UCaaS-Lösung

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

Die Sana Kliniken AG sucht einen Anbieter für eine konzernweit nutzbare UCaaS-Lösung (Unified Communications as a Service) – also eine Cloud-basierte Komplettlösung für Telefonie, Messaging, Video, Contact Center und mehr. Der Zuschlag erfolgt über eine Rahmenvereinbarung mit 60 Monaten Laufzeit (keine Lose). Leistungen umfassen Bereitstellung, Implementierung, Migration, Betrieb und Service/Support. Es werden später Einzelabrufe über einen verbindlichen Leistungs- und Preiswarenkorb abgewickelt.

Wichtig zu wissen:

Es handelt sich aktuell nur um den Teilnahmewettbewerb – also die Eignungs- und Auswahlphase. Es werden 3–5 Bewerber für die spätere Angebots- und Verhandlungsphase ausgewählt.Die Teilnahmeanträge müssen bis 30.10.2026 um 12:00 Uhr ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.Ein Vertraulichkeits-NDA (1.17 + 1.18) ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.Die Auswahl erfolgt über Referenzen (40 %), Projektteam (20 %), Informationssicherheit (15 %), Digitale Souveränität/Betrieb (15 %) und Innovation/KI (10 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR

Veröffentlichung25. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist20. Okt. 2026

Beantwortung Aufklärungsfragen23. Okt. 2026

Teilnahmefrist30. Okt. 2026

Nachforderungsfrist6. Nov. 2026

Ergebnis Teilnahmewettbewerb13. Nov. 2026

Aufforderung Erstangebot13. Nov. 2026

Bieterfragen-Frist Erstangebot1. Dez. 2026

Beantwortung Bieterfragen Erstangebot4. Dez. 2026

Angebotsfrist Erstangebot15. Dez. 2026

Auswertung Erstangebote22. Dez. 2026

Präsentationen und Verhandlungenca. 18. Jan. – 29. Jan. 2027

Aufforderung finales Angebot26. Jan. 2027

Bieterfragen-Frist finales Angebot3. Feb. 2027

Angebotsfrist12. Feb. 2027

Bindefrist12. Feb. – 30. Apr. 2027

Zuschlag5. März 2027

RügefristDatum offen10 Tage ab Kenntnisnahme für Rügen gemäß § 160 Abs. 3 GWB – konkreter Beginn abhängig von der jeweiligen Mitteilung des Auftraggebers.

VergabenachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers – Frist für einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer.

Aufbewahrungsfrist VergabeakteDatum offenAufbewahrung der Vergabeakte für die Dauer der Vertrags- bzw. Rahmenvereinbarungslaufzeit, mindestens 3 Jahre ab Zuschlag gemäß § 8 Abs. 4 VgV.

Rahmenvertrag LaufzeitDatum offen60 Monate ab Vertragsbeginn (Grundlaufzeit 48 Monate + Verlängerungsoption 12 Monate); Vertragsbeginn voraussichtlich nach Zuschlag am 05.03.2027.

Rahmenvertrag GrundlaufzeitDatum offen48 Monate ab Vertragsbeginn (voraussichtlich ab Zuschlag 05.03.2027).

Verlängerung 1Datum offenOptionale Verlängerung um 12 Monate nach Ablauf der Grundlaufzeit; Ausübung spätestens 3 Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit durch den Auftraggeber.

Verlängerungsoption AusübungDatum offenSpätestens 3 Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit muss der Auftraggeber die Verlängerungsoption ausüben.

Vertragsende (maximal)Datum offen60 Monate ab Vertragsbeginn (= Grundlaufzeit 48 Monate + Verlängerung 12 Monate), voraussichtlich ab Zuschlag 05.03.2027.

Versicherungsschutz NachweisDatum offenBerufshaftpflichtversicherung muss spätestens vor Vertragsbeginn nachgewiesen werden und während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten bleiben.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität16 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Projektinitialisierung und Transition3%
Angebotspreis für Projektinitialisierung und Transition.
UCaaS-Plattform und Basislizenzen3%
Angebotspreis für die UCaaS-Plattform und Basislizenzen.
Contact Center3%
Angebotspreis für Contact-Center-Leistungen.
Kommunikations- und Infrastrukturkomponenten3%
Angebotspreis für Kommunikations- und Infrastrukturkomponenten.
Endgeräte und DECT3%
Angebotspreis für Endgeräte und DECT.
Migration, Pilotierung und Rollout3%
Angebotspreis für Migration, Pilotierung und Rollout.
Integration, Alarmierung und Schnittstellen3%
Angebotspreis für Integration, Alarmierung und Schnittstellen.
Schulung und Dokumentation3%
Angebotspreis für Schulung und Dokumentation.
Betrieb und Managed Services3%
Angebotspreis für Betrieb und Managed Services.
Software Assurance und Wartung3%
Angebotspreis für Software Assurance und Wartung.
Technische Gesamtlösung und Funktionsabdeckung14%
Bewertung der technischen Gesamtlösung und der Funktionsabdeckung.
Betriebsmodell, Resilienz und Service14%
Bewertung des Betriebsmodells, der Resilienz und des Serviceangebots.
Informationssicherheit, Datenschutz und digitale Souveränität10.5%
Bewertung von Informationssicherheit, Datenschutz und digitaler Souveränität.
Migration, Roll-out und Projektumsetzung10.5%
Bewertung von Migration, Roll-out und Projektumsetzung.
Integration, Nutzbarkeit und Mehrwerte7%
Bewertung von Integration, Nutzbarkeit und Mehrwerten.
Proof of Concept14%
Bewertung des Proof of Concept.

Die Zuschlagswertung erfolgt offenbar anhand der in der Bekanntmachung genannten Preiskomponenten mit insgesamt 30 % sowie Qualitätskriterien mit insgesamt 70 %; eine konkrete Rechenformel ist nicht angegeben.

KI-Hinweis: Die Angebots- und Verhandlungsphase sowie eine konkrete Bewertungsformel und detaillierte Zuschlagskriterien sind in den vorliegenden Unterlagen nicht enthalten; die Bekanntmachungsangaben wurden daher übernommen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

UCaaS-Kernfunktionen

Telefonie und Rufnummernmanagement – zentrale Verwaltung von Rufnummern und Nebenstellen.

Präsenz, Messaging und Chat – Anwesenheitsstatus, Chat, Direktnachrichten.

Audio-, Video- und Webkonferenzen – virtuelle Besprechungen für unterschiedliche Teilnehmerzahlen.

Mobile Nutzung und Softclients – Nutzung über PC-Softphones und mobile Endgeräte.

Endgeräteintegration und Provisionierung – zentrale Bereitstellung und Verwaltung von Endgeräten.

Voicemail / Unified Messaging – einheitliches Eingangsfach für Sprach- und Textnachrichten.

Contact Center, Fax- und Alarmierungsserver

Contact Center: Inbound-/Outbound-Kommunikation, skillbasiertes Routing und Warteschlangen, Omnichannel, Reporting/Aufzeichnung/Qualitätsmanagement, Self Service/Bots/Sprachdialog.

Fax-Server: zentrale Fax-Dienste und Rufnummernverwaltung, Senden/Empfangen über Clients/E-Mail/Fachanwendungen, Multi-Mandant-Fähigkeit und rollenbasierte Administration, Protokollierung und revisionsgeeignete Ablage, Hochverfügbarkeit/Wiederanlauf.

Alarmierungsserver: regelbasierte Alarmierung/Eskalation, Mehrkanalbenachrichtigung, Quittierungs-/Eskalationsketten, Anbindung an technische/klinische/organisatorische Quellsysteme, Hochverfügbarkeit und Notfallbetrieb.

Bereitstellung, Implementierung, Migration, Betrieb

Bereitstellung der UCaaS-Plattform inklusive Cloud-Dienste, Rechenzentrumsleistungen und zugehöriger Basis-Infrastrukturen.

Implementierung – Einführung in der Konzernumgebung.

Migration – Übernahme und Umzug bestehender Lösungen/Bestandsdaten.

Betrieb – laufender Produktivbetrieb inkl. Betriebsoptionen und Service Desk (24×7, SLA/Eskalation, Hochverfügbarkeit, Georedundanz, Backup/Wiederherstellung, Notfalltests, Serviceübergang).

Service- und Unterstützungsleistungen – kontinuierliche Unterstützung des laufenden Betriebs.

Multi-Mandant-Fähigkeit und Konzernfähigkeit

Skalierbarkeit für mindestens 250 organisatorisch getrennte Sana-Einheiten:

organisatorische Administration je Einheit,technische Mandantentrennung,zentrale Konzernverwaltung.

Leistungs- und Preiswarenkorb

In der Angebotsphase ist ein verbindlicher Leistungs- und Preiswarenkorb zu erstellen. Dieser dient als Grundlage für spätere Einzelabrufe im Rahmen der 60-monatigen Rahmenvereinbarung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Pflicht-Erklärungen (nicht bepunktet)

Zwingend zu erklären:

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124, 125 GWB,Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß erfüllt,keine anhängigen Insolvenz-/Liquidationsverfahren,Auskunft aus dem Wettbewerbsregister,Tarif- und Mindestlohn (1.04),Antikorruption (1.05),Russland-Sanktionen (1.06a – Art. 5k EU-VO 833/2014),EU-Sanktionen inkl. China-Listungen (1.06b) inkl. risikobasierter Prüfung der Leistungskette,Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder gleichwertiger Nachweis,Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 5 Mio. € Personen-/Sachschäden + 5 Mio. € Vermögensschäden je Versicherungsfall, Jahreshöchstleistung mind. das Doppelte.

Fehlende/unvollständige unternehmensbezogene Unterlagen können nachgefordert werden (§ 56 VgV).

Datenschutzrechtliche Mindestanforderungen (nicht bepunktet)

Über 1.07 und 1.08 ist die Erfüllung folgender Mindestvoraussetzungen zu belegen:

Datenschutzbeauftragte/r benannt und erreichbar,Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten,Vertraulichkeitsverpflichtung und regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten,AVV nach Art. 28 DSGVO möglich,Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzung und Meldeprozess bei Vorfällen,dokumentierte TOM (Zugriffs-/Berechtigungskontrolle, Verschlüsselung, Protokollierung, Mandantentrennung, Backup/Wiederherstellung, Lösch-/Rückgabekonzept),vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter inkl. Drittlandübermittlungen und Garantien,Datenminimierung, Zweckbindung, Privacy by Design/Default,Verzeichnis der Datenstandorte und administrativen Zugriffsländer.

Referenzen (40 %)

Mindestens 3, maximal 5 vollständige und wertbare Referenzen.

Leistung innerhalb der letzten 3 Jahre vor Teilnahmefrist erbracht,Lösung zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist seit mindestens 6 Monaten produktiv,je Referenz ein eigener Referenzbogen 1.14 RF-01,keine Unterschrift/Stempel des Referenzgebers erforderlich, aber Freigabe der Kontaktperson,gewertet werden die 3 punktbesten Referenzen (Mittelwertbildung).

Projektteam und Umsetzungskompetenz (20 %)

Strukturierte Angaben über den Projektfragebogen PT-01 (1.15):

rollenbezogene Qualifikationen und Erfahrungen der vorgesehenen Projektrollen,keine Lebensläufe erforderlich.

Informationssicherheit (15 %)

Über Compliancefragebogen SC-01 (1.16) mit Ja/Teilweise/Nein zu belegen:

ISMS (z. B. ISO 27001), Sicherheitsorganisation, Governance, Risikoanalysen, Notfallmanagement,technische Maßnahmen: MFA/SSO, RBAC, PAM, Verschlüsselung, Sicherheitsprotokollierung,SOC, 24×7 Monitoring, SIEM, Schwachstellen-/Patchmanagement, Penetrationstests, Incident Response,C5-Grundanforderung gemäß § 393 SGB V: Nachweis nicht mit Teilnahmeantrag, aber mit dem Erstangebot eine vollständige und prüfbare C5-Abdeckungs- und Verantwortungsmatrix, spätestens vor Produktivsetzung vollständige Nachweise.

Digitale Souveränität und Betrieb (15 %)

Über den Compliancefragebogen SC-01:

Datenhaltung ausschließlich in DE/EU,Private-Cloud/dedizierte Instanzen,Schlüsselhoheit (BYOK/HYOK),Unterauftragnehmer-Transparenz,regulatorische Kompetenz (BSIG/NIS2-Umsetzung, BSI-Grundschutz, Gesundheitswesen-Anforderungen).

Innovation und KI (10 %)

Über den Compliancefragebogen SC-01:

KI-Reifegrad und Produktivstatus,KI-Governance/Richtlinien,Datenverwendungsnachweis (kein KI-Training ohne Freigabe),Steuerbarkeit je Sana-Einheit,Integration in UCaaS/Contact Center.

Verfahrensrahmen

Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß VgV,keine Losaufteilung,nach Teilnahmewettbewerb Auswahl von 3 bis 5 Bewerbern für die Angebots- und Verhandlungsphase,anschließend Erstangebote, Verhandlungen, finale Angebote, Zuschlag (voraussichtlich 05.03.2027),kein Teilnahmeprivileg aus früherer Markterkundung/Interessenbekundung.

Referenzprojekte

3 bis 5 (gewertet werden die 3 punktbesten, vollständigen und wertbaren Referenzen) ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist (30.10.2026)Volumen: objektive Kriterien: produktiv angebundene Nutzende, Standorte, Contact-Center-Agents, Mandanten/Instanzen, Branche

Vergleichbare UCaaS-Referenzen (Telefonie, UC-Funktionen, Contact Center, ggf. Fax-/Alarmierungsserver) bei Kunden vergleichbarer Größe, mit Multi-Mandant-Fähigkeit und Konzern-Erfahrung

Lösung muss zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist seit mindestens 6 Monaten produktiv betrieben sein; pro Referenz ein eigener Bogen 1.14 RF-01; keine Unterschrift/Stempel des Referenzgebers nötig, aber Freigabe der Kontaktperson zur Überprüfung; Referenzgeber muss vor Benennung informiert werden

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 77%4–10 · 23%11+ · 1%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt

Pflicht-Eigenerklärungen und Verbots-/Sanktionserklärungen

Eignungsnachweise (Bewertete Auswahlkriterien)

Zwingende Vertraulichkeitsunterlagen

Falls zutreffend (nur bei Bewerbergemeinschaft oder Eignungsleihe)

Frage-/Klärungsmöglichkeit

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Anschrift

50357 Hürth

Ort

50357 Hürth

Kategorie

Baden-Wuerttemberg

Veröffentlicht

27. September 2026

Angebotsfrist

—

Auftraggeber-Website

www.sana.de/huerth ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

50357 Hürth

Baden-Württemberg

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Zuschlagskriterien

Leistungsumfang

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Contact Center, Fax- und Alarmierungsserver

Bereitstellung, Implementierung, Migration, Betrieb

Multi-Mandant-Fähigkeit und Konzernfähigkeit

Leistungs- und Preiswarenkorb

Eignungskriterien

Ausschlussgründe und Pflicht-Erklärungen (nicht bepunktet)

Datenschutzrechtliche Mindestanforderungen (nicht bepunktet)

Referenzen (40 %)

Projektteam und Umsetzungskompetenz (20 %)

Informationssicherheit (15 %)

Digitale Souveränität und Betrieb (15 %)

Innovation und KI (10 %)

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