SAP-S/4HANA-Readiness Krankenhausapotheke

Die Krankenhausapotheke und die angrenzenden Materialwirtschaftsprozesse werden auf eine vollständig funktionsfähige SAP-S/4HANA-Landschaft vorbereitet. Bestehende Anwendungen, Daten und Prozessstrukturen sollen weitgehend fortgeführt werden. Die Leistung umfasst die Verantwortung für technische Anpassung, Integration, funktionale Ergänzungen, Test- und Abnahmefähigkeit sowie die betriebsbereite Produktivsetzung zum 01.01.2028.

Innerhalb der SAP-Zielarchitektur sind insbesondere Arzneimittelstammdaten, apothekenspezifische Anforderung und Beschaffung, Bestandsführung, Kommissionierung, Modulschrankversorgung, Chargen- und Verfallsdatenverfolgung, Betäubungsmittelverwaltung, Importarzneimittel-Dokumentation, Transfusionsgesetz-Nachweise, securPharm-Verifikation und fallbezogene Einzelkostenerfassung abzubilden. Bestehende kundenspezifische SNAP-/GHT-APM-Funktionen und die Einzelkostenerfassung sollen dabei fortgeführt und weiterentwickelt werden.

Die Lösung wird durchgängig in die SAP-Module FI, CO, MM und SD integriert; Medienbrüche und redundante Datenpflege sind zu vermeiden. Zusätzlich sind unter anderem MSV3, elektronische Bestellabwicklung, Lieferengpassmanagement, Avoxa/ABDA, Beneering, JVM Unit-Dose-Automat, PBMG, LOGBUCH/Dynamed, BD Pyxis, Axon, BD CATO und AID Klinik anzubinden. SAP-BTP-Erweiterungen sind nur so einzusetzen, dass sie über Standardmechanismen in S/4HANA integrierbar bleiben.

Die Lösung muss wartbar, upgradefähig, releasefähig und Clean-Core-konform sein. Produktkomponenten, Erweiterungsmechanismen, Abhängigkeiten, Hersteller- und Drittanbieterbeziehungen sowie der vorgesehene Upgradepfad sind nachvollziehbar darzustellen. Erforderliche Nutzungs- und Änderungsrechte, Herstellerfreigaben und Mitwirkungsbedarf sind transparent zu machen.

Ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept, revisionssichere Verarbeitung sowie ein Verfügbarkeits- und Ausfallkonzept sind umzusetzen. Bei Systemausfall muss die Arzneimittelversorgung sichergestellt und eine spätere Nacherfassung ermöglicht werden. Die regulatorische Dokumentation muss während Migration, Parallelbetrieb und Produktivsetzung lückenlos erhalten bleiben.

Stamm-, Bestands- und Bewegungsdaten sind zu übernehmen und abzugleichen. Schnittstellen- und Funktionstests sowie Test- und Abnahmefähigkeit sind sicherzustellen. Anschließend folgen eine kontrollierte Produktivsetzung, ein Rückfallverfahren für eine gescheiterte Einführung und die Stabilisierung im laufenden Krankenhausbetrieb. Die Umsetzung muss sich in die laufenden S/4HANA-Implementierungs- und Testwellen integrieren.

Die Umsetzung ist durch einen nachvollziehbaren Grobprojektplan, klare Verantwortlichkeiten, benannte Ressourcen sowie die Darstellung von Abhängigkeiten und offenen Voraussetzungen zu steuern. Produktarchitektur, Datenobjekte, Buchungsflüsse, Schnittstellenmatrix, Test- und Abnahmekonzept sowie Betriebs-, Support- und Releasekonzept sind als belastbare Projektergebnisse zu erstellen.

Erforderlich ist die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister. Im Rahmen der Eignungserklärung sind zudem Angaben zu Branchenzuordnung, Insolvenz und Liquidation, Zuverlässigkeit, Steuern und Sozialversicherung sowie zum Nichtvorliegen der maßgeblichen Ausschlussgründe abzugeben.

Für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ist jeweils ein Nettoumsatz von mindestens 2,0 Mio. EUR mit vergleichbaren Leistungen nachzuweisen. Jahresabschlüsse und weitere steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Bescheinigungen können auf Nachfrage verlangt werden.

Versicherungsnachweise sind vorzulegen. Anlage 0 nennt 2,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 1,0 Mio. EUR für Vermögensschäden pro Jahr; Anlage 2 F2.1 nennt 3,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 5,0 Mio. EUR für Vermögensschäden. Wegen dieser Abweichung ist vor der Einreichung eine Klärung erforderlich.

Mindestens fünf gültige Referenzen über eine produktiv eingesetzte SAP- oder S/4HANA-integrierte Krankenhausapothekenlösung sind nachzuweisen. Die Referenzen müssen insgesamt Betäubungsmitteldokumentation, Modulschrankversorgung mit mobiler Erfassung und die Anbindung eines Kommissionierautomaten abdecken. Zusätzlich ist ein geregelter Zugang zum SAP-Hersteller-Support, etwa über das SAP-Partnerprogramm oder vertraglich gesicherten Partnersupport, nachzuweisen.

Die vollständige fachliche und technische Erfüllbarkeit ist anhand der vollständigen Zielarchitektur nachzuweisen. Eine isolierte Fähigkeit einzelner Funktionen genügt nicht. Nachvollziehbar darzustellen sind SAP-Integration, Clean-Core-Konformität, Upgradepfad, fortführbare bestehende Produkte, Hersteller- und Produktverantwortung sowie die Einbindung in laufende Implementierungs- und Testwellen.

Qualifizierte Projektkapazitäten müssen ab Januar 2027 verfügbar sein; Anlage 1a verlangt die verbindliche Verfügbarkeit spätestens bis Ende des ersten Quartals 2027. Der Grobprojektplan muss Meilensteine, Ressourcen, Vorleistungen, Test- und Abnahmephasen, Verantwortlichkeiten, Produktivsetzung und Stabilisierung einschließlich der fortlaufenden Arzneimittelversorgung abbilden.

Erforderlich sind Erklärungen zum Nichtvorliegen der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe, zur Antikorruption, zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes und gegebenenfalls zur tariftreuen Mindestentlohnung. Die Russlandsanktionen-Erklärung ist abzugeben. Bei einer Bewerbergemeinschaft sind die Ausschlussgründe für jedes Mitglied zu belegen; Leistungsfähigkeit und Fachkunde werden für die Gemeinschaft insgesamt bewertet.

Werden Unterauftragnehmer oder Eignungsleihende eingesetzt, sind die eingesetzten Unternehmen, Leistungsbereiche und bereitgestellten Kapazitäten zu benennen und mit Verpflichtungs- und Haftungserklärungen zu belegen. Die tatsächliche Verfügbarkeit der Mittel muss nachgewiesen werden. Bei technischer oder beruflicher Eignungsleihe muss der Eignungsleiher zugleich Unterauftragnehmer sein.