Ausschreibungen Bayern
Rahmenvereinbarung über eine UCC-Lösung
Landratsamt Neuburg-Schrobenhausen | Regierung von Oberbayern, Vergabekammer SüdbayernNeuburg a.d. Donau, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landratsamt Neuburg-Schrobenhausen schreibt eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung einer UCC-Lösung (Unified Communications & Collaboration) aus. Es wird ein einziger Rahmenvertragspartner gesucht, der das System (Server, Session Border Controller, Softphone-Lizenzen, ACD, Mobil-Apps, SIP-Endgeräte) liefert, in Betrieb nimmt, schult und über mehrere Jahre betreut.
Was ist zu beschaffen?
Eine On-Premise-UCC-Lösung für bis zu 800 Nutzer an mehreren Standorten im Landkreis Neuburg-Schrobenhausen.Die bestehende TK-Anlage (Mitel MX-ONE) wird ersetzt; die Migration muss ohne Betriebsausfall erfolgen.
Was wird mitgeliefert?
Hardware (UCC-Server, SBC, SIP-Endgeräte, Analog-Adapter)Software-Lizenzen (Softphone, Video, Chat, Voicemail, ACD, Chef-Sekretär-Funktion, Mobile App)Dienstleistungen: Installation, Konfiguration, Testbetrieb (PoC), Migration, Voice Readiness Assessment, SchulungenSystemservice über die gesamte Vertragslaufzeit
Rahmenbedingungen:
Vertragslaufzeit: 5 Jahre ab Zuschlag, mit zwei Verlängerungsoptionen von je einem Jahr (max. 7 Jahre gesamt).Maximalvolumen: 470.000 € netto; geschätzt ca. 300.000 € netto.Bewertung: nach erweiterten Richtwertmethoden über Features und Usability (inkl. Live-Demonstration).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung19. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist12. Okt. 2026
Angebotsfrist22. Okt. 2026
Angebotsgültigkeitca. 22. Okt. 2026 – 12. Feb. 2027
Bindefristca. 22. Okt. 2026 – 12. Feb. 2027
Live-Demonstration3. Nov. – 5. Nov. 2026
Zuschlag8. Dez. 2026
Vertragsbeginn8. Dez. 2026
Vertragslaufzeit8. Dez. 2026 – 7. Dez. 2031
Produktivbetrieb 1. Bestellung30. Apr. 2027
Verlängerung 18. Dez. 2031 – 7. Dez. 2032
Verlängerung 28. Dez. 2032 – 7. Dez. 2033
Vertragsende7. Dez. 2033
Erste Preisanpassung möglichDatum offen33 Monate nach der initialen Systemlieferung; konkrete Daten sind nicht bekannt.
Funktionsprüfung nach BetriebsbereitschaftDatum offen30 Tage nach Zugang der Betriebsbereitschaftserklärung des Auftragnehmers.
Jährlicher ReportDatum offenJährlich zum 01.07. vom Auftragnehmer vorzulegen.
Pilotordner-AbgabeDatum offenMit dem Ende des PoC/Testbetriebs; konkrete Daten sind nicht bekannt.
Vollständige DokumentationsabgabeDatum offenMit der Erklärung der Betriebsbereitschaft des Systems; konkrete Daten sind nicht bekannt.
Überführungsphase nach VertragsendeDatum offenBis zu 6 Monate nach Vertragsbeendigung zur Unterstützung der Leistungsüberführung.
Löschung/Rückgabe der DatenDatum offen30 Tage nach Aufforderung durch den Auftraggeber (AVV Klausel 25).
Meldung DatenschutzverletzungDatum offenSpätestens 24 Stunden nach Kenntniserlangung an edv@neuburg-schrobenhausen.de.
Frist Genehmigung UnterauftragsverarbeiterDatum offenMindestens 6 Wochen vor Beauftragung des Unterauftragsverarbeiters (AVV Klausel 7.7).
Kündigungsfrist RegelkündigungDatum offen12 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.
SonderkündigungsfristDatum offen6 Monate zum Kalendermonatsende, frühestens nach dem 2. Vertragsjahr.
Zahlungsfrist EVB-IT KaufDatum offen30 Tage nach Lieferung und Zugang prüffähiger Rechnung.
Gewährleistung EVB-IT KaufDatum offen24 Monate ab Lieferung (Verjährungsfrist Sach- und Rechtsmängel).
Verjährung EVB-IT ÜberlassungDatum offen12 Monate ab Lieferung für Sach- und Rechtsmängelansprüche.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode30 Kriterien
- Features
Bewertung von 10 Feature-Kriterien (Ja/Nein, 0 oder 10 Punkte). Erfüllungsgrad wird mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Einzelgewichtungen: Voicemail (10), ACD-Statistiken/Reports (10), Redundanz Active/Passive (10), Redundanz Active/Active (10), Gesprächsaufzeichnung (10), Innovaphone IP102 (5), Innovaphone IP112A (5), Grandstream HT802 (5), Team Partner (3), Mute (9), MFV-Nachwahl (5), Signalisierung (3). Summengewichtung Features: 88 Leistungspunkte.
- Usability
Bewertung über Live-Demonstration durch 3-köpfiges Bewertungsgremium. Pro Bewertungsposition werden 3 Kriterien (Selbsterklärende Bedienung, Bedienkomfort, Optische Darstellung) jeweils mit 0-10 Punkten bewertet. Mittelwert der 3 Kriterien ergibt Erfüllungsgrad der Position, multipliziert mit der Gewichtung.
Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018: Kennzahl Z = Leistungspunkte / Gesamtangebotspreis Brutto. Schwankungsbereich: 10%, Entscheidungskriterium: Leistung. Leistungspunktzahl = Bewertungspunkte × Gewichtung. Preis = Gesamtsumme Kauf + Gesamtsumme Montage/Dienstleistung + Gesamtsumme mtl. Service × 84 Monate (brutto).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Features und Usability) sind in Anlage 10 und Anlage 11 vollständig dokumentiert; die Wertung erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode (UfAB 2018), daher wird der Preis nicht als eigenes Kriterium aufgeführt, sondern fließt ausschließlich über die Formel Z=L/P ein.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektgegenstand und Standorte
Ersatz der Bestands-TK-Anlage Mitel MX-ONE durch eine UCC-Lösung On-Premise für das Landratsamt Neuburg-Schrobenhausen.
Standorte:
Hauptgebäude: Platz der Deutschen Einheit 1, 86633 Neuburg an der DonauGesundheitsamt: 86633 Neuburg an der DonauHoch Tiefbauverwaltung: 86633 Neuburg an der DonauErziehungsberatungsstelle: 86633 Neuburg an der DonauVeterinäramt: 86633 Neuburg an der DonauDonaumooszweckverband: 86668 KarlshuldDienststelle Schrobenhausen: 86529 Schrobenhausen
Auslegung: bis zu 800 Nutzer. Die Installation muss parallel zum Bestandssystem ohne Betriebsausfall erfolgen.
Systemkern: Server, SBC und Kanäle
UCC-Server: zentral administrierbare Kommunikationsplattform, virtualisiert auf Beistellhardware des Auftraggebers (Windows Server 2025 Datacenter / VMware).Session Border Controller (SBC): redundant (virtualisiert + Hardware-Fallback), mindestens 60 gleichzeitige Gespräche, zusätzliche Kanäle optional.Anbindung Datenbanken (Active Directory, Outlook, UCC-Telefonbuch, Intranet-Adressbuch Maria DB): 1–4 Anbindungen.
Endgeräte-Lizenzen und Funktionen
Hardphone-Lizenzen: 40–60 StückSoftphone-Client-Lizenzen: 500–650 Stück (bis zu 4 Geräte pro Nutzer gleichzeitig, Single Sign-on)Videotelefonie-Lizenzen: 500–650 Stück (1:1 und Konferenzen bis 125 Teilnehmer)Chat-Lizenzen: 500–650 Stück (Einzel-/Gruppenchat, geräteübergreifend)Mobile App: 500–650 Stück (iOS, Android, Tablets; Softphone über WLAN/Mobilfunk, bis zu 2 Geräte gleichzeitig)Voicemail: 50–250 Stück (bis zu 3 Sprachansagen pro Nutzer)Chef-Sekretär-Funktion: 10–20 Stück (bis zu 4 Geräte)
ACD (Automatic Call Distribution)
ACD-Gruppen: 80–120 (Lizenz je Einwahlnummer; je nach Standort bis 5 bzw. bis 3 Nutzer gleichzeitig)ACD-Agent-Lizenzen: 200–300ACD-Supervisor-Lizenzen: 80–120ACD-Statistiken und Reports als PauschaleFunktionen u. a.: An-/Abmeldung, Rufnummernauswahl, Warteschlangen, IVR
Systemverwaltung
Mehrstufiges Rechtemanagement / Kontenverwaltung mit MFA-IntegrationAutomatischer LDAP-User-ImportKonfiguration (Userdaten, ACD-Gruppen, Call-Flows, Ansagetexte)Sicherheit: Keine lokale Speicherung personenbezogener Daten auf Mobilgeräten, Datenhaltung On-PremiseIntegrierbarkeit in Firewallkonzept (DMZ, Sophos XGs)Redundanz- / WiederherstellungskonzeptZentrale Logging-Funktionen, SIEM-Anbindung
Migration
Übernahme von Nutzerdaten per AD-AbgleichProgrammierung/Setup bestehender SIP-Endgeräte: Konftel 800 (6 Stück), Poly Trio 8800 (1 Stück), IP-Intercom-Sprechstelle (1 Stück)Konfiguration des UCC-Systems auf Basis von Workshop-ErgebnissenTestbetrieb / PoC für ca. 40 Test-User mit FunktionschecklisteVoice Readiness Assessment (VRA) pro Standort mit schriftlichem Nachweis
SIP-Sprachendgeräte und weitere Hardware
SIP-Sprachendgerät Basic / Standard: je 0–20 StückSIP-Sprachendgerät Komfort: 0–1 StückErweiterungsmodul Komfort: 0–1 StückAnalog-Telefon-Adapter (ATA) 2-Port: 0–5 StückAnalog-Telefon-Adapter (ATA) 4-Port: 0–5 Stück
Dienstleistungen und Regieleistungen
Regiestunden Systemspezialist vor Ort: 0–50 h gem. EVB-IT 9.2.1.1; Remote: 0–50 hRegiestunden Projektleiter: 0–10 h (9.2.1.1), 0–8 h (9.2.1.2), 0–6 h (9.2.1.3)Projektleiter-Leistungen (Pauschal) inkl. Jour-fixe, Meilensteinplanung, Schulungskonzept, MängelkoordinationEinholung der Anwenderdaten (Pauschal)Dokumentation gemäß EVB-IT und Dokumentationsrichtlinie (Anlage 6)Schulungsplanung, Pilotordner-Abgabe mit Ende PoC, vollständige Dokumentation mit Erklärung der Betriebsbereitschaft
Schulungen und Anwenderunterlagen
Schulungen (jeweils Präsenz- und Online-Format):
Userschulungen (Präsenz: 0–20 h à 60 Personen; Online: 10–60 h)Agentenschulungen (Präsenz: 0–20 h à 10 Personen; Online: 2–20 h)Supervisorschulungen (Präsenz: 0–6 h; Online: 1–10 h)Administratorenschulungen (Präsenz: 5–10 h; Online: 2–30 h)
Unterlagen:
2-seitiger Bedienungsflyer für Anwender (deutsch, elektronisch)Hilfefunktion im ClientAdministratoren-Handbuch (deutsch, elektronisch)Videoclips für Desktop und Mobile AppAufzeichnungen von Online-Schulungen zur Veröffentlichung im IntranetSchulungsunterlagen mind. 14 Arbeitstage vor Schulungsmaßnahme
Hardware- und Software-AGB / Sicherheitsanforderungen
Anwendung der EVB-IT Kauf-AGB (Version 2.0.1) für Hardware und der EVB-IT Überlassung-AGB Typ A (Version 3.0.0) für StandardsoftwareNo-Spy-Klausel: Hardware/Software frei von Funktionen, die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit gefährdenFrei von schadenstiftender Software (Viren, Würmer, Trojaner)Hardware frei von unerwünschten Funktionen (Datenabfluss, Manipulation, unerwünschte Funktionserweiterungen)Mehr-Faktor-Authentifizierung, Teleservice gemäß ISO/IEC 27001Angebotskonfiguration muss vom Hersteller validiert seinNachweis der Produktion max. 60 Tage vor Anlieferung (vgl. Vertragsbedingungen)
Personal-Anforderungen für die Leistungserbringung
Projektmanager und Systemmonteur mit mindestens 2 Jahren einschlägiger Berufserfahrung und 3 vergleichbaren ProjektenDeutschkenntnisse mind. C1Nachweis Originalität der Herstellerprodukte (Bezugsquellen, Lieferscheine mit Seriennummern)
Dokumentation (Anlage 6)
Auftragnehmer erstellt die Dokumentation, Auftraggeber prüftAblauf: Pilotordner → Freigabe → Einzeldokumentation → Abnahme → FortschreibungPilotordner mit Ende des PoC/TestbetriebsVollständige Dokumentation mit Erklärung der BetriebsbereitschaftÜbergabe in elektronischer, langzeitarchivierungsfähiger Form (gemäß Dokumentationsrichtlinie)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenKeine Ausschlussgründe
Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB) – dürfen NICHT vorliegen:
Keine rechtskräftige Verurteilung wegen einer in § 123 GWB genannten Straftat; keine Geldbuße nach § 30 OWiGErfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung
Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB) – dürfen NICHT vorliegen:
Keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen (insb. MiLoG, AEntG)Keine Zahlungsunfähigkeit, kein Insolvenzverfahren, keine LiquidationKeine schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stelltKeine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen oder VerhaltensabsprachenKeine wesentliche mangelhafte Auftragserfüllung bei früheren öffentlichen Aufträgen
Weitere Ausschlussgründe: § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG
Selbstreinigungsmaßnahmen sind möglich, sofern Ausschlussgründe vorliegen.
Berufs- und Handelsregister / Berufsgenossenschaft
Angabe der Registereintragung (auf Verlangen: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, IHK-Eintragung)Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung)
Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung
Personen- und Sachschäden: mindestens 2.000.000 € je SchadensfallVermögensschäden: mindestens 1.000.000 € je SchadensfallJahreshöchstersatzleistung jeweils mindestens das Zweifache der DeckungssummeVersicherer in einem EU/EWR-Staat zugelassenVersicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehenBei Einsatz von Unterauftragnehmern auch Ansprüche aus Auswahl- und Überwachungsverschulden abgedecktNachweis innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlag unaufgefordert vorzulegen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3, maximal 5 geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge (siehe Referenzprojekte)Beschäftigtenzahl und Zahl der Führungskräfte (Durchschnitt der letzten 3 Jahre)
Scientology-Schutzerklärung
Der Bieter und seine eingesetzten Personen dürfen während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard weder anwenden, lehren noch verbreiten.Bestätigung durch Ankreuzen am Ende des Formulars L 2496_NDSOB.Pflichtfelder: Firmenname des Bewerbers/Bieters.
Russland-Bezug (EU-Sanktionen)
Erklärung, dass weder das eigene Unternehmen noch Eignungsverleiher/Nachunternehmer/Lieferanten unter die Russland-Sanktionen der EU-VO 2022/576 fallen.Falls Russland-Bezug: Leistungen dürfen ≤ 10 % der Auftragssumme ausmachen, oder Ausnahme nach Art. 5k Abs. 2 EU-VO 2022/576 muss vorliegen.
Wettbewerbsregister
Abfrage aus dem Wettbewerbsregister ist mit dem Angebot einzureichen.
Referenzprojekte
mindestens 3, maximal 5 ReferenzenZeitraum: nicht vor Ablauf von 3 Jahren vor Angebotsfrist (22.10.2026) beendetVolumen: mindestens 450 Nutzer
UCC-Lösung mit Softphone und ACD, mind. 450 Nutzer, mind. 3 Monate Produktivbetrieb zur Angebotsabgabe, vertragskonform erbracht
Auftragsgegenstand UCC mit Softphone und ACD: Ja/Nein (Pflichtfeld); Vertragskonformität: Ja/Nein (Pflichtfeld); jede Referenz muss einzeln alle Mindestanforderungen erfüllen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 76%4–10 · 21%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Angebotskern & Preis
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Technische Eignung & Referenzen
Datenschutz / AVV
Live-Demonstration
Falls zutreffend: Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Landratsamt Neuburg-Schrobenhausen | Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Anschrift
86633 Neuburg a.d. Donau
Ort
86633 Neuburg a.d. Donau
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
neuburg-schrobenhausen.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
86633 Neuburg a.d. Donau
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