Ausschreibungen Niedersachsen
Rahmenvertrag Cloud IP-Telefonie und Kommunikationslösung
VALUNY GmbH | VALUNY GmbH | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hannover, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie VALUNY GmbH (Hannover) sucht einen Dienstleister für eine Cloud-basierte IP-Telefonie- und Kommunikationslösung als Full Managed Service.
Was zu liefern ist:
Bereitstellung und Betrieb einer georedundanten Cloud-Telefonanlage (mind. 99,98 % Verfügbarkeit)Migration von 10 Bestandskunden mit rund 1.333 IP-Teilnehmern bis Ende 2026Anbindung an Fachverfahren (u.a. Bitmarck 21c|ng), MS Teams, ACD/Contact Center, KI-Voicebot, Videomeetings und VideoberatungWartung, 2nd-/3rd-Level-Support, Schulungen, Lizenzmanagement
Rahmenbedingungen:
4 Jahre Vertragslaufzeit, geschätztes Volumen 8–12 Mio. EUR nettoKeine Mindestabnahmemenge, keine AbnahmeverpflichtungAngebote bis 15.10.2026, 12:00 Uhr, elektronisch über die Plattform www.smaby.deNebenangebote sind nicht zugelassen
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung14. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist8. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragen9. Okt. 2026
Angebotsfrist15. Okt. 2026
Angebotsöffnung15. Okt. 2026
Bindefrist15. Okt. – 30. Nov. 2026
Zuschlag30. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 30. Nov. 2026
Vertragslaufzeitca. 30. Nov. 2026 – 30. Nov. 2030
Ersatz bestehende Lösung31. Dez. 2026
Verlängerung max.ca. 30. Nov. 2030 – 30. Mai 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis (Angebotsendpreis)40%
Gesamtangebotspreis netto für die Projektlaufzeit, Bewertung über lineare Interpolation (max. 100 Punkte, fließt zu 40% ein).
- Qualität (Fachfragen)60%
Bewertung der Antworten zu den Fachfragen gemäß Anlage 8 (Architektur und Betriebskonzept, Projektorganisation, Migration/Betrieb/Enablement, Servicequalität/Monitoring, Carrier- und Rufnummernmanagement); max. 100 Punkte, fließt zu 60% ein. Die Bewertungsmatrix sieht 5 Fachfragen à 20 Punkte vor.
Preis: P = 100 – [(100 / N) x (X – N)], N = niedrigster Gesamtangebotspreis, X = zu wertender Gesamtangebotspreis; Angebote mit mehr als dem Doppelten von N erhalten 0 Punkte. Qualität: Erreichungsgrad in % (erreichte Punkte / Maximalpunkte) wird in Punkte (max. 100) umgewandelt. Gesamtwertung: Preispunkte x 40% + Qualitätspunkte x 60%.
KI-Hinweis: Gewichtung Preis 40% und Qualität 60% stimmen in Bekanntmachung und Bewerbungsbedingungen überein; die Fachfragen sind in Anlage 8 vollständig benannt, die Einzelgewichtung der Fachfragen (je 20 Punkte) ist in der Bewertungsmatrix angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenCloud-IP-Telefonanlage (Full Managed Service)
Georedundante Cloud-Telefonanlage mit mind. 99,98 % monatlicher Verfügbarkeit, 24/7/365Anbindung der Teilnehmer über MPLS, VPN oder HTTPSIntegration in MS Teams, Citrix Workspace und Azure Virtual DesktopCTI mit webbasiertem Client, Hardware-Telefone, Flatrate für deutsche Fest- und MobilfunknetzeMulti-Device-Fähigkeit, Präsenzanzeige, Instant Messaging, Verschlüsselung (Data in Transit + Data at Rest)DSGVO-konformer Betrieb in deutschen Rechenzentren, Schutzbedarf für Sozialdaten gemäß BAS-Rundschreiben
Contact Center / ACD mit KI-Integration
Intelligente Anrufverteilung (ACD) mit Skill-Based Routing, automatischen Rückrufoptionen, Gesprächsaufzeichnung, Silent Monitoring, Echtzeit-StatistikenMultichannel-Fähigkeit (Telefonie, WebChat, E-Mail)Integration von KI-Komponenten (Chatbots/Voicebots) inkl. JSON-Datenübertragung an externe VoicebotsAuswertungsmöglichkeiten (quantitative und qualitative Kennzahlen)Lizenzen für ACD-Bedienplätze (Multichannel, Vollversion, Lightversion), Supervisor/Admin, Outbound-/Rückrufkampagnen, Voicebox, statistikfähige Anrufbeantworter, Wartefelder
Anbindungen & Integration
Anbindung an Fachverfahren wie Bitmarck 21c|ng (SSB-Schnittstellen 0327 und 0345, Web-Applet, 360-Grad-Ansicht, ODBC-Anbindung)MS-Teams-Integration (mit und ohne Direct Routing, Präsenzabgleich, CTI- und ACD-Funktionen)Bildschirmfax (TIFF/PDF, SMTP-Versand, Scan-to-Mail, Bestätigungsberichte)Voicemail (individuell/Gruppe, E-Mail-Weiterleitung, Ansagetexte)Chef-/Sekretär-Schaltung mit VIP-Listen, Präsenzstatus und gemeinsamen Assistenzen
Videomeeting- und Videoberatungslösung
DSGVO-konforme Videomeetingplattform aus privater Cloud in Deutschland, browserbasiert, mit Breakout-Räumen, Aufzeichnung und E2EEVerschiedene Moderator-Lizenzgrößen (ab 10, 25 oder 50 Teilnehmer)Videoberatungslösung (Webconsult) inkl. Terminplanungsassistent mit Buchungskalender, Servicezeiten, Datenschutzhinweis und Corporate-Design-AnpassungStandalone oder integriert in die Telefonielösung nutzbar
Migration der Bestandsumgebung
Migration von 10 Bestandskunden mit insgesamt 1.333 IP-TeilnehmernAnalyse der bestehenden Betriebsumgebung, Erstellung Migrationskonzept, Aufbau ZielumgebungRufnummern-Portierung, Durchführung Migration pro Kunden (6 Tage), Vor-Ort-GoLive (3 Personen/1 Tag) plus RemotebegleitungWöchentliche Projektmeetings pro Kunde, zweiwöchentliche Jour-Fixe pro KundenmigrationUser- und Administratoren-Schulungen, Bereitstellung elektronischer BedienungsanleitungenZusätzliche Migrations- und Consulting-Tagessätze für künftige Neukunden während der Vertragslaufzeit
Wartung, Support & Servicezeiten
2nd- und 3rd-Level-Support, Servicezeit Mo–Fr 07:00–19:00 UhrFester Ansprechpartner in der Geschäftszeit 08:00–17:00 UhrEinheitlicher Fragenkatalog zur strukturierten Ticketaufnahme (vom Auftragnehmer bereitgestellt)Reaktionszeit 30 Minuten bei allen Incident-Prioritäten; Lösungszeiten: 4 h (P1 Systemausfall), 8 h (P2 Störung), 96 h (P3 eingeschränkte Nutzung); Service Requests: 1 Tag Reaktion, 4 Tage LösungRegelmäßige Jour-Fixe: wöchentlich (60 min) und zweiwöchentlich pro Kundenmigration (60 min), Kickoff 4–8 h vor OrtBereitstellung Lizenzen/Service-Subskriptionen und Provisioning-Portal mit Benutzerverwaltung, Lizenzmanagement, Rollenkonzept, Auditlog und 2FA
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder anderweitiger Nachweis der erlaubten BerufsausübungVertretungsberechtigung gemäß Handelsregister oder Vollmacht
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz 6,5 Mio. EUR in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Tätigkeitsbereich (Jahresumsätze 2023, 2024, 2025)Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1 Mio. EUR Deckungssumme je Schadensfall (oder Zusage des Abschlusses im Auftragsfall)Aktuelle Wirtschaftsauskunft, nicht älter als 3 Monate bezogen auf das Ende der Angebotsfrist, von anerkanntem Wirtschaftsinformationsdienst
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 10 Mitarbeiter mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich IP-Telefonie (Durchschnitt der letzten 3 Jahre, Stand Angebotsabgabe)Zertifizierung Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 (oder gleichwertig)Zertifizierung Business Continuity Management nach ISO 22301 (oder gleichwertig)Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO/IEC 27001 (oder Erklärung zum Fehlen)BSI C5-Typ-1-Testat (zwingend; Fehlen führt zum Ausschluss) und BSI C5-Typ-2-Testat (abgeschlossen oder laufende Testierung mit Bestätigung des Wirtschaftsprüfers inkl. geplantem Abschlussdatum)Bei >1.000 Mitarbeitern im Inland und Sitz in Deutschland bzw. deutscher Zweigniederlassung: Erklärung zur Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes
Referenzen
Drei Referenzprojekte der letzten 3 Jahre, vergleichbar mit dem Auftragsgegenstand Cloud IP-Telefonie/Kommunikationslösung, eingereicht über 09_Erklärung_ReferenzenErfahrung als Implementierungsdienstleister muss nachvollziehbar dargestellt werdenBei Bietergemeinschaften werden Referenzen kumulativ berücksichtigt
Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWBKeine Sanktionsausschlüsse gemäß EU-Sanktionsverordnung (Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576: keine russischen Beteiligungen >50 %, keine russischen Staatsangehörigen, keine Handlung im Auftrag russischer Stellen, keine betroffenen Nachunternehmer/Lieferanten >10 % Auftragswert)Keine Einträge im Wettbewerbsregister (bei Zuschlagserteilung)Keine Verstöße nach § 21 SchwarzArbG, § 19/§ 21 MiLoG/AEntGGgf. Selbstreinigungsmaßnahme gemäß § 125 GWB möglich
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (vor Angebotsfrist 15.10.2026)Volumen: nicht spezifiziert
Drei Referenzprojekte über 09_Erklärung_Referenzen: in den letzten 3 Jahren erbrachte Leistungen, die nach Art und Dauer dem Auftragsgegenstand (Cloud IP-Telefonie/Kommunikationslösung) vergleichbar sind. Erfahrung als Implementierungsdienstleister muss nachvollziehbar dargestellt werden.
Vergleichbar mit Cloud IP-Telefonie/Kommunikationslösung. Bei Bietergemeinschaften werden Referenzen kumulativ berücksichtigt.
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 63%4–10 · 31%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Formulare & Eigenerklärungen (zwingend)
Preis- & Leistungsunterlagen
Konzept & Nachweise zur Leistung
Eignungsnachweise (Befähigung, wirtschaftlich, technisch)
Bietergemeinschaften & Nachunternehmer (nur falls einschlägig)
Formale Anforderungen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
VALUNY GmbH | VALUNY GmbH | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
30659 Hannover
Ort
30659 Hannover
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.valuny.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
30659 Hannover
Niedersachsen
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