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Ausschreibungen Mecklenburg-Vorpommern

Retreat des Sonderforschungsbereichs [1477 / LiMatI]

Universität Rostock18055 Rostock, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Universität Rostock sucht einen Anbieter für die Organisation und Durchführung eines rund zweieinhalbtägigen wissenschaftlichen Retreats des Sonderforschungsbereichs 1477 (LiMatI) vom 10. bis 12. März 2027.

Gefragt ist eine Tagungsstätte im Umkreis von maximal 1,5 Stunden Fahrtzeit ab Rostock mit:

einem Haupttagungsraum (parlamentarische Bestuhlung, für ca. 70 Personen) inkl. Präsentationstechnik, Tageslicht und WLANeinem zusätzlichen Seminarraum (halber Tag)30 Einzelzimmern und 20 Doppelzimmern (jeweils mit eigenem Bad, Frühstück inklusive)Vollverpflegung (Mittag- und Abendessen, Kaffeepausen, Tagungsgetränke, Willkommenssnack) für ca. 70 Personen, inkl. vegetarischer/veganer Optionen und Berücksichtigung von Allergieneiner festen Ansprechperson vor Ort, organisatorischer Betreuung und flexibler Anpassung bei Teilnehmeränderungen

Richtwert: ca. 30.000 € inklusive Steuern.

Das Angebot wird elektronisch über das Vergabeportal DTVP eingereicht, Abgabefrist ist der 30. Oktober 2026 um 12:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 30. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄR
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist30. Okt. 2026
Angebotsöffnung30. Okt. 2026
Bindefrist30. Okt. – 20. Nov. 2026
Ausführungsbeginn10. März 2027
Vertragslaufzeit10. März – 12. März 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität26 Kriterien
Preis 34.8%Qualität 65.2%
  • Preis40%

    Bewertung des angegebenen Gesamtpreises des Angebotes; niedrigster Preis erhält 40 Punkte, Interpolation bis fiktiv doppelt so teurem Preis, darüber 0 Punkte.

  • Ausgestaltung15%

    Vertragliche Rolle des Bieters: unmittelbarer Vertragspartner und Gesamtverantwortung (15), mit Dritten (10), Koordination mit Dritten als Vertragspartner (5), überwiegend Vermittler (0).

  • Unterkunft17%

    Bewertung der Unterkunft: Anzahl Einzel- und Doppelzimmer (0-1, Ausschluss bei weniger als 30 EZ/20 DZ), Zimmergröße und Ausstattung (0-3), Schlafmöglichkeiten im Doppelzimmer (0-1), Lage zum Tagungsbereich (0-2), Frühstücksangebot (0-5), Aufenthalts-/Gemeinschaftsbereiche (0-3), Barrierefreiheit (0-2).

  • WLAN Versorgung3%

    Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit in allen geforderten Bereichen (Ausschluss wenn nicht verfügbar); 0-3 Punkte je nach Mbit/s und Anzahl gleichzeitig verbundener Geräte.

  • Tagungsräume und Tagungsinfrastruktur16%

    Bewertung der anhand des Angebots nachprüfbaren Merkmale: Größe Haupttagungsraum (0-4), technische Ausstattung (0-3), Tageslicht/Belüftung/Raumklima (0-2), zusätzlicher Seminarraum (0-5), räumliche Nähe Haupt- und Parallelraum (0-2).

  • Verpflegungskonzept14%

    Bewertung anhand beispielhafter Menü- und Kaffeepausenvorschläge: Auswahlmöglichkeiten Mittag-/Abendessen (0-4), vegetarische/vegane Angebote (0-2), Allergien/Unverträglichkeiten (0-2), Kaffeepausen (0-3), Getränkeangebot (Hinweis im Originaltext '4-2' vermutlich 0-2), Organisation Essensausgabe (0-1).

  • Veranstaltungsorganisation und Service5%

    Bewertung der organisatorischen Leistungen: feste Ansprechperson und Betreuung vor Ort (1), organisatorische Abstimmung im Vorfeld/Direktkontakt (1), Flexibilität bei Teilnehmerzahländerungen (1), Unterstützung bei Raumgestaltung und Ablauf (1), Erreichbarkeit/Betreuung während Veranstaltung (1).

  • Nachhaltigkeit5%

    Bewertung ausschließlich anhand konkret benannter Maßnahmen: Regionalität/Saisonalität (0-2), Lebensmittelverschwendung (1), Abfallerzeugung/Mehrweg (1), weitere konkrete Nachhaltigkeitsmaßnahmen (1).

Punkte(gesamt) = Punkte(Preis) + Gesamtpunkte(Kriterien 2-7). Preisbewertung: 40 Punkte für niedrigsten Preis, lineare Interpolation bis Pmax = Pmin * 2 (fiktiv doppelt so teurer Preis), darüber 0 Punkte. Punkte = Lmax * (Pmax - Pi) / (Pmax - Pmin), gerundet auf zwei Nachkommastellen.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Punktegewichtungen (insgesamt 115 Punkte: 40 Preis + 75 Leistung) und Bewertungsformel sind in der Bewertungsmatrix vollständig dokumentiert. Hinweis: Beim Unterkriterium 'Getränkeangebot' steht im Original '4-2' – dies wird als 0-2 interpretiert, da die Maximalpunktzahl des Hauptkriteriums 14 Punkte beträgt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Veranstaltungszeitraum und Erreichbarkeit

Das Retreat findet vom 10.03.2027 bis 12.03.2027 statt (2,5 Tage / 3 Veranstaltungstage).Der Veranstaltungsort muss innerhalb von maximal 1,5 Stunden mit dem Auto ab Rostock erreichbar sein.Haupterfüllungsort ist die Universität Rostock, Schwaansche Str. 2, 18055 Rostock.Die Leistung wird als ein Einzelauftrag ohne Losaufteilung vergeben.

Unterkunft

30 Einzelzimmer und 20 Doppelzimmer, jeweils mit eigenem Bad/WC, für 2 Nächte (Anreise 10.03., Abreise 12.03.).Frühstück ist inklusive, mit vegetarischen und veganen Optionen.Mindeststandard Zimmergröße ca. 16 m²; Doppelzimmer mit mind. 1,80 m Gesamtbreite oder separat stellbaren Betten.WLAN muss in allen Zimmern verfügbar sein.Barrierefreiheit der Übernachtungsbereiche ist nachzuweisen.Lage der Zimmer zum Tagungsbereich (Entfernung) ist anzugeben.

Tagungsräume und Technik

Haupttagungsraum für ca. 70 Personen, Mindestgröße >70 qm, parlamentarische Bestuhlung, Tageslicht, natürliche Belüftung, Verdunkelungsmöglichkeit, Präsentationstechnik.Zusätzlicher Seminarraum (Bedarf: 1/2 Tag) mit Präsentationstechnik.WLAN im Haupttagungsraum und im separaten Tagungsraum.Getränke (Tagungsgetränke pauschal) für 70 Personen über 2,5 Tage.

Verpflegung

Mittagessen inkl. alkoholfreier Getränke: 70 Pers. × 3 Tage.Abendessen inkl. alkoholfreier Getränke: 70 Pers. × 2 Tage.Kaffeepausen: 70 Pers. × 4 Pausen.Willkommenssnack am Anreisetag für max. 70 Personen.Verpflegung abwechslungsreich, ausgewogen, mit vegetarischen/veganen und fleischhaltigen Optionen.Besondere Ernährungsbedürfnisse (Allergien, Unverträglichkeiten, religiöse Gründe) sind zu berücksichtigen – Konzept zur Erfassung erforderlich.Aufenthaltsbereich für Abendveranstaltung bis ca. 21:30 Uhr.

Technische Infrastruktur und Sonstiges

WLAN flächendeckend (Haupttagungsraum, Gästezimmer, separater Tagungsraum), mind. 50/10 Mbit/s Download/Upload, mindestens 70 simultan nutzbare Geräte, technische Einschränkungen und Kostenfreiheit sind anzugeben.Parkplätze: Anzahl und ggf. Kosten angeben.Barrierefreiheit in Tagungs- und Übernachtungsbereichen.

Organisation und Nachhaltigkeit

Feste Ansprechperson und Vor-Ort-Betreuung über die gesamte Veranstaltungsdauer.Abstimmung von Raumbelegung, Bestuhlung und Verpflegung; technischer Support.Koordination der Zimmerbelegung; flexible Anpassung bei Änderung der Teilnehmer- oder Zimmerzahl.Stornierungs- und Änderungsbedingungen: kostenfreie Anpassungsfristen für Teilnehmer- und Zimmerzahl sowie Stornierungskonditionen sind anzugeben.Nachhaltigkeitsmaßnahmen: regionale/saisonale Lebensmittel, Vermeidung von Lebensmittelverschwendung und Abfall, Mehrweg statt Einweg, ggf. Zertifizierungen.Optionale Leistungen und Zusatzkosten sind gesondert auszuweisen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (z.B. Tagungen, Veranstaltungen, Beherbergung).Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Abgabenpflichten (Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt auf Anforderung).Ordnungsgemäße Beitragszahlung zur gesetzlichen Sozialversicherung.Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Nachweis vergleichbarer Leistungen in den letzten drei Jahren. Bei engerer Wahl sind drei Referenzen vorzulegen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum.Verfügbarkeit erforderlicher Beschäftigter für die Durchführung.Namentliche Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen.

Persönliche Eignung / Rechtliche Voraussetzungen

Gewerberechtliche Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung.Eintragung im Berufsregister (soweit zutreffend).Keine Insolvenzverfahren oder Liquidation.Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB.

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen (bei Auftragswert über 10.000 € netto)

Verpflichtung zur Gewährung von Mindestarbeitsbedingungen auf Grundlage von Branchentarifverträgen nach § 6 TVgG M-V.Verpflichtung zur Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns nach § 4 MinArbV M-V (bzw. § 8 TVgG M-V).Überwachungspflichten beim Einsatz von Nachunternehmen nach § 9 TVgG M-V.

Mindestanforderungen an den Veranstaltungsort (Ausschlusskriterien)

Das Angebot wird ausgeschlossen, wenn der angebotene Veranstaltungsort eine der folgenden Mindestanforderungen nicht erfüllt:

Verfügbarkeit am 10.–12.03.2027.Lage max. 1,5 Stunden Fahrtzeit ab Rostock.Mindestens 30 Einzelzimmer und 20 Doppelzimmer, jeweils mit Bad.Haupttagungsraum für ca. 70 Personen, > 70 qm, parlamentarische Bestuhlung, Präsentationstechnik, Tageslicht.Frühstück verfügbar.WLAN in allen Bereichen (Haupttagungsraum, Gästezimmer, separater Tagungsraum) verfügbar.
Referenzprojekte
drei Referenzen auf Anforderung der Vergabestelle ReferenzenZeitraum: letzte drei Jahre vor AngebotsabgabeVolumen: nicht gefordert

Vergleichbare Leistungen (Organisation/Durchführung von Veranstaltungen, Tagungen oder Retreats vergleichbarer Größe)

bei engerer Wahl vorzulegen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 20%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Pflichtformulare & Eigenerklärungen
Zusätzliche Erklärungen bei Auftragswert über 10.000 € netto
Inhaltliche Angaben zum Angebot (Leistungsbeschreibung)
Auf Anforderung der Vergabestelle
Falls zutreffend
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Universität Rostock
Anschrift
18055 Rostock
Ort
18055 18055 Rostock
Kategorie
Mecklenburg-Vorpommern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.uni-rostock.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
18055 18055 Rostock
Mecklenburg-Vorpommern

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