette Abwicklung inkl. Schulung und Kommunikation

Rahmenbedingungen:

Höchstens 400 Einzel-Leasingverträge über die GesamtlaufzeitEinzelverträge laufen 36 MonateRahmenvereinbarung läuft bis Ende 2028, mit zwei Verlängerungsoptionen bis Ende 2030

Verfahren: Offenes EU-weites Verfahren (Vergabenummer 2026.0086), Angebote sind elektronisch über das DTVP-Portal einzureichen bis zum 02.11.2026 um 12:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. November 2026
Termin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Leistungszeitraum Referenzen1. Okt. 2023 – 2. Nov. 2026
Veröffentlichung30. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist26. Okt. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Angebotsöffnung2. Nov. 2026
Bindefrist2. Nov. 2026 – 26. Feb. 2027
Information nach § 134 GWBca. 4. Dez. 2026
Zuschlagca. 18. Dez. 2026
Implementierungsphaseca. 18. Dez. 2026 – 28. Feb. 2027
Vertragsbeginn1. März 2027
Ausführungsbeginn1. März 2027
Rahmenvertrag Laufzeit1. März 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 21. Jan. – 17. Dez. 2030bis 2030
Vertragsende1. Jan. – 17. Dez. 2030bis 2030
Einzel-Leasingvertrag LaufzeitDatum offenJeder Einzel-Leasingvertrag läuft 36 Monate ab Übergabe des Fahrrads; maximal 400 Einzelverträge über die Gesamtlaufzeit.
Kündigungsfrist VerlängerungDatum offenVerlängerungserklärung des Auftraggebers muss spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit erfolgen.
Preisanpassung ZinsenDatum offenPreisanpassungsverlangen bei Zinsänderung muss spätestens 2 Monate vor Beginn des Verlängerungszeitraums erfolgen.
Kündigungsfrist RahmenvereinbarungDatum offenSonderkündigungsrecht bei Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen (§ 16) mit Frist 3 Monate zum Monatsende.
Zahlungsziel RechnungenDatum offenZahlung erfolgt 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung (gemäß Teil C).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität12 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Z1 Preis40%

    Preis-Kriterium mit Wertungsrate und Uebernahme-Hoechstquote

  • Z2 Einfache und anwenderfreundliche Abwicklung30%

    Abwicklung fuer Mitarbeitende und Personalabteilung sowie Benutzeroberflaeche

  • Z3 Flexible Service- und Verschleisspakete20%

    Wahlmoeglichkeiten, Leistungsumfang und Anpassbarkeit der Service- und Verschleisspakete

  • Z4 Stoerfall- und Schadensmanagement6%

    Aufwand des Auftraggebers im Stoerfallprozess und Qualitaet des Stoerfallmanagements

  • Z5 Haendler- und Werkstattnetz in der Region4%

    Anzahl vertraglich gebundener Fachhaendler mit eigener Werkstatt im Wertungsgebiet, Haendler im Landkreis Grafschaft Bentheim doppelt gezaehlt (Formel)

Wertungspunkte gesamt max. 100 (Qualitaet 60, Preis 40). Z1.1 Wertungsrate: Punkte = 30 x [1 - (W - Wmin) / (0,5 x Wmin)], mindestens 0; Wmin erhaelt 30 Punkte, Angebote ab dem 1,5-fachen von Wmin erhalten 0 Punkte. Z1.2 Hoechstquote Uebernahme Q: 10 Punkte bei Q <= 10 %, 0 Punkte bei Q >= 25 %, dazwischen 10 x (25 % - Q) / 15 %. Qualitative Unterkriterien (Skala 0-5): Wertungspunkte = (Stufe / 5) x max. Punkte. Z2.2.1 Aktivitaeten Personalabteilung: 1 Aktivitaet 6 Punkte, 2 Aktivitaeten 4 Punkte, 3 Aktivitaeten 2 Punkte, 4 oder mehr 0 Punkte. Z4.1 Aktivitaeten Auftraggeber im Stoerfall: 1 Aktivitaet 3 Punkte, 2 Aktivitaeten 2 Punkte, 3 Aktivitaeten 1 Punkt, 4 oder mehr 0 Punkte. Z5 = 4 x (gewichtete Haendlerzahl des Bieters / hoechste gewichtete Haendlerzahl aller Bieter); Haendler im Landkreis Grafschaft Bentheim zaehlen doppelt.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien und Punktgewichte (Summe 100) sind in Teil A Ziffer 11 eindeutig angegeben; die Bieterfragen aendern die Gewichtungen nicht.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überlassung der Diensträder

Bereitstellung von fabrikneuen Fahrrädern und Pedelecs (bis 25 km/h) im Wege des Teilamortisationsleasings zur dienstlichen und privaten Nutzung.

Einzel-Leasingverträge mit einer festen Laufzeit von 36 Monaten ab Übergabe des RadesHöchstmenge insgesamt: 400 Einzel-Leasingverträge über die Gesamtlaufzeit (keine Mindestabnahmemenge)Maximal ein Fahrrad je Beschäftigtem/-rKaufpreisrahmen bis 7.000 EUR UVP (inkl. USt., Herstellerangabe), kein MindestwertTeilnahmeberechtigt: rund 850 Beschäftigte des Landkreises (TVöD, ungekündigtes Arbeitsverhältnis, bei Befristeten mindestens 36 Monate Restlaufzeit)Lastenfahrräder erlaubt, keine S-Pedelecs / Kfz

Pflichtleistungen (obligatorisch in jedem Vertrag)

Vollkaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung, weltweit, inklusive MobilitätsgarantieBasis-Inspektionspaket: jährliche Inspektion inkl. UVV-Prüfung-Niveau, mit Dokumentation und automatischer Erinnerung; bundesweit nutzbarStörfallmanagement: kostenfreie Rücknahme/Übernahme des Rades ohne Restforderung bei vorzeitiger Vertragsbeendigung (z.B. Beendigung Arbeitsverhältnis) – unbegrenzte Anzahl; kostenfreie Rückgabe nach Ablauf der 36 Monate; Rückgabekriterien vorab zu veröffentlichenSchadensmanagement für Diebstahl, Beschädigung und Totalschaden

Wählbare Service- und Verschleißpakete

Mindestens zwei unterschiedliche optionale Pakete mit verschiedenen Leistungsstufen, freiwillig wählbar. Beispiele für enthaltene Bausteine:

Ersatz von Verschleißteilen inkl. ArbeitslohnAkku-Dienstleistungen (Austausch / Reparatur)Mobilitätsleistungen (z.B. Ersatzrad)Hol- und Bringservice zur WerkstattUVV-Prüfung

Zusatzbausteine sind zulässig. Für jedes Paket sind jährliches Budget, Regelungen zu nicht verbrauchten Budgets (Übertragbarkeit), Ausschlüsse, Zuzahlungen sowie Wahl- und Wechselmöglichkeiten während der Laufzeit darzustellen.

Online-Portal

Browserbasiertes, mobiloptimiertes Online-Portal mit getrenntem Mitarbeitenden- und Arbeitgeberbereich, u.a.:

Papierloser Bestellprozess mit elektronischer Bestätigung/Signatur des Überlassungsvertrags (kein Ausdruck erforderlich)Verwaltung von Bestellungen, Störfällen, Schäden und RückgabenMonatliche Sammelrechnung / E-Rechnung (XRechnung)Bereitstellung abrechnungsrelevanter Daten als verschlüsselte CSV/XLSX für das Lohnsystem (LOGA)Zwei-Faktor-Authentifizierung, Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA / BITV 2.0Verfügbarkeit 98 %, Hosting in EU/EWRPortalzugang für Mitarbeitende muss auch nach Ende des letzten Einzel-Leasingvertrags noch zur Verfügung stehen

Händler- und Werkstattnetz

Mindestens 3 Fachhändler mit eigener Werkstatt im Landkreis Grafschaft BentheimBundesweite Abdeckung für Inspektions- und PaketleistungenJeder gelistete Fachhändler muss zum Ablauf der Angebotsfrist einen Vertrag mit dem Bieter haben; pro Betriebsstätte eine ZeileDirektabrechnung zwischen Werkstatt und Bieter für Leistungen aus den Service- und Verschleißpaketen

Einführung, Schulung und Kommunikation

Implementierung des Portals und der Prozesse bis spätestens 28.02.2027; ab 01.03.2027 müssen Einzelabrufe möglich seinInformationsveranstaltung zum Start sowie jährliche InformationsangeboteFAQ, Schulung der Personalabteilung, ArbeitshilfenBei Vertragsende: kostenfreie Bereitstellung aller maschinenlesbaren Daten für einen möglichen Nachfolger

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage – Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Straftaten, Steuer-/Sozialversicherungsverstöße)Offenlegungspflicht für Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Selbstreinigung möglich)Keine Verstöße in den letzten 2 Jahren gegen: § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG, § 19 MiLoG, § 98c AufenthGRussland-Sanktionen: kein Unternehmen, das unter Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014 fällt (>10 % Auftragswert an russische Stellen)Firmenangabe im Angebotsschreiben (sonst Ausschluss), Vertretungsbefugnis nachweisbar

Befähigung und Erlaubnis (§ 44 VgV)

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaates (Registerauszug, max. 6 Monate alt); Erklärung, falls nicht eintragungspflichtigErlaubnis nach § 32 Abs. 1 KWG für Finanzierungsleasing (§ 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG) – beim Bieter oder beim refinanzierenden Leasingunternehmen; gleichwertige EU/EWR-Erlaubnis genügtErlaubnis nach § 34d GewO zur Versicherungsvermittlung bzw. Eintragung im Vermittlerregister, soweit Versicherungen vermittelt werden; Erklärung, falls nicht erforderlich

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 1.500.000 EUR für Personenschäden und 500.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall – oder Erklärung eines Versicherers, im Auftragsfall abzuschließenDurchschnittlicher Jahresumsatz im Dienstrad-Leasing (Summe vereinnahmter Leasingraten) in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025: mindestens 250.000 EUR netto

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (Details siehe Referenzprojekte): Dienstrad-Leasing mit Versicherung, Servicepaketen und Online-Portal bei einem Arbeitgeber mit mind. 250 Beschäftigten, Laufzeit mind. 12 Monate im Zeitraum 01.10.2023 bis Angebotsfrist; mindestens eine Referenz bei einem öffentlichen Auftraggeber mit tarifvertraglicher Entgeltumwandlung (z.B. TV-Fahrradleasing, § 19b TV-L)Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig wird ausdrücklich begrüßt

Ausführungsbedingungen / Tariftreue

Verpflichtung zur Einhaltung von Tariftreue und Mindestentgelt nach NTVergG (Niedersachsen), MiLoG und AEntGEinsatz von Unterauftragnehmern nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers (Ausnahme: Fachhändler/Werkstätten des Händlernetzes)Einholung aller für die Leistungserbringung erforderlichen behördlichen Erlaubnisse (z.B. KWG, GewO)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Leistungen zwischen 01.10.2023 und Ablauf der Angebotsfrist, jeweils mindestens 12 Monate LaufzeitVolumen: Arbeitgeber des Referenzprojekts mit mindestens 250 Beschäftigten; Anzahl der abgeschlossenen Einzel-Leasingverträge ist anzugeben

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen über Dienstrad-Leasing im Rahmen einer Entgeltumwandlung mit Versicherungs- und Serviceleistungen sowie Online-Portal

Mindestens eine Referenz muss ein öffentlicher Auftraggeber (§ 99 GWB) mit Entgeltumwandlung auf tarifvertraglicher Grundlage des öffentlichen Dienstes (z.B. TV-Fahrradleasing, § 19b TV-L) sein. Je Referenz sind Auftraggeber, Ansprechperson, Leistungsgegenstand, Beschäftigtenzahl, Anzahl Leasingverträge und Leistungszeitraum anzugeben.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 42%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Angebotsschreiben und Eignungserklärungen
Wertungsrelevante Konzepte und Prozessangaben
Preisblatt und Vertragsmuster
Rückfragen und Verfahrensfristen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Grafschaft Bentheim | Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
48529 Nordhorn
Ort
48529 Nordhorn
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
48529 Nordhorn
Niedersachsen

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