Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Der Landeswohlfahrtsverband Hessen (LWV Hessen) beschafft eine Software, die mitteilungspflichtige Vorgänge aus dem SAP-System auswertet, aufbereitet und über ELSTER an das Finanzamt überträgt.
Was zu tun ist
Kauf von Lizenzen, Einführung/Implementierung und 5-jährige Nutzung mit Wartung und SupportAnbindung an SAP R/3 (Wechsel auf S/4 ab 01.01.2028 geplant) und ELSTERSchulung, Dokumentation, Barrierefreiheit nach BITV HE 2019Service-Hotline Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr, Reaktionszeit 8 Stunden
Wichtige Termine
Angebotsabgabe: 13.08.2026, 09:00 Uhr (elektronisch über eHAD / www.had.de)Bindefrist: 31.08.2026System muss spätestens 15.02.2027 nutzbar sein
Zuschlag nach Preis (30 %), Funktionalität (49 %) und Service/Support (21 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031
Veröffentlichung
Angebotsfrist
Bindefrist
Vertragsbeginn
Ausführungsbeginn
Erstinstallation
Einführung Finanzabteilung
Einführungs-/Implementierungsphase
Vertragslaufzeit (Erstlaufzeit)
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3
Verlängerung 4
Vertragsende (max.)bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Gesamtangebotspreis (brutto) in EURO aus dem Leistungsverzeichnis
- Funktionalität der Software49%
Bewertung der funktionalen Anforderungen der Software gemäß Bewertungsmatrix Anlage 1 (B-Kriterien 1.1-1.10), u.a. Berechtigungskonzept, Hierarchieebenen, manuelle Nacharbeiten, Barrierefreiheit, Löschprotokoll, Datenaufbereitung, Elster-Schnittstelle, SAP R3/S4-Anbindung
- Service und Support21%
Bewertung von Service- und Supportleistungen gemäß Bewertungsmatrix Anlage 1 (B-Kriterien 2.1-2.17), u.a. Support-Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ausfallsicherheit, Erstinstallation/Implementierung, Einführungs- und Schulungskonzept, Projektleiter, Update-Versorgung, Dokumentation
Bewertung B-Kriterien mit 0-10 Punkten je nach Zielerfüllungsgrad. Leistungspunkte = Summe (Bewertungspunkte × Gewichtungspunkte) / 10. Gesamtbewertung im AI-Systemleistungsverzeichnis; Angebot mit dem besten Wert erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit entscheidet der niedrigste Preis, danach Los.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 30%, Funktionalität 49%, Service/Support 21%) und Bewertungsmethode (Punktesystem 0-10 nach Zielerfüllungsgrad) sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernfunktionen der Software (Mindestanforderungen)
Auswertung, Aufbereitung und Übertragung mitteilungspflichtiger Vorgänge an das FinanzamtFollow-up-FunktionalitätErhebung und Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten gemäß EU-DSGVOBetrieb auf virtuellem Server unter VMware oder CITRIX mit Microsoft SQL-Datenbank gemäß Leistungsverzeichnis
Funktionalität (B-Kriterien, Gewichtung 700 Punkte)
Selbst konfigurierbares Berechtigungskonzept mit Zugriff und Funktionstrennung bis auf Dokumentebene (lesen, ändern, löschen)Mindestens zwei Hierarchieebenen (Erfassende und Freigebende)Manuelle Nacharbeit der aufbereiteten Daten (z.B. Pflege fehlender Stammdaten)Manuelles Hinzufügen/Entfernen von DatensätzenStatusanzeige: abgeschlossene Meldungen dürfen nicht mehr änderbar seinBarrierefreiheit nach BITV HE 2019Löschprotokoll ohne personenbezogene Daten (nur Löschzeitpunkt, Organisationseinheit, Kennung)Aufbereitung aller für die Meldung an das Finanzamt benötigten DatenSchnittstelle zu ELSTERAnbindung an SAP R/3 mit Wechselmöglichkeit auf SAP S/4 (geplant zum 01.01.2028)
Service und Support (B-Kriterien, Gewichtung 300 Punkte)
Uneingeschränkter Support für installierte ProgrammversionenHotline Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr (keine gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes des AN)Qualifizierte Rückmeldung innerhalb von 8 Stunden nach KontaktaufnahmeKeine separate Berechnung von Hotline/SupportAusfallsicherheit von Frontend und Backend inkl. NotfallkonzeptErstinstallation und ImplementierungRealisierungskonzept, abzustimmen mit dem LWV HessenSchulungskonzept für Anwender und AdministratorenBenennung eines Projektleiters als direktem Ansprechpartner (SPOC)Kontinuierliche Updates und WartungUpgrade-Service und Anpassung an gesetzliche VorgabenWeiterentwicklung der Software und Übernahme von VerbesserungsvorschlägenEigenständiges Customizing ohne dauerhafte Abhängigkeit vom AnbieterDokumentation in deutscher Sprache (Anwenderhandbuch, Verfahrensdokumentation), regelmäßig aktualisiert
Lizenzen, System-Setup und Schulung
5 unbefristete NutzungslizenzenSystem-Setup inkl. Schnittstellenkonfiguration gemäß Leistungsbeschreibung und EVB-IT Systemvertrag-AGBEinführungs- und Realisierungskonzept (Projektplan, Grundeinrichtung, Customizing, ggf. Anpassungsprogrammierung)Schulung aller Nutzer/innen (5 Schulungstage)
Vertragslaufzeit und Pflichttermine
Vertragsbeginn: 01.09.2026Erstinstallation bis 31.12.2026Einführung der Software in der Finanzabteilung bis 01.02.2027System muss bis spätestens 15.02.2027 vollständig nutzbar seinVertragslaufzeit zunächst bis 31.03.2027, automatische Verlängerung um jeweils ein Jahr (maximal bis 31.03.2032); Kündigung 3 Monate zum JahresendeUnterstützung bei Vertragsende: Übergabe aller Dokumentationen, Unterstützung bei Weiterführung durch AG oder Dritte
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung
Mindestens 3 zertifizierte Produktspezialisten über die gesamte Vertragslaufzeit, vorzugsweise mit höchstem Zertifizierungsstatus (Nachweis auf Anforderung)Autorisierter Hersteller-Partner mit höchstem Partnerstatus (Nachweis auf Anforderung)Erfahrungen mit SAP R/3 und S/4 (Erklärung im Leistungsverzeichnis)
Referenzen
Mindestens 5 Installationen des angebotenen Produkts, Nachweis mit dem AngebotInstallationen bei mit dem LWV Hessen vergleichbaren Firmen/Behörden, aussagekräftige Eigenerklärung mit dem Angebot
Sprach- und Personalanforderungen
Ausschließlich deutschsprachiges, direkt telefonisch erreichbares, zertifiziertes Service-PersonalAlle beim AG eingesetzten Mitarbeiter müssen Deutsch fließend in Schrift und Wort beherrschen
Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Positive Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (Einwilligung zur Abfrage mit Angebot); ohne positive Auskunft darf kein Auftrag erteilt werdenEigenerklärung 124 LWV (Eignungsnachweis)Eigenerklärung zur ZuverlässigkeitVerpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn nach HVTGEigenerklärung zu Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenPräqualifikationsnachweis (PQ)Bietereigene Geschäftsbedingungen sind ungültig
Datenschutz und Sicherheit
Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO (nach Auftragsvergabe, vor Aufnahme der Tätigkeit)Einreichung der Technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs)Datenverarbeitung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb EU/EWR
Technische Mindestanforderungen (A-Kriterien)
Alle A-Kriterien (Ausschlusskriterien) im Leistungskatalog müssen erfüllt werden; Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Dazu zählen u.a.: Auswertung/Aufbereitung/Übertragung mitteilungspflichtiger Vorgänge an das Finanzamt, Follow-up-Funktionalität, EU-DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Betrieb auf virtuellem Server (VMware/CITRIX) mit Microsoft SQL-Datenbank.
Bewertungskriterien (Wertung)
Preis: 30 %Funktionalität der Software gemäß Leistungsbewertungsmatrix: 49 %Service und Support gemäß Leistungsbewertungsmatrix: 21 %
Referenzprojekte
5 Referenzen
Mindestens 5 Installationen des angebotenen Produkts durch den Bieter
Installationen bei mit dem LWV Hessen vergleichbaren Firmen/Behörden; Nachweis mit dem Angebot beifügen, aussagekräftige Eigenerklärung zu vergleichbaren Installationen
Erfahrung mit SAP R/3 und S/4
Erklärung im Leistungsverzeichnis abgeben
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 53%4–10 · 33%11+ · 15%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Angebotsabgabe & Plattform
Erklärungen & Nachweise
Eignungsnachweise
Technische Konzepte & Bewertungsmatrix
Datenschutz & Sicherheit
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Landeswohlfahrtsverband Hessen - Zentrale Vergabestelle
Ort
34117 Kassel, Hessen
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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