Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Universitätsklinikum Freiburg vergibt im offenen Verfahren die komplette Abrechnung seiner wahl- und privatärztlichen Leistungen für 29 Fachabteilungen an einen externen Dienstleister – aufgeteilt in 7 Lose (Neurozentrum, Universitäts-Herzzentrum, HNO/Dermatologie, Operative Fächer, MKG-Chirurgie, Kinder-/Jugend-/Frauenmedizin, Innere Medizin). Das Gesamtliquidationsvolumen lag 2025 bei rund 32 Mio. EUR.
Bieter müssen für jedes Los, das sie bedienen wollen, ein Angebot mit prozentualen Vergütungssätzen abgeben (rein für Abrechnung oder inkl. Forderungsmanagement). Verlangt werden u. a. Nachweise zu Referenzen an Unikliniken/Großkliniken (≥900 Betten), qualifiziertes Personal mit GOÄ-Erfahrung, ein Service- und Personalkonzept, Datenschutz- und IT-Sicherheitsnachweise sowie der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2028; der Auftraggeber kann zwei Mal um je ein Jahr verlängern. Angebote sind bis zum 21.09.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal Baden-Württemberg einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Angebotspreis60%
Bewertung auf Basis des angebotenen Vergütungssatzes (Festpreis). Maximal 600 Punkte für das günstigste Angebot.
- Servicekonzept25%
Schriftliches Konzept zu Controllingmaßnahmen, digitaler Informationsbereitstellung (Managementkennzahlen) und Kommunikationswegen bei fehlenden medizinischen Informationen. Maximal 200 Punkte, Bewertung über Notenskala 1-4 (Max. 14 Punkte je Ausprägung).
- Personal- und Durchführungskonzept15%
Schriftliches Konzept zu Schulungskonzept und standardisiertem Vorgehen bei Inbetriebnahme. Maximal 200 Punkte, Bewertung über Notenskala 1-4 (Max. 10 Punkte je Ausprägung).
Angebotspreis: Punkte = (geringster Vergütungssatz / eigener Vergütungssatz) * losspezifische Maximalpunktzahl (600 Punkte). Konzepte: Notenskala 1-4, Note 1 = 100%, Note 2 = 75%, Note 3 = 50%, Note 4 = 25% der jeweiligen Maximalpunktzahl.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Abrechnung wahl- und privatärztlicher Leistungen
Der Auftragnehmer übernimmt für die ihm zugewiesenen Fachabteilungen die vollständige Abrechnung wahlärztlicher Leistungen (vollstationär, stationsäquivalent, tages- und teilstationär, vor- und nachstationär) sowie ambulant-privatärztlicher Leistungen nach GOÄ/BG-GOÄ. Dazu gehören das Erfassen und Auswerten abrechnungsrelevanter Daten, die Erstellung und der Versand von Rechnungen inkl. EPC-QR-Code sowie der gesamte Schriftverkehr mit Patienten, Versicherungen, Beihilfestellen und ggf. internationalen Stellen. Eilbedürftige Vorgänge (insbesondere internationale Patienten) sind unverzüglich zu bearbeiten; im Übrigen gilt eine Bearbeitungsfrist von 14 Kalendertagen nach Eingang der Unterlagen.
Vier mögliche Datenübermittlungswege
Die Leistung wird in vier Übermittlungsvarianten angeboten und vom Bieter je nach Situation kalkuliert:
Die Preise sind je Variante getrennt für ambulante und stationäre Leistungen anzugeben.
Zahlungsverkehr und Reporting
Der Auftragnehmer überwacht die Zahlungseingänge auf einem separaten Bankkonto des Klinikums und übermittelt monatlich bis zum 5. Kalendertag des Folgemonats eine Aufstellung aller Zahlungseingänge sowie die Buchungsschnittstellen. Zum monatlichen Reporting gehören Rechnungsausgangs- und Zahlungseingangslisten, Offene-Posten-Listen, Rückstandsreports, Storno-/Niederschlagungslisten sowie Auswertungen je Fachabteilung und Arzt. Quartalsweise werden Abschreibungslisten und Abrechnungsqualitätsberichte erstellt, halbjährlich ein Benchmarking durchgeführt.
Optionales Forderungsmanagement
Als zusätzliche Leistung (mit höherem Vergütungssatz) übernimmt der Auftragnehmer das Forderungsmanagement: Mahnverfahren bis zur 2. Mahnstufe mit Fristen von je 30 Tagen (Mahnkosten trägt der Auftragnehmer) sowie Ratenzahlungsvereinbarungen. Portokosten für den Rechnungsversand sind in allen Varianten enthalten.
Beratung, Schulung und Service
Der Auftragnehmer bietet mindestens jährlich Schulungen am Klinikum an, schult bei Änderungen der GOÄ, führt Schulungen je Fachbereich durch und berät prozessual/organisatorisch (inkl. Hinweise auf Erlöspotenziale und Abrechnungsrisiken). Pflicht ist ferner der Betrieb einer telefonischen Hotline für Abrechnungsfragen, eines Kundenportals für Rechnungskopien/Korrespondenz sowie die Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (außer gesetzl. Feiertage).
Datenschutz, IT-Sicherheit und Notfallkonzept
Die Verarbeitung der sensiblen Patientendaten erfolgt ausschließlich im EU-Raum (auch beim Einsatz von KI). Es gelten die Anforderungen aus Art. 32 DSGVO und § 8a BSIG (TOMs), bei Cloud-Nutzung zusätzlich C5-Testat gem. § 393 SGB V. Sicherheitsvorfälle sind innerhalb von 24 Stunden zu melden. Für Mobile/Homeoffice ist Multifaktor-Authentifizierung erforderlich. Der Auftragnehmer muss ein Havarie- und Notfallkonzept vorhalten (Abrechnung muss auch bei Personal- oder EDV-Ausfall sichergestellt sein).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis des Gesamtumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre (2023–2025) für vergleichbare Leistungen. Zusätzlich Angabe der durchschnittlich jährlich abgerechneten Fälle (ambulant/stationär) sowie der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl in Vollzeitäquivalenten. Es darf kein Insolvenzverfahren anhängig sein; Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge müssen ordnungsgemäß entrichtet werden; Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft ist nachzuweisen.
Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach § 123 / § 124 GWB (keine schweren Verfehlungen, keine Verurteilungen mit Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze in den letzten 2 Jahren). Nachweis über VVB 124_LD; Russland-Sanktions-Eigenerklärung erforderlich; Verpflichtungserklärung Mindestentgelt (LTMG Baden-Württemberg).
Fachliche Eignung – Personal und Qualifikation
Mindestens eine/r hauptverantwortliche/r Mitarbeiter/in je Fachbereich mit:
Weitere Mitarbeiter: mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in GOÄ-Abrechnung. Jährliche Fortbildung zu gesetzlichen Änderungen. Mindestens eine/r Jurist/in für Medizinrecht/Abrechnungsfragen (feste Anstellung oder Kooperationsvertrag). Pro hauptverantwortliche/n MA dürfen maximal 4 Fachbereiche betreut werden. Alle Mitarbeiter/innen müssen Deutsch in Wort und Schrift beherrschen; Englisch ist für internationale Korrespondenz erforderlich.
Fachliche Eignung – Referenzen und Erfahrung
Mindestens 3 Jahre Erfahrung mit Bearbeitung und Abrechnung an Universitätskliniken oder Großkliniken mit ≥ 900 Betten. Mindestens 2 Pflichtreferenzen je Los aus solchen Häusern (in den letzten 3 Jahren erbracht). Je nach Los zusätzlich Nachweis der Abrechnung bestimmter Fachabteilungen (siehe reference_projects). Innerhalb der letzten 12 Monate müssen mindestens 3 abrechnungsbezogene Schulungen bei Kunden nachgewiesen werden.
Versicherungen (Deckungssummen je Los)
Nachweis einer Betriebs-, Vermögensschadens- und Cyber-Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall:
| Los | Betriebs-Haftpflicht | Vermögensschaden-Haftpflicht | Cyber-Haftpflicht |
|-----|---|---|---|
| 1 Neurozentrum | 3 Mio. EUR | 5 Mio. EUR | 3 Mio. EUR |
| 2 Herzzentrum | 5 Mio. EUR | 10 Mio. EUR | 5 Mio. EUR |
| 3 HNO/Dermatologie | 3 Mio. EUR | 5 Mio. EUR | 3 Mio. EUR |
| 4 Operative Fächer | 5 Mio. EUR | 10 Mio. EUR | 5 Mio. EUR |
| 5 MKG-Chirurgie | 1 Mio. EUR | 5 Mio. EUR | 3 Mio. EUR |
| 6 Kinder-/Jugend-/Frauenmedizin | 3 Mio. EUR | 5 Mio. EUR | 3 Mio. EUR |
| 7 Innere Medizin | 5 Mio. EUR | 10 Mio. EUR | 5 Mio. EUR |
IT-Sicherheit und Datenschutz
Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags (Anlage 5). Nachweis der technisch-organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO und § 8a BSIG (Anlage 6, Pflichtkriterien 'Ja'). Datenverarbeitung und -speicherung ausschließlich im EU-Raum (inkl. KI-Nutzung). Bei Cloud-Nutzung: C5-Testat gem. § 393 SGB V. Multifaktor-Authentifizierung für Mobile/Homeoffice. Sicherheitsvorfälle sind innerhalb 24 Stunden zu melden. Schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter auf Datengeheimnis; bei Zugriff auf Patientendaten Schweigepflicht nach § 203 StGB.
Sprach- und Notfallanforderungen
Mitarbeiter/innen müssen fließend Deutsch in Wort und Schrift beherrschen. Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (außer gesetzlichen Feiertagen). Havarie- und Notfallkonzept zur Sicherstellung der Abrechnung bei Personal- und EDV-Ausfällen ist verpflichtend vorzuhalten und im Angebot zu erklären.
Sonstige organisatorische Anforderungen
Offenlegung aller Subunternehmer mit Datenzugriff (IT, Rechenzentren, Cloud) inkl. Verarbeitungsort und TOMs-Verpflichtung. Bei Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder benannt werden und die Eignung gemeinsam erfüllt sein. Eignungsleihe nach § 47 VgV ist zulässig (unterstützendes Unternehmen und erfüllte Anforderungen benennen). Während der Vertragslaufzeit sind alle erforderlichen Berechtigungsnachweise durchgehend aufrechtzuerhalten.
Mindestens 2 Pflichtreferenzen je Los über vergleichbare Abrechnungsleistungen (Privatliquidation) aus deutschen Universitätskliniken oder Großkliniken mit mindestens 900 Betten; je nach Los zusätzlich Nachweis über mehrjährige Abrechnungserfahrung in bestimmten Fachabteilungen; Referenzen müssen in den letzten 3 Jahren erbracht worden sein
Referenzkund*innen aus Unikliniken oder Großkliniken ≥900 Betten; Nachweis über Anlage 3 inkl. Datenblätter; zusätzlich los-spezifische Fachabteilungsreferenzen (siehe Anlage 3)
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 2 von 3 Fachabteilungen: Neurochirurgie, Transfusionsmedizin/Gentherapie, Interdisziplinäres Schmerzzentrum
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 2 von 3 Fachabteilungen: Kardiologie/Angiologie, Herz-/Thorax-/Gefäßchirurgie, Angeborene Herzfehler
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 1 von 2 Fachabteilungen: HNO, Dermatologie
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 3 von 5 Fachabteilungen: Allgemein-/Viszeralchirurgie, Plastische/Handchirurgie, Orthopädie/Unfallchirurgie, Urologie, Interventionelle Radiologie
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 1 Fachabteilung: MKG-Chirurgie
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 3 von 5 Fachabteilungen: Allgemeine Kinder-/Jugendmedizin, Pädiatrische Hämatologie/Onkologie, Neuropädiatrie, Frauenheilkunde, Psychiatrie/Kinder/Jugend
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen
Pflichtreferenzen aus Uniklinik/Großklinik ≥900 Betten; davon zwingend für 7 von 10 Fachabteilungen: Hämatologie/Onkologie/Stammzelltransplantation, Gastroenterologie/Hepatologie/Endokrinologie, Nephrologie, Pneumologie, Palliativmedizin, Rheumatologie/Immunologie, Intensivtherapie, Notfallzentrum, Immundefizienz, Bewegungs-/Arbeitsmedizin
Anlage 3, Datenblatt Referenzen Fachabteilungen