Rahmenvertrag für die Lieferung von Büromaterial

Angebot eines Kernsortiments aus standardisiertem Bürobedarf und Belieferung aller Goethe-Institute weltweit. Die im Preisblatt dargestellten Jahresmengen sind Schätzungen und begründen keinen Abnahmeanspruch. Abrufe erfolgen in Teilmengen; Zentralbestellungen werden grundsätzlich wöchentlich gebündelt. Lieferungen an Goethe-Institute im Ausland erfolgen über das zentrale Logistiklaster in Landau an der Isar.

Bis zur geplanten Einführung von SAP Ariba ab 01.01.2028 ist ein funktionsfähiger webbasierter Shop bereitzustellen. Er muss Fachbereich beziehungsweise Ansprechpartner und für Zentralbestellungen zusätzlich die Kostenstelle erfassen können. Vorgesehen sind ein Zugang für die Zentrale, zwölf Zugänge für deutsche Goethe-Institute und bis zu 25 Zugänge für Goethe-Institute im Ausland. Der Auftragnehmer registriert sich auf Anforderung im SAP-Ariba-Business-Netzwerk, stellt Artikelabbildungen bereit und aktualisiert die Preislisten und Excel-Listen.

Das Angebot umfasst einen grünen Warenkorb mit nachhaltigen Alternativen für möglichst viele Kernsortimentsartikel. Kopierpapier muss mit dem Blauen Engel zertifiziert sein. Weitere Vorgaben bestehen unter anderem für nachfüllbare Marker, recycelte Materialien und Gehäuse, zertifizierte Holzprodukte, wasserbasierte Tinten, auswechselbare Minen und Patronen, RAL-UZ-Produkte, Recyclingpapier, nachhaltige Etiketten sowie weitere produktspezifische Materialanforderungen.

Bereitstellung einer qualifizierten, persönlichen Produktberatung sowie einer lösungsorientierten, flexiblen und servicebereiten Kundenbetreuung. Die Zusammenarbeit mit den Goethe-Instituten muss die digitalen Beschaffungsprozesse einschließlich SAP Ariba unterstützen. International bestellende Institute sind organisatorisch so zu betreuen, dass Bestellungen, geeignete Verpackungen und Transportdokumente reibungslos bearbeitet werden können.

Transportsichere, manipulationssichere und möglichst umweltfreundliche Verpackung verwenden, Packstücke dauerhaft und vollständig kennzeichnen und das Bruttogewicht tatsächlich wiegen. Jedes Packstück soll möglichst nicht schwerer als 30 kg und nicht höher als 80 cm sein. Auslandsbestellungen benötigen eine außen befestigte, korrekt adressierte Proformarechnung; die Handelsrechnung ist per E-Mail zu versenden. Ab einem Warenwert von 1.000 Euro für Exporte außerhalb der EU ist ein Ausfuhrbegleitdokument erforderlich. Gefahrgüter, Lebensmittel, Pflanzen und ausfuhrverbotene Waren sind ausgeschlossen; für Akkus und Batterien gelten besondere Zulassungs- und Nachweispflichten.

Ein Quartalsbericht ist für die jeweils vergangenen drei Monate in einem weiterverarbeitbaren Format bereitzustellen. Darin sind insbesondere Artikel, Mengen, Abrufhäufigkeit je Artikel, abrufendes Institut sowie Ausweich- oder gleichwertige Artikel eindeutig auszuweisen. Bei der Versendung an namentlich benannte Besteller werden deren Namen, gegebenenfalls E-Mail-Adressen sowie Liefer- und Rechnungsadressen zur Auftragsverarbeitung genutzt. Die beigefügte Datenschutz-Vereinbarung ist auszufüllen und zu unterzeichnen.

Der Bieter muss eine Zertifizierung seines Umweltmanagementsystems nach EMAS, EN DIN 14001 oder einem vergleichbaren Standard nachweisen.

Das Unternehmen muss die zutreffenden Angaben zu Name, Rechtsform, Gründungsjahr, Anschrift, Ansprechpartner, Handelsregister, Umsatzsteuer-ID, weiteren Standorten, Tätigkeitsfeldern und Leistungsportfolio machen. Außerdem sind die Unternehmensgröße sowie die Nationalität der wirtschaftlichen Eigentümer anzugeben.

Das Angebot muss die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit belegen. Konkrete Schwellenwerte und weitere einzelne Nachweise werden in den ausgewerteten Unterlagen nicht genannt.

Der Bieter muss erklären, dass keine allgemeinen, fakultativen oder weiteren gesetzlichen Ausschlussgründe bestehen. Bei Bietergemeinschaften ist das Formblatt für jedes Mitglied gesondert einzureichen; bei Eignungsleihe ist es auch vom genutzten Dritten beizubringen. Bei bestehenden Ausschlussgründen ist die Darstellung der Selbstreinigung beizufügen.

Mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte sind nachzuweisen. Sie müssen ein ähnliches Umfeld und eine vergleichbare Größenordnung haben, in den letzten drei Jahren ab Veröffentlichung der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein und innerhalb der Ausführungsfristen sowie der veranschlagten Vergütung erfolgreich umgesetzt worden sein. Je Projekt sind unter anderem Auftraggeber, Leistungsumfang, Auftragsvolumen, Personentage, Leistungszeitraum, Beteiligte Subunternehmer und deren Aufgaben anzugeben.

Bei einer Bietergemeinschaft sind alle Mitglieder aufzuführen, das vertretungsberechtigte Mitglied als Mitglied 1 zu benennen und eine rechtsverbindliche Vollmacht sowie die gesamtschuldnerische Haftung zu erklären. Werden Kapazitäten Dritter genutzt, ist je Drittem eine Verpflichtungserklärung einzureichen, seine Eignung für das jeweilige Kriterium nachzuweisen und Anlage B 5 beizubringen.