Software für Finanzamtsmitteilungen, Kassel, LWV Hessen

Landeswohlfahrtsverband Hessen - Zentrale Vergabestelle34117 Kassel, HessenVeröffentlicht: 23. Juli 2026

Angebotsfrist: 13. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Der Landeswohlfahrtsverband Hessen (LWV Hessen) beschafft eine Software, die mitteilungspflichtige Vorgänge aus dem SAP-System auswertet, aufbereitet und über ELSTER an das Finanzamt überträgt.

Was zu tun ist

Kauf von Lizenzen, Einführung/Implementierung und 5-jährige Nutzung mit Wartung und SupportAnbindung an SAP R/3 (Wechsel auf S/4 ab 01.01.2028 geplant) und ELSTERSchulung, Dokumentation, Barrierefreiheit nach BITV HE 2019Service-Hotline Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr, Reaktionszeit 8 Stunden

Wichtige Termine

Angebotsabgabe: 13.08.2026, 09:00 Uhr (elektronisch über eHAD / www.had.de)Bindefrist: 31.08.2026System muss spätestens 15.02.2027 nutzbar sein

Zuschlag nach Preis (30 %), Funktionalität (49 %) und Service/Support (21 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 13. August 2026

Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031

Veröffentlichung23. Juli 2026

Angebotsfrist13. Aug. 2026

Bindefrist13. Aug. – 31. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Ausführungsbeginn1. Sep. 2026

Erstinstallation1. Sep. – 31. Dez. 2026

Einführung Finanzabteilung1. Sep. 2026 – 1. Feb. 2027

Einführungs-/Implementierungsphase1. Sep. 2026 – 15. Feb. 2027

Vertragslaufzeit (Erstlaufzeit)1. Sep. 2026 – 31. März 2027

Verlängerung 1ca. 1. Apr. 2027 – 31. März 2028

Verlängerung 2ca. 1. Apr. 2028 – 31. März 2029

Verlängerung 3ca. 1. Apr. 2029 – 31. März 2030

Verlängerung 4ca. 1. Apr. 2030 – 31. März 2031

Vertragsende (max.)ca. 1. Apr. 2031 – 31. März 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Preis30%
Gesamtangebotspreis (brutto) in EURO aus dem Leistungsverzeichnis
Funktionalität der Software49%
Bewertung der funktionalen Anforderungen der Software gemäß Bewertungsmatrix Anlage 1 (B-Kriterien 1.1-1.10), u.a. Berechtigungskonzept, Hierarchieebenen, manuelle Nacharbeiten, Barrierefreiheit, Löschprotokoll, Datenaufbereitung, Elster-Schnittstelle, SAP R3/S4-Anbindung
Service und Support21%
Bewertung von Service- und Supportleistungen gemäß Bewertungsmatrix Anlage 1 (B-Kriterien 2.1-2.17), u.a. Support-Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ausfallsicherheit, Erstinstallation/Implementierung, Einführungs- und Schulungskonzept, Projektleiter, Update-Versorgung, Dokumentation

Bewertung B-Kriterien mit 0-10 Punkten je nach Zielerfüllungsgrad. Leistungspunkte = Summe (Bewertungspunkte × Gewichtungspunkte) / 10. Gesamtbewertung im AI-Systemleistungsverzeichnis; Angebot mit dem besten Wert erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit entscheidet der niedrigste Preis, danach Los.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 30%, Funktionalität 49%, Service/Support 21%) und Bewertungsmethode (Punktesystem 0-10 nach Zielerfüllungsgrad) sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernfunktionen der Software (Mindestanforderungen)

Auswertung, Aufbereitung und Übertragung mitteilungspflichtiger Vorgänge an das FinanzamtFollow-up-FunktionalitätErhebung und Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten gemäß EU-DSGVOBetrieb auf virtuellem Server unter VMware oder CITRIX mit Microsoft SQL-Datenbank gemäß Leistungsverzeichnis

Funktionalität (B-Kriterien, Gewichtung 700 Punkte)

Selbst konfigurierbares Berechtigungskonzept mit Zugriff und Funktionstrennung bis auf Dokumentebene (lesen, ändern, löschen)Mindestens zwei Hierarchieebenen (Erfassende und Freigebende)Manuelle Nacharbeit der aufbereiteten Daten (z.B. Pflege fehlender Stammdaten)Manuelles Hinzufügen/Entfernen von DatensätzenStatusanzeige: abgeschlossene Meldungen dürfen nicht mehr änderbar seinBarrierefreiheit nach BITV HE 2019Löschprotokoll ohne personenbezogene Daten (nur Löschzeitpunkt, Organisationseinheit, Kennung)Aufbereitung aller für die Meldung an das Finanzamt benötigten DatenSchnittstelle zu ELSTERAnbindung an SAP R/3 mit Wechselmöglichkeit auf SAP S/4 (geplant zum 01.01.2028)

Service und Support (B-Kriterien, Gewichtung 300 Punkte)

Uneingeschränkter Support für installierte ProgrammversionenHotline Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr (keine gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes des AN)Qualifizierte Rückmeldung innerhalb von 8 Stunden nach KontaktaufnahmeKeine separate Berechnung von Hotline/SupportAusfallsicherheit von Frontend und Backend inkl. NotfallkonzeptErstinstallation und ImplementierungRealisierungskonzept, abzustimmen mit dem LWV HessenSchulungskonzept für Anwender und AdministratorenBenennung eines Projektleiters als direktem Ansprechpartner (SPOC)Kontinuierliche Updates und WartungUpgrade-Service und Anpassung an gesetzliche VorgabenWeiterentwicklung der Software und Übernahme von VerbesserungsvorschlägenEigenständiges Customizing ohne dauerhafte Abhängigkeit vom AnbieterDokumentation in deutscher Sprache (Anwenderhandbuch, Verfahrensdokumentation), regelmäßig aktualisiert

Lizenzen, System-Setup und Schulung

5 unbefristete NutzungslizenzenSystem-Setup inkl. Schnittstellenkonfiguration gemäß Leistungsbeschreibung und EVB-IT Systemvertrag-AGBEinführungs- und Realisierungskonzept (Projektplan, Grundeinrichtung, Customizing, ggf. Anpassungsprogrammierung)Schulung aller Nutzer/innen (5 Schulungstage)

Vertragslaufzeit und Pflichttermine

Vertragsbeginn: 01.09.2026Erstinstallation bis 31.12.2026Einführung der Software in der Finanzabteilung bis 01.02.2027System muss bis spätestens 15.02.2027 vollständig nutzbar seinVertragslaufzeit zunächst bis 31.03.2027, automatische Verlängerung um jeweils ein Jahr (maximal bis 31.03.2032); Kündigung 3 Monate zum JahresendeUnterstützung bei Vertragsende: Übergabe aller Dokumentationen, Unterstützung bei Weiterführung durch AG oder Dritte

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung

Mindestens 3 zertifizierte Produktspezialisten über die gesamte Vertragslaufzeit, vorzugsweise mit höchstem Zertifizierungsstatus (Nachweis auf Anforderung)Autorisierter Hersteller-Partner mit höchstem Partnerstatus (Nachweis auf Anforderung)Erfahrungen mit SAP R/3 und S/4 (Erklärung im Leistungsverzeichnis)

Referenzen

Mindestens 5 Installationen des angebotenen Produkts, Nachweis mit dem AngebotInstallationen bei mit dem LWV Hessen vergleichbaren Firmen/Behörden, aussagekräftige Eigenerklärung mit dem Angebot

Sprach- und Personalanforderungen

Ausschließlich deutschsprachiges, direkt telefonisch erreichbares, zertifiziertes Service-PersonalAlle beim AG eingesetzten Mitarbeiter müssen Deutsch fließend in Schrift und Wort beherrschen

Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung

Positive Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (Einwilligung zur Abfrage mit Angebot); ohne positive Auskunft darf kein Auftrag erteilt werdenEigenerklärung 124 LWV (Eignungsnachweis)Eigenerklärung zur ZuverlässigkeitVerpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn nach HVTGEigenerklärung zu Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenPräqualifikationsnachweis (PQ)Bietereigene Geschäftsbedingungen sind ungültig

Datenschutz und Sicherheit

Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO (nach Auftragsvergabe, vor Aufnahme der Tätigkeit)Einreichung der Technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs)Datenverarbeitung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb EU/EWR

Technische Mindestanforderungen (A-Kriterien)

Alle A-Kriterien (Ausschlusskriterien) im Leistungskatalog müssen erfüllt werden; Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Dazu zählen u.a.: Auswertung/Aufbereitung/Übertragung mitteilungspflichtiger Vorgänge an das Finanzamt, Follow-up-Funktionalität, EU-DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Betrieb auf virtuellem Server (VMware/CITRIX) mit Microsoft SQL-Datenbank.

Bewertungskriterien (Wertung)

Preis: 30 %Funktionalität der Software gemäß Leistungsbewertungsmatrix: 49 %Service und Support gemäß Leistungsbewertungsmatrix: 21 %

Referenzprojekte

5 Referenzen

Mindestens 5 Installationen des angebotenen Produkts durch den Bieter

Installationen bei mit dem LWV Hessen vergleichbaren Firmen/Behörden; Nachweis mit dem Angebot beifügen, aussagekräftige Eigenerklärung zu vergleichbaren Installationen

Erfahrung mit SAP R/3 und S/4

Erklärung im Leistungsverzeichnis abgeben

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.