Ausschreibungen Sachsen
Service Now
Universität Leipzig | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Leipzig, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Universität Leipzig beschafft die Softwareplattform ServiceNow als Cloud-Lösung (SaaS), um ihr IT-Service-Management (ITSM) und ihr Hardware-Asset-Management (HAM) in einem System abzubilden.
Im Angebot müssen Bieter:
die geforderten ServiceNow-Lizenzen (z.B. ITSM Pro, HAM PRO, ITOM Visibility, App Engine, SPM, HR Service Delivery u.a.) preislich kalkulieren,Datenschutz und IT-Sicherheit nachweisen (Datenverarbeitung nur in Deutschland, EU/EWR-Supportzugriffe, AVV nach Art. 28 DSGVO, TOM, ISO 27001 oder gleichwertig),mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren vorlegen,eine Eigenerklärung zur EU-Eignung abgeben.
Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre (01.11.2026 – 31.10.2031) mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 5 Jahre.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung23. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist11. Sep. 2026
Angebotsfrist22. Sep. 2026
Bindefrist22. Sep. – 4. Nov. 2026
Angebotsöffnungca. 23. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Nov. 2026
Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2031
IS-Kurzrevision 11. Nov. 2026
Zuschlagca. 5. Nov. 2026
IS-Kurzrevision 2ca. 1. Nov. 2028
IS-Kurzrevision 3ca. 1. Nov. 2030
Vertragsende31. Okt. 2031
Verlängerung 1ca. 1. Nov. 2031 – 31. Okt. 2036bis 2036
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Bewertungspreis60%
Gesamtpreis (netto) aus dem Angebotsformular zzgl. Umsatzsteuer über die Vertragslaufzeit von 5 Jahren.
- Bewertung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) (insb. Datenstandort & Zugriff)15%
Klarheit und Verbindlichkeit der Regelungen zu Datenstandort, Nachvollziehbarkeit von Zugriffsbeschränkungen, Transparenz zu Unterauftragsverarbeitern.
- Qualität und Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)10%
Qualität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der bereitgestellten TOM-Dokumentation sowie Nachweis der tatsächlichen Umsetzung und Wirksamkeit der TOM, z. B. durch Auditberichte, Prüfverfahren oder dokumentierte Kontrollen.
- Qualität der Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte10%
Datenminimierung und Zweckbindung, Löschkonzepte und Automatisierung, Umgang mit KI-Funktionen (Transparenz, Deaktivierbarkeit).
- Support- und Betriebsqualität5%
Erreichbarkeit und Reaktionszeiten, Transparenz der Supportprozesse, Standort des Supports (z. B. EU/EWR).
Lineare Interpolation der Leistungspunkte auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten. Der niedrigste Preis erhält die volle Punktzahl (10). Für das 2-fache dieses Preises sowie höhere Preise werden 0 Punkte vergeben. Dazwischen erfolgt die Bewertung linear. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der gewichteten Summe der Leistungspunkte aller Zuschlagskriterien. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
KI-Hinweis: Es existieren zwei verschiedene Kriterienkataloge in den Vergabeunterlagen: Die Aufforderung zur Angebotsabgabe (V_5) nennt Zuschlagskriterien mit Preis 60%, AVV 15%, TOM 10%, Datenschutzkonzepte 10%, Support 5% (Summe 100%), während die Leistungsbeschreibung abweichend Lizenzpreis 80%, Flexibilität Lizenzmodell 15%, Ansprechpartner 5% (Summe 100%) auflistet – die maßgebliche Gewichtung ist daher nicht eindeutig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform und Bereitstellungsmodell
Bereitstellung der integrierten Plattform ServiceNow im Software-as-a-Service-Modell (SaaS)Inklusive Hersteller-Support durch den HerstellerTechnischer Support bei Release-WechselnVertragslaufzeit: 01.11.2026 – 31.10.2031 (60 Monate); einmalige Verlängerungsoption um bis zu 5 Jahre (einseitig durch Auftraggeberin)Mengenoption: Auftraggeberin kann die Menge um bis zu 20 % erhöhen oder reduzierenJährliche Abrechnung; E-Rechnungspflicht (Leitweg-ID 14-1208016UNIL01-53)
Pflicht-Lizenzen (ServiceNow-Module)
ServiceNow Lizenz agile (1 Lizenz)ServiceNow Lizenz IH Starter (1 Lizenz)ServiceNow Instances für Dev, Test und Prod (1 Paket)Collaborative Workspace Management (10 Fulfiller, optional +50/+100)ServiceNow Lizenz ITSM Pro (5 Fulfiller, optional +10/+50)ServiceNow Lizenz App Engine Enterprise (10 Fulfiller, optional +50/+100)ServiceNow Lizenz BST – Business Stakeholder (10 Fulfiller, optional +250/+500)ServiceNow Lizenz SPM Standard (10 Fulfiller, optional +50/+100)EAM Workspace (1 PoC-Lizenz)ServiceNow Lizenz ITOM Visibility (500 SU, optional +1.000/+2.000)Vulnerability Management (500 SU, optional +1.000/+2.000)ServiceNow Lizenz HAM PRO (500 SU, optional +1.000/+2.000)ServiceNow Lizenz SAM PRO (500 SU, optional +1.500/+3.000)ServiceNow ITSM Standard (10 Fulfiller, optional +50/+100)HR Service Delivery (HRSD) Scoped Deployment (1.000 Employees, optional +2.500/+5.000)Customer Service Management (CSM) (10 Fulfiller, optional +100/+200)ServiceNow Source-to-Pay (S2P) (10 Fulfiller, optional +50/+100)ServiceNow Lizenz SPM Pro (10 Fulfiller, optional +50/+100)
Funktionale Anforderungen ITSM und HAM
IT-Service-Management – abzubildende Prozesse:
Incident ManagementProblem ManagementChange ManagementRequest FulfillmentConfiguration Management (CMDB)Portfolio Management
Hardware-Asset-Management – Lebenszyklus:
Beschaffung, Lager, Zuweisung, Wartung, AussonderungVerknüpfung von Assets mit Configuration Items in der CMDBInventarisierung und Discovery-MechanismenNachvollziehbarkeit von Eigentums- und NutzungszuordnungenAutomatisierte Datenerfassung und -pflege
Querschnittsfunktionen:
Workflow-AutomatisierungReports und DashboardsIntegration in bestehende IT-Landschaft (LDAP/Active Directory, SSO Shibboleth, REST API, HIS, Microsoft 365)
Kapazitäten und Budgetrahmen
Nutzerkapazität: ca. 60 IT-Mitarbeitende und bis zu 30.000 EndnutzerGeplantes Budget Jahr 1: ca. 65.500 € inkl. MwSt.Geplantes Budget Jahr 2: ca. 80.000 € inkl. MwSt.Geplante Budgets Jahre 3–5: je ca. 95.500 € inkl. MwSt.Max. Gesamtvolumen (5 Jahre): ca. 432.000 € brutto
Optionale Leistungen (auf Abruf)
Erweiterter technischer Support, inkl. 24/7-OptionUnterstützung bei Planung, Bewertung und Umsetzung von Software-ReleasesAnalyse und Begleitung von Release-WechselnBeratungsleistungen zur Optimierung und Weiterentwicklung der PlattformImplementierung, Integration und Schulung als optionale Unterstützungsleistungen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenEignungskriterien
Handelsregister/Berufsregister: Nachweis der Eintragung (Registerbezeichnung, Registergericht, Nummer) oder Begründung für fehlende RegistrierungSteuern und Abgaben: Erklärung über pflichtgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialbeiträgenGesamtumsatz: Angabe des Gesamtumsatzes der letzten 3 GeschäftsjahreVergleichbarer Umsatz: Umsatz mit vergleichbaren Leistungen zum Leistungsgegenstand in den letzten 3 GeschäftsjahrenReferenzen: Mindestens 2 geeignete Referenzen (bis zu 5 möglich) über technisch/funktionell vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 JahrenAusschlussgründe: Erklärungen gemäß § 123 GWB und § 124 GWB (kein Vorliegen von Ausschlussgründen)Russland-Sanktionen (Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014): keine russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung, keine >50 %-Beteiligung durch russische Personen, keine Handlung im Auftrag Russlands; auch während Vertragslaufzeit keine Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % Auftragswert und Russlandbezug
Ausschlusskriterien (Mindestanforderungen)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO inkl. Bereitstellung TOM und Transparenz über UnterauftragsverarbeiterDatenstandort und Zugriff: Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland; kein Drittlandtransfer; Supportzugriffe nur EU/EWRTechnische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Verschlüsselung, RBAC, MFA, Protokollierung, Patch-Management, DatensicherungZertifizierungen: ISO/IEC 27001 oder gleichwertig; ISMS-Nachweis; BSI-Grundschutz oder gleichwertig; C5-Testat Typ 2 oder gleichwertigDatenschutzprinzipien: Privacy by Design, Datenminimierung, ZweckbindungLöschung und Datenmanagement: definierte Löschkonzepte, automatisierte LöschmechanismenKI- und Cloud-spezifisch: keine Nutzung personenbezogener Daten für KI-Training; Kontrollierbarkeit/Deaktivierbarkeit von KI-FunktionenPlattform-Vorgabe: ServiceNow ist festgelegt; Bieter muss ServiceNow-Lizenzen bereitstellen können (i. d. R. autorisierter ServiceNow-Partner) und qualifiziertes Fachpersonal für den Betrieb nachweisen
Referenzprojekte
2 – 5 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: vergleichbarer Auftragswert (gerundet in EUR, exkl. USt.)
Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Leistungen, die technisch/funktionell dem Auftragsgegenstand entsprechen (bis zu 5 möglich)
Referenzauftraggeber mit Name/Anschrift, optional Ansprechpartner, Bezeichnung des Auftragsgegenstands, Auftragsvolumen, Ausführungsdatum/Leistungszeitraum; Vertraulichkeit nach § 5 VgV
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 45%4–10 · 28%11+ · 26%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Angebotsformulare und Preisblätter
Vertragsunterlagen
Datenschutz- und IT-Sicherheitsnachweise
Bieterfragen und Sonstiges
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 25.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Frist für Fragen: 11.09.2026 → 15.09.2026
- 23.08.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Universität Leipzig | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
04109 Leipzig
Ort
04109 Leipzig
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
04109 Leipzig
Sachsen
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