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Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg

RV Software Friedhofsmanagement

civillent GmbH | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Reutlingen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Komm.ONE (bzw. ihre Tochter civillent GmbH) beschafft im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-weit) eine browserbasierte Friedhofsmanagement-Software. Die Software wird als ASP beim Auftraggeber und als mandantenfähige SaaS-Lösung für kommunale Friedhofsträger in Baden-Württemberg bereitgestellt.

Zum Leistungsumfang gehören Module für Grabstättenverwaltung, Bestattungen, Gebührenabrechnung und Dokumentenmanagement sowie optionale Module für GIS, NKF, DMS, Krematorium und eine mobile App. Erwartet werden Referenzen für On-Premise-Umsetzung und Anbindung eines herstellerfremden GIS-Systems, 3rd-Level-Support, Migration aus Bestandsverfahren (WinFried, FIM) sowie Schulungen.

Teilnahmeanträge müssen bis zum 06.11.2026, 10:00 Uhr ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal Baden-Württemberg eingereicht werden. Maximal drei geeignete Bewerber werden zur Angebotsabgabe zugelassen.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung7. Okt. 2026
Teilnahmefrist6. Nov. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabeca. 24. Nov. 2026
Verhandlungenca. 11. Jan. – 22. Jan. 2027
Aufforderung finale Angeboteca. 25. Jan. – 31. Jan. 2027
Zuschlagca. 22. Feb. – 28. Feb. 2027
SBOM-Umsetzungsfristca. 22. Feb. – 11. Dez. 2027
CRA-Umsetzungsfristca. 22. Feb. – 11. Dez. 2027
Vertragslaufzeitca. 22. Feb. 2027 – 22. Feb. 2031
Verlängerung 1ca. 22. Feb. 2031 – 22. Feb. 2032
Verlängerung 2ca. 22. Feb. 2032 – 22. Feb. 2033bis 2033
BindefristDatum offen60 Tage nach Angebotseingang.
KündigungsfristDatum offen6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertrags-/Verlängerungslaufzeit, sonst automatische Verlängerung.
Laufzeit VertraulichkeitsvereinbarungDatum offenLaufzeit entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.
Verjährung VertraulichkeitspflichtenDatum offen3 Jahre nach Beendigung des Hauptvertrages.
Rückgabe/Löschung vertraulicher InformationenDatum offen14 Tage nach schriftlicher Aufforderung durch den Auftraggeber.
NachprüfungsfristDatum offen10 Kalendertage + 15 Kalendertage gemäß § 160 GWB nach Zuschlag.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Der Preis wird mit 30 % gewichtet. Die Bewertungsmethodik wird in Phase 2 bekanntgegeben.

  • Qualität gemäß Kriterienkatalog70%

    Qualität wird mit 70 % gewichtet. Die einzelnen qualitativen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind im Kriterienkatalog näher beschrieben, der erst in Phase 2 des Verfahrens zur Verfügung gestellt wird. Ebenso wird sich die detaillierte Bewertungsmethodik sowie die konkrete Punkteverteilung aus den mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (Phase 2) übermittelten Vergabeunterlagen ergeben. Änderungen bei der prozentualen Gewichtung der Zuschlagskriterien sind ausgeschlossen.

KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen enthalten nur die übergeordneten Zuschlagskriterien (Preis 30 %, Qualität 70 %) aus dem Bewerbermemorandum für die Phase 2; die konkreten Unterkriterien, deren Gewichtung und die Bewertungsmethodik werden erst in Phase 2 (Aufforderung zur Angebotsabgabe) mit dem Kriterienkatalog bekanntgegeben. Die Phase-1-Bewertung der Referenzen im Teilnahmewettbewerb betrifft Eignungs-/Auswahlkriterien und ist keine Zuschlagskriterien.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung & Architektur

Browserbasierte Friedhofsmanagement-Software.

Betrieb als Application Service Providing (ASP) auf Servern der Komm.ONE.Bereitstellung als Software as a Service (SaaS) in mandantenfähiger Architektur, zentral für Kunden der Komm.ONE AöR und Mitglieder des Zweckverbands 4IT.Lizenzen werden von der Komm.ONE beim Anbieter erworben und an Kunden weitergegeben.Exklusives Vertriebsrecht für Neukunden für Komm.ONE in Baden-Württemberg; duale Vertriebsstrategie über eigene Träger und Genossenschaften (z.B. govdigital eG).

Funktionale Abdeckung

Software für das gesamte Friedhofs- und Bestattungswesen, mit der das Tagesgeschäft effizient und fehlerfrei erledigt werden kann.

Pflichtmodule (Basis):

GrabstättenverwaltungBestattungenGebührenabrechnungDokumentenmanagement

Optionale Module:

GIS-Modul (Anbindung an GIS-Verfahren)NKHR-Modul (bilanztechnische Bewertung, Rechnungsabgrenzung, NKF-Listenexport als csv, xlsx, ods, pdf)DMS-Modul (Anbindung DMS, z.B. enaio, regisafe)Kremations-Modul (Erfassung Kremationsinformationen)Terminkoordinations-Modul (Koordination mit Bestattern; Data-Isolation, Least-Privilege)Mobile App (z.B. Standsicherheitsprüfung Grabmale, Zustandsdokumentation)

Zu verarbeitende Daten (mindestens bei Wartung):

Friedhofsvorgänge: Personen-, Grabstätten-, Krematoriumsverwaltung, GebührenbescheideNutzung: Nutzer-Kontodaten, Nutzer-Authentifizierungsdaten, anwendungs- und serverseitige Randdaten

Schnittstellen & Migration

Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen (ASCII-Dateiaustausch): SAP, Axians Infoma, Finanz+ (MACH).Möglichkeit des Ausweises von Umsatzsteuer auf Rechnungen.Vollständige Datenmigration aus den bestehenden Fachverfahren WinFried und FIM (herstellerfremde Datenmigration).

Dienstleistungen, Support & Schulung

Konzeption, Konfiguration, Infrastruktur und Migration durch den Auftragnehmer.3rd-Level-Support; First- und Second-Level-Support durch Komm.ONE.Supportzeiten: Montag–Freitag, 08:00–17:00 Uhr.Schulungen für Application Management und Anwendungsbetreuung der Komm.ONE.Technische Dokumentation und Benutzerhandbücher.Bereitstellung einer SBOM (CycloneDX oder SPDX) sowie Berücksichtigung der CRA-Anforderungen; Umsetzung ggf. bis 11.12.2027.Personal mit deutschen Sprachkenntnissen mindestens C1.

Vertragliches (kurz)

Vertragslaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn, mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate.Kündigungsfrist 6 Monate vor Vertragsende; Gesamtlaufzeit max. 72 Monate.Rahmenvereinbarung mit bis zu 3 Teilnehmern.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage – Ausschlussgründe

Keine Verurteilungen bzw. Ausschlussgründe nach § 123 GWB (u.a. Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Täuschung; Geldbußen nach § 30 OWiG).Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Verstöße gegen Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsabsprachen, Interessenkonflikt, Täuschung).Kein Verstoß gegen Mindestlohngesetz (§ 19 MiLoG, Bußgeld ≥ 2.500 €).Keine Verstöße gegen AEntG, SchwarzArbG, LkSG, AufenthG.Keine Russland-Bezüge gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014.Erklärung zur Nichtanwendung der Scientology/Hubbard-Technologie.

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (auf Verlangen nachzuweisen).Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (auf Verlangen nachzuweisen).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angabe Gesamtumsatz und ausschreibungsbezogener Umsatz für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.Betriebshaftpflichtversicherung: 1.000.000 € für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 € für Vermögensschäden, jährlich zweifach maximiert; bei Zuschlag vorhanden oder nachzuweisen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personalstärke: jährliches Mittel der Beschäftigten (insgesamt + qualifizierte Mitarbeiter) der letzten 3 Geschäftsjahre.Fachkunde: Webfähigkeit, On-Premise- und SaaS-Erfahrung, GIS-Integration.Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (abgeschlossen oder mind. 12 Monate laufend), davon:mind. 1 Referenz mit On-Premise-Umsetzung (sonst Konzept, max. 5 Seiten),mind. 1 Referenz mit Anbindung eines herstellerfremden GIS-Systems (sonst Konzept, max. 5 Seiten).Bewertete Leistungsaspekte: On-Premise/SaaS-Umsetzung, Finanzbuchungsschnittstelle, GIS (eigen/fremd), Krematoriumsverwaltung, NKF-Modul, MwSt-Ausweis, herstellerfremde Datenmigration, mobile App.

Datenschutz und IT-Sicherheit (Art. 28 Abs. 1 DSGVO)

Nachweis zur IT-Sicherheit nach Stand der Technik (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, BSI C5 oder TISAX); alternativ Testat eines Wirtschaftsprüfers oder Erklärung zur Klein-/Kleinstunternehmenseigenschaft.Benennung eines Datenschutzbeauftragten mit Benennungsurkunde und Empfangsbestätigung der Aufsichtsbehörde (sofern benennungspflichtig).In den letzten 5 Jahren keine DSGVO-Geldbuße gegen Unternehmen, Mutterunternehmen oder Auftragsverarbeiter.Keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne Nachweis der Einhaltung von Kapitel V DSGVO.

Auswahlverfahren & Bewerbergemeinschaften

Dreistufiges Auswahlverfahren: formale Prüfung → Eignungsprüfung → vergleichende Bewertung anhand Gesamtpunktzahl der Referenzen.Maximal 3 geeignete Bewerber werden zur Angebotsabgabe zugelassen; bei Punktegleichheit Losentscheid.Bewerbergemeinschaften sind zulässig mit gesamtschuldnerischer Haftung und bevollmächtigtem Vertreter; jedes Mitglied reicht ein separates Teilnahmeformular ein.Eignungsleihe ist zulässig; Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens und dessen Eigenerklärungen zu § 123/§ 124 GWB sind erforderlich.Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung (Anlage 05) ist zu unterzeichnen.
Referenzprojekte
mindestens 3 Referenzen (max. 7 Seiten pro Referenz) ReferenzenZeitraum: aus den letzten 5 Jahren ab Schlusstermin der Teilnahmeanträge; abgeschlossen oder mindestens 12 Monate laufendVolumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Referenzprojekte zu Friedhofsmanagement-Software mit Bezug zu öffentlichen Auftraggebern; je Referenz u.a.: Bezeichnung, öffentlicher Auftraggeber inkl. Ansprechpartner, Ausführungszeitraum, Kurzbeschreibung, Auftragswert, On-Premise/SaaS-Angabe, Webfähigkeit, Anbindung herstellerfremdes GIS-System. Mind. 1 Referenz mit On-Premise-Umsetzung; mind. 1 Referenz mit Anbindung herstellerfremdes GIS-System.

Pflichtformular; Einzelangaben erforderlich (kein Globalvermerk). Bewertete Leistungsaspekte (max. 2 Punkte je Aspekt, max. 42 Punkte gesamt): On-Premise/SaaS-Umsetzung, Finanzbuchungsschnittstelle, GIS-Implementierung (eigen/fremd), Krematoriumsverwaltung, NKF-Modul, MwSt-Ausweis, herstellerfremde Datenmigration, mobile App. Bei fehlender On-Premise-Referenz oder fehlender GIS-Referenz stattdessen Konzept (max. 5 Seiten).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 20%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Teilnahmeformular & Unternehmensangaben
Ausschlussgründe & Eignungsnachweise
Referenzen & Konzepte
Datenschutz & IT-Sicherheit
Hinweise zur Einreichung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
civillent GmbH | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
72770 Reutlingen
Ort
72770 Reutlingen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.civillent.de/start ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
72770 Reutlingen
Baden-Württemberg

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