Raumbuchungsprogramm für Desksharing

Die Software muss Arbeitsplätze, Beratungsräume und optional Poolfahrzeuge ressourcenbasiert buchbar machen. Buchungen sollen stundenweise oder ganztätig möglich sein, mit einer Vorausbuchung bis 20 Werktage. Eine Echtzeitansicht des Belegungsplans, eine interaktive Grundrissdarstellung mit Zoom sowie Such- und Filterfunktionen sind vorgesehen. Check-in und Check-out sollen nicht wahrgenommene Buchungen automatisch stornieren.

Die Lösung muss Benutzerdaten und Buchungshistorien per CSV importieren und exportieren können. Vertretungsrechte, ein Rechte- und Rollenmanagement sowie die Anzeige von Benutzer- und Ressourceninformationen sind vorgesehen. Eine REST-API für die Benutzerverwaltung muss mindestens GET, POST, PUT/PATCH und DELETE unterstützen, durch OAuth 2.0 beziehungsweise Bearer-Token abgesichert sein und durch eine OpenAPI-Spezifikation mindestens Version 3.0 dokumentiert werden.

Die Software muss eine Anmeldung per E-Mail und Passwort oder Single Sign-on über Keycloak mit OIDC beziehungsweise OAuth 2.0 ermöglichen. Single Logout und alternativ SAML 2.0 werden gefordert. Die IdP-Konfiguration mit Client-ID, Scopes und Endpunkten soll ohne Codeänderung anpassbar sein. Eine Just-in-Time-Bereitstellung über OIDC-ID-Tokens und konfigurierbare Token-Claims für Name, E-Mail, Gruppen und Rollen sind vorgesehen. Lokale und IdP-Authentifizierung sollen parallel betrieben werden können.

Die Lösung soll Auslastungsanalysen und anonymisierte Berichte zur Optimierung von Arbeitsflächen bereitstellen. Kalenderdaten sollen über das iCal-Format für OpenText GroupWise integriert werden. Push-Benachrichtigungen sind wünschenswert.

Das Hosting muss in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der EU oder des EWR erfolgen. Vorgesehen sind ein Ticketsystem in den Geschäftszeiten und ein deutschsprachiger Herstellersupport mit Hotline von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 15:00 Uhr.

Die Software muss eingerichtet werden. Optional sind fünf Schulungen vorgesehen. Nach der Beauftragung soll der Projektbeginn zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt werden; die Realisierung ist innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Zuschlag vorgesehen.

Das Mengengerüst umfasst zunächst 420 ressourcenbasierte Lizenzen, die bis 2030 auf bis zu 1.800 Lizenzen erweitert werden können. Optional sind fünf Schulungen und ein jährliches Dienstleistungsbudget von fünf IT-Entwicklertagen über vier Jahre vorgesehen.

Der Bieter muss mindestens drei vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren nachweisen. Je Referenz sind ein Ansprechpartner, die Art der ausgeführten Leistung, die Auftragssumme und der Ausführungszeitraum anzugeben. Bei einer Arbeitsgemeinschaft können die Referenzen gemeinsam eingereicht werden.

Die Eigenerklärung 124 LD oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung verlangt Angaben zu Umsatz, vergleichbaren Leistungen, verfügbaren Arbeitskräften, Leitungspersonen, Berufsregistereintragung, Insolvenz oder Liquidation, Ausschlussgründen, Steuern, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft. Bei einer Auftragssumme über 30.000 Euro ist ein Auszug aus dem Gewerbezentral- oder Wettbewerbsregister erforderlich.

Der Auftragnehmer muss die Anforderungen des BSI IT-Grundschutzes in der jeweils aktuellen Edition beachten. Bei Eigenbetrieb mit eigenem Personal und eigenen Servern ist eine aktuelle Zertifizierung nach ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz erforderlich; der Zertifikatsnachweis muss während der Vertragslaufzeit aktualisiert bereitgestellt werden.