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Smartes Empfangsterminal + Schließfachsystem

Fraunhofer-Institut für Werkzeugmaschinen und Umformtechnik (IWU)Chemnitz, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Das Fraunhofer-Institut für Werkzeugmaschinen und Umformtechnik (IWU) sucht zwei betriebsbereite smarte Empfangsterminals inklusive Hard- und Software, Einrichtung, Konfiguration und Inbetriebnahme. Die Terminals sollen Besucher digital empfangen und anmelden.

Was wird gefordert?

Besucher-Check-in, auch per QR-Code, und VorregistrierungSuche nach Mitarbeitenden und automatische Benachrichtigung der besuchten PersonDigitaler Gebäudelageplan und BesucherinformationenAnbindung an die bestehende On-Prem-Microsoft-365-Umgebung und Exchange OnPremDatenschutz, IT-Sicherheit, Barrierefreiheit, Wartung und Support

Optional (nur auf Abruf durch den Auftraggeber):

Besucherausweis-Drucker bzw. automatischer Badge-DruckKamera (nur bei konkretem Funktionsbedarf)Corporate-Design-AnpassungElektronisches Schließfachsystem (2 Stück, z. B. für Fahrzeugschlüssel und -unterlagen)

Termine und Ort

Angebotsfrist: 29.10.2026, 16:00 UhrOrt laut Stammdaten: Chemnitz. Die Lieferstellen laut Leistungsverzeichnis liegen in Dresden (Nöthnitzer Str. 44 und 68).Betriebsbereite Übergabe ist für März 2027 vorgesehen, abhängig vom Baufortschritt.

Hinweis: Das Leistungsverzeichnis liegt nur teilweise vor. Mehrere Anforderungen verweisen auf Anlagen, die nicht im Ausschnitt enthalten sind.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 29. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung8. Okt. 2026
Erstellung Leistungsverzeichnis8. Okt. 2026
Bieterfragen-Fristca. 21. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragenca. 24. Okt. 2026
Angebotsfrist29. Okt. 2026
Bindefrist29. Okt. 2026
Datenspeicherungca. 29. Okt. 2026
Betriebsbereite Übergabeca. 1. März 2027
VertragslaufzeitDatum offen5 Jahre Betrachtungszeitraum ab Vertragsbeginn; das Vertragsdatum ist nicht bekannt.
LieferzeitDatum offenVom Bieter im Angebot in Wochen anzugeben, gerechnet ab Auftragserteilung.
ZahlungszielDatum offen30 Tage netto ab Rechnungseingang bzw. nach mängelfreier Abnahme.
GewährleistungDatum offen12 Monate ab erfolgreicher Abnahme; der Abnahmetermin ist nicht bekannt.
ErsatzteilvorhaltungDatum offen5 Jahre ab Wareneingang bzw. Abnahme laut AEB.
ErsatzteilgarantieDatum offenMindestens 7 Jahre laut kaufmännischen Bedingungen; der Bezugspunkt ist nicht genannt.
LieferfristDatum offenLiefertermin wird von Fraunhofer vorgegeben und ist verbindlich.
VerzugsentschädigungDatum offen0,1 % pro Tag, insgesamt max. 5 % des Netto-Rechnungswerts ab Überschreitung des Liefertermins.
VertragsstrafeDatum offen0,5 % je angefangene Woche des Lieferverzugs, max. 5 % des Gesamtwertes laut kaufmännischen Bedingungen.
Nachfrist BürgschaftDatum offenMindestens 14 Tage ab Fristsetzung durch Fraunhofer nach vom Auftragnehmer zu vertretender Verzögerung.
Anzeige drohender TerminüberschreitungDatum offenUnverzüglich, sobald die Überschreitung erkennbar ist.
Zollanmeldung KopieDatum offenUnverzüglich nach Zollabfertigung, nur bei Zollbeteiligung des Fraunhofer.
Reaktionszeit SystemausfallDatum offen4 Zeitstunden bei vollständigem Systemausfall; Bezugspunkt vermutlich die Störungsmeldung.
Reaktionszeit FunktionseinschränkungDatum offen1 Arbeitstag bei erheblichen Funktionseinschränkungen; Bezugspunkt nicht angegeben.
Servicezeit StörungsannahmeDatum offenWerktags von 08:00 bis 17:00 Uhr während der Wartung und des Supports.
ProduktunterstützungsdauerDatum offenZugesicherter Supportzeitraum, vom Bieter im Angebot anzugeben.
TariftreuepflichtDatum offenGilt ab Beginn des Einsatzes der Arbeitnehmer bis zum Ende der Auftragsausführung.
Unterlagen nach AngebotsabgabeDatum offenAuf Verlangen der Vergabestelle zu dem von ihr bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.
Rückgabe Fraunhofer-UnterlagenDatum offenAuf Anforderung, spätestens bis zum Vertragsende.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
  • Preis auf Basis der Gesamtbetriebskosten über 5 Jahre60%

    Gesamtbetriebskosten über fünf Jahre einschließlich Anschaffung, Lieferung, Installation, Konfiguration, Lizenzen, Wartung, Support, Updates, Schnittstellen, Verbrauchsmaterialien und verbindlich anzubietender Optionen. Metrische Bewertung über lineare Interpolation.

  • Gekennzeichnete Bewertungskriterien (Leistung)40%

    Sammelkriterium für die mit B gekennzeichneten Anforderungen des Leistungsverzeichnisses: Bildschirmdiagonale, Auflösung und Helligkeit (2.3.1); Standard-Check-in ohne Einweisung (2.4.1); intuitive Mitarbeitersuche (2.5.2); Steuerung der Mitarbeitendendaten über Schnittstellen (2.5.4); Benachrichtigungskanäle (2.6.1); QR-Code-Check-in (2.7.2); Check-in Vorregistrierter an beiden Standorten (2.7.3); Navigationsfunktionen des Lageplans (2.9.2); Bedien- und Darstellungsumfang des Lageplans (2.9.3); barrierearme Benutzeroberfläche (2.14.1); Zusatzfunktionen für Personen mit Einschränkungen (2.14.2); Ausfallsicherheit und Fallback (2.15.1). Nicht metrische Bewertung 0 bis 100 Punkte. Einzelgewichtungen dieser Unterkriterien sind nicht angegeben.

Metrische Kriterien (Preis): Das wertungsfähige Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die volle Punktzahl. Ein fiktiver doppelt so teures Angebot erhält 0 Punkte. Dazwischen erfolgt eine lineare Interpolation (Beispiel laut Vergabebedingungen: 100.000 EUR = 100 Punkte, 120.000 EUR = 80 Punkte, 180.000 EUR = 20 Punkte, 210.000 EUR = 0 Punkte). Nicht metrische Kriterien: Bewertung auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten, das relativ beste Angebot erhält 100 Punkte, die übrigen Angebote je nach Unterschieden und Nachteilen weniger. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der gewichteten Punkte je Zuschlagskriterium.

KI-Hinweis: Die Einzelgewichtungen der mit B gekennzeichneten Unterkriterien fehlen; das 40-%-Sammelkriterium ist nicht weiter aufgeschlüsselt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lieferumfang und Hardware

Zwei vollständig funktionsfähige smarte Empfangsterminals an zwei Standorten in DresdenHardware, System- und Anwendungssoftware sowie KonfigurationTouchscreen mit 20 bis 25 Zoll, kapazitiv, Full-HD, entspiegeltEin QR-Code-Scanner für Einladungs- und Vorregistrierungs-QR-CodesMontage am bauseitigen Tresen mit geschlossener KabelführungEignung für den öffentlichen Eingangsbereich mit PublikumsverkehrAnpassung der Benutzeroberfläche und Einbindung von Gebäude- und Lageplaninformationen

Pflichtfunktionen für Besucher und Mitarbeitende

Orientierung und Erstinformation für BesucherAnmeldung und Registrierung, inkl. Check-in mit Name, Unternehmen und GastgeberDatenschutzhinweise und Besuchsvorgang, optional mit BadgeVorregistrierung und Check-outAdministrative Übersicht über eingecheckte BesucherMitarbeitersuche mit eingeschränkter Anzeige freigegebener DatenKontaktaufnahme und automatische Benachrichtigung der besuchten Person per E-Mail oder Teams (Exchange OnPrem)Gebäudeorientierung, Besucher-, Sicherheits- und Compliance-InformationenMehrsprachigkeit mit mindestens Deutsch und Englisch

Digitaler Lageplan

Lageplan mit Etagenwahl und NavigationBarrierefreiheit der DarstellungVerarbeitung der vom Auftraggeber gelieferten LagepläneAktualisierungen sind über ein verbindliches Preisblatt zu bepreisen

IT-Integration und Datenverarbeitung

Integration in die On-Prem-Microsoft-365-Umgebung, inkl. Outlook-Termin- und BesucherintegrationAnbindung an Exchange OnPremAdministration der Mitarbeiter-, Besucher-, Lageplan-, Sprach- und Berechtigungsdaten ohne HerstellerprogrammierungÜbernahme der Mitarbeiterdaten über eine Standardschnittstelle oder einen VerzeichnisdienstDSGVO-konformer Betrieb mit LöschfristenIT-Sicherheit mit Verschlüsselung und Kiosk-ModusFallback bei Störungen und automatische Rückkehr in den Normalbetrieb

Installation, Dokumentation und Abnahme

Lieferung, Montage, Anschluss, Installation, Konfiguration und FunktionstestEinweisung der benannten administrierenden PersonenDokumentation in deutscher Sprache, durchsuchbar, spätestens zur AbnahmeUnterstützung bei der Abnahme gemäß Abnahmeszenarien, mit AbnahmeprotokollVorgesehene betriebsbereite Übergabe: März 2027, abhängig vom BaufortschrittLieferzeit vom Bieter anzugeben, gerechnet ab Auftragserteilung

Wartung und Support

Support, Wartung und Updates gemäß dem angebotenen ModellStörungsannahme werktags 08:00 bis 17:00 UhrReaktionszeiten: 4 Stunden bei vollständigem Systemausfall, 1 Arbeitstag bei erheblichen Funktionseinschränkungen (Bezugspunkt laut Dokument nicht genannt)Vom Bieter anzugebende ProduktunterstützungsdauerWartungsmodell ist als Muss-Option zu bepreisen

Optionen (nur auf Abruf durch den Auftraggeber)

Option 2.3.8: Drucker für selbstklebende BesucherausweiseOption 2.11.1: automatisierter Badge-DruckOption 2.3.9: Kamera, nur falls für eine angebotene Funktion erforderlichOption 2.17.1: Corporate-Design-Anpassung als verbindlicher PauschalpreisPosition 2.21: elektronisches Schließfachsystem, 2 Stück, z. B. für Fahrzeugschlüssel und -unterlagen. Die Anbindung ist gesondert zu bepreisen.Die Beauftragung der Optionen bleibt dem Auftraggeber vorbehalten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachkunde und Referenzen

Nachweis über drei abgenommene Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren mit digitalen Empfangs-, Besucher- oder vergleichbaren Self-Service-SystemenMindestens eine Referenz mit Integration in eine Microsoft- oder Verzeichnisdienstumgebung mit vergleichbaren Datenschutz- und IT-SicherheitsanforderungenAlternative für Newcomer: benannte Schlüsselpersonen und geeignete ProjektnachweiseEin reines Umsatzkriterium wird nicht angewendet

Ausschlussgründe und Eigenerklärungen

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u. a. zu Straftaten, Steuern und Sozialabgaben, Insolvenz, schweren Verfehlungen, Wettbewerbsabsprachen und Täuschung)Keine Ausschlussgründe nach dem MindestlohngesetzEinhaltung des Mindestlohngesetzes, auch bei Nachunternehmern und Verleihern, mit Nachweis auf VerlangenTariftreueversprechen und zugehörige EigenerklärungKeine Bezüge zu Russland im Sinne der EU-Verordnung Nr. 833/2014, auch nicht bei Unterauftragnehmern und Lieferanten mit mehr als 10 % des AuftragswertsKeine Teilnahme an unzulässigen WettbewerbsbeschränkungenBei Bietergemeinschaft gelten die Erklärungen für alle Mitglieder

Muss-Anforderungen (als Mindeststandard gekennzeichnet)

Dauerbetrieb 12 Stunden pro Tag an 365 TagenNetzwerkfähigkeit und sichere Einbindung in die IT-InfrastrukturEignung für Publikumsverkehr sowie Reinigung und DesinfektionUpdatefähigkeit ohne HardwareaustauschAutomatisierte Übernahme der Mitarbeiterdaten über Standardschnittstelle oder Verzeichnisdienst. Rein manuelle Pflege ist unzulässig.Verarbeitung der Daten vorrangig im EWR. Drittlandverarbeitung nur mit vorheriger Zustimmung.Kiosk-Modus bzw. gleichwertige AbsicherungAdministration ohne Herstellerprogrammierung, nachzuweisen in der ProduktdemonstrationAbweichungen von den Mindestanforderungen sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich benannt und bepreist werden

Vollständigkeit der Unterlagen

Geforderte Eignungsnachweise vollständig vorlegen. Unvollständige Dokumente können zum Ausschluss führen.Unterlagen gemäß Leistungsverzeichnis Punkt 4.1 (Inhalt im Ausschnitt nicht angegeben)
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: in den letzten 5 JahrenVolumen: nicht angegeben

Mindestens drei erfolgreich abgenommene Referenzprojekte über digitale Empfangs-, Besucher- oder vergleichbare Self-Service-Systeme

Je Referenz angeben: Auftraggeber, Leistungszeitraum, Umfang, eingesetzte Schnittstellen, Ansprechpartner/in. Alternative für Newcomer: benannte Schlüsselpersonen und geeignete Projektnachweise.

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Mindestens eine Referenz mit Integration in eine Microsoft- oder Verzeichnisdienstumgebung sowie vergleichbaren Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen

Vergleichbare Komplexität. Je Referenz angeben: Auftraggeber, Leistungszeitraum, Umfang, eingesetzte Schnittstellen, Ansprechpartner/in.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 75%4–10 · 23%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 49 erledigt
Eigenerklärungen und Formblätter
Leistungsverzeichnis und Preise
Technische Angaben (Hardware und Software)
Konzepte und Beschreibungen (auf separatem Dokument)
Eignung und Referenzen
Vor der Angebotsabgabe
Nach der Angebotsabgabe
Mit TendiGo
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Fraunhofer-Institut für Werkzeugmaschinen und Umformtechnik (IWU)
Anschrift
09126 Chemnitz
Ort
09126 Chemnitz
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
09126 Chemnitz
Sachsen

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