Ausschreibungen Niedersachsen
Sicherheitsdienstleistungen
Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Braunschweig, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAusschreibung Sicherheitsdienstleistungen (Vergabe-Nr. 209/006/2026) der Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH (HZI), Inhoffenstraße 7, 38124 Braunschweig.
Worum geht es?
Ein Dienstleister übernimmt die Objektsicherung und den Pfortendienst auf dem Science Campus Braunschweig-Süd. Die Leistung wird ganzjährig an sieben Tagen pro Woche erbracht.
Was ist zu leisten?
Pförtner-, Empfangs-, Alarm- und PoststellendienstRevierkontrollen und NachtstreifendienstObjektleitungAnbindung an eine Notruf- und Serviceleitstelle (NSL) nach DIN EN 50518
Was ist für die Teilnahme wichtig?
Referenzen aus Objektsicherung, u. a. bei Forschungseinrichtungen mit gentechnischen Anlagen der Sicherheitsstufe 3 (S3)Nachweise zu Zuverlässigkeit, Versicherung, Tarifbindung und Zertifizierungen
Eckdaten: Offenes Verfahren, ein Los, Vertragsbeginn 01.03.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre mit zwei optionalen Verlängerungen um je 1 Jahr. Zuschlag nach 40 % Preis und 60 % Qualität. Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJAN2024 JUL JAN2025 JUL JAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031
Referenzzeitraum7. Jan. 2024 – 7. Jan. 2027
Handelsregisterauszugca. 7. Okt. 2024 – 7. Jan. 2027
Zuverlässigkeitsbetrachtung7. Jan. 2025 – 7. Jan. 2027
Veröffentlichung11. Nov. 2026
Keine Bieterfragenbeantwortung24. Dez. 2026 – 3. Jan. 2027
Bieterfragen-Frist7. Jan. 2027
Rügefrist Vergabeunterlagen7. Jan. 2027
Angebotsfrist7. Jan. 2027
Angebotsöffnung7. Jan. 2027
Sicherheitseinweisung bis15. Feb. 2027
Monatsdienst- und Urlaubspläneca. 15. Feb. 2027
Stammpersonal und Vertreterregelung bis28. Feb. 2027
Objektleiter bis28. Feb. 2027
Auftragsverarbeitungsvereinbarung bis28. Feb. 2027
Sicherheitsüberprüfung bis28. Feb. 2027
Versicherungsnachweis bis28. Feb. 2027
Verschwiegenheitspflicht bis28. Feb. 2027
Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2029
Schichtüberprüfungca. 1. März – 31. März 2027
Objektleitergesprächca. 1. März – 31. März 2027
Kontrollbesuch Objektleiterca. 1. März – 31. März 2027
Monatliche Rechnungsstellungca. 1. März 2027 – 28. Feb. 2031bis 2031
Inspektionsberichtca. 1. März 2027 – 28. Feb. 2031bis 2031
Erste Rechnungca. 10. Apr. 2027
Versicherungsnachweis1. Jan. 2028
Preisanpassung frühestens1. März 2028
Kündigungsfrist Verlängerung30. Nov. 2028
Versicherungsnachweis1. Jan. 2029
Verlängerung 11. März 2029 – 28. Feb. 2030
Versicherungsnachweis1. Jan. 2030
Verlängerung 21. März 2030 – 28. Feb. 2031bis 2031
Versicherungsnachweis1. Jan. 2031
OrtsbesichtigungDatum offenEine Ortsbesichtigung wird empfohlen, ein Termin ist nicht festgelegt.
Nachweise ergänzende UnterlagenDatum offenErklärungen, Unterlagen und Nachweise können innerhalb der maßgeblichen Fristen nachgereicht werden; die Frist wird von der Vergabestelle festgelegt.
Referenzzeitraum EignungDatum offenFür bestimmte Angaben werden die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre betrachtet; ein Kalenderzeitraum ist nicht bestimmbar.
Eignungsnachweise auf VerlangenDatum offenBestätigungen und Nachweise sind auf gesondertes Verlangen innerhalb einer noch festzusetzenden angemessenen Frist vorzulegen.
KalkulationspasswortDatum offenDas Passwort der Kalkulationsdatei ist auf Anforderung unverzüglich zu übermitteln.
ErsatzfristDatum offenEine mögliche Ersatzfrist wird von der Vergabestelle gesetzt.
ZuschlagDatum offenEin Zuschlagsdatum ist nicht angegeben; vorgesehen ist der wirtschaftlich günstigste Zuschlag nach 40 Prozent Preis und 60 Prozent Qualität.
VertragsabschlussDatum offenEin Datum für den Vertragsabschluss ist nicht angegeben.
Bieterinformation vor ZuschlagDatum offenDie Bieterinformation erfolgt spätestens zehn Tage vor Zuschlagserteilung; das Zuschlagsdatum ist unbekannt.
Rügefrist erkannter VerstoßDatum offenBereits erkennbare Vergabeverstöße können innerhalb von zehn Kalendertagen ab Erkennen gerügt werden.
Frist nach MitteilungDatum offenDie Frist beträgt 15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, dass einer Rüge nicht abgeholfen werden soll.
BestellbestätigungDatum offenDie Bestellung ist unverzüglich schriftlich zu bestätigen; die Bestätigung muss innerhalb von 14 Tagen erfolgen.
PreisgenehmigungDatum offenDer Preis gilt als genehmigt, wenn die Vergabestelle nicht innerhalb von acht Arbeitstagen widerspricht.
ZahlungszielDatum offen30 Tage netto ab Rechnungseingang oder maßgeblicher Wareneingang; das Rechnungsdatum ist nicht angegeben.
GewährleistungDatum offenDie Gewährleistungsfristen richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen; eine konkrete Dauer ist nicht angegeben.
AusführungsbeginnDatum offenDie Leistung ist umgehend nach Auftragserteilung zu erbringen; das Datum der Auftragserteilung ist nicht bekannt.
SicherheitsleistungDatum offenDie Sicherheitsleistung ist spätestens fünf Tage nach Erhalt des Auftrags einzureichen.
MängelansprücheDatum offenDie Verjährungsfrist beginnt am Tag nach Abnahme der Leistung; Abnahmezeitpunkt und Dauer sind nicht angegeben.
AbhilfefristDatum offenNach schriftlicher Abmahnung muss die Abhilfe innerhalb von zwei Wochen erfolgen.
DienstfortsetzungDatum offenNach einer außerordentlichen Kündigung wird der Dienst höchstens drei Monate oder bis zur Übernahme durch ein anderes Unternehmen fortgesetzt.
Reaktionszeit vor OrtDatum offenDie Eingreifreserve muss bei Gefahrenlagen oder Systemausfällen innerhalb von maximal 30 Minuten vor Ort sein.
ErsatzkräfteDatum offenErsatzkräfte müssen bei Ausfall oder spontaner Gefahrenlage innerhalb von 30 Minuten bereitstehen.
HilfeleistungDatum offenHilfeleistung muss maximal innerhalb von drei Minuten erfolgen.
Aktenkundige BelehrungDatum offenDie aktenkundige Belehrung der Sicherheitskräfte ist mindestens einmal jährlich durchzuführen.
Eignungsnachweise während VertragslaufzeitDatum offenEignungsnachweise sind auf Anforderung innerhalb einer angemessenen, vom Auftraggeber gesetzten Frist vorzulegen.
Aufklärung bei niedrigem PreisDatum offenFür die Aufklärung bei einem ungewöhnlich niedrigen Preis setzt der Auftraggeber eine angemessene Frist.
IT-Vorfall meldenDatum offenIT-Vorfälle sind umgehend nach Eintritt an den zuständigen IT-Service zu melden.
Telefonische InformationDatum offenBei Systemausfällen ist die zuständige Kontaktperson unmittelbar nach der E-Mail-Meldung telefonisch zu informieren.
E-Mail-AntwortDatum offenE-Mails sind bis zum Ende des nächsten Werktages zu beantworten.
Änderung ZusammenarbeitswerkzeugeDatum offenÄnderungen sind mit einer Frist von vier Wochen mitzuteilen; zusätzlich ist das Monatsende maßgeblich.
Microsoft-365-NachweisDatum offenBei jeder Veränderung der Microsoft-365-Nutzung ist ein geeigneter Nachweis beizubringen.
Bestätigung mündlicher WeisungenDatum offenMündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen; eine feste Frist ist nicht genannt.
AVV WirksamkeitDatum offenDer Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit der Unterzeichnung wirksam; das Unterzeichnungsdatum ist nicht angegeben.
AVV Laufzeit einmaligDatum offenNicht ausgewählte Vertragsoption für eine einmalige Ausführung; Beginn und Enddatum wurden nicht festgelegt.
AVV Laufzeit unbestimmtDatum offenNicht ausgewählte Vertragsoption auf unbestimmte Zeit mit nicht festgelegter Kündigungsfrist zum Quartalsende.
AVV Laufzeit HauptvertragDatum offenNicht ausgewählte Vertragsoption mit Kopplung der Laufzeit an den Hauptvertrag.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
- Preis
40 % (wie im Dokument Wertungsschema beschrieben)
- Qualität
60 % (wie im Dokument Wertungsschema beschrieben)
KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien stammen aus der Bekanntmachung. Die Gewichtung ist dort nicht vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPförtner- und Empfangsdienst
Pförtnerdienst mit Telefonvermittlung, Alarm- und KontrolldienstBesucher-, Fahrzeug- und Fremdfirmenkontrolle, SchrankenbedienungAusgabe von Besuchsdokumenten und Zugangschips außerhalb der DienstzeitenÜberwachung von GLA, BMA, EMA und Video, Weiterleitung von NotrufenEinweisung von Feuerwehr und Rettungskräften am HaupttorFuhrpark- und KurierhandlingSchlüssel- und Chipverwaltung mit Bestätigung bei Erhalt und AushändigungPforten-Doppelbesetzung werktags 09:00 bis 16:00 Uhr durch einen Poststellenmitarbeiter
Streifen- und Revierkontrollen
Nachtstreifendienst mit Gebäudeumfeld- und Verschlusskontrollen sowie drei Innenkontrollrunden pro Nacht (je ca. 2 Std.)Kontrollen in S3-Bereichen und dokumentierte Einzelarbeitsplatzkontrollen (Personenschutz)Erstintervention bei AlarmenMobiler Revierkontrolldienst mit fahrgestützten Außenkontrollen (je ca. 30 Min.), Zaunkontrollen und VerschlusssicherungScharf- und Unscharfschaltung von Außenhaut-Alarmanlagen, Dokumentation über das WächterkontrollsystemObjektüberwachung von Umfriedung, Außenanlagen und Gebäuden von innen und außen
Poststellendienst
Posteingang und -verteilung, Postausgang einschließlich künftiger DigitalisierungFrankierung und TarifprüfungPaket- und Expresssendungen einschließlich ExportkontrolleKuriere und Gefahrgut-ErstprüfungFührung der Post-Handkasse
Alarm, Notruf und Interventionsmanagement
Abarbeitung von Alarm- und Störmeldungen und Weiterleitung an befugtes HZI-PersonalAnbindung an eine Notruf- und Serviceleitstelle (NSL) rund um die Uhr, Aufnahme der Personen-Notsignal-Alarme (PNA) des WachpersonalsKoordination der Revierkontrollen durch die NSLMögliche Alarmaufschaltung für HZI-SystemeSicherstellung der Kommunikations- und Interventionskette zwischen stationärer Wache, NSL-Operator und mobilen RevierfahrernEingreifreserve (personelle Alarmverstärkung) vor Ort innerhalb von 30 MinutenHilfeleistung durch den Auftragnehmer innerhalb von maximal 3 MinutenÜbermittlung der S3-Sicherheits- und Zutrittsvorschriften an alarmierte Rettungskräfte
Objektleitung, Personal und Ausrüstung
Objektleitung für Qualitätssicherung, Dienstanweisungen, Personalmanagement und Unterweisungen einschließlich dokumentierter Pflichtunterweisungen zu biologischen SicherheitsbereichenObjektleiter mindestens 5 Std. pro WocheMonatliche Überprüfung der Tag- und Nachtschicht durch den Objektleiter, in der Anfangsphase mindestens viermal monatlichUnangekündigte Kontrollbesuche außerhalb der Regelarbeitszeit mindestens einmal monatlichAktenkundige Belehrung der Sicherheitskräfte mindestens einmal jährlichEinarbeitung von Abwesenheitsvertretungen (je mindestens 2 Tag- und 2 Nachtschichten)Bereitstellung der Springer-ReservePersonal grundsätzlich fest angestellt, Nachunternehmer nur mit vorheriger schriftlicher ZustimmungAusrüstung: Sprechfunkgerät, elektrische Handleuchten, optische Beobachtungsmittel, Wächterkontrollsystem und FunkgerätesystemFahrzeuge für Revierkontrollen nicht älter als 5 Jahre und technisch einwandfreiDienstkleidung mit Firmenlogo, Ausweis und Namensschild
Einsatzzeiten
Wachdienst werktags: 35 Personenstunden (Tagdienst 06:00 bis 19:00 Uhr, Nachtdienst 1 und 2 je 19:00 bis 06:00 Uhr)Wachdienst Wochenende und Feiertag: 48 PersonenstundenPoststelle Mo bis Fr: 09:00 bis 16:00 Uhr, 7 Std. pro TagRevierkontrolle Mo bis Fr: 3 Kontrollen zwischen 19:00 und 06:00 UhrRevierkontrolle Sa, So, Feiertag: 3 Kontrollen zwischen 19:00 und 06:00 Uhr plus 1 Kontrolle zwischen 12:00 und 15:00 UhrMonatsdienst- und Urlaubspläne bis zum 15. des Vormonats
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenRechtliche Existenz, Zuverlässigkeit und Integrität
Handelsregisterauszug als Kopie, maximal drei Monate altKein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet, kein Eröffnungsantrag mangels Masse abgelehnt, nicht in LiquidationKeine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWBKeine Verurteilung in den letzten zwei Jahren wegen Verstößen mit den genannten Strafen oder Bußgeldern. Selbstreinigung ist gegebenenfalls darzulegen.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft bei der BerufsgenossenschaftUnterschriebene Antikorruptionsklausel
Fachliche Eignung und Referenzen
Vergleichbare Sicherheitsdienstleistungen in den letzten drei JahrenPflicht: eine Referenz zur Objektsicherung bei Forschungseinrichtungen mit gentechnischen Anlagen der Sicherheitsstufe 3Bei engerer Wahl drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme und AusführungszeitraumNachweis spezifischer Referenzen bei öffentlichen Auftraggebern über die Eigenerklärung zum UmsatzAngabe der jahresdurchschnittlichen Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre sowie der für die Leitung vorgesehenen PersonenMindestwert der Referenzen ist nicht angegeben
Personal und Qualifikation
Sicherheitskräfte: volljährig, gute geistige und körperliche Verfassung, keine einschlägigen Eintragungen im erweiterten FührungszeugnisAbgeschlossene Ausbildung als Servicekraft oder Fachkraft für Schutz und Sicherheit (IHK) oder vergleichbar, mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in SicherheitsdienstleistungenUnterrichtung nach § 34a Abs. 1a GewO bzw. Sachkundeprüfung oder gleichwertiger Nachweis, Anmeldung im BewacherregisterErsthelferausbildung mit fristgerechten Nachschulungen, Unterweisung in BrandschutzgrundsätzeDeutsch mindestens B2 (Wort und Schrift), Englisch mindestens A2, gute PC-KenntnisseObjektleiter: IHK-geprüfte Fachkraft für Schutz und Sicherheit oder GSSK bzw. gleichwertige EU-Ausbildung, 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung davon mindestens 2 Jahre in leitender Funktion, Deutsch mindestens C1, Englisch wünschenswert
Zertifizierungen und Infrastruktur
Notruf- und Serviceleitstelle nach DIN EN 50518 (Teile 1 bis 3), rund um die Uhr. Zwingende Mindestbedingung und Ausschlusskriterium. Gleichwertige Nachweise sind zulässig.Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)Nachweis DIN 77200-1:2022-10 (Mindestanforderungen an Sicherheitsdienstleistungen) oder gleichwertigUmwelt- oder Energiemanagement nach DIN EN ISO 14001, EMAS oder DIN EN ISO 50001, durchgängig gültigMindestens ein Nachweis der NSL-Anbindung und Aufschaltmöglichkeit für Telefon-, Video- und Alarmanlagen
Versicherung, Tarifbindung und Datenschutz
Betriebshaftpflichtversicherung bei EU- oder EWR-zugelassenem Versicherer mit Mindestdeckungssummen: 5 Mio. Euro Personen- und Sachschäden, 250.000 Euro bewachte Sachen, 250.000 Euro Schlüssel und Chips, 500.000 Euro Vermögensschäden und Datenschutz, 5 Mio. Euro Umwelthaftpflicht (jeweils pro Schadensereignis, Jahreshöchstleistung doppelt)Einhaltung des Lohntarifvertrags für Sicherheitsdienstleistungen in NiedersachsenErklärung zur Einhaltung des BundestariftreuegesetzesAuftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vor LeistungsbeginnDatenverarbeitung ausschließlich innerhalb der EU und des EWRDatenschutz-Verpflichtungserklärungen des Personals
Referenzprojekte
1 (Pflicht) ReferenzenZeitraum: Nicht älter als 3 Jahre zum Stichtag Ablauf der AngebotsfristVolumen: Nicht angegeben
Unternehmensreferenz: Objektsicherungsdienstleistungen bei Forschungseinrichtungen mit gentechnischen Anlagen der Sicherheitsstufe 3 (S3). Pflicht als Referenzprojekt 1.
Objektbezeichnung, Name und Anschrift des Referenzgebers, Ansprechpartner mit Telefonnummer. Eigenerklärung zu Referenzen.
Formblatt mit 3 Blöcken; bei engerer Wahl 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: Letzte drei Jahre (Eigenerklärung zu Referenzen: max. 3 Jahre zum Stichtag)Volumen: Auftragssumme je Referenz anzugeben. Mindestwert nicht angegeben.
Weitere Unternehmensreferenzen (Referenzprojekte 2 und 3 im Formblatt). Bei Einkehr in die engere Wahl sind drei Referenzen aus den letzten drei Jahren zu benennen.
Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum. Leistungen müssen mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein.
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 59%11+ · 11%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 47 erledigt
Registrierung und Bieterfragen
Angebotsschreiben und Preise
Eignungsnachweise
Konzepte für die qualitative Wertung (60 %)
Vertragsunterlagen anerkennen und Erklärungen abgeben
Vor Leistungsbeginn (nach Zuschlag)
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Auftraggeber
Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
38124 Braunschweig
Ort
38124 Braunschweig
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.helmholtz-hzi.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
38124 Braunschweig
Niedersachsen
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