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Softwarelösung Dezentrale Beschaffung

Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Dresden, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Technische Universität Dresden beschafft im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb eine Softwarelösung für die dezentrale Beschaffung als Ablösung des bisherigen SAP-SRM. Die Lösung wird als Add-On in das bestehende SAP-System (ERP 6.0 EHP 8, später S/4HANA) integriert und in das SAP Fiori Launchpad eingebunden.

Gefordert sind Systemlizenzen, Spezifizierung, Customizing/Programmierung, Schulungen (ca. 12 Stunden, online) sowie Software-Pflege für 48 Monate nach Abnahme. Optional können Migrationskonzept und -durchführung angeboten werden. Die Einführung muss bis spätestens 31.12.2027 abgeschlossen sein, weil SAP die bisherige SRM-Lösung zu diesem Datum abkündigt.

Bieter müssen einen Mindestumsatz von durchschnittlich 400.000 €/Jahr nachweisen und mindestens 3 vergleichbare Referenzen – davon mindestens eine aus der Hochschulverwaltung – vorlegen. Zudem sind u. a. ein Kurzkonzept (max. 15 Seiten), ein ausgefüllter EVB-IT Erstellungsvertrag, ein Support-Konzept und ein ausgefülltes elektronisches Leistungsverzeichnis über das Bietercockpit auf evergabe.de einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP NOV
Veröffentlichung30. Sep. 2026
Teilnahmefrist30. Okt. 2026
Angebotsfrist30. Okt. 2026
Einführung/Produktivsetzung31. Dez. 2027
Vollendung der Leistung31. Dez. 2027
SAP-SRM-Abkündigung31. Dez. 2027
AusführungsbeginnDatum offenBeginn der Leistungserbringung 3 Wochen nach Zuschlag (gemäß Leistungsverzeichnis).
GewährleistungDatum offen24 Monate ab Abnahme gemäß §12 EVB-IT Erstellungs-AGB.
Software-PflegeDatum offen48 Monate (4 Jahre) ab Abnahme der Werkleistung gemäß EVB-IT Erstellungsvertrag §5.
Funktionsprüfung GesamtabnahmeDatum offen30 Tage nach Bereitstellung zur Abnahme (Standardzeitraum gem. EVB-IT Erstellung-AGB Ziffer 11.2).
Funktionsprüfung TeilabnahmeDatum offen14 Tage nach Bereitstellung zur Abnahme (gem. EVB-IT Erstellung-AGB Ziffer 11.2).
ZahlungsfristDatum offen30 Tage nach Zugang der prüffähigen Rechnung (gem. EVB-IT Erstellung-AGB Ziffer 8.4).
Preiserhöhung PflegeDatum offenErstmals 12 Monate nach Abnahme der Werkleistungen (gem. EVB-IT Erstellung-AGB Ziffer 8.7).
NachprüfungsverfahrenDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung, dass der Auftraggeber einer Rüge nicht abhelfen will.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lösungsumfang und Plattform

Vollständige prozessunterstützende Lösung für die dezentrale Beschaffung mit Anbindung an SAP-MM, Integration in das SAP Fiori Launchpad und Nutzung als native App auf Basis von SAPUI5 (Fiori Guidelines).

Wesentliche Funktionen:

Einkaufswagen anlegen, ändern, speichern, kopieren, Vorlagen erstellen und aus CSV importierenKatalogbestellungen über OCI-Schnittstelle (externe Webshops, Punch-Out, interne Kataloge)Freitextbestellungen und Rahmenvertragsbestellungen mit Bezug zu SAP-MM-Mengen-/WertkontraktenLagerabrufe aus internen LagernZweistufiger Genehmigungsworkflow mit 4-Augen-Prinzip auf Basis kundenindividueller Tabellen / digitaler UnterschriftenkarteWareneingangsbearbeitung (Lieferungen, Teillieferungen, Stornierungen, Retouren)Benutzerverwaltung mit Stellvertretungen und E-Mail-BenachrichtigungenReports/Exporte (XLS, CSV, PDF), Historien, Filter-/SuchfunktionenDokumentenmanagement inkl. Anbindung an d.velop documentsExportkontrolle (Prüfung gesperrter Lieferanten)

Pflicht-Leistungen (Positionen 1–5)

Position 1 – Systemlizenz: Überlassung der Standard-Software auf Dauer in Form von Lizenzen gemäß EVB-IT Erstellungsvertrag. Lizenzmodell: keine benutzerbezogenen Lizenzen, On-Premise-Betrieb.

Position 2 – Spezifizierung der Software: beratende Unterstützung bei Prozessoptimierung, Konzeption und Ausgestaltung gemäß Fachkonzept; Erstellung Fachfeinkonzept/Pflichtenheft.

Position 3 – Customizing / Programmierleistung: Anpassung der Software inkl. Implementierung, Dokumentation, Funktions- und Integrationstest, Abnahme; Nachbetreuung nach Produktivsetzung (8 Stunden inklusive); bevorzugt in agiler Arbeitsweise.

Position 4 – Schulungen: ca. 5 Administratoren / Application-Management-Mitarbeitende, ca. 12 Stunden (online möglich), inkl. Schulungsunterlagen.

Position 5 – Software-Pflege: 48 Monate ab Abnahme (Störungsbeseitigung und Lieferung neuer Programmstände) gemäß EVB-IT Erstellungsvertrag § 5.

Optionale Leistungen (Positionen 6–9)

Position 6 – Optionale Positionen (Preise fließen in die Wertung ein).

Position 7 – Migrationskonzept: detailliertes Migrationskonzept mit Rollout-Planung, Phasenmodell, Ressourcen- und Zeitplanung, Risikomanagement sowie Schulungs- und Change-Management-Konzept.

Position 8 – Durchführung der Migration: Koordination, Pilotierung in einer Struktureinheit, stufenweiser Rollout, Schulung von Key-Usern und Anwendern (schrittweise SRM-Ablösung, ohne Übernahme von Altdaten).

Position 9 – Schulungsunterlage: Schulungsdokumentation für Endanwender:innen.

Technische Rahmenbedingungen

Kompatibilität mit SAP ERP 6.0 EHP 8 und S/4HANA (On-Premise und Cloud)Dreistufige Systemumgebung (Entwicklung, Test, Produktiv)Modifikationsfreie Integration ins SAP-System, revisionssicher, ohne redundante DatenhaltungSchnittstellen zu SAP über gängige SAP-Technologien; OCI-Schnittstelle für Webshop-AnbindungArtikeldatenimport / Massenupload (xls/csv)Skalierbarkeit für ca. 35.000 Einkaufsbelege/JahrRegelmäßige Updates ohne ZusatzkostenFunktionsverfügbarkeit in deutscher und englischer SpracheFlexible Rollen und Berechtigungen auf Basis des SAP-BerechtigungskonzeptsRevisionssicherheit gemäß HGB, AO, GoBDZugriff über SAP Fiori Launchpad in den Browsern Firefox, Chrome, Edge, OperaMobiler Zugriff über Fiori LaunchpadBarrierefreiheit, intuitive und tastaturgestützte NavigationSAP Business Workflow mit mehrstufigem Vier-Augen-PrinzipBeratungsleistung (Prozessberatung, Best-Practice-Empfehlungen)

Wertgrenzen und organisatorische Regeln

Bis 5.000,00 € netto: dezentrale BestellungAb 5.000,01 € netto: zentrale Beschaffung (BANF)Ab 500,01 € netto: Einholung von 3 VergleichsangebotenAb 150,00 € netto: Anlagenkontierung und Inventarisierung

Sonstige Anforderungen:

Leistungsbeginn 3 Wochen nach ZuschlagAbschluss der Leistungserbringung bis spätestens 31.12.2027Alle projektbeteiligten Mitarbeiter:innen des Bieters müssen Deutsch fließend in Wort und Schrift beherrschen (mindestens Sprachniveau C1)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ≥ 400.000 € pro Jahr. Nachweis durch Angabe der jeweiligen Jahresumsätze.

Bei Eignungsleihe: wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit der Gesamtheit der Mitglieder bzw. Kapazitätsgeber ist maßgeblich; bei Bietergemeinschaften gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 geeignete, vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist, vollständig abgeschlossen – davon mindestens 1 Referenz aus dem Bereich Hochschulverwaltung. Vergleichbarkeit bemisst sich an Art, Inhalt, Umfang, Komplexität, Vielschichtigkeit und Schwierigkeitsgrad.

Zusätzlich: aussagekräftige Unternehmensdarstellung (Firma/Sitz, Unternehmensgegenstand, Gründungsjahr, Rechtsform, Größe/Beschäftigte, einschlägige Geschäftsfelder, Standorte, Erfahrungen/Fachschwerpunkte).

Bei Eignungsleihe: technische Leistungsfähigkeit der Gesamtheit maßgeblich; eine Eignungsleihe bei beruflicher Leistungsfähigkeit ist nur zulässig, wenn der Ressourcengeber als Unterauftragnehmer für die jeweiligen Leistungen eingesetzt wird.

Ausschlussgründe und Sanktionen

Keine Ausschlussgründe nach §123 Abs. 1–4 GWB und §124 GWB (auch nicht bei Mitgliedern von Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmern und Eignungsleihgebern).Eigenerklärung zum Zuschlagsverbot gemäß EU-VO 833/2014 (Art. 5k, Russland-Sanktionen): keine russische Staatsangehörigkeit, keine Niederlassung in Russland, keine Beteiligung >50 % durch sanktionierte Personen/Unternehmen, kein Handeln im Namen oder auf Anweisung solcher Personen – auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten/Kapazitätsgeber >10 % des Auftragswerts; Einhaltung auch während der Vertragslaufzeit.Keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen.Keine gleichzeitige Beteiligung als Einzelbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft (oder an mehreren Gemeinschaften) für dasselbe Los.

Verfahrensspezifische Hinweise

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach §17 VgV; Gegenstand Lieferleistung; nicht für Kleinunternehmen geeignet.Bewerberauswahl: 3 bis maximal 5 Bewerber mit höchstem Deckungsgrad werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.Keine Nachforderung von Eignungsnachweisen – nur vollständige Teilnahmeanträge werden gewertet.Unterauftragnehmer sind mit Art und Umfang zu benennen.Verwendung der vom Auftraggeber bereitgestellten Formulare (keine selbstgefertigten Vervielfältigungen); Änderungen an Vertragsunterlagen führen zum zwingenden Ausschluss (§57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
Referenzprojekte
3 (mind. 1 Hochschulverwaltung) ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist

3 geeignete, vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist, vollständig abgeschlossen (keine laufenden Projekte), davon mindestens 1 Referenz aus dem Bereich Hochschulverwaltung

Vergleichbarkeit in Art, Inhalt, Umfang, Komplexität, Vielschichtigkeit und Schwierigkeitsgrad; je Referenz sind Kurztitel, referenzgebendes Unternehmen, Auftraggeber (inkl. Organisationseinheit), Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Nettoauftragswert, Kurzbeschreibung der Leistung sowie Darstellung der maßgeblichen Leistungsmerkmale für die Vergleichbarkeit anzugeben

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 18%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Teilnahmeantrag / Interessensbestätigung
Angebotsunterlagen
Vertragsdokumente und Erklärungen

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 08.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Beschreibung geändert
  2. 30.09.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
01069 Dresden
Ort
01062 Dresden
Kategorie
Sachsen
Zuschlagskriterium
Qualität
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
ldl.sachsen.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
01062 Dresden
Sachsen

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