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Tax- und Payroll-Services

TenneT TSO GmbH | Vergabekammer Nordbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bayreuth, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

TenneT TSO GmbH sucht einen internationalen Dienstleister, der weltweite Steuer-, Payroll- und Global-Mobility-Leistungen für grenzüberschreitende Mitarbeitendeneinsätze bündelt und über einen zentralen Ansprechpartner (Single Point of Contact) erbringt.

Was gefordert wird:

Internationale Steuerberatung (Tax Briefings, Steuererklärungen in Heimat- und Gastland, Steuerausgleichsberechnungen)Lohn- und Gehaltsabrechnung (Heimatland-Payroll, Shadow Payroll inkl. EOR-Modelle, Year-End-Prozess)Global-Mobility-Services (Beratung, Behördenvertretung, Reporting, Service-Portal)Länder: Deutschland, Belgien, Spanien, Dubai, Singapur, Indonesien, Indien, Südkorea und perspektivisch weitere LänderNahtloser Übergang vom bisherigen Dienstleister (Transition)

Verfahren:

Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung in drei Runden (Teilnahmewettbewerb → Angebotsphase → BAFO). Bewertung nach Qualität (60 %) und Preis (40 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung14. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist14. Aug. – 6. Sep. 2026
Teilnahmefrist14. Aug. – 14. Sep. 2026
Angebotsfrist15. Sep. – 4. Okt. 2026
BAFO-Frist17. Okt. – 28. Okt. 2026
Aktuelle Vertragsende31. Dez. 2026
Angebotsöffnung9. Okt. 2026
Verhandlungsrunde12. Okt. – 16. Okt. 2026
Auswertung / Zuschlag6. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit (Erstlaufzeit)1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Rahmenvertrag Laufzeit max.1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2034bis 2034
Implementierung neue Entsenderichtlinieca. 1. Jan. – 31. März 2027
Go-Live neues HRMS (SAP)ca. 1. März – 31. März 2027
Hypercare-Phase SAPca. 1. Apr. – 30. Sep. 2027
Verlängerung 11. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030
Verlängerung 21. Jan. 2031 – 31. Dez. 2032
Verlängerung 31. Jan. 2033 – 31. Dez. 2034bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Qualität60%

    Bewertung der Qualität anhand des Angebots und sechs gleichgewichteter Kriterien (je 10%): Transition- und Implementierungskonzept, Fachliches Betriebsmodell für Tax & Payroll Services, Service- und Delivery-Modell, Digitalisierung und Systemunterstützung, Compliance- und Qualitätsmanagement, Key Personnel und fachliche Expertise.

  • Preis40%

    Preis gemäß Preisblatt. Günstigstes Angebot erhält volle Punktzahl, übrige werden prozentual abgewertet. Angebote mit doppeltem Preis oder mehr erhalten keine Punkte.

Das gemäß Preisblatt günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl. Alle weiteren Angebote werden prozentual abgewertet: Sie erhalten exakt so viele Prozentpunkte weniger, wie sie im Vergleich zum günstigsten Angebot teurer sind. Angebote, die mindestens doppelt so teuer sind wie das günstigste, erhalten keine Punkte mehr.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig in der Bekanntmachung angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: Internationales Steuer- und Compliance-Management

Tax Briefing zu Beginn und nach Ende jeder Entsendung (Heimatland, Gastland, ggf. Drittländer), inkl. Simulationsabrechnung (Brutto-Netto), Tax Equalization, Tax Protection und hypothetischer Steuer; Kurzeinweisung in das Mobility-Tool; verpflichtende Teilnahme der Mitarbeitenden.Steuererklärungen im Heimat- und Gastland für alle Steuerjahre während der Entsendung sowie für das Folgejahr nach Beendigung; Kommunikation mit Finanzbehörden, Prüfung der Bescheide, ggf. Einspruchsverfahren.Steuerausgleichsberechnung (final) nach Eingang der Steuerbescheide; Nachzahlungen/Erstattungen zwischen TenneT und Mitarbeitendem; Progressionsnachteilsberechnung auf Anfrage.

Kernleistung: Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll)

Heimatland-Payroll (DE): monatliche Payroll-Instruktionen zur deutschen Gehaltsabrechnung, Aufteilung Arbeitslohn, Berechnung Gastlandsteuer/hypothetische Steuer, Lohnarten in SAP, Checklisten mit Daten/Bescheinigungen.Shadow Payroll in Gastländern ohne EOR: vollständige Schattenabrechnung, Monats-/Jahresmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, ggf. Beantragung Steuer-/Sozialversicherungsnummern, Prüfung Special Tax Regime.Shadow Payroll in Gastländern mit EOR: Prüfung der EOR-Abrechnung, Korrekturen.Schattenabrechnung Dienstreisen/Sonderfälle: Pauschalversteuerung nach § 40a (7) EStG; monatliche Echtabrechnung in Belgien.Year-End-Prozess: Jahresabschluss Gehaltsabrechnung im Heimat- und Gastland.

Kernleistung: Global-Mobility-Begleitung und laufender Betrieb

Reisekalender: Bereitstellung Tool, Überwachung Befüllung, monatliche steuerrechtliche Auswertung.Cost Projections vor jeder neuen Entsendung.Vertretung gegenüber Behörden bei Anfragen, Steuerprüfungen und Audits.Reporting: regelmäßige Reports zu Erklärungen, Bescheiden und Erstattungen.Kundensupport: globales Service- und Supportmodell; globaler Key Account Manager als zentraler Ansprechpartner (SPOC); lokale Ansprechpartner pro Gastland; Erreichbarkeit 08:00–17:00 Uhr lokale Zeit; fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.Compliance-Updates und Beratung: proaktive Information bei Änderungen in Steuer-, Lohn- und Gehaltsvorschriften.

Service-Portal

Funktionalitäten für das Unternehmen (Initiierung, Dashboard, Reporting, Schnittstellen) und für Mitarbeitende (Ticketsystem, Reisekalender-Tool, Statusübersicht, Dokumentenaustausch). Anforderungen an Verfügbarkeit und Wartung: Verfügbarkeit mind. 99,5 % pro Kalendermonat; Vorankündigung geplante Wartung mind. 10 Kalendertage; kritische Wartung 5 Werktage; Reaktionszeit bei Systemausfall max. 60 Minuten; Wiederherstellung Kernfunktionen innerhalb von 2 Werktagen.

Transition / Übergangsdienstleistungen

Geordnete Übernahme von Daten, Prozessen und Verantwortlichkeiten vom bisherigen Dienstleister; Sicherstellung kontinuierlicher Lohn- und Steuerprozesse; Einhaltung lokaler regulatorischer Anforderungen; Governance- und Kommunikationsstrukturen (Alt-/Neudienstleister/Auftraggeber); definierte Meilensteine und Übergabezeitpunkte; Qualitätssicherung und Kontrollmechanismen; Datenmigration und -validierung (inkl. Datenschutz/Datensicherheit); Know-how-Transfer und Dokumentationsübernahme; Risikominimierung und Business Continuity (Parallelabrechnungen, Fallback-Szenarien, Eskalationsprozesse).

Optionale Services (separat abzurufen)

Beantragung Freistellungsbescheinigungen nach DBABeantragung AnsässigkeitsbescheinigungenPrüfung/Antrag Special Tax RegimeBeantragung Steuernummer im GastlandSteuerbriefings/Erklärungen für DrittländerProgressionsnachteilsberechnungenUnterstützung PWD-MeldungenSozialversicherungsrechtliche Beratung

Projektbezogene und Ad-hoc-Dienstleistungen (auf Anfrage)

Steuerrechtliche Beratung grenzüberschreitendLohnsteuer-, sozialversicherungs- und aufenthaltsrechtliche Beratung für komplexe SonderfälleBeratung bei Eröffnung, Betrieb und Schließung neuer StandorteMaßgeschneiderte BerichterstattungAbrechnungsrelevante Verbuchungsunterstützung

Einsatzländer und Modelle

Länder (laufender Bedarf): Deutschland, Belgien, Spanien, Dubai (VAE), Singapur, Indonesien, Indien, Südkorea sowie ein noch unbekanntes EOR-Land.

Perspektivisch: weitere Länder.

Einsatzmodelle: lokale Gesellschaftsstrukturen sowie Employer-of-Record-Modelle (EOR).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

F1.1 Angaben zum Bewerber: vollständige Bieterinformationen und Darstellung der Unternehmensorganisation (Pflicht).F1.2 Handelsregisterauszug: nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe; bei Bewerbergemeinschaft jedes Mitglied; KO-Kriterium.F1.3 Bewerbergemeinschaft/Konsortium: Erklärung nur bei Teilnahme als BG.F1.4 Ausschlussgründe: Erklärung gem. §§ 123, 124 GWB; KO-Kriterium.

Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

F2.1 Eignungsleihe: Erklärung, ob wirtschaftliche Eignung eines Dritten beansprucht wird (mit Haftungserklärung § 47 Abs. 3 SektVO).F2.2 Jahresumsätze (KO): Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mind. 10 Mio. EUR netto/Jahr; spezifischer Umsatz (Steuer-, Payroll- oder Global-Mobility-Dienstleistungen) mind. 1,5 Mio. EUR/Jahr; Nachweis im Jahresabschluss; bei Bewerbergemeinschaft jedes Mitglied; Gesamtumsatz kumuliert.F2.3 Versicherungen (KO): Nachweis oder Verpflichtungserklärung nach Zuschlag für drei Versicherungen – Berufshaftpflicht inkl. Betriebshaftpflicht 5 Mio. EUR pro Schadensfall (2-fach maximiert/Jahr), Cyberversicherung 2 Mio. EUR pro Schadensfall und Jahr, Vertrauensschadenversicherung 2 Mio. EUR pro Schadensfall und Jahr.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

F3.1 Eignungsleihe: Erklärung, ob technische Eignung eines Dritten beansprucht wird.F3.2 Referenzen (KO/Differenzierendes Kriterium): Genau drei vergleichbare Auftrags-/Projektreferenzen einreichen (laufend oder max. 5 Jahre ab Auftragsbekanntmachung; Projektdauer ≥ 3 Jahre; Expatvolumen ≥ 100 Mitarbeitende; Outboundquote ≥ 50 %; Administration in ≥ 3 Ländern). Pflichtthemen: Shadow Payroll, Entsendungen außerhalb Europas, Employer-of-Record-Strukturen, Steuererklärung im Heimat- und Gastland, SAP-Integration, Single Point of Contact Model. Bei mehr als 3 Referenzen Priorisierung angeben. Bewertung 1–3 Punkte je Referenz (überdurchschnittlich/gut/ausreichend); für Ranking wird Durchschnittswert der drei bewerteten Referenzen verwendet.

Zusätzliche qualitative Anforderungen (aus Leistungsbeschreibung)

Globale Präsenz oder integriertes globales Netzwerk des Dienstleisters.Ausreichende Expertise und Kapazität für die ausgeschriebenen Dienstleistungen; Länderexpertise in Steuer, Sozialversicherung und Abrechnung.Erfahrung mit internationalen Personaleinsätzen (Entsendungen, Rotationen, International Hires) und Global-Mobility-Prozessen.Qualifizierte Mitarbeitende im Account Management und Kundensupport.Fähigkeit zur Koordination über mehrere Länder und Zeitzonen.Verbindliche SLAs für Reaktions- und Lösungszeiten.Mehrstufiges Eskalations- und Governance-Modell.Key Personnel wird vom Auftraggeber interviewt und bewertet; Schlüsselpersonal: Deutsch C1.

Verfahrensrahmen

Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung gemäß Sektorenrichtlinie 2014/25/EU. Drei Runden: Teilnahmewettbewerb → Angebotsphase → BAFO. Der Auftraggeber lädt 3–6 Bewerber zur Angebotsabgabe ein. Zuschlagskriterien: Qualität 60 %, Preis 40 %. Mehrfachlose, Varianten, dynamisches Beschaffungssystem und elektronische Auktion: jeweils nicht vorgesehen. Verspätete Angebote oder fehlende Unterlagen können nach Fristablauf nicht nachgereicht werden.

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Referenzen laufend oder maximal 5 Jahre ab Datum der Auftragsbekanntmachung zurückliegend; Projektdauer jeweils mindestens 3 JahreVolumen: Expatvolumen ≥ 100 Mitarbeitende; Outboundquote ≥ 50 %

Internationale Tax-, Payroll- und/oder Global-Mobility-Dienstleistungen; Administration in mindestens 3 Ländern; Themen müssen abdecken: Shadow Payroll, Entsendungen außerhalb Europas, Employer-of-Record-Strukturen, Steuererklärung in Heimat- und Gastland, SAP-Integration, Single Point of Contact Model

Detaillierte, systematische und nachvollziehbare Beschreibung; max. 2 Seiten je Referenz; Ansprechpartner und Unternehmensbezeichnung angeben; Bewertung 1–3 Punkte (überdurchschnittlich/gut/ausreichend); bei mehr als 3 eingereichten Referenzen Priorisierung durch Bewerber erforderlich

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 31%4–10 · 36%11+ · 33%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Befähigung zur Berufsausübung (Pflicht)
Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Pflicht)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Pflicht)
Inhaltliche Angebotsunterlagen (später in der Angebotsphase)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
TenneT TSO GmbH | Vergabekammer Nordbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
95448 Bayreuth
Ort
95448 Bayreuth
Kategorie
Bayern
Auftragsvolumen
6,1 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—

Erfüllungsort

Ort der Leistung
95448 Bayreuth
Bayern

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