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Ausschreibungen Saarland

Universitätsklinikum des Saarlandes - SAP S/4HANA Transformation

Universitätsklinikum des Saarlandes | Ax Vergaberecht | Vergabekammern des Saarlandes beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Homburg, SaarlandVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) in Homburg sucht einen Dienstleister für die Transformation seines bestehenden SAP-ECC-Systems auf SAP S/4HANA (Greenfield-Ansatz, Clean-Core-Prinzip). Das Projekt umfasst die Module Finanzen (FI/FI-AA), Controlling (CO), Materialwirtschaft (MM-IM, MM-PUR), Instandhaltung (PM) und Vertrieb (SD). Die Leistung wird nach der SAP-Activate-Methodik erbracht (Discover → Prepare → Explore → Realize → Deploy → Run) und soll bis zum Jahreswechsel 2027/28 produktiv gehen.

Angebotsfrist: 28.08.2026, 12:00 Uhr MESZ (elektronisch über das Deutsche Vergabeportal).

Bieter müssen Preisblatt, drei Projektumsetzungskonzepte (Migration, Test, Schulung – je max. 10 Seiten PDF), ein detailliertes Personalkonzept (Projektleiter + 5 Teilprojektleiter), diverse Eigenerklärungen (Haftpflicht, Ausschlussgründe, Russland-Bezug, Tariftreue, ISO 27001) sowie Referenzen einreichen. Preisobergrenze: 3.825.000 € brutto (Ausschlusskriterium).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 11. September 2026
Termin / FristJUL2026 OKT JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR
Veröffentlichung28. Juli 2026
Bieterfragen-Fristca. 18. Aug. 2026
Nachreichungsfrist für zusätzliche Informationen21. Aug. 2026
Angebotsfrist28. Aug. 2026
Angebotsöffnung28. Aug. 2026
Bindefristca. 28. Aug. – 28. Sep. 2026
Prüfung, Aufklärung, Wertung29. Aug. – 5. Sep. 2026
Vergabevorschlag6. Sep. 2026
Beschlussfassung7. Sep. 2026
Vorinformation8. Sep. 2026
Vertragsbeginnca. 14. Sep. 2026
Vertragslaufzeitca. 14. Sep. 2026 – 13. Sep. 2029bis 2029
Projektumsetzungszeitraum14. Sep. 2026 – 1. Jan. 2028
Zuschlag19. Sep. 2026
Wartefrist nach § 134 GWB (elektronisch)ca. 19. Sep. – 29. Sep. 2026
Wartefrist nach § 134 GWB (postalisch)ca. 19. Sep. – 4. Okt. 2026
Vergabebekanntmachung nach Zuschlagca. 19. Sep. – 19. Okt. 2026
Aufbewahrungsfrist Vergabeakteca. 19. Sep. 2026 – 26. Sep. 2029bis 2029
Vertragsurkunde20. Sep. – 26. Sep. 2026
Phase Run (Hypercare)ca. 1. Jan. – 1. Apr. 2028
Go-Live1. Jan. 2028
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität18 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis40%

    Wertungsgesamtpreis brutto inkl. optionale Leistungen. Angebote über 3.825.000,00 € brutto werden ausgeschlossen. Niedrigster Preis erhält 400 Wertungspunkte, übrige nach Formel in Relation.

  • Qualität des Projektumsetzungskonzepts Migrationskonzept15%

    Konzeptionelle Ausführungen zur Migration, max. 10 DIN A4-Seiten. Bewertung auf Punkteskala 0-10, multipliziert mit Gewichtungsfaktor 15 = max. 150 Wertungspunkte.

  • Qualität des Projektumsetzungskonzepts Testkonzept15%

    Konzeptionelle Ausführungen zum Testkonzept (Testsystemlandschaft, Testplanung, Testautomatisierung, Migrations- und Schnittstellentests, HV-Redundanztests), max. 10 DIN A4-Seiten. Bewertung 0-10 × 15 = max. 150 Wertungspunkte.

  • Qualität des Projektumsetzungskonzepts Schulungskonzept15%

    Konzeptionelle Ausführungen zum Schulungskonzept (Lernbedarfe, Schulungsart/Durchführung, Test- und Demodaten, Schulungsunterlagen und -zeitpläne), max. 10 DIN A4-Seiten. Bewertung 0-10 × 15 = max. 150 Wertungspunkte.

  • Qualität des Personalkonzepts15%

    Bewertung von Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters, der Teilprojektleiter (FI/CO, MM, PM, EWM, Technologie/Basis), des übrigen Projektteams sowie der Personalorganisation. Gesamtgewichtung 15%.

Preis: Niedrigster Preis erhält 400 Wertungspunkte (40% × 1000). Übrige Bieter werden nach Formel in Relation zum günstigsten Preis gesetzt. Konzepte: Erreichte Punktzahl (0-10) × Gewichtungsfaktor 15 = max. 150 Wertungspunkte. Personalkonzept: Erreichte Punktzahl (0-10) × Gewichtungsfaktor 15 = max. 150 Wertungspunkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind aus Anlage 4 (Zuschlagskriterien_v2) und den Bieterfragen vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Transformationsansatz und Methodik

Greenfield-Implementierung: vollständiger Neuaufbau auf SAP S/4HANA (nicht Brownfield/Migration im engeren Sinne)Clean-Core-Prinzip: strikte Orientierung am SAP-Standard und SAP Best PracticesMethodik: SAP Activate mit den Phasen Discover → Prepare → Explore → Realize → Deploy → RunVorgehensweise: Fit-to-Standard-Workshops, Customizing nur im notwendigen Umfang, enge Zusammenarbeit mit UKS-Fachbereichen gemäß RACI-MatrixProjektsprache und Dokumentation: deutsch; Bereitschaft zu Vor-Ort-Einsätzen am UKS HomburgArchitektur: SAP On-Premise im eigenen Rechenzentrum des UKS, 3-Systemlandschaft (DEV / QS / PROD)

Zielsystem und betroffene SAP-Module

Im Projektumfang der S/4HANA-Einführung:

Finanzen (FI) inkl. FI-AA (Anlagenbuchhaltung): Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Zahlungsverkehr, Steuermeldung, Intercompany, Belegerfassung, Periodenabschluss, SAP-Fiori-AppsControlling (CO): Kostenstellen, Profitcenter, Leistungsarten, ILV, Planung, Accruals ManagementAnlagenbuchhaltung (FI-AA): Anlagenzugang/-abgang, Abschreibungen, BewertungspläneMaterialwirtschaft (MM-IM): Lagerverwaltung, Bestandsführung, EWM-Funktionalitäten (Arbeitsplätze, Lagerplätze, Kommissionierung)Beschaffung (MM-PUR): BANF, Bestellwesen, Verträge (Mengen-/Wertkontrakte), Lieferantenmanagement, Einkaufsinfosätze, Wareneingang (über TANGRO)Instandhaltung (PM): Technische Plätze, Equipments, Wartungspläne, geplante/ungeplante Maßnahmen, Einsatzplanung, MedizinproduktebuchVertrieb (SD): Verkauf ab Lager, Dienstleistungen, Auslieferungen, Fakturen, Gutschriften – basierend auf SAP-Standard statt EigenentwicklungStammdaten (MDM): ca. 230.000 Materialstämme, Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren), Dublettenbereinigung, CVIReporting/Analytics: S/4HANA Embedded Analytics (Fiori), SAP Analytics Cloud (SAC)WRICEFs: Workflows, Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Formulare – 100 Tage Kontingent für externe Unterstützung

Add-ons, Schnittstellen und Integration

Bestehende Add-ons (Beibehaltung/Prüfung):

TANGRO (MM, Wareneingang) – Beibehaltung, kritische PrüfungCLASSIFIER (FI, Rechnungseingang) – Beibehaltung, kritische PrüfungBELOSYS (MM, Materialstamm) – Beibehaltung, kritische PrüfungENVENTA (FI, Kontoauszugsbearbeitung) – Prüfung auf SAP-Standard-Alternative

Schnittstellen (Übernahme/Neu):

IS-H Interimslösung: SAP ECC ↔ S/4HANA, temporär bis neues KIS (~2028)SAP IKLL (Krankenhauslogistik): S/4HANA ↔ IKLL, ParallelprojektHCM-Carve-Out: SAP ECC → eigenes System (nicht im Projektumfang)SANA/EK-UNICO: Konditionssätze Einkauf → S/4HANAELEKTROMANAGER: Geräteprüfung Instandhaltung → S/4HANAApotheke-Systeme (AXON, BAXTER, MEONA, ZENZY): Anbindung an SAP IKLLCSV-Schnittstellen: ILV-Verrechnungen (Wäscherei, Labore etc.) → S/4HANAASSYST (ITSM → S/4HANA): Ablösung durch SAP BUILD o.ä. prüfen

Migrationskonzept

Konzept zur Überführung der bestehenden SAP-ECC-Systeme und -Prozesse in SAP S/4HANAOrientierung an den SAP-Activate-Phasen (Kapitel 4 des Lastenhefts)In der Explore-Phase zu definieren und in der Realize-Phase umzusetzenVarianten: Standard, Erweiterung, Integration, Add-OnErkenntnisse aus dem Vorprojekt (siehe Anlage 16 – Neutralisierte Abschlusspräsentation) zu berücksichtigenArchivierungskonzept ist ausdrücklich NICHT Bestandteil der Ausschreibung

Testkonzept

Aufbau einer Testsystemlandschaft (DEV/QS/PROD)Testplanung, Testdurchführung und TestautomatisierungMigrations- und SchnittstellentestsHV-Redundanztests: Test der SAP-HANA-Replikation zwischen zwei separaten Datenbanken auf separaten VMs; Simulation Ausfall primärer DB-Server (sekundärer übernimmt transparent) und Ausfall sekundärer DB-Server (primärer läuft unverändert weiter); Test vor Freigabe des Produktivsystems an die AnwenderNetzwerkredundanz liegt in der Zuständigkeit des Auftraggebers

Schulungskonzept

Ermittlung von LernbedarfenKonzeption und Durchführung von Schulungen (Key-User und End-User)Erstellung von Test- und Demodaten mit Praxisbezug (Anwendung und Fiori-Handhabung)Bereitstellung von Schulungsunterlagen und -zeitplänen

Kritische Aufgaben durch den Bieter selbst

Folgende kritische Aufgaben müssen direkt vom Bieter oder – bei Bietergemeinschaft – von einem Mitglied erbracht werden (keine Vergabe an Subunternehmer):

Fachliche GesamtverantwortungProjektleitung AuftragnehmerMigrationsstrategieTestmanagementProduktivsetzungQualitätsmanagement Gesamtprojekt

Nicht im Projektumfang

Neues Krankenhausinformationssystem (KIS, ersetzt IS-H/i.s.h.med) – wird parallel ausgeschriebenHCM-Carve-Out in eigenes SAP-System (Brownfield auf H4S4)SAP Datasphere (Nachfolger BW on HANA) – separates ProjektSAP IKLL (Krankenhauslogistik, Apotheke) – separates ParallelprojektKonsignationsabwicklung (Implantate) – über SAP IKLLApotheke-spezifische Funktionen (ABDA, MSV3 etc.) – über SAP IKLL

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich IT-/SAP-Prozessberatung, Transformation und Organisationsentwicklung in den Geschäftsjahren 2023–2025: mindestens 7.650.000 € (entspricht 2-fachem Auftragswert)Eigenerklärung erforderlich (Anlage 3)

Berufshaftpflichtversicherung

Deckungssummen (jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr):

Personenschäden: ≥ 10.000.000 €Sach- und Vermögensschäden: ≥ 5.000.000 €IT-Schäden (z.B. Schäden aus unberechtigtem Zugriff auf IT-Systeme): ≥ 5.000.000 €

Versicherer muss EU/EWR-Zulassung haben; durchgängige Aufrechterhaltung während der Vertragslaufzeit; Eigenerklärung oder Nachweis erforderlich.

Referenzen

Es sind drei Referenztypen nachzuweisen:

a) Mind. 1 Referenzprojekt Strategie/Konzeption einer SAP S/4HANA-Transformation oder laufendes Konzeptionsprojekt (DACH-Region)b) Mind. 1 abgeschlossenes Greenfield-Implementierungsprojekt bei öffentlichen Auftraggebern mit > 500 Beschäftigten und ≥ 1.500 Projekttagen (DACH-Region)c) Mind. 1 zusätzliche Referenz für S/4HANA-Migration bei Universitätsklinikum/Maximalversorger (Deutschland; DACH-Ausland erfüllt ebenfalls); UKS selbst darf nicht Referenzgeber seinZeitraum: 01.01.2020 bis Ablauf der AngebotsfristProjekte dürfen für (a) und (b) gleichzeitig angegeben werden, sofern sie die Kriterien additiv erfüllen; (c) darf nicht identisch mit (a) oder (b) seinPflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift und Ansprechpartner (E-Mail/Telefon), DACH ja/nein, Mitarbeiterzahl, Greenfield ja/nein, abgeschlossen ja/nein, Projektbeschreibung, Betriebsszenario, Module, Vorgehensweise, Zeitraum, Volumen, ProjekttagePräqualifizierungssysteme sind als (Teil-)Nachweis zulässig

Personelle Leistungsfähigkeit – Projektleiter und Teilprojektleiter

Projektleiter: mind. 6 Jahre Berufserfahrung in Projektleitung von SAP-Projekten; Erfahrung in SAP S/4HANA-Transformation (Greenfield und/oder Implementierung); nachgewiesene Greenfield-Implementierung; mind. 1 Referenz mit begleiteter SAP-Activate-Phase Discover/Prepare/Explore bei öffentlichen AuftraggebernTeilprojektleiter (FI/CO, MM, PM, EWM, Technologie/Basis): mind. 3 Jahre Berufserfahrung in Teilprojektleitung von SAP-Projekten plus Erfahrung in SAP-Modulberatung; SAP-S/4HANA-Projekt im öffentlichen Bereich begleitet; mind. 1 persönliche Referenz (max. 3) als TPL in S/4HANA-Transformation bei öffentlichen AuftraggebernÜbriges Projektteam: Berufsausbildung und Fort-/Weiterbildungsmaßnahmen nachzuweisen; max. 3 Referenzen pro PersonFür jedes Mitglied des Projektteams sind persönliche Referenzen (max. 5 pro Person) mit Kunde, Ziel/Umfang, Aufgaben, Rolle, Teamgröße und Ansprechpartner anzugeben

Qualitätssicherung / Informationssicherheit

Gültige Zertifizierung nach ISO 27001 oder gleichwertiges Informationssicherheitssystem (Gleichwertigkeit ist zu belegen)Nachweis oder Eigenerklärung erforderlich (Anlage 3)

Rechtliche Eignung und Ausschlussgründe

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (Anlage 7)Eigenerklärung Bezug Russland (Anlage 8 / D) gemäß Verordnung (EU) 2022/576Erklärung zu § 19 MiLoG, § 98c AufenthG, § 21 AEntG, § 22 LkSG, § 21 SchwarzArbGTariftreueerklärung 2025 (Anlage 13)Bei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung mit dem Bieter; Verpflichtungserklärung (Anlage 11) und ggf. Ausschlussgründe-Erklärung des EignungsleihersBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung erforderlich

Sonstige organisatorische Anforderungen

Angabe der durchschnittlichen jährlichen Belegschaft 2023–2025 in FTE, aufgeschlüsselt nach Gesamt / DACH / Kundenbetreuung / Service vor OrtBei Bietergemeinschaften: Benennung aller Mitglieder und eines bevollmächtigten Vertreters (Anlage 10)Keine Änderungen an Vergabeunterlagen, keine NebenangeboteDatenschutzrechtliche Anforderungen gemäß AVV (Anlage 14): Benennung Datenschutzbeauftragter, weisungsberechtigter Personen, technische/organisatorische Maßnahmen (TOM); Leistungserbringung in DE/EU/EWR; Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Fernmeldegeheimnis (§ 3 TDDDG), Berufsgeheimnis (§ 203 StGB)
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: 01.01.2020 bis Ablauf der AngebotsfristVolumen: nicht spezifiziert

Referenz a) – Strategie & Konzeption einer SAP S/4HANA-Transformation oder laufendes S/4HANA-Konzeptionsprojekt (DACH-Region)

Projektbezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift und Ansprechpartner (E-Mail/Telefon), DACH ja/nein, Mitarbeiterzahl Auftraggeber, Greenfield ja/nein, abgeschlossen ja/nein, Projektbeschreibung, Betriebsszenario (Cloud/On-Premise), eingesetzte SAP-Module, Vorgehensweise, Projektzeitraum, -volumen (EUR), -umfang (Projekttage)

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: 01.01.2020 bis Ablauf der AngebotsfristVolumen: Leistungsumfang ≥ 1.500 Projekttage

Referenz b) – Abgeschlossene SAP S/4HANA Greenfield-Implementierung bei einem öffentlichen Auftraggeber mit > 500 Beschäftigten

DACH-Region; Nachweis wie unter a); abgeschlossenes Projekt erforderlich

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: 01.01.2020 bis Ablauf der AngebotsfristVolumen: nicht spezifiziert

Referenz c) – Unterstützung bei Migration zu SAP S/4HANA bei Universitätsklinikum oder Maximalversorger in Deutschland (DACH-Ausland erfüllt ebenfalls)

Universitätsklinikum des Saarlandes darf NICHT als Referenzgeber angegeben werden; Nachweis wie unter a)

mindestens 1 (max. 5) ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Persönliche Referenzen Projektleiter – SAP S/4HANA-Transformation

Greenfield-Transformation/Implementierung, Customizing oder Go-Live-/Hypercare-Betreuung bei öffentlichen Auftraggebern; Kundenname, Projektziel/-umfang, eigene Aufgaben, Rolle, Teamgröße, Ansprechpartner

mindestens 1 (max. 3 pro Person) ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Persönliche Referenzen Teilprojektleiter (FI/CO, MM, PM, EWM, Technologie/Basis) – SAP S/4HANA-Transformation

Greenfield-Transformation/Implementierung, Customizing oder Go-Live-/Hypercare-Betreuung bei öffentlichen Auftraggebern

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 64%4–10 · 28%11+ · 8%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise
Fachliche Konzepte
Referenzen

Verlauf dieser Vergabe

5 Bekanntmachungen
  1. 09.11.2026Vergabebekanntmachung
  2. 25.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 04.09.2026 → 11.09.2026
    • Frist für Fragen: 21.08.2026 → 04.09.2026
  3. 20.08.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 28.08.2026 → 04.09.2026
  4. 18.08.2026Ausschreibung
  5. 28.07.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Universitätsklinikum des Saarlandes | Ax Vergaberecht | Vergabekammern des Saarlandes beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
66424 Homburg
Ort
66424 Homburg
Kategorie
Saarland
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.uniklinikum-saarland.de/de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
66424 Homburg
Saarland

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