Ausschreibungen Thueringen
Software für Zuschuss- und Fördermittelmanagement
Kommunale Informationstechnik und Telekommunikation Optimierter Regiebetrieb der Stadt Jena | Vergabekammer Thüringer LandesverwaltungsamtJena, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Stadt Jena (KITT Jena) beschafft eine Cloud-basierte Standardsoftware (SaaS) für das Zuschuss- und Fördermittelmanagement. Die Lösung muss sowohl die Vergabe von Zuwendungen (Stadt als Fördermittelgeber) als auch die Verwaltung empfangener Fördermittel (Stadt als Fördermittelempfänger) vollständig und rechtssicher abbilden.
Verfahren: EU-weites offenes Verfahren, Gesamtpaket ohne Lose.
Was zu liefern ist:
Bereitstellung der Software als Public-Cloud-Dienst (gemäß EVB-IT Cloudvertrag), Hosting ausschließlich in EU/EWRKonfiguration / Setup der Lösung, Test- und Schulungsumgebung, SchulungenAntrags- und Bescheidworkflows, Förderprogrammverwaltung, Mittelabruf, Verwendungsnachweise, Controlling/Reporting, E-Akte, revisionssichere ArchivierungSchnittstellen (u.a. CMIS, xFinanz, REST), Mandantenfähigkeit, Barrierefreiheit (BFSG)Laufender Betrieb, Hosting, Pflege, Support, Updates
Vertrag: Mindestlaufzeit 24 Monate ab Zuschlag, automatische Verlängerung um 12 Monate (Kündigung 6 Monate vor Ablauf).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR
Veröffentlichung5. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist29. Sep. 2026
Angebotsfrist7. Okt. 2026
Präsentationstermine (Top 3)19. Okt. – 30. Okt. 2026
Bindefrist7. Okt. – 30. Nov. 2026
Nachprüfungsfristca. 7. Okt. – 22. Okt. 2026
Nachforderung Eignungsnachweiseca. 7. Okt. – 13. Okt. 2026
Tool-Aufsetzen (Test/Schulung)ca. 31. Jan. – 1. Mai 2027
Testphaseca. 31. Jan. – 30. März 2027
Bereitstellung Cloud-Leistung1. Feb. 2027
Schulungen1. Apr. – 30. Apr. 2027
Vertragsbeginn1. Mai 2027
Vertragslaufzeit1. Mai 2027 – 30. Apr. 2029
Preisbindungca. 1. Mai 2027 – 30. Apr. 2029
Produktivsetzung1. Mai 2027
Verlängerung 1ca. 1. Mai 2029 – 30. Apr. 2030
Verlängerung 2ca. 1. Mai 2030 – 30. Apr. 2031
Verlängerung 3ca. 1. Mai 2031 – 30. Apr. 2032
Verlängerung 4ca. 1. Mai 2032 – 30. Apr. 2033
Verlängerung 5ca. 1. Mai 2033 – 30. Apr. 2034
Verlängerung 6ca. 1. Mai 2034 – 30. Apr. 2035
Verlängerung 7ca. 1. Mai 2035 – 30. Apr. 2036
Verlängerung 8ca. 1. Mai 2036 – 30. Apr. 2037
Verlängerung 9ca. 1. Mai 2037 – 30. Apr. 2038
Verlängerung 10ca. 1. Mai 2038 – 30. Apr. 2039bis 2039
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Nettoangebotspreis (ohne bedingte Rabatten wie Skonto). Bester (günstigster) Preis erhält die maximale Wertung von 30 Punkten. Das 2-fache des besten Preises entspricht 0 Punkten. Alle weiteren Angebote werden entsprechend ihrer Abweichungen linear interpoliert.
- Qualität70%
Aufteilung nach fachlichen und technischen Anforderungen. Bewertung erfolgt anhand der Eintragungen der Bieter in der Anlage 3.2 - Leistungsverzeichnis.
Preis (30 Punkte): Bester (günstigster) Preis erhält 30 Punkte, das 2-fache des besten Preises erhält 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Qualität Teil A: 50 x (erreichte Punkte / max. erreichbare Punkte 276). Qualität Teil B: 20 x (erreichte Punkte / max. erreichbare Punkte 108). Gesamt: Summe der Punkte (max. 100).
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformel sind in der Angebotsaufforderung (Abschnitt 8) sowie in der Auswertungsmatrix der Anlage 3.2 vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung als Cloud-Lösung (SaaS)
Software as a Service (SaaS) in einer Public Cloud, Vertragsgrundlage EVB-IT Cloudvertrag.Mindestens 10 namentliche Benutzerlizzenen/Accounts, davon mindestens 5 Nutzer gleichzeitig ohne signifikanten Leistungsabfall.Zugriff über öffentliches Internet mit marktüblichem Webbrowser; webbasiert, für mobile Endgeräte optimiert; native Zugriffssoftware für PC/Notebook ab Windows 11.Speicherung ausschließlich in EU/EWR (Leistungsort EU/EWR bzw. Schweiz sofern zulässig).Bedienoberfläche in Deutsch.API bevorzugt REST.Bereitstellung der Cloud-Leistung ab 01.02.2027.
Fachlicher Leistungsumfang (Teil A)
Antrags- und Förderprogrammverwaltung
Selbstregistrierung von Antragstellenden mit Upload (PDF, JPG, PNG) und Pflicht-/OptionalangabenBeliebig viele unterschiedliche Förderprogramme mit je verschiedenen Formularen konfigurierbarFrei konfigurierbare Förderrichtlinien, Fördersummen, Quoten, MehrparteienprüfungVariabler, erweiterbarer Workflow mit Mehraugenprinzip, ticket-system-ähnlicher Bearbeitung und transparentem StatusBestätigungspflicht vor Antragseinreichung
Bescheidung und Mittelverwaltung
Standardisierte und individuell anpassbare Bescheidtexte, Teilfinanzierung, ZustellungÄnderungsmitteilungen, Änderungs- und AufhebungsbescheideMittelabruf, Ratenzahlung, Auszahlungsplanung, vor Widerspruchsfrist-SperreDashboard zur Mittelübersicht
Verwendungsnachweis und Abrechnung
Systemgestützte Erstellung der VerwendungsnachweiseStandardisierte AbrechnungsschreibenBestätigungspflicht vor Verwendungsnachweis-Einreichung
Controlling, Auswertung, E-Akte
KPIs, Vergleiche über Träger/Projekte/Jahre, FinanzierungsübersichtenExport von Übersichten/Statistiken mindestens als XLSRevisionssichere Archivierung, vollständige Historie, Versionierung, DublettenprüfungMandantenfähigkeit (drei Ebenen: Verwaltung, Betriebswirtschaft, Fachlich), Admin-KonfigurationBarrierefreiheit gemäß BFSG, TastaturnavigationSchnittstellen: CMIS (DMS), xFinanz (Budget), REST-APIsOptionale Module: KI-Assistent, CI-Integration, Mehrsprachigkeit
Technischer Leistungsumfang (Teil B)
Identitäts- und Berechtigungsmanagement mit Rechte-/Rollenkonzept für verschiedene Nutzergruppen; Self-Service für Zugriffsberechtigungen (C5 IDM-02)IT-Sicherheit nach ISO 27001 und BSI IT-Grundschutz, dokumentiertes Sicherheitskonzept/ISMS, BSI-Mindeststandard, C5-KonformitätDSGVO-Konformität, Auftragsverarbeitung gemäß Anlage 3.3Verfügbarkeit mindestens 99 % (Verfügbarkeitsklasse VK1)Backup und Desaster Recovery, vollständige Wiederherstellbarkeit der AnwendungsdatenDatenexport durch den Auftraggeber in marktüblichen FormatenÄnderungsprotokoll/ChangelogPflicht zur Installation von Updates, Upgrades, Releases und neuen Firmware-StändenSicherheitspatches nach CVSS (kritisch 3 Std., hoch 3 Tage, mittel 1 Monat, niedrig 3 Monate)
Inbetriebnahme, Tests und Schulungen
Aufsetzen des Tools (Account/Tenant/Namespace) für Test- und Schulungszwecke bis 31.01.2027Testphase bis 30.03.2027Schulungen im April 2027, mindestens 2 Schulungen für den Auftraggeber, remote möglichProduktivsetzung zum 01.05.2027Bereitstellung einer Demo-/Testversion für Tests und SchulungenBenutzerhandbuch für das BackendOptionale Präsentation für die 3 bestplatzierten Bieter zwischen 19.10. und 30.10.2026 (40 Min. Vorstellung + 20 Min. Rückfragen)
Laufender Betrieb, Support und Pflege
Hosting, Pflege und Support im laufenden Betrieb (Cloud)Störungsmanagement mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten:Schwerwiegende Störung: Reaktion 2 Std., Wiederherstellung 4 Std.Erhebliche Störung: Reaktion 4 Std., Wiederherstellung 8 Std.Leichte Störung: Reaktion 8 Std., Wiederherstellung 24 Std.Gutschriften bei Nichtverfügbarkeit (Staffel 1 % – 5 % der Vergütung je nach Unterschreitung)Quartalsweise Abrechnung der laufenden Kosten nach AbnahmeReporting zu Sicherheitsvorfällen, Backups, Nutzungsstatistik u.a.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / Zuverlässigkeit
Angabe von Rechtsform, Firmenhauptsitz und Nationalität der wirtschaftlichen EigentümerEintragung im Handelsregister, Handwerksrolle oder IHKKeine Insolvenz, keine Liquidation, keine schweren VerfehlungenOrdnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und SozialversicherungspflichtenMitgliedschaft in einer BerufsgenossenschaftKeine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB, § 57 VgV und Art. 5k) VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen)Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 5), EEE oder PräqualifizierungszertifikatEigenerklärung Mindestlohngesetz gem. § 19 Abs. 3 MiLoG (Anlage 6)Eigenerklärung Thüringer Vergabegesetz (Anlage 7)Ergänzende Eigenerklärung Sanktionen gegen Russland (Anlage 10)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz: jährlich mindestens 200.000 EUR im Mittel der letzten 3 Geschäftsjahre im benannten GeschäftsbereichNachweis durch Angabe der Umsätze der letzten 3 Jahre, ersatzweise GeschäftsberichteAuf Anforderung: Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzen: mindestens 3 vergleichbare Aufträge aus den letzten 3 Jahren mit folgenden Angaben je Referenz: Bezeichnung der Leistung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Telefon, Ansprechpartner), Ort der Ausführung, Ausführungszeitraum, Auftragswert, HauptleistungAlternativ: gültige Präqualifizierungsnummer (PQ-Nachweis)Durchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre nach Qualifikationsstufen, inkl. LeitpersonalVorstellung des Projektteams (Erfahrung/Qualifikation) im Umsetzungskonzept gemäß Anlage 3.1
Besondere Bedingungen für Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer
Bietergemeinschaften sind nur als gesamtschuldnerisch haftende Gemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter zugelassen; ARGE-Erklärung ist beizufügenEignungsnachweise können für jedes Mitglied auf Anforderung eingefordert werden (5 Werktage Frist)Nachunternehmer: erforderliche Nachweise sind ebenfalls zu erbringenEignungsleihe: andere Unternehmen müssen im Präqualifikationsverzeichnis eingetragen sein oder alle Eignungsnachweise vorlegen; bei finanzieller Eignungsleihe gemeinsame HaftungVergabestelle behält sich vor, behördliche/beglaubigte Originalbescheinigungen anzufordern; fehlende Angaben können nachgefordert werden – kein Anspruch des Bieters auf Nachforderung (außer Angebotsschreiben, Preisangabe, Unterschrift)
Ausschluss bei Formfehlern
Fehlende oder unvollständige Angaben, Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss führenElektronisch übermitteltes Angebot ohne erkennbaren Bieter → AusschlussSchriftliches Angebot ohne Unterschrift an der vorgesehenen Stelle → AusschlussPQ-Nachweis nicht innerhalb von 5 Werktagen nach Aufforderung (bei Bietergemeinschaft) → AusschlussFehlende Preisangabe oder fehlende Textform/Signatur → AusschlussMischkalkulationen (Umverteilung von Einheitspreisen) → Ausschluss
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 JahrenVolumen: keine Mindestangabe zum Auftragswert in den Unterlagen
Mindestens 3 ausgeführte Aufträge, die in Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung (Einführung/Betrieb einer Fördermittelmanagement-Software) vergleichbar sind
Pro Referenz: Bezeichnung der Leistung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Telefon, Ansprechpartner), Ort der Ausführung, Ausführungszeitraum/Vertragslaufzeit, Auftragswert. Auftraggeber darf weitere Informationen beim Referenzgeber einholen. Alternative: Präqualifizierungsnummer.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 78%4–10 · 20%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Pflicht-Anlagen zum Angebot (ausfüllen)
Fachliches und technisches Konzept
Preise und Kosten
Eignung und Referenzen
Formales und Verfahren
Vertragliche Anlagen
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Auftraggeber
Kommunale Informationstechnik und Telekommunikation Optimierter Regiebetrieb der Stadt Jena | Vergabekammer Thüringer Landesverwaltungsamt
Anschrift
07743 Jena
Ort
07743 Jena
Kategorie
Thueringen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
landesverwaltungsamt.thueringen.de/wirtschaft/vergabekammer ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
07743 Jena
Thüringen
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