Rahmenvertrag Druckoutputmanagement

Universitätsmedizin Greifswald KöR | Universitätsmedizin Rostock | Geschäftsstelle der Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-VorpommernGreifswald, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht: 11. Oktober 2026

Angebotsfrist: 19. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht's?

Die Universitätsmedizin Greifswald (UMG) und die Universitätsmedizin Rostock (UMR) erneuern gemeinsam ihre komplette Druck- und Multifunktionsgeräte-Infrastruktur und vergeben den Betrieb dafür an einen externen Dienstleister – im Rahmen eines Rahmenvertrags über mehrere Jahre.

Was wird beschafft?

Lieferung und Inbetriebnahme fabrikneuer Drucker und Multifunktionsgeräte (5 Leistungsklassen, vom einfachen S/W-Arbeitsplatzdrucker bis zum A3-Farb-Multifunktionsgerät)Flottenmanagement-Software mit zentraler Verwaltung, Monitoring und automatisierter Verbrauchsmaterial-BestellungFollow-Me-Druck (Pull-Printing) und Authentifizierung per RFID-KarteSAP-Druckanbindung, OCR-Serverfunktion, Schnittstellen zu Helpdesk und VerzeichnisdienstenRollout (Aufbau, Entsorgung Altgeräte), Schulung der IT-Administration, vollständige DokumentationLaufender Service und Wartung (inkl. Toner, Verschleißteile, Firmware-Updates) über die Vertragslaufzeit

Was müssen Bieter tun?

Angebot mit technischen Konzepten (Betrieb, Rollout, Service, Sicherheit, Schulung, Umwelt), ausgefülltem Preisblatt, Eigenerklärungen zur Eignung und 3 vergleichbaren Referenzen einreichen – elektronisch über das Vergabeportal DTVP bis spätestens 16.10.2026, 12:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Termin / FristDEZ2025 MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP

Veröffentlichung15. Sep. 2026

Bieteranfragen15. Sep. – 6. Okt. 2026

Bieterfragen-Frist6. Okt. 2026

Angebotsfrist16. Okt. 2026

Ausführungsbeginnca. 1. Dez. 2025

Vertragslaufzeitca. 1. Dez. 2025 – 1. Dez. 2028bis 2028

Angebotsöffnungca. 16. Okt. 2026

Bindefrist16. Okt. – 15. Dez. 2026

Geräteersatz UMR (Rostock)ca. 30. Sep. 2027

Geräteersatz UMG (Greifswald)ca. 30. Nov. 2027

RügefristDatum offen10 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist (gemäß Bewerbungsbedingungen UMG, Ziff. 8.2).

ZuschlagDatum offenZuschlagserteilung voraussichtlich innerhalb der Bindefrist (bis 15.12.2026).

Rahmenvertrag Laufzeit (Leistungsverzeichnis)Datum offen60 Monate (5 Jahre) ab Vertragsbeginn nach Komplettabnahme des Rollouts (Leistungsverzeichnis).

Rahmenvertrag Laufzeit (Tabellarisches LV)Datum offenInitiale Laufzeit 5 Jahre ab Vertragsbeginn (Tabellarisches LV, Anlage 1).

Verlängerung 1Datum offenEinmalige Verlängerungsoption max. 24 Monate (2 Jahre) nach initialer Laufzeit.

Verlängerung 2Datum offenMonatlich verlängerbar, max. 12 Monate nach Ablauf der ersten Verlängerung.

Standard-ServicezeitDatum offenServicezeit Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr, ohne Feiertage.

Express-LieferfristDatum offenExpress-Menge: Lieferung innerhalb 7 Kalendertagen nach Abrufbestellung.

Express-Lieferfrist (höhere Menge)Datum offenHöhere Express-Menge: Lieferung innerhalb 3 Wochen nach Abrufbestellung.

Störungshotline ReaktionszeitDatum offenReaktion/Bestätigungsmail binnen 60 Minuten nach Eingang der Störungsmeldung.

Standard-Service NBD (vor 12 Uhr)Datum offenBehebung binnen 1 Werktag bei Störungsmeldung vor 12 Uhr.

Standard-Service NBD (nach 12 Uhr)Datum offenBehebung binnen 2 Werktagen bei Störungsmeldung nach 12 Uhr.

VIP-Service ReaktionszeitDatum offen4-Stunden-Wiederherstellung unabhängig von der Uhrzeit (für 50 definierte VIP-Geräte).

Ersatzgerät BereitstellungDatum offenÜberbrückungs-/Tauschgerät binnen 48 Stunden, sofern Reparatur vor Ort nicht möglich.

Teilkaündigung FristDatum offenKündigung mit Frist 4 Wochen zum Monatsende möglich, max. 10 % der Nettogesamtmietrate.

Standard-UmzugDatum offenGeräteumzug innerhalb Standort/Stadt binnen 10 Arbeitstagen ab Auftragsdatum.

Express-UmzugDatum offenGeräteumzug binnen 3 Arbeitstagen ab Auftragsdatum.

ZahlungszielDatum offenZahlung binnen 30 Tagen nach Eingang prüfbarer Rechnung (gemäß § 15 VOL/B).

End of Service BenachrichtigungDatum offenSchriftliche Mitteilung des Auftragnehmers mindestens 2 Jahre vor Eintritt des End of Service.

AV-Vertrag AbstimmungDatum offenAbstimmung des Auftragsverarbeitungsvertrags vor Zuschlagserteilung.

Verlagerungs-ZustimmungsfristDatum offenAuftraggeber muss binnen 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung einer Verlagerung widersprechen, sonst gilt Zustimmung als erteilt (§ 6 Abs. 4 AVV).

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 50%Qualität 50%

Angebotspreis50%
Angebotspreis (Gesamtpreis UMG + UMR inkl. zusätzlicher Preispositionen). Bewertung über WP(Preis) = minAP / AP * 50 (max. 50 Wertungspunkte).
Leistungspunkte (angebotene Leistung)50%
Erfüllungsgrad der Bewertungskriterien, bewertet mit BP 0-3 je Kriterium, multipliziert mit den Gewichtungspunkten (GP). Bewertung über WP(Leistung) = LP / maxLP * 50 (max. 50 Wertungspunkte). (Aspekte: 1. Druckerspezifikation/Leistungsklassen, 2. Software-Lösung, 3. Sicherheit, 4. Rollout & Service, 5. Umwelt, 6. Vertrags- und Abrechnungswesen, 7. Konzepte)

WP(Preis) = minAP / AP * 50; WP(Leistung) = LP / maxLP * 50; GWP = WP(Preis) + WP(Leistung). LP = Summe aus BP (0-3) x GP je Bewertungskriterium. Voraussetzung für die Wertung ist die vollständige Erfüllung aller Mindestanforderungen (A-Kriterien). Zuschlag an das höchste Gesamtergebnis, danach Teststellung.

KI-Hinweis: Preis (50 %) und Leistung (50 %) sowie alle Einzelgewichte (GP) stehen fest, aber die Summen der GP je Leistungsblatt und das Gesamt-GP-Volumen sind nicht ausgewiesen, daher sind dort die Gewichtungen null.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Geraetelieferung und Leistungsklassen

Was geliefert wird:

Fabrikneue Druck- und Multifunktionsgeraete in 5 Leistungsklassen (LK 1 bis LK 5), verteilt auf die Standorte UMG Greifswald (848 Geraete gesamt) und UMR Rostock (1.075 Geraete gesamt).

| LK | Geraetetyp | Eckdaten |

|----|-----------|---------|

| LK 1 | S/W-A4-Arbeitsplatzdrucker | min. 40 S./Min., Tischgeraet |

| LK 2 | S/W-A4-Multifunktionsgeraet (MFP) | min. 35 S./Min., Farbscan, Fax |

| LK 3 | Farb-A4-Arbeitsplatzdrucker | min. 30 S./Min. (Farbe) |

| LK 4 | Farb-A4-Multifunktionsgeraet (MFP) | min. 40 S./Min., Farbscan, Fax |

| LK 5 | Farb-A3-Multifunktionsgeraet (MFP) | min. 45 S./Min., mit Finisher |

Zusaetzliche Optionen je Geraet: Papierkassetten (250/500/550 Blatt), Unterschraenke, WLAN-Module, Adobe PostScript 3, OCR, Finisher, Locher, Tonerschloss.

Teststellung: Vor Rollout mindestens 1 Geraet je Leistungsklasse plus Software.

Software, Flottenmanagement und Integration

Printoutput- und Flottenmanagement-System mit Web-Interface, Echtzeit-Ueberwachung, Alerting, automatischer Verbrauchsmaterial-Bestellung, automatischer Zaehlerstandsuebertragung, Remote-Firmwareupdates und Helpdesk-Schnittstelle.Follow-Me-Druck (Pull-Printing) flaechendeckend an allen Standorten.Authentifizierung ueber RFID-Karten (Mifare Classic 4k, ISO 14443A, 13,56 MHz) an allen Multifunktionsgeraeten.SAP-Druckanbindung – die angebotenen Geraete muessen im SAP Printer Vendor Program gelistet sein, der Auftragnehmer muss Mitglied dieses Programms sein.OCR-Serverfunktionalitaet (PDF-Eingang, PDF/DOC/DOCX-Ausgang).Einheitliche Universaltreiber (PCL 6 und PostScript 3) fuer Windows, Citrix und MacOS (WHQL-Zertifizierung).Netzwerk: IEEE 802.1X Support; SNMP v3 zwingend, v1/v2 deaktivierbar.Schnittstellen zu Verzeichnisdiensten (z. B. Active Directory) und zum Helpdesk-System; Anbindung an das UM-Ticket-System OTOBO per API oder Mail.Optional: Loesung zur Zertifikatsverwaltung.

Rollout und Inbetriebnahme

Rolloutplan auf Standortebene mit Zeitplanung, Kommunikationsmatrix, Eskalationspfad, Key-User-Einweisung.Abstimmung mit den Standorten: UMG Greifswald Geraeteersatz bis 30.11.2027, UMR Rostock Geraeteersatz bis 30.09.2027.Aufgaben: Aufbau neuer Geraete, Rueckbau und Entsorgung der Altgeraete, Lieferung, Inventarisierung, Dokumentation.Consulting: Projektleiter/Berater vor Ort waehrend der Implementierung.Installation, Inbetriebnahme sowie Einweisung des Personals.Teststellung vor Rollout: mindestens 1 Geraet je Leistungsklasse plus Software.

Service, Wartung und Support

Klickpreisabrechnung inkl. Toner, Service, Wartung und Verschleissteilen (ohne Papier).Elektronische Abrechnung auf Kostenstellen-/Abteilungsbasis.Automatische Verteilung von Verbrauchsmaterial (Toner etc., ausser Papier) durch den Auftragnehmer.Express-Liefermengen (innerhalb 7 Kalendertage lieferbar): LK 1 = 10 Stueck, LK 2 = 5, LK 3 = 5, LK 4 = 10, LK 5 = 5; bei hoeheren Mengen max. 3 Wochen Lieferfrist; Wiederauffuellung der Express-Menge bis Tag 21.Standard-Servicezeit: Mo-Fr 08:00-17:00 Uhr (ohne Feiertage).Stoerungs-Hotline-Reaktionszeit: 60 Minuten (mit Bestaetigungs-E-Mail).Standard-Service Next Business Day: vor 12 Uhr gemeldet = 1 Werktag; nach 12 Uhr gemeldet = 2 Werktage.VIP-Service fuer 50 fest definierte Geraete: 4-Stunden-Wiederherstellung unabhaengig von der Uhrzeit.Ersatzgeraet-Bereitstellung innerhalb 48 Stunden, wenn Vor-Ort-Reparatur nicht moeglich.Vor-Ort-Service durch deutschsprachiges Personal im direkten Angestelltenverhaeltnis, zentrale Hotlinenummer in Deutschland (Mo-Fr, 8-17 Uhr).Standard-Umzug innerhalb Standort/Stadt: 10 Arbeitstage; Express-Umzug: 3 Arbeitstage.24/7/365-Verfuegbarkeit fuer klinische Bereiche (Notaufnahmen, Patientenaufnahmen).

Schulung, Dokumentation und Umwelt

Schulung: 3 Tage Praesenzschulung vor Ort fuer max. 5 IT-Administratoren; Schulungsmaterialien.Dokumentation in deutscher Sprache, in bearbeitbarem Format: Topologie, Konfiguration, IT-Sicherheit, Datenschutz.Sicherheitskonzept als Bestandteil des Angebots.Umwelt: Drucker mit >60 % recycelten Komponenten erwuenscht; Zertifizierungen ISO 14001 oder EMAS wuenschenswert; Blauer Engel RAL-UZ 219, CE- und GS-Zeichen.Kostenloses Rueckfuehrungssystem fuer gebrauchte Verbrauchsmaterialien und Austauscheinheiten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befaehigung und Erlaubnis zur Berufsausuebung

Nachweis durch Eintragung in eines der folgenden Register (mit Bezeichnung/Mitgliedsnummer bzw. Register-Nr. und Amtsgericht):

BerufsgenossenschaftHandelsregisterHandwerksrollesonstiges Berufsregister

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfaehigkeit

Eigenerklaerung zum Gesamtumsatz der letzten 3 Geschaeftsjahre.Eigenerklaerung zum Umsatz im relevanten Taetigkeitsbereich (Druck-/Multifunktionsgeraete, Flottenmanagement) der letzten 3 Geschaeftsjahre.Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:5.000.000 EUR fuer Sach- und Personenschaeden100.000 EUR fuer Vermoegensschaedenjeweils je Versicherungsjahr und Schadensfall bei doppelter Maximierungoder Verpflichtung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschliessen/zu erhoehen.

Technische und berufliche Leistungsfaehigkeit

3 vergleichbare Referenzen ueber frueher ausgefuehrte Liefer-/Dienstleistungen (§ 46 VgV) mit noch bestehender Geschaeftsbeziehung; Qualifikation fuer Rollout und laufenden Betrieb von Druck-/Multifunktionsgeraete-Infrastruktur. Pro Referenz: Firmenname, Ansprechpartner, Taetigkeitsschwerpunkt, Mitarbeiteranzahl, Projektinhalt.Personalstaerke: durchschnittliche jaehrliche Beschaeftigtenzahl (gesamt und in relevanten Geschaeftsfeldern) der letzten 3 Geschaeftsjahre in Vollzeitaequivalenten.Qualitaetsmanagement: Eigenerklaerung bzw. ISO 9001:2015 oder gleichwertig.Mitgliedschaft im SAP Printer Vendor Program – die angebotenen Geraete muessen im SAP-Programm gelistet sein.WHQL-Zertifizierung und zertifizierter Universaltreiber fuer Windows, Citrix und MacOS.Vor-Ort-Service durch deutschsprachiges Personal im direkten Angestelltenverhaeltnis.Zentrale Hotlinenummer in Deutschland (Mo-Fr, 8-17 Uhr).Anbindung an das UM-Ticket-System OTOBO per API oder Mail.

Ausschlussgruende und weitere Pflichten

Keine Ausschlussgruende nach §§ 123, 124 GWB (ggf. Selbstreinigungsmassnahmen nach § 125 GWB).Keine Verstoesse gegen SchwarzArbG, AEntG, MiLoG, AufenthG § 98c, LkSG § 22.Eigenerklaerung Russlandsanktionen.Vereinbarung mit Lieferanten gem. § 6 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten).Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen bei relevanten Warengruppen.Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten (Transparenzregister, §§ 20, 21 GwG).Bietergemeinschaften: vollstaendige Benennung aller Mitglieder und eines bevoellmaechtigten Vertreters; alle Eignungskriterien muessen zusammen erfuellt sein; gesamtschuldnerische Haftung.Eignungsleihe (§ 47 VgV): zulaessig; das verleihende Unternehmen und die jeweils erfuellten Eignungsanforderungen sind zu benennen.Unteraufraege: offenzulegen, Nachunternehmer sind zu benennen.Aenderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulaessig; Aenderungen des Bieters an seinen Eintragungen muessen zweifelsfrei kenntlich sein.

Sicherheits- und Umweltanforderungen als Eignungsmerkmal

Zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO 27001 fuer alle mit der Auftragserfuellung verbundenen Dienstleistungen.Datenschutzkonzept nach § 9 BDSG – Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.Nachweis: defekte Datentraeger werden nach DIN 66399, Sicherheitsstufe H5 geschreddert.Umweltmanagementsystem ISO 14001 oder EMAS – Zertifizierung des AN oder der Produktionsstaetten.Eigenerklaerung zur Qualitaetssicherung der Trainings.Verpflichtungserklaerungen zum Abschluss eines AV-Vertrages (Art. 28 DSGVO) und eines EVB-IT-Vertrages.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: nicht naeher spezifiziertVolumen: nicht naeher spezifiziert

3 vergleichbare Referenzen mit noch bestehender Geschaeftsbeziehung zum Anbieter, die die Qualifikation fuer Rollout und laufenden Betrieb von Druck-/Multifunktionsgeraete-Infrastruktur belegen

Pro Referenz: Firmenname, Ansprechpartner, Taetigkeitsschwerpunkt, Mitarbeiteranzahl, Projektinhalt; Auftragsvolumina in Euro ohne Umsatzsteuer

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 63%4–10 · 35%11+ · 1%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt

Formale Eigenerklärungen und Nachweise

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Technische und berufliche Eignung

Technische Konzepte und Dokumentation

Vertragliche Verpflichtungen und Datenschutz

Plattform und Frist

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen

11.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 16.10.2026 → 19.11.2026
- Frist für Fragen: 06.10.2026 → 30.10.2026
15.09.2026Ausschreibung

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Universitätsmedizin Greifswald KöR | Universitätsmedizin Rostock | Geschäftsstelle der Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern

Anschrift

17489 Greifswald

Ort

17489 Greifswald

Kategorie

Mecklenburg-Vorpommern

Veröffentlicht

11. Oktober 2026

Angebotsfrist

19. November 2026

Auftraggeber-Website

www.medizin.uni-greifswald.de ↗