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Ausschreibungen Niedersachsen

Veranstaltung "Next Startup Day" 2027

Niedersachsen.next GmbH30175 Hannover, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Niedersachsen.next GmbH sucht einen Veranstalter für den „Next Startup Day 2027" – eine eintägige, kostenfreie Großveranstaltung am 26.05.2027 in Hannover für rund 1.400 Teilnehmende aus dem Startup-Ökosystem (Startups, Investor/-innen, Politik).

Gefragt ist ein Komplettpaket aus Räumlichkeiten, Veranstaltungstechnik, Catering und Veranstaltungsorganisation – alles aus einer Hand (keine Losvergabe). Auftragswert: max. 135.000 EUR netto.

Angebote müssen bis **26.10.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 26. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAI
Veröffentlichung23. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist26. Okt. 2026
Prüfung der Unterlagen26. Okt. 2026
Bindefrist26. Okt. – 31. Dez. 2026
Nachforderung von Unterlagen28. Okt. 2026
Angebotsöffnung4. Nov. 2026
Mitteilung an unterlegene Bieter6. Nov. 2026
Zuschlag17. Nov. 2026
Vertragslaufzeitca. 17. Nov. 2026 – 27. Mai 2027
Aufbaubeginn25. Mai 2027
Veranstaltungstag26. Mai 2027
Abbauende27. Mai 2027
AuftaktgesprächDatum offenMeilenstein: Auftaktgespräch bis zehn Tage nach Auftragsvergabe (ca. bis Ende November 2026).
Planungs-MeetingDatum offenMeilenstein 2: Spätestens zwei bis drei Wochen nach dem Auftaktgespräch.
Monatliches ReportingDatum offenMeilenstein 3: Laufendes, monatliches Reporting ab Auftrag bis zur Veranstaltung.
AbschlussgesprächDatum offenMeilenstein 4: Ca. 4–6 Wochen nach der Veranstaltung (voraussichtlich Sommer 2027).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Gesamtangebotssumme (netto) inkl. aller Optionen gemäß Angebotsschreiben. Gewichtung laut Leistungsbeschreibung Teil A (Abschnitt 1.10) und Gesamtbewertung 100 Prozent; siehe Widerspruch im Kommentar.

  • Qualitative Bewertung (Konzept und Präsentation)40%

    Bewertung des Kurzkonzepts anhand der Kriterien 1 Erfahrung (Faktor 1,3333), 2 Referenzen (Faktor 0,6666), 3 Faire Arbeitsbedingungen (Faktor 0,3333) und 4 Nachhaltigkeit (Faktor 0,3333), jeweils mit Schulnotenskala 1 bis 15 Punkte und Erwartungshorizont. Die Faktoren sind keine Prozentangaben. Die Präsentation wird in den Unterlagen nicht gesondert bewertet.

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis (netto) erhält die maximale Punktzahl für den Preis. Die übrigen Bieter erhalten Punkte nach: Angebotspreis des günstigsten Bieters / Angebotspreis des aktuellen Bieters * max. Punktzahl Preis = erreichte Punkte im Zuschlagskriterium Preis. Die qualitative Bewertung erfolgt je Kriterium über Schulnoten (1 bis 15 Punkte je Schulnote-Stufe) und wird als Mittelwert der Teamwertungen gebildet; die Gesamtpunkte werden durch die Anzahl der Kriterien geteilt und fließen mit dem Anteil Qualität in die Gesamtbewertung ein.

KI-Hinweis: Widerspruch: Das Informationsblatt nennt 'Gewichtung Preis: 30 %' mit max. 30 Punkten, Teil A nennt Preis 60 % und Qualität 40 %; die Faktoren der Qualitätskriterien sind keine Prozentwerte.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Auftragsrahmen

Veranstaltungstag: 26.05.2027Ort: Hannover (Stadt)Teilnehmende: ca. 1.400 kostenfreie Gäste aus dem Startup-ÖkosystemAufbau: Vortag ab 09:00 Uhr (Räumlichkeiten bereits ab Vortag verfügbar)Abbauende: Folgetag bis 14:00 UhrLeistungszeitraum: ab Auftragsvergabe (geplant 17.11.2026) bis Abschlussgespräch (ca. 4–6 Wochen nach Veranstaltung)Auftragssumme (Deckel): 135.000,00 EUR netto inkl. aller OptionenKeine Losvergabe: alle Gewerke werden aus einer Hand vergeben (enges Zusammenspiel Auf-/Abbau, Technik, Catering, Personal; einheitliche Gesamtverantwortung)Nebenangebote: nicht zugelassen

Räumlichkeiten (Pflichtflächen)

Main Stage: Raum mind. 200 qm, Bühne mind. 10 m × 5 m, bis 400 Pers. stehend / 30 sitzendCorporate Stage + Ausstellung: 60 Pers. Tribüne, 50 qm Ausstellung, Bühne 8 m × 5 mInvest Stage: mind. 120 stehende + 20 sitzende Pers., Bühne 3,5 m × 4,9 mInvestors Lounge: ca. 50 Pers., separater Eingang, GarderobeÖkosystem-Ausstellung: Strom- und WLAN-Anschlüsse3 Workshop-Räume: je ca. 40 Pers.Außenbereich: mind. 1.200 qm inkl. Akkreditierung (12 m × 4 m) und Startup-Markt

Optionale Räume (mit im Gesamtpreis anbieten):

2 zusätzliche Räume à ca. 100 qm, je ca. 40 Pers.

Räumlichkeiten – Ausstattung

Je nach Raum: Lautsprecher, Lichtsystem, WLAN, Stromanschlüsse, Präsentationsleinwand, Stühle, Stehtische, Garderobe, Lounge-Möbel. Im Außenbereich: 10–15 Startup-Markt-Stände, 5 Pavillons (3 m × 3 m), 30 Stehtische.

Veranstaltungstechnik

LED-Wand als Hintergrund Main Stage (8 m × 3 m)15× Steck-Mikrofone, 30× Hand-MikrofoneVerkabelung für alle 3 Bühnen500 m VerlängerungskabelLichtsteuerung an allen Bühnen (3×)3 Personen technische Betreuung/Steuerung4× Präsentationsmonitore Main + Corporate Stage5× Präsentations-Laptops/Tablets55–65 Zoll Roll-Bildschirm Investors LoungeBeamer/Monitor für 3 Workshop-Räume sowie Corporate und Invest StageAuf-/Abbau, Anlieferung/Abholung, 4 Std. Soundcheck am VortagTechnische Betreuung für Künstler/-innen und Musikinstrumente

Catering (ca. 1.200 Personen)

Ganztägig: 700 gebrandete Äpfel, 500 Bananen, mind. 4 Obst-StationenMittagessen (optional, aber anzubieten): 12:00–16:00 Uhr, vegane Suppe/Eintopf (350 ml/Person), separate Fleischbeilage (kein Schweinefleisch) für ca. 70 %, Baguette, Croutons; mind. 4 Suppen-StationenGetränke (optional, aber anzubieten): Tee/Kaffee ganztägig (mind. 2 Stationen), Milch/Hafermilch/Süßstoff, mind. 4 Wasserspender, Wasser in 0,33-l-FlaschenVIP-Catering (50 Pers.): Häppchen, Getränkekühlschrank (~300 L), Gläser, Wasser, Säfte, Softdrinks, Kaffee/Tee – ganztägigVIP-Mittagessen (optional): warmes veganes Mittagessen, Blechkuchen ab 15:00 UhrDurchSTARTer + Aftershow (ca. 350 Pers.): 18:00–22:00 Uhr, Bier, alkoholfreies Bier, Alster, Wein, Prosecco, Aperol, alkoholfreie Drinks, Wasser, Softdrinks; Ausschank an der Bar bei Main StageFingerfood Aftershow (optional): Currywurst, Falafel, Mini-Brötchen/Wraps/Pizza, veganer Creme-Nachtisch, Laugengebäck, 3 Dips, Gemüsesticks

Catering – Rahmenbedingungen

Catering-Personal inkl. Auf-/AbräumenNachhaltiges Geschirr (nur nach Absprache)Allergie-Kennzeichnung und MenüaufstellerServietten, Gläser/Tassen für VIP (50 Pers.)Mülleimer an allen StationenAbsprache mit dem Auftraggeber

Veranstaltungsorganisation & Personal

Gesamtkoordination aller Gewerke (Catering, Location, Technik)Ablaufplan und Meilensteinplan erstellenSteuerung und Überwachung aller VeranstaltungsabläufeKommunikation mit allen Dienstleistern und Location-BetreiberPersonalmanagement: Auf-/Abbau, Reinigung, Technik, Security, RaumbetreuungAkkreditierung: Vorbereitung, Druck der Namensschilder, Einlassmanagement (Teilnehmende und Speaker)Speaker-Management: Planung, Koordination, Betreuung vor Ort, AnsprechpersonSicherheit: Security, Crowd Management, Besucherführung, Straßensperrung (inkl. Beschilderung und Abschlepp-Koordination)Brandschutzkonzept, Hygienekonzept, BeschilderungGEMA-Anmeldung und Übernahme der Kosten

Projektmanagement & Reporting

Auftaktgespräch innerhalb von 10 Tagen nach AuftragsvergabePlanungs-Meeting 2–3 Wochen nach AuftaktgesprächMonatliches ReportingAbschlussgespräch ca. 4–6 Wochen nach der VeranstaltungJour fixe regelmäßig (vom Auftragnehmer zu organisieren und zu protokollieren)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingend einzureichende Erklärungen

Eigenerklärung zu § 4 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) – ausfüllen und unterschreibenEigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Ausschlussgründe) – ausfüllen und unterschreibenErklärung zur Erfüllung gewerberechtlicher Voraussetzungen für die angebotene LeistungEigenerklärung zu fairen Arbeitsbedingungen: Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns für das gesamte eingesetzte Personal (Catering, Auf-/Abbau, Security) sowie durchgängige kostenfreie Getränke/Verpflegung für das PersonalErklärung zur Nachhaltigkeit beim Catering: Einsatz regionaler, saisonaler und biologischer Lebensmittel (≥75 % für volle Punktzahl)

Ab Auftragssumme > 30.000 €

Auf Verlangen: Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorlegen (Auftragswert liegt hier mit max. 135.000 EUR netto darüber – also Pflicht).

Bietergemeinschaften & Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind möglich – Vertretungsbefugnis und gesamtschuldnerische Haftung sind im Angebot zu regelnBerufung auf Ressourcen Dritter ist möglich, Verpflichtungserklärung über tatsächliche Verfügbarkeit ist erforderlichBei Vorliegen von Ausschlussgründen kann der Auftraggeber den Ersatz des Unternehmens verlangen

Unterauftragnehmer

Beabsichtigte Unterauftragnehmer und die entsprechenden Auftragsanteile sind bereits im Angebot zu benennenEignungsnachweise der Unterauftragnehmer müssen bei Angebotsabgabe vorliegen (§ 34 UVgO)Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer auf Anforderung bis zur Vergabeentscheidung
Referenzprojekte
Bewertet wird ab 1 Referenz; beste Bewertung ab 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: volle Punktzahl für Referenzen innerhalb der letzten 2 Jahre; ältere Referenzen (bis ca. 10 Jahre) erhalten weniger PunkteVolumen: Besucherzahl ≥ Zielgröße (ca. 1.400 Teilnehmende) für beste Bewertung; ≥3.000 Besucher für sehr gut

Referenzprojekte (Bestandteil des Kurzkonzepts): vergleichbare Veranstaltungen mit mehreren parallelen Bühnen, ähnlicher Besucherzahl und Zusatzelementen wie Außenbereich und/oder mehrstufiger Cateringkoordination

Sehr gut: ≥3 Referenzen mit je ≥3 parallelen Bühnen, Besucherzahl ≥ Zielgröße, Außenbereich UND mehrstufige Cateringkoordination in mindestens einer Referenz. Gut: 2 Referenzen mit ≥3 parallelen Bühnen, vergleichbarer Besucherzahl, mindestens ein Zusatzelement. Befriedigend: 2 Referenzen mit ≥2 parallelen Bühnen, etwas unter Zielgröße, letzte 5 Jahre. Ausreichend: 1 Referenz mit ≥2 parallelen Bühnen, 6–7 Jahre alt. Mangelhaft: 1 Referenz mit nur 1 Bühne, aber Zusatzelementen, 8–10 Jahre alt.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 60%4–10 · 35%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Angebotsformulare
Eigenerklärungen
Qualität & Nachhaltigkeit (für Bewertung 70 %)
Unterauftragnehmer & Eignungsleihe
Preisangaben
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Niedersachsen.next GmbH
Ort
30175 Hannover, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
30175 Hannover
Niedersachsen

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