Unterstützung und Betrieb der zentralen Wissensmanagementdatenbank für SAP, IT und Prozesse (SIP)

Die Leistung umfasst insgesamt 1.120 Stunden für die sieben Arbeitspakete im Leistungszeitraum vom 1. August 2027 bis 31. Juli 2029. Sämtliche Leistungen werden ausschließlich remote erbracht. Reisekosten und Spesen sind nicht vorgesehen. Eine monatsgenaue Übersicht der Leistungserbringung ist vorgesehen; abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand.

Technischer Support für den Betrieb der SharePoint-basierten Plattform sowie Beobachtung der Auswirkungen regelmäßiger SharePoint-Online-Aktualisierungen auf über den SharePoint-Standard hinausgehende Anwendungen. Betroffene Lösungen werden angepasst, damit ein reibungsloser Betrieb gewährleistet bleibt. Änderungen werden bedarfsgerecht durchgeführt, insbesondere ein Upgrade der PNP Modern Search. Vor Änderungen wird der Auftraggeber über mögliche Auswirkungen informiert und es werden geeignete Anpassungsvorschläge vorbereitet.

Zu berücksichtigen sind insbesondere PNP Modern Search, ein automatisiertes Inhaltsverzeichnis, die Breadcrumb-Navigation, ein Redakteurs-Dashboard, ein selbst programmierter Chatbot und Power-Automate-Prozesse.

Die Anforderungen der Fraunhofer-Mitarbeitenden werden nutzer- und bedarfsorientiert analysiert. Auf Grundlage der 13 Aufgabenbereiche entsteht ein Konzept zur Umstrukturierung des SAP-Bereichs, das sich an der bereits im IT-Bereich angewandten Logik orientiert. Anschließend werden ein einheitliches Erscheinungsbild für das gesamte SIP sowie die technische und operative Umsetzung begleitet.

Der Dienstleister berät und unterstützt bei Nutzung und Anleitung von SharePoint-Erweiterungen und anderen Werkzeugen, erstellt Schulungsmaterialien, schult die Wissensmanagement-Expertinnen und -Experten sowie die Redakteurinnen und Redakteure und bereitet die Materialien zur Weitergabe an weitere Mitarbeitende auf. Die kommunikative Begleitung der Neuorientierung wird konzeptionell und strategisch unterstützt.

Der Prozesse-Bereich wird hinsichtlich seiner Nutzerfreundlichkeit bewertet. Auf dieser Grundlage wird ein Optimierungskonzept entwickelt und bei der Umsetzung umfassend unterstützt. Die kommunikative Begleitung der Veränderungen gehört ebenfalls zum Leistungsumfang.

Interne Wissensquellen werden identifiziert und daraufhin bewertet, in welchem Umfang ihr Wissen in das SIP konsolidiert werden kann. Geprüft wird, ob das Wissen vollständig übernommen oder alternativ an die KI-gestützte Suche und die PNP Modern Search angebunden werden kann. Der gewählte Ansatz wird operativ umgesetzt. Ziel ist eine weitestgehende zentrale Wissensbasis für SAP, IT und Prozesse.

Für die Mitarbeitenden wird der Nutzen der Anbindung institutseigener SharePoint-Seiten beziehungsweise Plattformen dargestellt. Anschließend werden die technische Machbarkeit sowie verschiedene Anbindungsmethoden mit ihren Vor- und Nachteilen bewertet. Bei der Umsetzung der ausgewählten Methode wird sowohl technisch als auch operativ unterstützt.

Bestehende Power-Automate-Prozesse werden bewertet und weitere automatisierbare Prozesse werden identifiziert und gegebenenfalls umgesetzt. Dabei werden möglichst KI-gestützte Werkzeuge und Ansätze berücksichtigt und Vorschläge zur KI-Optimierung entwickelt.

Für Analytics und Mitbestimmungsbelange werden die Anforderungen geklärt. Eine automatisierte Reporting-Lösung mit Klick- und Aufrufszahlen sowie visueller Darstellung wird entwickelt. Außerdem werden Schnittstellen zwischen SharePoint, Teams, Outlook und ähnlichen Anwendungen bewertet und nutzerfreundlich umgesetzt.

Optimierungspotenziale werden identifiziert und in Form von Weiterentwicklungsvorschlägen bearbeitet. Neue Funktionen und Anwendungen werden technisch und konzeptionell umgesetzt. Der Auftraggeber wird über voraussichtliche Auswirkungen anstehender Änderungen in SharePoint Online oder angrenzenden Technologien informiert. Die Entwicklung geeigneter Vorschläge zur Weiterentwicklung erfolgt proaktiv.

Das eingesetzte Personal muss Erfahrung mit SharePoint Online und der Integration in das Microsoft-Ökosystem, mit Microsoft Copilot und Microsoft Power Platform sowie mit Adoption und Change Management bei Veränderungen einer M365-basierten Lösung nachweisen. Für die vorgesehenen Personen sind individuelle Kompetenzen und Erfahrungen darzustellen; der Lebenslauf der eingesetzten Beraterin oder des eingesetzten Beraters ist einzureichen. Eine namentlich benannte Vertretung ist nur nach Rücksprache mit dem Auftraggeber und in absoluten Ausnahmefällen zulässig.

Die deutschsprachige Betreuung muss durch Muttersprache Deutsch oder mindestens Sprachniveau C1 sichergestellt sein; dies ist in einem Antwortfeld der Vergabeplattform zu erklären. Gefordert sind außerdem zwei einschlägige Referenzen zu Kunden im öffentlichen Sektor, wobei Erfahrung im Forschungsbereich als Idealfall gilt.

Eine Microsoft-Partnerschaft sowie aktuelle Nachweise für die Designation Modern Work, die Spezialisierung Adoption and Change Management und die Spezialisierung Microsoft Copilot sind vorzulegen. Zusätzlich wird Erfahrung mit agilem Projektmanagement verlangt. Mindestens eine eingesetzte Person muss ein anerkanntes Projektmanagementzertifikat nach IPMA, PMI oder Scrum besitzen.

Es sind zwei abgeschlossene Referenzprojekte zu SharePoint Online und Microsoft-Ökosystem, zwei noch laufende Referenzprojekte zu Microsoft Copilot und Microsoft Power Platform sowie zwei abgeschlossene Referenzprojekte zu Adoption and Change Management nachzuweisen. Alle Referenzen dürfen höchstens drei Jahre vor der Einreichung zurückliegen. Je Referenz sind Ansprechpartner, Unternehmen und Projektbeschreibung anzugeben.

Ein Firmenprofil in Textform muss Gründungsjahr, wichtige Meilensteine, Mitarbeiterzahl und die erbrachten Leistungen beziehungsweise hergestellten Produkte enthalten; Links und Bilder sind nicht zulässig. Außerdem sind die Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre anzugeben. Ein gesonderter Mindestumsatz ist nicht festgelegt.

Die geforderten Eignungsnachweise sind vollständig mit dem Angebot vorzulegen; unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss führen. Bei deutschen und englischer Formulierung gilt die deutsche Fassung. Von jedem Bieter und jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und das Tariftreueversprechen in Textform, mit Angabe der erklärenden Person und mit Einreichungsdatum, einzureichen.

Werden Subunternehmer eingesetzt, sind sie zu benennen, der prozentuale Anteil der genutzten Kapazitäten und der Anteil am Auftragsgegenstand anzugeben und ihre Verfügbarkeit im Auftragsfall zu bestätigen. Die Subunternehmer müssen die verlangten Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und zur Tariftreue beifügen. Werden keine Subunternehmer eingesetzt, ist dies mit NEIN zu dokumentieren.