Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Hessische Rundfunk sucht einen Dienstleister für die Entgeltabrechnung und die sozialversicherungs- sowie steuerrechtliche Betreuung seiner entsandten Mitarbeiter (Auslandsentsendungen) und Ortskräfte in den USA, Spanien und Marokko.
Der Auftrag umfasst u. a.:
Steuerung und Koordination der Provider/Kooperationspartner vor OrtBeratungsgespräche mit den MitarbeitendenAbstimmung mit Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern (inkl. ausländische Steuer- und SV-Nummern, Freistellungserklärungen gemäß DBA, A1-Bescheinigungen)Monatliche Ermittlung und Abführung von Steuer- und SV-Beiträgen im AuslandEinrichtung/Abschluss des Payrolls, monatliche GehaltsabrechnungSteuererklärungen im Entsendungs-, Rückkehr- und allen EntsendungsjahrenVerarbeitung von Reisedaten (Cytric-Reiseportal)Übermittlung vergütungsrelevanter Daten und LohnkontenMeldungen an Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und ausländische Behörden
Aktuell sind 6 Auslandsentsendungen betroffen, ab 2027 kommt 1 Ortskraft hinzu.
Verfahren: Offenes Verfahren, keine LosaufteilungVertragslaufzeit: 01.01.2027 – 31.12.2028 (Grundlaufzeit 2 Jahre, 2× Option +1 Jahr, max. bis 31.12.2030)Angebotsfrist: 08.10.2026, 23:59 Uhr (elektronisch über had.de)
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 29 Tage bis zur Angebotsfrist — 08. Oktober 2026
HEUTE
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung
Angebotsaufforderung
Bieterfragen-Frist
Bieterfragen-Beantwortung
Angebotsfrist
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Maximale Vertragslaufzeitbis 2030
Preisbindungbis 2030
Kündigungsfrist
Stichtag Preisblatt
Verlängerung 1
Verlängerung 2bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Sämtliche Positionen sind mit dem Preis anzugeben, den die jeweilige Position kostet. Mischkulationen sind unzulässig.
KI-Hinweis: Das Zuschlagskriterium ist vollständig dokumentiert: Preis mit 100% Gewichtung.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAuftragsvolumen und Zielgruppen
Länder: USA, Spanien, Marokko (und Deutschland als Heimatland des Auftraggebers)Zielgruppen: Auslandsentsendungen (entsandte Mitarbeitende) und OrtskräfteAktuelles Volumen: 6 AuslandsentsendungenAb 2027: + 1 OrtskraftVeränderungen während der Vertragslaufzeit sind möglichEs handelt sich um ein offenes Verfahren ohne Losaufteilung.
Steuerung und Koordination
Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. beauftragter Kooperationspartner im Ausland/Entsendungsland, inkl. Qualitäts- und Servicestandards (Pauschale pro Fall/pro Monat).Bereitstellung von Ansprechpartner und Stellvertreter.Stundennachweisdokumentation arbeitstäglich (Datum und Personennamen).
Beratung und Behördenabstimmung
Beratungsgespräch mit zu entsendenden Mitarbeitenden oder Ortskräften: Sachverhaltsklärung zu Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder (pro Fall).Abstimmung Finanzamt: Beantragung ausländischer Steuernummern sowie Genehmigungen, Anträge und Meldungen im In- und Ausland, insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/Kassenstaatsprinzip; Nachverfolgung und Klärung offener Fragen (pro Fall).Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung ausländischer SV-Nummern, Certificates of Coverage / A1-Bescheinigung, Krankenversicherungsumstellung (pro Fall).Abstimmung mit ortsansässigem Provider im Entsendungsland (Datenzugriff, Steuer- und Sozialrecht) – Abrechnung je angefangene Viertelstunde.
Laufende Abrechnung (Payroll)
Ermittlung und Abführung monatlicher Steuerbetrag im Ausland (Kassenstaatsprinzip), inkl. Nachweispflichten (pro Fall/pro Monat, USA).Ermittlung und Abführung monatlicher SV-Beiträge im Ausland, inkl. Nachweispflichten (pro Fall/pro Monat, USA).Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender (einmalig pro Fall).Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender (einmalig pro Fall).Monatliche Abrechnung und Ermittlung des Auszahlungsbetrags (länderspezifisch), Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft (pro Fall/pro Monat).Verarbeitung der Reisedaten: steuer- und SV-rechtliche Bewertung der Reisekosten gemäß hr-Reiseordnung; System Cytric-Reiseportal (pro Fall/pro Monat).Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise, Kontenabgleiche – datenschutzrechtlich gesichert, elektronisch auswertbar (pro Fall/pro Monat).
Steuererklärungen
Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland; Nachverfolgung, Bescheidprüfung, ggf. Widerspruch (pro Fall).Steuererklärung im Rückkehrjahr im Entsendungsland; Deregistrierung; Bescheidprüfung, ggf. Widerspruch (pro Fall).Steuererklärung für alle Entsendungsjahre in den USA (pro Fall).
Sonstige Meldungen und Anträge
Erstellung von Meldungen und Formularen für Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und ausländische Behörden (jährlich pro Fall).Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf (pro Fall).
Sonderberatung
Anstaltsspezifische Sonderberatung, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt ist; Abrechnung je angefangene Viertelstunde nach vorheriger Abklärung von normalem oder erhöhtem Schwierigkeitsgrad.
Berichts- und Dokumentationspflichten
Monatliche Rechnungslegung (elektronisch als PDF an hr-rechnungen@hr.de).Stundennachweisdokumentation arbeitstäglich (Datum und Personennamen).Einhaltung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Berufsstand: Zugehörigkeit zum Berufstand der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.Gesellschaftsform: International tätige Wirtschaftsprüfungs- oder Steuerberatungsgesellschaft.Lokale Befugnis: Im jeweiligen Entsendungsland (u. a. USA, Spanien, Marokko) nach dort geltendem Recht zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugt; dort entsprechende Berufsträger beschäftigt.Nachweispflicht: Wird nach Aufforderung im Verfahren der engeren Wahl vorgelegt.Nicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum zwingenden Ausschluss.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufshaftpflichtversicherung: Ausreichender Versicherungsschutz muss bestehen oder im Auftragsfall abgeschlossen werden.Dokumentation auf gesonderte Anforderung durch Versicherungsbestätigung.Versicherungsschutz ist für die Dauer der Vertragsdurchführung aufrechtzuerhalten.Nicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum zwingenden Ausschluss.
Ausschlusskriterium EU-Sanktionen
Bieter, Mitglieder von Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) und Unternehmen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden, dürfen nicht den Sanktionsregelungen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 (i. V. m. VO (EU) 2022/576) unterliegen.Sicherstellung, dass auch während der Vertragslaufzeit keine sanktionierten Unternehmen (> 10 % Auftragswert) eingesetzt werden.
Referenzen (Mindestanforderung)
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025).Die 3 Referenzen müssen in der Gesamtheit abdecken:(1) Steuerliche Beratung international tätiger Arbeitnehmer in den Entsendungsländern USA und Spanien(2) Betreuung sowie Beratungsleistungen und Payroll-Erstellung im Kontext von Entsendungen oder Ortskräften in den USAEs ist nicht erforderlich, beide Kriterien bei jeder einzelnen Referenz zu erfüllen – sie müssen nur insgesamt durch die angegebenen Referenzen nachgewiesen werden.Ausschlusskriterium: Werden die geforderten Referenzen nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personal
Fachkräfteprofile des vorgesehenen Personals (beruflicher Werdegang, Fachkenntnisse, Erfahrung, Sprachkenntnisse).Personaleinsatzplanung USA:Mindestens 2 Steuerberater in den USAMindestens 1 fachkundige Person im SozialversicherungsrechtSprachkenntnisse Deutsch C1 (Wort und Schrift) für das gesamte eingesetzte PersonalNicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum zwingenden Ausschluss.
Sicherheitsanforderungen (bei Nutzung externer Anwendungen/Dienste)
Falls der Auftragnehmer externe Anwendungen/Cloud-Dienste nutzt, gelten die Pflicht-Anforderungen der Sicherheits-Checkliste (Auswahl):ISMS-Zertifizierung der Rechenzentren (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz o. Ä.); bei hohem Schutzbedarf für alle beteiligten DienstleisterZutrittsschutz, personengebundene ZutrittsdokumentationHärtung der Front- und BackendsystemeSchwachstellen- und Patchmanagement inkl. PenetrationstestsCyberangriffsschutz (Endpoint-Protection, IDS/IPS, SIEM, SOC, CERT)Sicherheitsgateways (Firewalls, Netzsegmentierung)Verschlüsselung nach Stand der Technik (BSI TR-02102), Transport und ruhende DatenTrennung von Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebungen; MandantentrennungDatensicherung und Wiederherstellung nach AuftraggebervorgabenDatenlöschung nach Vertragsende inkl. NachweisprotokollIdentitäts- und Berechtigungsverwaltung (Need-to-know-Prinzip)Starke Authentifizierung (MFA, Passwortrichtlinie, sichere Übertragung)Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Schutz der ProtokolldatenDatenportabilität bei Vertragsende (CSV, XML, ZIP, API)Incident-Response-Management, Notfallvorsorge (BCM), AngriffserkennungSubunternehmer-Management: Benennung, Verpflichtung, ÄnderungsmeldungAnonymisierung/Pseudonymisierung, getrennte Verarbeitung, EingabekontrolleDatenverarbeitung im EWR, LokationsfestlegungUnterweisung des Personals in Datenschutz und Informationssicherheit
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: 2023–2025 (letzte 3 Geschäftsjahre)
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025). Die 3 Referenzen müssen in der Gesamtheit zwei Kriterien abdecken: (1) Steuerliche Beratung international tätiger Arbeitnehmer in den Entsendungsländern USA und Spanien; (2) Betreuung, Beratungsleistungen und Payroll-Erstellung im Kontext von Entsendungen oder Ortskräften in den USA. Beide Kriterien müssen nicht in jeder einzelnen Referenz erfüllt sein.
Leistungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Art und Umfang vergleichbar sein. Tabellarische Darstellung: Art der Leistung, Auftraggeber (Name, Adresse), Kontaktdaten Ansprechpartner, Erbringungszeitraum, Vergleichskriterium-Erfüllung. Nicht erfüllte Referenzen führen zum Ausschluss des Angebots.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 26%4–10 · 30%11+ · 44%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Pflicht-Unterlagen zum Angebot
Eignungsnachweise
Bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen
Verfahrens-Hinweise
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabestelle | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
60320 Frankfurt
Ort
60320 Frankfurt am Main
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hr-online.de ↗Weitere Ausschreibungen Hessen
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