Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Überlassung, Versorgung, Wartung und Service von zentralen Drucksystemen in der Hausdruckerei
Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheHeidelberg, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis (Eigenbetrieb Bau, Vermögen und Informationstechnik) sucht einen Dienstleister, der die Hausdruckerei mit zwei neuen, farbverbindlichen Produktionsdrucksystemen (ein reines Produktionssystem, eines mit umfangreicher Endverarbeitung) inklusive Steuersoftware, Software für Auftragssteuerung, Job-Tickets und Farbmanagement ausstattet.
Enthalten sind Anlieferung, Installation, Einbindung ins Netzwerk, Full-Service-Wartung, sämtliche Verbrauchsmaterialien (außer Papier) sowie Schulung der rund 250 Mitarbeitenden. Die Systeme sollen rund 1 Mio. Schwarz-Weiß- und 2 Mio. Farbseiten pro Jahr verarbeiten.
Der Vertrag läuft 48 Monate (kann einmalig um 12 Monate verlängert werden) und beginnt spätestens am 1. April 2027. Angebote müssen bis zum 3. November 2026 um 11:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR
Veröffentlichung4. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist15. Okt. 2026
Angebotsfrist3. Nov. 2026
Angebotsöffnung3. Nov. 2026
Rügefrist3. Nov. 2026
Bindefrist3. Nov. – 11. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Apr. 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Apr. 2027 – 31. März 2031
Stundensatz-Gültigkeitca. 1. Apr. 2027 – 31. März 2029
Verlängerung 1ca. 1. Apr. 2031 – 31. März 2032bis 2032
KündigungsfristDatum offenKündigung muss 3 Monate vor Vertragsende schriftlich erklärt werden.
NachprüfungsantragDatum offenNachprüfungsantrag ist binnen 15 Kalendertagen nach Eingang der Ablehnungsmitteilung möglich.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen. Einzig und allein der angebotene Gesamtpreis ist ausschlaggebend.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind eindeutig angegeben: einziges Zuschlagskriterium ist der Preis mit 100%.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜberlassung und Inbetriebnahme der Systeme
Lieferung und Bereitstellung:
Vorkonfiguration, Installation, Anlieferung der beiden Drucksysteme bis zum StellplatzAnschluss an IP-Netz und StromnetzBereitstellung während der gesamten Vertragslaufzeit (spätester Vertragsbeginn: 01.04.2027, einvernehmliche frühere Inbetriebnahme möglich)Initialer Rollout mit Transport, Einrichtung und SchulungEinweisung der Anwender und Administratoren (rund 250 Beschäftigte werden bedient)Nur Neugeräte ab Herstellungsdatum 2. Halbjahr 2025, alle Geräte von EINEM Hersteller, offiziell für EU/EWR freigegeben, geeignet für deutsches SpannungsnetzKeine Grau- oder Re-Importe außerhalb des EWRDauerhafte Kompatibilität mit Windows Server 2022 und 2025
Service, Wartung und Verbrauchsmaterial
Full-Service-Leistungen:
Full-Service-Wartung und EntstörungSämtliche Verbrauchsmaterialien außer Papier (z. B. Toner, Heftklammern ca. 60.000/Jahr, Kuverts, Etiketten, Folien)TonerkartuschenrückführungVerbrauchsmaterialien sind Bestandteil der SeitenpreiseKeine Mindestabnahme; Abrechnung über einheitliche volumenunabhängige Seitenpreise (S/W und Farbe)Optionaler pauschaler Techniker-Stundensatz für zusätzliche Dienstleistungen/Consulting (gültig 24 Monate, danach max. einmalige Erhöhung um 10 % für Restlaufzeit)
Software und Workflow
Auftragssteuerung und Farbmanagement:
Auftragssteuerung auf einem Server des Auftraggebers (zentral, keine Cloud-Anwendung, Installation auf Windows Server)Job-Ticket-Lösung über Weblink/WebshopPDF/PostScript-Workflow mit automatischer KonvertierungVorkonfigurierte Vorlagen (z. B. Broschürendruck)Anbindung an Active DirectoryFarbmanagement-System (Oris oder vergleichbar)Scan-Software (Bohrlochentfernung, Stapelbildung, Ausschießen etc.)Statistik-Export als CSVIntegration aus dem bestehenden PRISMAdirect-System oder alternativ Neukonfiguration inkl. Rollout durch den Auftragnehmer
Umweltanforderungen an die Systeme
Grenzwerte für Energie und Emissionen:
TEC-Wert Produktionssystem: ≤ 12 kWh/WocheTEC-Wert Endverarbeitungssystem: ≤ 15 kWh/WocheEmissionen: VOC ≤ 10 mg/h, Feinstaub ≤ 4 mg/h, Ozon ≤ 1,5 mg/hGeräuschemissionen: ≤ 80 dB(A) im Betrieb, ≤ 60 dB(A) im StandbyEinhaltung aller einschlägigen Normen (BSI, DIN, EN, ISO, VDE)
Vertragsende und Rückgabe
Rücknahme und Datenlöschung:
Abbau, fachgerechte Entsorgung oder Weiterverwendung nach VertragsendeDatenlöschung nach BSI-Norm inklusive Übergabe von LöschprotokollenVerlängerungsoption: einmalig um 12 Monate; Kündigung mit Frist 3 Monate vor Vertragsende, sonst stillschweigende Verlängerung maximal 3 Monate
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien (bei 'Nein' führt zum Ausschluss)
Zwingende Eigenerklärungen des Bieters:
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (oder Selbstreinigung + Vorlage bei Vergaberegisterbehörde)Keine illegale Beschäftigung (§ 21 SchwarzArbG)Keine Kartellabreden oder PreisbindungenEinhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG)Keine Geldbuße ≥ 2.500 € wegen MiLoG-Verstoß (§ 21 MiLoG)Keine ausbeuterische Kinderarbeit (ILO-Konvention 182)Verwendung der deutschen Sprache für tägliche Auftragsausführung und KorrespondenzAGB-Verzicht: ausschließliche Anwendung der AusschreibungsbedingungenBestätigung Datenschutz (DSGVO, § 53 BDSG-neu, § 6 LDSG)Anerkennung der Auftragsdatenverarbeitungs-Vereinbarung inkl. TOMsKeine Datenverarbeitung außerhalb der EUKeine Insolvenz oder Liquidation (bzw. bestätigter Insolvenzplan)
Fachliche Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)
Personal in der zuständigen Niederlassung:
Mindestens 4 Mitarbeitende im Bereich Technik/SupportMindestens 2 Mitarbeitende im Bereich Verwaltung/OrganisationPartnerstatus oder Hersteller-Autorisierungserklärung (Manufacturer's Authorization Form) für das angebotene ProduktportfolioBerufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Personenschäden: 1.000.000 € pro Schadensfall (zweifach maximiert pro Jahr)Sach- und unechte Vermögensschäden: je 1.000.000 € pro Schadensfall (zweifach maximiert pro Jahr)Echte Vermögensschäden: 200.000 € pro Schadensfall (zweifach maximiert pro Jahr)Versicherung muss während gesamter Vertragslaufzeit aufrechterhalten bleiben
Unternehmensangaben und Nachweise (Pflicht)
Vom Bieter einzureichen:
Firmenangaben (Name, Sitz, USt-IdNr., Ansprechpartner, kaufmännischer und technischer Projektleiter, Gründungsjahr, Geschäftsfelder, Auftraggeberverteilung)Registereintrag (Handels- oder Berufsregister, Register-Nr. und zuständiges Gericht; Gewerbeanmeldung als Kopie bei natürlicher Person)Mitgliedschaft BerufsgenossenschaftBörsennotierung ja/neinNationalität des wirtschaftlichen Eigentümers (entfällt bei Börsennotierung)Muttergesellschaft/Konzernverbund ja/nein (falls ja: Benennung und Verantwortlichkeiten)Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023–2025, ersatzweise 2022–2024)Durchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Geschäftsjahre (gesamt und Führungskräfte)
Referenzen
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 36 Monaten:
Inhalt: Lieferung, Implementierung sowie Wartung und Service für Drucksysteme in einer HausdruckereiEine Referenz mit Systemeinbindung in ein 100/1000 Mbit/s Ethernet-TCP/IP-NetzwerkEine Referenz von einem Kunden der öffentlichen VerwaltungAuftraggeber jeder Referenz mit mindestens 500 BeschäftigtenJe Referenz separates Formular mit Leistungsgegenstand, Beschreibung, Rolle des Unternehmens, Auftraggeberart, Rechnungswert netto, Leistungszeitraum, Ansprechpartner
Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
Regelungen zur Zusammenarbeit:
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines Bevollmächtigten, Erklärung jedes Mitglieds (Komm EU (L) Bieter)Nachunternehmer: nur nicht-kritische Aufgaben zulässig; Erklärung je Nachunternehmer (Komm EU (L) ErklNachUnt); Verpflichtungserklärung auf Verlangen (Komm EU (L) Verpflicht Andere/Unter)Bei Einsatz von Partnern: ausführliche Erläuterung zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und sozialer Kompetenz
Auf Verlangen nachzureichen
Erst bei engerer Wahl gefordert:
Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialkasse und des FinanzamtsUnbedenklichkeitsbescheinigung der BerufsgenossenschaftTestierte JahresabschlüsseVersicherungsnachweis (falls nicht bereits vorgelegt)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: in den letzten 36 Monaten abgeschlossen
Mindestens 3 Referenzen über Lieferung, Implementierung, Wartung und Service von Drucksystemen in einer Hausdruckerei
Auftraggeber mit mindestens 500 Beschäftigten; eine Referenz muss Systemeinbindung in ein 100/1000 Mbit/s Ethernet-TCP/IP-Netzwerk umfassen; eine Referenz muss von einem Kunden der öffentlichen Verwaltung stammen (Bund, Länder, Landkreise, Gemeinden, deren Körperschaften, Anstalten, Stiftungen, Regie- und Eigenbetriebe); je Referenz separates Formular mit Ansprechpartner, Rechnungswert netto, Leistungszeitraum, Rolle des Unternehmens
1 ReferenzenZeitraum: letzte 36 Monate
Referenz 1: Systemeinbindung in Netzwerk mit 100/1000 Mbit/s Ethernet TCP/IP
Auftraggeber mit mindestens 500 Beschäftigten
1 ReferenzenZeitraum: letzte 36 Monate
Referenz 2: Auftraggeber aus öffentlicher Verwaltung
Öffentliche Hand, mindestens 500 Beschäftigte
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 75%4–10 · 24%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Technische und konzeptionelle Anlagen
Formale und organisatorische Punkte
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Auftraggeber
Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
69115 Heidelberg
Ort
69115 Heidelberg
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Auftragsvolumen
340.000 €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.rhein-neckar-kreis.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
69115 Heidelberg
Baden-Württemberg
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